Capacitación para Revisores S I A

1. Capacitación para Revisores S I A Hermosillo, Sonora, Mayo 2011

2. Objetivo de la Capacitación Marco Normativo Esquema de revisión SIR. Procedimiento de Administración SIR. Puntos de revisión. Características del sistema (16-22) Esquema General de revisión. Envío de resultados. Procedimiento SEVI Esquema de revisión SEVI 11. Descarga de formatos 12. Puntos de revisión SEVI. 13. Generación de Resultados. 14. Ejemplos.

3. Objetivo de la capacitación Unificar criterios en la verificación del SIR y el SEVI

4. Marco Normativo L.O.P.E.E.S. ARTICULO 26.- A la Secretaria de la Contraloría General le corresponden las facultades y obligaciones siguientes: B. En materia de desarrollo administrativo: XIII.- Normar, instrumentar y operar el Sistema para la entrega y recepción de la Administración Estatal, en la transición de una administración a otra, así como en los cambios de titulares de dependencias y unidades administrativas y de directores generales o equivalentes de entidades, dentro de una misma administración. Reglamento Interior de la SECOG. Artículo 6º Bis A.- La Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico, estará adscrita al Titular de la Secretaría, y tendrá las siguientes atribuciones: III.- Coordinar el Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado de Sonora, así como instrumentar los esquemas que sean necesarios para mantener actualizada la información generada;

5. Marco Normativo Art. 1. el presente decreto crea el Sistema de Información de Acciones de Gobierno cuyo objeto es transparentar la gestión de la administración pública estatal, a través de la actualización y consolidación de información referente al estado que guardan los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales y asuntos de su competencia; así como aquellos recursos destinados a la Obra Pública y otros programas de gobierno. Lineamientos para el cumplimiento del SIA 37.- La Contraloría realizará auditorías, verificaciones o revisiones de la información integrada al SIR, y lso expedientes únicos registrados en el SEVI, solicitando a los sujetos obligados cualquier información faltante o adicional con base a los requerimientos previamente definidos.

6. Esquema de revisión y entrega de resultados

7. El SIA parte del SG Calidad de Contraloría

8. Procedimiento Administración del SIR

9. Procedimiento Administración del SIR

10. Procedimiento Administración del SIR

11. Marco Normativo y Descargas 1 4 2 3 http://sia.esonora.gob.mx/sirg

12. Puntos de Revisión Envío de las exclusiones por parte de la instancia a la SDAT. Informar a la SDAT/SECOG la información que la instancia NO GENERA debido a sus atribuciones, a su operación o a otros aspectos. Lo anterior es distintos a que para un trimestre en especifico no se generaron cambios en la información, la plantilla debe permanecer asignada y autorizarse. r

13. 2. Seguimiento al porcentaje de integración de la instancia. Estatus de c/u de las plantillas r

14. 2. Seguimiento al porcentaje de integración de la instancia. Bitácora de actualizaciones r

15. 3. Revisar la realización de la entrega-recepción de los titulares (instancia y unidades administrativas) mediante el Sistema así como el envió de acta de e-r o acta circunstanciada en su caso.

16. Estructura de la Información El SIR contiene 48 plantillas, las cuales pueden tener la característica de formatos o archivos a adjuntar, así también se permite la importación de información de bases de datos ya existentes, con ciertas características, la información contemplada en dichos anexos atiende a los siguientes rubros: • Marco de Actuación. (4 plantillas) • Informe de Gestión (12 plantillas) • Recursos Humanos (1 plantilla) • Recursos Materiales (10 plantillas) • Recursos Financieros (16 plantillas) • Obra Pública (3 plantillas) • Adquisiciones (1 plantilla) • Sistema de Evidencias (1 plantilla) 48 plantillas La asignación de plantillas se cotejará con el archivo Exclusión de Plantillas r

17. Plantillas de actualización y Entrega-Recepción El sistema cuenta con 48 plantillas de las cuales 35 son para actualización TRIMESTRAL y las 13 restantes se utilizan únicamente en caso de Entrega-Recepción. Para los cortes trimestrales no deberán estar asignadas las plantillas de E-R deberá señalar a la instancia que las desasignen caso de estar asignadas Ver clasificación en Marco Normativo y descarga/Requerimientos de información del SIA. r

18. Descripción del contenido de plantillas Marco Normativo y Descargas r http://www.cgeson.gob.mx/servicios/sia/downloads/downloads.html

19. Ud. 1 Ud. Concentradora Asignación de Plantillas Ud. 2 La información en el SIR deberá desagregarse a nivel de Unidad Administrativa, para lo cual, el Coordinador Interno tiene la opción de asignarla como ESPECIAL o CAPTURA. Ud. 3 Ud. 4 La asignación ESPECIAL es para que una solaunidad (CONCENTRADORA) integre la información de todas las Unidades Administrativas de la Instancia. CAPTURA es para que cadaUnidad Administrativa registre su información en la plantilla de manera independiente. Ud. 1 Ud. 2 Ud. 3 c Ud. 4

20. Asignación Especial c

21. Generación de Reportes La pestaña “Reportes/Reportes PL” es utilizada para la generación de reportes. (Pl.) Especificando los campos deseados de la plantilla, así como los distintos filtros aplicables a la misma; desde aquí se accederá también a la exportación de los mismos. La observación se realiza a la UA que tiene asignada la plantilla. r

22. Esquema General de Revisión SIR • EVIDENCIA • Documentación Administrativa y Contable ¿Coincide? No se genera observación Si se genera Observación r

23. UA que tiene asignada plantilla r

24. Consideraciones para enviar resultados de verificación • Enviar ACTA FIRMADA por correo electrónico. • Un formato de acta por unidad administrativa. • El acta deberá estar firmada por el Coordinador Interno por lo menos. • Indicar el total de observaciones. NUEVO • No deberán enviar los papeles de trabajo utilizados en la verificación. • No plasmar las observaciones en el cuerpo del oficio ya que se corre el riesgo que no contemple la información requerida para el control de las revisiones o que no se recaben las firmas de los revisados. r

25. Otras consideraciones Las plantillas II.5 a), b) y c) Avance Programático Presupuestal se actualizan con un trimestre de desfase. Lo anterior para que coincida con la información que emita la SH Las plantillas II.6 a), b) y c) Cuenta Pública se actualizan de manera anual una vez que la SH haya emitido tal información. Las plantillas de Telecomunicaciones han sido eliminadas por haber cumplido su objetivo. En cuanto a las bajas de la plantilla de personal y de inventarios estas pueden conservarse a través de los trimestres o eliminarse cuidando que quedan plasmadas nada mes en el trimestre que ocurrió la baja. r

26. Tipos de Usuarios Realizan la verificación a la información integrada al SIR sobre el corte inmediato anterior a la fecha de revisión. O C D A • Crea/Elimina capturistas (UL). • Asigna plantillas a los capturistas. • Autoriza plantillas asegurándose de la correcta integración de la información correspondiente a la unidad OCDA. UUA Titular de Unidad OCDA Nota: En algunas ocasiones el titular OCDA se crea cuenta de capturista (UL), en estos casos el OCDA tendrá 3 diferentes usuarios. c

27. http://sevi.esonora.gob.mx

29. Integración de Expedientes Evidencias: Documentación probatoria del cumplimiento de la normatividad aplicable a las diversas acciones de gobierno. • Ley de Obra Publica y SRO. (E y F) y sus reglamentos. • Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios relacionados con bienes muebles. (E y F) y sus reglamentos. • Manuales de Operación en su caso (programas). • Otras.

30. Integración de Expedientes ACCIONES DE GOBIERNO Obra Pública y Servicios Relacionados Adquisiciones, arrendamientos y servicios. Arrendamientos de Bienes Inmuebles. Servicios Profesionales. Programas Evidencias físicas originales

31. Seguimiento y verificación Internas y por parte de la Contraloría 2 Flujo de operación del sistema Registro de Expedientes Creación del expediente y registro de contenido 1 Registro de datos de identificación del expediente (No. De contrato, monto, objeto, etc.) Registro del contenido del expediente. Adjuntar archivos de los documentos requeridos para digitalizar. (En pdf no mayor de 10 MB) Resguardo de expedientes físicos en archivo. La Secretaría de la Contraloría General realizará verificaciones periódicas a la integración de los expedientes físicos y su correspondencia con la información registrada en el sistema.

32. Expediente: • Documento probatorio 1 • Documento probatorio 2 • Documento … Integración de Expedientes Contrato o Programa Tipos de Expedientes para Obra y Adquisiciones / Servicios Licitación Pública Licitación Simpl. Doc. probatoria Doc. probatoria De normatividad Estatal y Federal Adm. Directa Adj. Directa Doc. probatoria Doc. probatoria

33. Tipos de Usuarios Verifica que la integración y registro de expedientes cumplan con los decretos y lineamientos. Revisor (OCDA)

34. Alcance de la revisión • Celebración de contratos de: • Obra Pública • Servicios Relacionados con Obra (SRO) • Adquisiciones/Servicios/Arrendamiento de bienes muebles. • Servicios Profesionales. • Arrendamiento de bienes inmuebles • Programas de Gobierno de Impacto Social. • Durante el periodo 14 septiembre de 2009 a la fecha.

35. Metodología para la revisión Se realizará una selección de expedientes del total registrados en la base de datos, la cual se constituye en el universo del cual se selecciona de manera aleatoria una muestra lo suficientemente representativa, que permita inferir hacia el universo con un alto nivel de confianza, los resultados obtenidos en la verificación.

36. Puntos de Revisión Se revisará que los documentos señalados como no aplicables presenten la justificación legal correspondiente. Se verificará que los expedientes únicos adjunten al sistema las imágenes correspondientes en formato pdf y estén legibles. Se verificará que los expedientes del rubro de adquisiciones/servicios, incluya los contratos celebrados por arrendamiento de inmuebles y los de servicios profesionales.

37. Esquema General de Revisión 1era parte Verificación de la información del expediente con la existente en el sistema. Solicita expedientes físicos resultantes de la muestra. Localiza el expediente en el SEVI (imprime formatos 1 y 2) Verifica que los campos con información obtenida del contrato, coincida con lo registrado en el sistema, en caso de no coincidir, el verificador hace la anotación respectiva en el campo “Observaciones”. Formato 1

38. Formato 1

39. Para  accesar al Formato 1 Una vez registrados los datos de acceso y localizado el expediente a revisar (tecleando el número de contrato), el formato se despliega, dándole click al icono azul con una (i).

40. Localización del contrato

41. Verificación de Información Revisa la conformidad del llenado del checklist del expediente. Formato 2

42. Para accesar al FORMATO 2 a)Dar clic en el número de contrato o número de licitación. b)Dar clic en “Checklist”

43. Esquema General de Revisión 2da parte En caso de tener documentos marcados NA, verifica la justificación y determina si es válida conforme a Ley, y hace las anotaciones correspondientes en el Formato 2 de verificación. Los documentos marcados como entregados deberán estar en el expediente físico.

44. Esquema General de Revisión 2da parte 3. Verificar que los documentos marcados con el clip rojo tengan adjunto un archivo. 4. Corroborar que los archivos adjuntos correspondan al documento enunciado en el checklist.

45. Esquema General de Revisión 2da parte 5. Coteja el contenido del expediente físico con lo registrado en el sistema, señalando en el Formato 2 cualquier discrepancia detectada. 6. El verificador genera un acta asentando las observaciones encontradas.

46. Ejemplos de las observaciones 1. Falta de registro de los documentos: Estudios de pre inversión (Técnico, económico, social), Impacto ambiental, Memoria de cálculo, Estudio de mecánica de suelos y Licencia de construcción, ya que en los campos de los datos generales, se estableció como fecha de entrega el 31 de marzo de 2004.

47. 2. Los documentos “proyecto ejecutivo” en su checklist fueron señalados como entregados pero no cuentan con el archivo adjunto requerido como obligatorio. Por lo cual es necesario complementar este campo.

48. 3. El documento “Derechos de regulación de tenencia de la tierra” fue excluido del checklist, pero no presenta un argumento suficiente que justifique dicha exclusión, ya que no hace referencia a la normatividad que así lo permite y/o no ofrecen una explicación amplia de las circunstancias para su exclusión. Por lo cual se requiere la justificación válida para ello.

49. 4. Las fechas de Inicio y de Acto de entrega-recepción registradas en formulario del expediente, no coinciden con la estipulada en el contrato.

50. Gracias por su atención Secretaría de la Contraloría General. Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico. Dirección de Información y Evaluación. Plaza de la Construcción, local No. 7, Paseo Rio Sonora Núm. 159 esquina con California, C.P. 83270. Teléfono: 016622 12 68 44 y 50 sir@sonora.gob.mx sevi@sonora.gob.mx