Escritorio digital. Repositorio de Información y Conocimiento de CANTV

1. Escritorio digital.Repositorio de Información y Conocimiento de CANTV Gestión de Documentación y Conocimiento Abril, 2008

2. Agenda • Objetivos ( general y específicos ) • Antecedentes • Beneficios • Integración de la Corporación • Organización (carpetas) • Impactos • Infraestructura Tecnológica • Funcionalidades estándar • Funcionalidades nuevas de Escritorio digital • Simulaciones • Hacia donde vamos

3. Escritorio Digital de CANTV Objetivo general: Repositorio de información y conocimiento, que se presenta como herramienta de gestión del conocimiento, con la documentación y procesos generados por el capital intelectual de CANTV, con la finalidad de añadir valor a los productos y servicios que ofrece la organización en el mercado

4. Objetivos Específicos • Formalizar el uso de un único repositorio para: (normas y procedimientos, Formatos, Manuales, Documentación de aplicaciones, Inventario de aplicaciones, Documentación sobre plataformas, Procedimientos operativos de rutina) • Divulgación y puesta en marcha de las mejores prácticas aplicables en el ciclo de vida del software • Fortalecer a nuestro equipo mediante el trabajo cooperativo en un mismo espacio virtual • Trasladar la información de negocios a un ambiente centralizado y abierto. (paso preliminar muy importante hacia el proceso de Gerencia del Conocimiento) • Difusión de experiencias y nuevas tendencias en el área de conocimientos tecnológicos e integrales

5. Antecedentes Antecedentes: • Escritorio digital Corporativo (SharePoint - 2001) • No permite realizar organización de documentación (cortar y pegar) • Administración de usuarios y carpetas rígida (políticas internas) • Costo altos por actualización de versiones (2003) • No existía apoyo funcional y técnico especializados • Escritorio digital Atención Total (SharePoint – 2001) • Requerimiento de flexibilización en la creación de Carpetas y administración de roles de usuarios (autores)

6. Antecedentes Antecedentes: 3. Propuesta de proyecto de Gestión de documentación y conocimiento (Roraima) • Gran cantidad de iniciativas para su implementación y por ende altos costos en su desarrollo 4. Escritorio digital (KM – Sap Portal) (Biblioteca Total, Biblioteca digital) • Suministrado dentro del paquete de Sap Portal Bussines Suites, sin costos adicionales, sólo los costos de mantenimiento de las licencias • Adquisición y permanencia de conocimiento técnico y funcional de la herramienta dentro de la Corporación • Gran cantidad de funcionalidades en forma estándar (Chat, Modificación en línea, etc.)

7. Beneficios Beneficios: • Un único portal para todas las aplicaciones y recursos tecnológicos • Estándar para la información electrónica • Manejo centralizado y ubicable de todos los documentos • La asignación de roles a diferentes actores • Procesos simples de workflow • Archivar y hacer seguimiento a la información de negocios • Control implícito de las versiones de los documentos

8. Beneficios Beneficios: • Optimización del uso de las estaciones de trabajo (eliminación de la dispersión de documentos y repositorios locales no respaldados) • Descongestionamiento del sistema de mensajería por reducción de documentos en los mensajes • Mejor aprovechamiento de la capacidad de almacenaje en las estaciones de trabajo

9. Integración de la Corporación Escritorio digital

10. Autor Outlook Lectores Múltiples respuestas (Múltiples versiones y copias) Carpetas anteriores Procedimiento tradicional…

11. Autor Aprobador Lectores Notificaciones vía Outlook Carpetas actuales Escritorio digital Creación de carpetas

12. Impacto • Migración de la información de acuerdo a las necesidades de cada área, como punto de partida dentro del Proyecto Atención Total implementado en la Corporación • Establecer un sólo repositorio, eliminando la diversidad existente (servidores, etc). • Establecer la herramienta en la forma más general para que soportara la gran diversidad de necesidades que las áreas requieren • Gestionar el apoyo Gerencial para su oficialidad • Cambio cultural de los individuos en lo referente a la pertenencia de la información

13. Impacto • Obligatoriedad de la publicación de la documentación • Incorporación escalonada de todas las áreas a la herramienta, realizando presentaciones de las ventajas de sus funcionalidades y sus migraciones • Estandarización de los procesos manuales de control de documentación • Acceso de todos los usuarios fijos y contratados

14. KMC Managment Enterprise Portal WebAs (J2EE) BW/SEM SAP R/3 CFM SAP NETWEAVER RRHH LO FI R M C A CM DM MM, SD, WM, PM, RE, CS GL,AP,ARTR, CFM, CO,IM/PS PA, PY, PD Y GA ABAP XI PIC Infraestructura Tecnológica – Nuestra Implantación

15. Colaboración Infraestructura de cuartos Marco colaboración síncrona (RTC) Herramientas asíncronas Aplicaciones KM Navegación Búsqueda … Search and Classification (TREX) Servicios KM Manejo índices Código Historial … Marco de repositorios KM Manejador de repositorio Manejador de repositorio Repositorios CM WebDAV Enterprise Portal Componentes KM

16. Lectores Escritorio digital Contenidos de Administración Repositorios de Información Autores • Navegación intuitiva • Búsqueda Avanzada • Abrir o descargar archivos • Feedback • Valoración: Abierta, Cerrada • Suscripciones • Notificaciones • Chat • Modificación en Línea • Enlaces: Internos, Externos • Favoritos (Enlaces de acceso rápido) • Envío por correo: Enlaces, Archivos • Manejo Tareas • Contactos • Entrenamiento: Simulaciones, Manual de Usuario • Publicaciones: Copiar, Desplazar, Borrar, Renombrar • Tratar localmente • Efectuar actualización • Control de Versiones • Autorizaciones y Aprobaciones • Clasificación: Física, Lógica • Meta datos: Tipo Documento, Filial, Idioma • Encuestas rápidas • Mantenimiento Enlaces • Control de Acceso • Esquema de respaldo • Apoyo Técnico y Funcional • Servidor (Multiprocesador)

17. Módulo Gestión de Calidad Funcionalidades y opciones que permiten controlar y mantener la documentación bajo la certificación ISO. (Historial de Ediciones, Codificación, Notificaciones Vigencia, Notificaciones de Aprobaciones, Documentos Desincorporados y Lista Maestra). Módulo estadísticas Visualización de indicadores de gestión en la herramienta (Visitas, publicaciones, valoraciones, Etc.). Comunidades*estándar Permite a grupos de personas o áreas contar con una sub-aplicación que presenta las funcionalidades de Escritorio Digital. Opción que permite recuperar al administrador el o los documentos borrados por los usuarios, con un período de tres (3) meses atrás. Papelera de Reciclaje Solicitud de requerimiento para la creación y modificación de documentos Permite a los dueños de documentos publicados iniciar y gestionar la apertura de modificación del documento publicado. Funcionalidades nuevas En proceso de generación:

18. Estado de los procesos Etom Permite visualizar los procesos y su estado. Escritorio Personal Permite a todos los usuarios publicar y administrar sus accesos a los documentos (partición limitada). Integración de los procesos de infraestructura Permitir controlar el proceso y la documentación generada en todos los pasos de requeridos por el área de infraestructura. Módulo de Encuesta en línea Instrumento de medición dentro de la herramienta que permite analizar y evaluar los servicios y el grado de satisfacción de los usuarios que los utilizan. Facilita a los solicitantes obtener información según los datos recogidos para los temas relacionados con la Corporación y adaptarlos a nuevas necesidades. Funcionalidades nuevas En proceso de generación:

19. Simulaciones