100% e-AWB El Primer Paso al Comercio de Carga Electrónico Mayo 2013

1. 100% e-AWB El Primer Paso al Comercio de CargaElectrónico Mayo 2013

2. Qué es e-AWB?

3. Qué es la Guía Aérea? La GuíaAérea (AWB) es el Contrato de transporte entre el ‘shipper’ (forwarder) y el ‘carrier’ (líneaaérea)

4. Un poco de historia sobre la AWB de papel Estágobernadabajo la Resolucion IATA 600a “The Air Waybill” Las “Condiciones de Contrato de la Air Waybill” estánimpresas en el reverso de la guíasegún lo estipulado en la Resolución IATA 600b Cuandoesemitida se requiere un set de por lo menosochocopias - Coloresopcional En los países con convención de Varsoviaesmandatoria la AWB de papel.

5. Ha llegado el momentopara e-AWB La e-AWB es un contrato de cargaelectrónico, queesunaalternativa al contrato de papel. La guiaaéreaelectrónica (e-AWB) simplifica los procesos de cargaaéreaparatodos los participantesincluyendoReguladores: Elimina la necesidad de una AWB de papel Un solo ingreso de datos No hay necesidad de imprimir, manipular o archivarestecontrato en papel. La e-AWB se especifica en la Recommended Practice (RP) 1670

6. Las líneasaéreasmiembros del Comité de CargaIATA estánliderando e-AWB en suspaíses Sobre 75 % 75 to 20 % Menos de 20 %

7. Los díaspara la AWB de papelestáncontados… 2013: 20% e-AWB dónde sea posible* 2014: 50% e-AWB dónde sea posible* 2015: 100% e-AWB dónde sea posible* * Factible: 2012: En rutas MP4 y MC99 2013: En rutas MP4 y MC99 y en rutas entre el Tratado de Varsovia y paísesMP4 o MC99

8. e-AWB está en camino…peroauntieneuna gran rutaporrecorrer – 7.7%

9. e-AWB pavimenta el camino para e-freight Beneficios & Embarques e-Freight e-AWB e-freight requiere e-AWB ! Actualmente Número de documentos & Complejidad

10. e-freight: nuestra meta final Shipper Carrier Origin Freight Forwarder Ground Handler Ground Handler Export Customs Import Customs • Invoice • Packing List • Certificate of Origin • Letter of Instruction • Dangerous Goods Dec. • CITES Certificate* Destination Freight Forwarder • Air Waybill • House Waybill • House Manifest • Export Goods Declaration • Customs Release Export • Security Declaration* • Flight Manifest* • Freight Booked List* • Export Cargo Declaration • Import Cargo Declaration • Transfer Manifest • Transit Declaration* Consignee Import Goods Declaration Customs Release Import

11. Por qué una e-AWB?

12. Todos los actores se benefician con e-AWB • Reducción de costos de procesamiento debido a la eliminación total de AWB de papel • Mayor precisión de la información del AWB • Reducción de las demoras por manejo de la carga debido a pérdida del AWB o AWB ilegibles • Eliminación de la necesidad de archivo de AWB de papel mediante la utilización de registros electrónicos • Acceso en tiempo real a la información del AWB de todo el personal de todos los lugares, permitiendo control y revisión cruzada de los datos • Primer paso hacia e-freight, transporte de carga sin papel

13. Beneficios de e-AWB Aerolíneas Aumenta productividad • Elimina tareas operacionales • Elimina doble digitación y reduce el número de errores • Elimina el riesgo de pérdida de documentos • Procesos mas rápidos Aumenta calidad de la información • Reutilización de la información en forma automática • Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información Reduce costos • Reduce costos de almacenaje • Elimimando el papel se libera espacio de la oficina. Mejora el servicio al cliente • Proporciona un servicio mas eficiente al agente de carga, al simplificar el trabajo de manejo de papel y reduciendo los tiempos de espera. • Alertas proactivas a los agentes en problemas con los documentos, soluciones mas rapidas para asegurar el embarque en la fecha prevista Respuesta mas rápida a los reguladores • Reduce los ciclos de respuesta • Realiza pre-clearance con aduana • Entrega de datos de calidad a aduana • Contribuye a los requerimientos de reportes anticipados

14. Beneficios de e-AWB Freight Forwarders Aumenta productividad • Elimina tareas operacionales y riesgo de pérdida de documentos • Ahorra tiempo al no tener que esperar aceptación en el mesón de la aerolínea • Ahorra tiempo en corregir errores • Agiliza procesos: al reemplazar procesos en papel por intercambio electrónico de datos Mejora el servicio al cliente • Elimina el manejo de discrepancias debido a la pérdida de documentos • Manejo de envíos urgentes con facilidad • Proporciona respuesta inmediata a los clientes a través de acceso de datos digitales • Facilita la liberación en aduanas y la rápida entrega de la mercancia Reduce costos • Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina • Elimina costos de destrucción de papel y reciclaje en el ambiente e-freight • Elimina la compra de AWB neutrales • Reduce costos de impresión Aumenta calidad de la información • Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información • El uso de datos electrónicos en lugar de papeles que se pueden extraviar

15. Beneficios de e-AWB Aduanas Aumenta productividad • Capacidad de automatizar procesos • Capacidad de acceder a los datos antes del arribo fisico de la carga, contribuyendo a los requerimiientos de reporte anticipado • Reduce la necesidad de ingreso de datos. Aumenta calidad de la información • Reutilizar datos de aduana en forma automatizada • Mejora la exactitud, integridad, validez y consistencia de la información • Permite compartir los datos con otras entidades de gobierno Reduce costos • Reduce costos de almacenaje y libera importante espacio de oficina. • Reduce costos de mano de obra relacionados a la manipulación del papel e información Aumenta el nivel de seguridad • Capacidad de detectar automaticamente inconsistencias entre documentos. • Capacidad de obtener automaticamente informacion relacionada con temas de seguridad

16. Qué necesita saber? Marco Legal

17. 80% del volumen de carga a nivelmundial se produce en rutas con tratadosinternacionales compatibles con e-AWB Convención de Montreal (MC99) y Protocolo de Montreal (MP4) reconoce y acepta el uso de e-AWB en lugar de AWB de papel En rutas de Varsovia las AWBs de papel aún son requeridas. Países que no tienen tratados podrían aceptar e-AWB por ley local En ciertas aduanas el papel puede ser requerido aún con MC99 & MP4 Sin tratados Rutas con Varsovia Los países con MC99/MP4 permitene’AWB (totalizando80% del volumen de la carga) Aduanas requieren AWB de papel por cada embarque

18. e-AWB es compatible con la ConvenciónRevisada de Kyoto La AWB no es una Declaración de Aduana Segun la RKC Aduanas puede solicitar la AWB como Documento de Apoyo Documentos de apoyo pueden ser entregados en formato electrónico Mas y mas Aduanas aceptan documentos de apoyo en formato electrónico WCO Survey on Dematerialization October 2011 “25 (61%) of 41 indicated that they dispense with need for paper with the availability of online access to supporting documents”

19. Qué necesita saber? Pre-requisitos para e-AWB

20. Su check list para e-AWB • Pista: Disposiciónreglamentaria • Motor: DisponibilidadTécnica & Legal • Plan de Vuelo: Procesos de NegociosPreparados

21. La “pista” debe estar libre para que la e-AWB pueda despegar… • Apoyo de lasConvencionesInternacionales, idealmenteratificado el MC99 y comosegundaopción MP4. Complicadocuando el país solo tiene W29. • Legalmente autorizados a nivel local (se permite contratos y transacciones electrónicas). • Compatible con procedimientos establecidos por las autoridades locales (particularmente en exportaciones).

22. Los “motores” debenestar en sulugarpara e-AWB Front (600a) Reverse (600b) AWB de papel + + Mensajes electrónicos Contrato de e-AWB firmado e-AWB

23. La visión de los dos tipos de contratos de e-AWB & MULTILATERAL AGREEMENT Bilateral agreements (RP 1670) Multilateral agreement (Resolution 672)

24. El Contrato Multilateral de e-AWB es clave • PoCcomenzó en Dic 2012 • Multilateral agreement aprobadopor IFCC: Feb 2013 • Multilateral agreement aprobadopor CSC: Mar 2013 • Multilateral agreement aprobadoporGobiernos • Multilateral agreement efectivo desde: 18 Abr 2013 • Fírmalo ahora ya esta disponible en: www.iata.org/e-awb-multirateral

25. Contrato Bilateral de e-AWB (RP1670) Un modelo de contrato de e-AWB (IATA RP1670) ha sidodesarrolladopor la industria PartesPrincipales del Contrato Anexo A: define los mensajeselectrónicos y otrosaspectostécnicos Anexo B: define lascondiciones del contrato (Resolución 600i) Anexo C: define lasespecificacionestécnicas del Cargo Receipt Annex D (opcional): sección de rutas de Varsovia

26. Contrato Multilateral de e-AWB (Res 672) Con elmultilateral agreement, laspartes solo tienenquefirmar el contratounavezparatenerderecho a hacer e-AWB con muchossocioscomerciales. PartesPrincipales del Contrato Annex A: define lascondiciones del contrato (Resolución 600i) Formulario de incorporación de FF: declarasucursales y contactos Formulario de IncorporaciónAerolínea:declaraaeropuertos y contactos Elmultilateral agreement da derecho a la líneaaérea a imprimiruna AWB de papel a nombre del agente de cargacuando sea necesario, en el casoque la aerolíneaquieraofreceresteservicio.

27. El Cargo Receipt evidencia la celebración del contrato de transporte El cargo receipt debeseremitidopor la aerolíneasegúnsolicitud del Shipper. La Resolución 600g especifica el modelo. El Cargo Receipt esusado en ambos contratos bilateral o multilateral.

28. Diferentes métodos y estándares están disponibles para intercambiar mensajes electrónicos ERP ERP Freight Forwarder 1 Air Waybill Airline Status Update Freight Forwarder 2 Air Waybill Web Status Update Air Waybill standards: IATA Cargo-IMP “FWB” or IATA Cargo-XML “Waybill” Status Update standards: IATA Cargo-IMP “FSU” or IATA Cargo-XML “Status Update”

29. Aerolíneas y Proveedores de TI estándesarrollandosolucionesparae-AWB • Variasaerolíneashancreadosuspropiosportalespara e-AWB • IATA Strategic Partners, son proveedores de TI queestántrabajando con IATA en nuevasiniciativas de carga: • Algunos de ellosyahandesarroladosolucionespara e-AWB

30. Informaciónimportantevaincorporado en el pouch Algunasaerolíneassolicitan al agenteponerunaetiqueta en el pouch. La etiquetapuedeestardiponible a través del mismo portal de e-AWB, accesible en la oficinade la aerolínea, o producida por el agente de carga. La prácticarecomendada 1600u especifica el contenido de la etiqueta para el pouch. Como identificar el pouch en un ambientede e-AWB

31. El “Plan de Vuelo” debe estar claramente definido Dos procesos de negocio recomendados para e-AWB “Recibo de Carga de entrega Inmediata” “Recibo de Carga de entrega Diferida”

32. Process 1 - “ImmediateCargo Receipt Delivery” Prepara el envío Recibe Información FWB Entrega embarque Recibe embarque reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Resuelve discrepancias (con aerolínea si existe) Identica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Embarque Aceptado (se emite cargo receipt) FSU/RCS Proveedores Servicios Freight Forwarders Aerolíneas ERP Web ERP

33. Process 1 - “ImmediateCargo Receipt Delivery” Prepara envío Recibe Información FWB Entrega Embarque Recibe Embarque Reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Resuelve discrepancias (con aerolinea si existe) Identifica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Embarque Aceptado (se emite cargo receipt) FSU/RCS Freight Forwarders Aerolíneas Proveedores Servicios ERP Web ERP Aduana accede “como excepción” a la AWB ya sea on-line o en papel (impresión de los registros electrónicos) )

34. Process 2 - “DeferredCargo Receipt Delivery” Prepara Envío Recibe Información Recibe Correcta Informacion Reenvía los datos con la correcta Informacion FWB * FWB* Entrega Embarque Recibe Embarque Reconocimiento (with forwarder if any) FMA Resuelve discrepancias (with airline if any) Identifica discrepancias (with forwarder if any) FNA Freight On Hand (emiterecibode warehouse ) FSU/FOH Embarque Aceptado (emite cargo receipt) FSU/RCS Freight Forwarders Proveedores Servicios Aerolíneas ERP Web ERP *: FWB y mensajes FHL queseanposibles son enviados

35. Process 2 - “DeferredCargo Receipt Delivery” Reenvia los datos con La correct información Prepara envío Recibe Información Correcta Recibe Informacion FWB* FWB* Entrega Embarque Recibe Embarque Reconocimiento (con forwarder si existe) FMA Resuelve discrepancias (con aerolínea si existe) Identifica discrepancias (con forwarder si existe) FNA Freight On Hand (emite recibo de warehouse) FSU/FOH Embarque Aceptado (emite cargo receipt) FSU/RCS Freight Forwarders Aerolíneas Proveedores Servicios ERP Web ERP Aduana accede “como excepción” a la AWB ya sea on-line o en papel (impresión de los registros electrónicos) *: FWB y mensajes FHL queseanposibles son enviados

36. Quénecesita saber? Involucre a su GHA

37. GHAs juegan un rol “fundamental” • Aerolíneas generalmente utilizan GHAs (ground handling agents) fuera de suscentros de operaciones (hubs) • GHAs puedenaceptarcarga, almacenar y envíarinformación a Aduanas a nombre de lasaerolíneas. • Suscapacidades de e-AWB son claves para la migración de procesos sin papeles en toda la cadena de suministros.

38. GHAs debenestarintegrados en el flujo de datos • Un flujocorrecto de informacióndebeserimplementado. Forwarder↔Aerolínea↔GHA • La informacióndebeserrecibida a tiempo, ej: antes de recibir la carga • Calidad de los datosdesde la fuenteesnecesario, paratener solo un FWB • La últimaversión del Cargo-IMP o Cargo-XML is recomendada

39. Qué necesita saber? Rutas de Varsovia

40. Como puede un agente saber si una AWB de papel se necesita o no en un embarque? • En rutas con MC99/MP4 no se requierecontrato en papel • En rutas de Varsovia, un contrato de papelesmandatorio • Para países sin tratados, el contrato de papelpodríasernecesario • Al hacertránsitopor un tercerpaís, un contrato de papelpuedeserrequeridoporlasautoridades locales. ?

41. Algunasaerolíneastienen un solo procesoparatodaslasrutas • AlgunasaerolíneasdecidieronmejorarsuAtención al Clientehaciendo e-AWB • Forwarders nuncaemiten la AWB de papelperosiempreenvian los datoselectronicamente • Para lasrutas de Varsovialasaerolíneasimprimen y firman la AWB a nombre de los forwarders • Estaopciónse estáincorporando en la RP1670, y se encuentra en proceso de aprobación.

42. Quénecesita saber? Códigos

43. En casoque: Uncontrato de e-AWB hayasidofirmado entre la líneaaérea y el forwarder La ruta del embarquees viable para e-AWB El freight forwarder y la aerolíneatienen la capacidad de intercambiardatoselectrónicos de AWB y estatus de aceptación del embarque (RCS) Entonces Un contrato de cargaelectrónicopuedeserusado(sin AWB de papel) y el código ECC puedeseraplicado Recomendación: Las aerolíneasasignan el código ECC a los envíos. Código del Contrato de CargaElectrónico (ECC)

44. Ventajasasociadas al uso del código ECC: evidencia un contratoelectrónico (e-AWB) alerta al personal de operaciones de la aceptación de un embarque sin AWB de papel alerta a lasaerolínesinterlineales de un embarque con e-AWB estandariza la comunicación entre laspartes se puede utilizar para identificar en que casos es necesario entregar un Cargo Receipt al forwarder. Recomendación: use el código ECC Use el código del Contrato de Carga Electrónico (ECC)

45. Cuantosmensajes FWB? El objetivoes solo un correctoFWB porembarque Los sistemasdeberíansercapaces de manejar mas de un FWB* paralidiar con erroresy modificaciones en el contenido *Actualizaciones de FWB solo esposiblesimensajes de FSU-RCS no hansidoenviados.

46. Cargo-XML y la últimaversión del Cargo-IMP ayudarán a aumentar la calidad Algunoscambios al FWB hansidorealizados en 2012: Tamaño de los campos de nombres (ej: shipper) y direcccionesextendido de 35 to 70 Tamaño del mensaje de Cargo-IMP extendido de 1600 a 3500 carácteres Migración a Cargo-XML es el siguientepaso La mantención de Cargo-IMP se terminará a finales de 2014 Manual de Cargo-XML estádisponiblehttp://www.iata.org/whatwedo/workgroups/Pages/cxml.aspx

47. Como hacer que suceda?

48. Recomendaciones para una eficiente implementación de e-AWB • Comience en sumercado local con un aeropuerto y luegodesplieguese a otrasestaciones • Cubratodaslasrutasdesde un aeropuerto de origeny no solamentealgunasrutas, se le puedehacermuycomplejo • DeberíaincluirRutas de Varsoviadonde se imprima y firme a nombre del forwarder • Aerolíneasdeberíanaplicar el ECC code cuando no hay contrato de AWB de papel. • Involucre a sussocios en unafase de acercameinto , perorápidamente involucre a todosparaevitar procesosdobles

49. Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (1/3) Algunoshitoshansidoidentificados, quedeberíanserconsideradospor los interesados: A. Al comienzo • Asegúresequetiene el compromiso de la altadirección de suempresa • Asegúresequesuequipocuenta con los recursosnecesarios • Asegúreseque el equipo del proyecto ha sidoentrenado en e-AWB • Asegúreseque el equipo del proyectoestadesarrollando un plan

50. Recomendaciones para un eficiente plan de implementación (2/3) B. Revisar & desarrollar la preparación • Asegurarsequeestánlistoslegalmenteej: e-AWB agreement aprobado y enviado • Asegurarsequeestálistotecnicamente: • Forwarders: envian FWB/Waybill, reciben FSU/Status Updates (FOH & RCS) • Aerolíneas/GHA: reciben FWB/Waybill, envian FSU/Status Updates (FOH & RCS), ofrecenportales web, administran el codigo ECC, emiten cargo receipt • Asegurarsequesusprocesos se hanrediseñado (bodega y suoficinapuedentrabajar sin la AWB de papel) • Asegurarseque la calidad de susdatoshansidochequeados y mejorados (participación en MIP)