國立中正紀念堂管理處 檔案管理作業簡介

1. 國立中正紀念堂管理處檔案管理作業簡介 99年11月

2. 大 綱 壹、檔案管理業務現況簡介 貳、檔案管理作業情形 參、綜合表現與特殊績效 肆、未來努力方向

3. 壹、檔案管理現況 • 現行檔案庫存量 • 檔案庫房轉變 • 檔案歸檔方式 • 檔案調(還)卷方式

4. 中正紀念堂歷史沿革 • 本處歷史沿革 • 64年7月31日成立中正紀念堂籌建小組 • 69年7月1日建置完成隸屬台北市政府教育局 • 75年7月1日改隸教育部迄今

5. 一、現行檔案庫存量 本處現有保存檔案溯自民國64年起迄今，約有73,408件，及相關附件約208件(共計30附件盒)。 檔案區 附件盒

6. 91年度至99年度檔案保存情形

7. 91年度至99年度檔案數量分析圖 * 99年資料為1月1日至9月7日

8. 二、檔案庫房的轉變(I) 庫房環境的轉變 搬遷前的辦公空間(約9.15坪)

9. 二、檔案庫房的轉變(II) 庫房環境的轉變 97年3月建制專屬檔案室，現有空間共計約23.93坪

10. 三、檔案歸檔方式(I) 檔案點收（含發文＆存查文）整卷上架等作業。 (一)承辦人公文辦畢後，由各組室登記桌將公文文號傳送至公文管理系統內。 (二)將欲點收之公文依檔案分類號及保存年限納入檔案管理系統。 (三)進入檔案管理系統進行公文及其附件之點收。

11. 三、檔案歸檔整理方式(II) (四)將檔案拆釘後，重新整理並核對確定無誤。 (五)將已分類之檔案依點收時間排序、編目後裝冊。 (六)繕造檔案卷冊背脊卡、目次表、立卷後上架。

12. 四、檔案紙本調(還)卷 辦理方式 借調檔案流程如下： 由檔案管理中心登入進入【調卷申請】【檔案調卷申請（案件）】 登入公文文號，選調案件後存檔列印，調案單須經單位主管簽核，送交總收發調檔。

13. 四、檔案紙本調(還)卷(圖示)

14. 貳、檔案管理作業情形 • 檔案管理計畫與培訓 • 檔案立案編目 • 機密檔案安全維護及定期清查 • 檔案保管與庫房設施 • 檔案應用 • 作業資訊化

15. 一、檔案管理計畫與培訓 檔案管理編制: 本處檔案管理業務隸屬總務組，配置正式編制人員2人，共同負責文書及檔案管理業務 檔案管理 文書管理 公文郵寄

16. (一)機關薦送參訓(I)

17. (一)機關薦送參訓(Ⅱ)

18. (二)本處檔案管理宣導與訓練 (三)利用內部資訊網定期發送有關檔案法規規定加強宣導

19. 二、檔案立案編目 (一)訂定檔案分類表暨檔案保存年度區分表： 本處檔案分類及保存年限區分表業經檔案管理局於99年1月15日檔徵字第0990000155號函審核通過。 摘錄部分資料

20. (二)檔案立案編目 • 歸檔案件均妥適分類並建立案名 • 99年1月至9月底止，計已點收、立案之 公文共3,836餘件。 • 所有歸檔檔案均依規定確實賦予檔號，詳實著錄保存年限、附件歸檔情形及編列頁碼。

21. (三)檔案編目建檔: 本處公文暨檔案管理資訊系統由教育部統籌規劃，檔案目錄著錄內容依實呈現檔案形式與來源，扼要表達案情及主題等情形；96年起以案卷層級辦理目錄彙送。

22. 三、機密檔案安全維護及定期清查 • 機密檔案與一般檔案分別存放，存放於可上鎖之鐵櫃內。 • 本處密件檔案設計有專用封套裝封。 • 於99年度進行69-90年度機密檔案清查，已清查289件，仍持續清查中。現有機密檔案清查結果保存良好。 • 自97年至99年9月共完成83件機密檔案等級變更或註銷，並進行機密檔案降解密事宜。

23. 四、檔案保管與庫房設施(I) • 本處於97年3月始建置密集式移動檔案櫃庫房。 • 重新整理69年至95年檔案，檔案卷夾封面及卷脊皆依規定重新整卷並做標示註記。 • 案卷內皆放置目次表，且載明事項。 • 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

24. 四、檔案保管與庫房設施(II) • 檔案依檔號大小，由左至右，由上至下排列。 • 同案名之案件放置於同一卷夾。 • 為維護檔案保存之完整性及長久性，於97年開始所有卷夾改採去酸、去鐵器材質之檔案卷夾，案卷內皆放置目次表，且載明事項。 • 各案件於首頁編目次號，案卷內案件依目次號順序，由小到大排列。

25. 四、檔案保管與庫房設施(III) • 本處檔案庫房設置於辦公處1樓，專區設置，並與其他工作場所區隔。 • 檔案庫房設置有監視設備及具1小時防火時效消防安全等設備。

26. 五、檔案應用(I) （一）辦理64-88年檔案回溯計畫：本處已於93年 12月完成歷史檔案資訊化及回溯建檔作業。 （二）辦理檔案目錄彙送：辦理現行及回溯檔案目錄彙送作業，已彙送現行檔案906案卷，回溯建檔34,808件。

27. 五、檔案應用(II) 辦理機關檔案檢調作業宣導及服務: • 公文系統提供線上查詢及申請調檔作業。 • 本處已於98年1月完成訂定檔案申請應用作業要點，於99年9月份接受民眾申請案件共110件(蔣公銅像學術研究案)，達到資訊公開目的。 • 提供登記桌及承辦人員線上諮詢及操作訓練。 民眾申請檔案應用

28. 99年度緊急災害應變計畫演習

29. 六、作業資訊化(I) • 機關檔案管理資訊系統作業功能完整 • 本處檔案管理資訊系統符合檔案法相關規定，作業功能包括點收、立案、編目、保管、檢調、銷毀及案卷二層級著錄等系統功能。 • 公文系統與檔案管理系統合一。

30. 六、作業資訊化(II) • 本處公文暨檔案管理系統具備安全管理密碼等功能。 • 系統主機置於本處文教組-資訊小組電腦機房內並具門禁管制措施。 • 系統訂有備份作業。 • 人員定期參加資訊安全訓練。 電腦機房

31. 參、綜合表現與特殊績效 • 檔案管理計畫與作業資訊化 • 專案辦理檔案清查作業，提升檔案管理成效 • 檔案入庫管理與庫房保管設施 • 加強庫房安全管理，確保檔案文件安全 • 檔案應用與整體特殊績效 • 提升檔案應用項目，結合圖書室藏書及蔣公文物展示室，加值出版各類展覽畫冊及本處導覽簡介

32. 一、檔案管理計畫與作業資訊化 成立專案辦理檔案清查作業(I) 機關首長支持 本處曾處長相當肯定檔管業務，遵照教育部98年4月27日台總（四）字第0980069946號函配合行政院研究發展考核委員會辦理「短期促進就業措施－機關檔案管理作業計畫」。

33. 成立專案辦理檔案清查作業(II) 本案執行成效： 本計畫自98年6月1日起至11月30日止累計工作數量，達成提報各項工作預定完成目標量，並如期填報研管考系統： 1. 整理待銷毀或移轉檔案：已完成11,054件。 2. 檔案清查：已完成11,006件(69年至80年)。

34. 成立專案辦理檔案清查作業(III) 上開計畫係依檔案法相關規定健全檔案管理作業，促進本處檔案開放與應用，主要協助整理待銷毀或移轉檔案及檔案清查等項目。 符合教育部98年6月2日台總（四）字第0980092558號函評核獎勵措施標準，經檔案管理局評核成績為甲等。

35. 作業資訊化(I) 系統使用者登錄具體資訊管理措施 密碼查核，系統權限控管機制 • 訂有「電腦網路使用安全注意事項」。 • 年度配合政風室執行至少做一次內部資安稽核,今年四月份已執行稽核,稽核表已送交政風存查。 • 系統使用者帳號均納入AD網域集中做管理。 • 密碼原則(無複雜度,8碼,變更周期6個月)。 • 權限控管統一於人員異動調整時一併設定。 35

36. 作業資訊化(II) 檔案資料異地備份存檔情形 • 機房設備做完整的資料備份(每日差異備份,每週完整備份,資料保留一個月)。 • 備份資料不儲存於本機設備，保存於外接裝置與主要備份資料用儲存裝置。 • 不定期以公文系統資料備份功能，進行資料備份。 36

37. 作業資訊化(III) 不斷電裝置,災害復原演練等功能 • 不斷電裝置進行年度保養檢查,本(99)年3月1日執行過負載運作測試(具廠商測試單)。 • 提具災害復原演練報告書,本(99)年度已執行2次DR演練，DR演練報告書。 37

38. 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 • 本處自97年3月完成東側整修工程後，隨即搬遷檔案庫房。 • 檔案庫房與辦公區域有明確區隔，且為獨立唯一之出入口。 • 庫房裝置有錄影監視系統，與本處中央監控系統連線，維護安全。 拆除天花板 庫房防火門 庫房監視鏡頭

39. 中控室的監視、警報、防盜設備系統

40. 三、檔案加值應用 • 專以蒐集　蔣中正總統文獻和近代史等資料為主。 • 開放時間為每週一至週四下午，採申請登記。 • 館藏量為23,312件/冊數。 • 提供線上查詢館藏資料。 40

41. 蔣中正總統思想研究叢集

42. 新聞剪報系統 • 蒐集相關本處的新聞資料。 • 並掃描電子檔上傳至本處系統，紙本資料則依日期裝訂成冊。 42

43. 蔣公文物展示室

44. 蔣公文物展視室配置圖

45. 活動相簿管理系統-保存活動紀錄 • 活動相簿管理系統建置於本處內部資訊網，係提供各組室上傳活動照片，以達到蒐集保存館慶、展覽等重要慶典活動紀錄。

46. 活動相簿管理系統-檔案瀏覽畫面

47. 出版本處導覽簡介（八國語言） 本處為國際觀光景點，多國語言導覽簡介編製出版

48. 出版終身學習課程簡章 辦理終身學習課程-四個月一期，編製宣傳簡章

49. 出版文教宣導摺頁 本處園區生態豐富，各類校外教學生態摺頁編製出版

50. 出版教師及志工宣導手冊 辦理教師及志工培訓，編製出版宣導手冊