Introdução ao Secretariado Aula 2

1. Introdução ao SecretariadoAula 2 Dicas que podem mudar sua postura profissional.

2. Administração do tempo. • Em geral nunca se tem tempo para fazer o que é preciso. O trabalho está cada vez mais exigente e diversificado, fazendo com que, às vezes, o tempo pareça curto.

3. Administração do tempo. • Todos os dias fazemos muitas coisas, e mesmo assim parece que ao chegar no final do dia muitas coisas ficaram sem resolver. • Será que jornada diária de trabalho precisa ser aumentada?

4. Administração do tempo. • A resposta para a pergunta anterior é não! • A melhor forma é otimizar o tempo que você tem de forma racional e assim administrar as tarefas da melhor forma possível.

5. Administração do tempo. • Dicas para o uso racional do tempo. • Classifique as tarefas em urgentes e importantes. • Faças as tarefas urgentes primeiro. • As tarefas importantes devem ser feitas, mas geralmente o prazo é maior.

6. Administração do tempo. • Planeje seu dia: • Faça uma lista mestra das tarefas do dia. • Classifique-as em urgentes e importantes. • Arquive o que já foi feito. • Jogue fora o que não for mais usar. • Defina o tempo que acredita levar em cada tarefa e monitore-o para não exceder.

7. Administração do tempo. • Quando receber uma tarefa que não havia sido programada e isto comprometer a execução das demais tarefas investigue o nível de urgência da nova tarefa, verifique se pode delegar a alguém, converse com o chefe sobre o encaixe desta nova atividade na lista de afazeres. Lembre-se tudo é passível de negociação.

8. Organização do trabalho. • A organização do trabalho da secretária e do assessor depende, em sua maioria da organização da agenda, arquivos e microfilmes. Organizar o trabalho facilita no momento de buscar uma informação, de tomar uma decisão, etc.

9. Organização do trabalho. • Agenda • Por mais simples que seja é onde se anotam compromissos, despesas, atividades, datas, horários, telefones e endereços. • O objetivo é aumentar a eficiência, pois facilita que os compromissos não sejam esquecidos. • Ao anotar um compromisso e outro deixe um intervalo para realocar atrasos, imprevistos.

10. Organização do trabalho. • Agenda • Faça uso da agenda como uma central de informações. • Tenha duas agendas de compromissos uma sua e outra do seu chefe, com as mesmas informações. • Datas sociais também devem constar nas duas agendas. • Não anote nada fora da agenda, pedaços de papel só te farão se perder nas informações. • Prefira marcar os compromissos à lápis, apagar um cancelamento é melhor do que rasurar a agenda.

11. Organização do trabalho. • Arquivo • Faça o arquivo de documentos todos os dias evitando o acúmulo. • Os arquivos em ordem transmitem eficiência e evita o retrabalho. • Quando o arquivo for digital, dados de computador, organize em pastas com nomes claros e de fácil compreensão.

12. Organização do trabalho. • Tipos de arquivos • Documentos em uso – arquivo ativo. • Documentos de menor manuseio – arquivo semi ativo. • Documentos importantes, mas quase não usados – arquivo inativo.

13. Organização do trabalho. • Sistemas de arquivo • Numérico: feito em ordem numérica crescente, obedecendo a ordem de entrada. Sua consulta depende de um índice. É eficiente para arquivo confidencial. • Alfabético: utiliza-se de letras do alfabeto para identificar as pastas por meio de assunto, nome de funcionários, clientes, departamentos, fornecedores, empresas, etc.

14. Organização do trabalho. • Microfilmagem • Microfilme, é uma reprodução fotográfica de tamanho reduzido (95%) do tamanho original do documento. • É usado principalmente na troca de documentos do arquivo ativo para arquivo inativo. • Oferece maior segurança na conservação de documentos vitais da empresa. • A organização do arquivo de microfilmes deve ser feita da mesma maneira que a dos arquivos de documentos e devem ter índices para facilitar sua localização.

15. Reflexão • Deixamos aqui uma breve reflexão para todos.

16. Afiando o Machado No Alasca, um esporte tradicional é cortar árvores. Há lenhadores famosos, com domínio, habilidade e energia no uso do machado. Querendo tornar-se também um grande lenhador, um jovem escutou falar do melhor de todos os lenhadores do país. Resolveu procurá-lo. - Quero ser seu discípulo. Quero aprender a cortar árvore como o senhor. O jovem empenhou-se no aprendizado das lições do mestre, e depois de algum tempo achou-se melhor que ele. Mais forte, mais ágil, mais jovem, venceria facilmente o velho lenhador. Desafiou o mestre para uma competição de oito horas, para ver qual dos dois cortaria mais árvores. O desafio foi aceito, e o jovem lenhador começou a cortar árvores com entusiasmo e vigor. Entre uma árvore e outra, olhava para o mestre, mas na maior parte das vezes o via sentado. O jovem voltava às suas árvores, certo da vitória, sentindo piedade pelo velho mestre.

17. Quando terminou o dia, para grande surpresa do jovem, o velho mestre havia cortado muito mais árvores do que o seu desafiante. - Mas como é que pode? – surpreendeu-se. Quase todas as vezes em que olhei, você estava descansando! - Não, meu filho, eu não estava descansando. Estava afiando o machado. Foi por isso que você perdeu. Aprendizado é um processo que não tem fim. Sempre temos algo a aprender. O tempo utilizado para afiar o machado é recompensado valiosamente. O reforço no aprendizado, que dura a vida toda, é como afiar sempre o machado. Continue afiando o seu!

18. Tenham todos uma ótima semana!