Integrated Financial Accounting System

1. GIỚI THIỆU Integrated Financial Accounting System I. F A S PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP MAY MẶC

2. Giới thiệu Trước tiên, Công Ty Cổ Phần Phát Triển Phần Mềm SGS.VN xin gửi tới Ban Giám Đốc lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và thành đạt. Trong thời kỳ kinh tế khủng hỏang hiện nay, công ty bạn đang đứng ở đâu trong dòng chảy của thị trường? Chúng tôi tin rằng dù đang ở vị trí nào, Công ty bạn luôn cần một công cụ hiệu quả để phát triển vững mạnh và vượt qua thời kỳ khó khăn này. Ngày nay, việc ứng dụng hệ thống phần mềm trong quản trị doanh nghiệp là một phương pháp hữu hiệu mang tính chiến lược giúp bạn quản lý tốt hơn tài chính cũng như họat động sản xuất kinh doanh của công ty. Trên thực tế, sử dụng phần mềm quản trị phù hợp có thể được ví như một “Cánh Tay Vô Hình Đắc Lực” để tiết kiệm chi phí, minh bạch tài chính và hiệu quả đến từng chi tiết trong điều hành sản xuất kinh doanh. Với gần 10 năm ứng dụng, nghiên cứu và phát triển Hệ Thống Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Tòan Diện với tên sản phẩm IFAS (Integrated Financial Accounting System) theo tiêu chuẩn quốc tế ERP (Enterprise Resource Planning), Công Ty Cổ Phần Phát Triển Phần Mềm SGS.VN đã cho ra đời một phiên bản mới ưu việt hơn và có thể ứng dụng cho nhiều lọai hình doanh nghiệp, đồng thời có thể phát triển thêm các tính năng đáp ứng được những yêu cầu mang tính đặc thù của từng doanh nghiệp. Với phương châm “Nhu cầu của bạn, Dịch vụ của chúng tôi” (Your need, our service), Công tychúng tôi rất hân hạnh là người bạn đồng hành và là đối tác tin cậy vì mục tiêu thành công và phát triển bền vững của công ty bạn.

3. Đặc ñiểm chung của phần mềm I.FAS • Hệ thống phần mềm được viết theo đặc thù của ngành dệt may, quản lý khép kín từ công đoạn: dệt, nhộm và may mặc. Cho phép theo dõi quá trình gửi nguyên liệu đi gia công ngoài. Đặc biệt tính giá thành chính xác đến từng công đoạn sản xuất. • Hệ thống quản lý nguyên liệu, thành phẩm chi tiết đến từng công đoạn sản xuất. • Đáp ứng được nhu cầu quản lý trước mắt, cũng như lâu dài của Công ty trong suốt quá trình phát triển trong tương lai. • Hệ thống hỗ trợ giao diện nhập liệu gọn nhẹ, thông minh và dễ sử dụng. • Hệ thống báo biểu được tổ chức khá đầy đủ, rõ ràng và dễ tham khảo. • Phân quyền người dùng theo từng chức năng, ứng với từng module • Đảm bảo an toàn, bảo mật các thông tin. • Tự động sao lưu dữ liệu dự phòng • Lưu lại dấu vết sửa đổi hoặc xóa số liệu... • Hệ thống có hỗ trợ công cụ cho phép người dùng tự tạo mẫu báo cáo trên phần mềm và tự thiết lập, thay đổi công thức tính lương theo đặc thù quản lý của doanh nghiệp. • Sản phẩm đa ngôn ngữ: Việt, Anh, Hoa, Việt – Anh, Việt –Hoa • Hệ thống có hỗ trợ công cụ cho phép thực hiện việc kết xuất báo cáo ra excel và kết nạp từ dữ liệu excel vào phần mềm rất tiện lợi. • Sẵn sàng nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu khách hàng

4. Tính năng cơ bản của từng phân hệ • Quản lý Đơn đặt hàng: • Quản lý thông tin khách hàng, quá trình giao dịch và tìm kiếm thông tin khách hàng. • Phân loại khách hàng theo: khu vực, nhân viên phụ trách, sản phẩm cung ứng, hình thức giao dịch,...vv. • Chăm sóc khách hàng, ý kiến khách hàng. • Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng. • Lập báo giá theo yêu cầu của khách hàng. • Cập nhật hợp đồng • Lập phiếu giao hàng và gửi lệnh giao hàng cho bộ phận kho chuẩn bị hàng giao. • Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết đến từng màu, size. • Thiết lập chính sách về giá, chiết khấu, khuyến mãi chi tiết đến từng khách hàng và nhóm khách hàng. • Kiểm soát doanh số bán hàng và tính hoa hồng cho từng nhân viên. • Xem tồn kho, xem công nợ, xem doanh thu, phân tích doanh thu,…vv.

5. Tính năng cơ bản của từng phân hệ • Quản lý Sản xuất: • Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ phòng kinh doanh (có thể từ đơn hàng của khách hàng hoặc đơn hàng nội bộ). • Cập nhật định mức sản xuất ứng với từng loại sản phẩm. • Lập lệnh sản xuất chi tiết đến từng loại sản phẩm, quy cách sản phẩm, thiết lập công đoạn sản xuất, tính lượng vật tư tiêu hao theo định mức, In lệnh sản xuất và in phiếu yêu cầu vật tư gửi bộ phận kho chuẩn bị. • Kiểm phẩm và thống kê sản lượng hoàn thành theo từng công đoạn sản xuất của lệnh sản xuất. • Tham chiếu lượng vật tư tiêu hao để có kế hoạch cho sản xuất và lập đơn đặt mua nguyên liệu. • Kiểm soát tiến độ sản xuất,..vv. • Tính thời gian hoàn thành ứng với từng lệnh sản xuất dựa vào định mức hoàn thành của từng loại sản phẩm. • Thiết lập ưu tiên sản xuất cho từng lệnh sản xuất, cho phép chuyển dịch ưu tiên hoặc tạm dừng để nhường cho lệnh khác. • Khi nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng có thể tính toán thời gian hoàn thành dựa trên tình hình sản xuất của các lệnh đang thực hiện để trả lời cho khách hàng về kế hoạch giao hàng. • Kế hoạch vật tư dựa trên kế hoạch phát triển của giai đoạn tiếp theo. * Lưu ý: Phân hệ quản lý sản xuất sẽ được thiết kế theo mô hình thực tế của Quý công ty.

6. Tính năng cơ bản của từng phân hệ • Quản lý Bán hàng và Kho hàng: • Hệ thống quản lý vật tư, hàng hóa tồn kho chi tiết: nhiều kho, nhóm hàng, nhiều ĐVT, quy cách, màu, size, logo, mã vach. • Cho phép thiết lập bảng giá và chính sách khuyến mãi. • Tính giá vốn hàng xuất với nhiều phương pháp tự chọn. • Cho phép nhập xuất hàng thông qua quét mã vạch. • Nghiệp vụ nhập kho: Nhập mua trong nước, nhập khẩu, nhập trả, đổi hàng, khuyến mãi, nhập kho thành phẩm,…vv. • Tự động phân bổ chi phí nhập hàng, thuế nhâp khẩu vào giá vốn hàng nhập kho. • Nghiệp vụ xuất kho: xuất bán, ký gửi, xuất khẩu, hàng mẫu, chuyển nội bộ, xuất trả, khuyến mãi, xuất khẩu, xuất gia công, xuất sản xuất, xuất tái chế…vv. • Cho phép nhập xuất kho theo đơn đặt hàng. • In hóa đơn đặc thù của Bộ Tài Chính. • Hệ thống cho phép so sánh giữa định mức tiêu hao với thực tế xuất kho. • Quản lý hàng tồn kho theo từng khu vực chứa hàng. • Hệ thống tổ chức đầy đủ các báo cáo cần thiết cho quản lý như: Thống kê nhập kho, thống kê xuất kho, tổng hợp nhập xuất tồn, thẻ kho, vật tư sản xuất, …vv. • Tự động định khoản vào phân hệ Kế toán ứng với các tài khoản thích hợp (Nhân viên sử dụng kho không cần hiểu nghiệp vụ kế toán)

7. Tính năng cơ bản của từng phân hệ • Quản lý Kế toán tài chính: • Nhận và định khoản tự động các giao dịch phát sinh từ: nhập hàng, xuất hàng, bán hàng, tiền lương. • Quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi. • Cho phép lập kế hoạch chi và duyệt trước khi chi. • Quản lý công nợ phải thu, phải trả, phân tích tuổi nợ, cảnh báo đến hạn thanh toán, công nợ nội bộ. • Quản lý tài sản cố định và tự động khấu hao. • Tự động phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn. • Tập hợp chi phí chung và riêng cấu thành sản phẩm. Tính giá thành sản phẩm chi tiết đến từng công đoạn sản xuất. Tự động đánh giá chênh lệch tỷ giá. • Phân tích doanh thu, chi phí chi tiết đến từng khoản mục, đối tượng khách hàng, nhân viên, chi nhánh,...vv. • Cho phép thiết lập kế hoạch doanh thu và chi phí. So sánh giữa số kế hoạch và thực tế hoạt động kinh doanh. Cảnh báo khi chi vượt kế hoạch hoặc không cho chi. • Báo cáo tài chính • Báo cáo thuế • Báo cáo quản trị • Người dùng tự thiết lập báo cáo trên phần mềm.

8. Tính năng cơ bản của từng phân hệ • Quản lý Nhân sự - Tiền Lương: • Quản lý chi tiết hồ sơ nhân sự • Quản lý hợp đồng lao động, cãnh báo sắp đến hạn ký lại hợp đồng • Quản lý quá trình làm việc của nhân viên tại công ty. • Quản lý tuyển dụng, đào tạo, chi phí đào tạo và cam kết. • Quản lý quyết định: Tăng lương, khen thưởng, kỹ luật, chuyển chức vụ, phòng ban, thôi việc. • Chấm công: tự nhập, lấy từ máy quét (thẻ từ, vân tay), chấm công sản phẩm. • Quản lý ngày phép trong năm, cảnh báo vượt phép. • Tiền lương: cho phép chi trả lương 1 hoặc 2 lần trong tháng, tạm ứng lương, đặc biệt cho phép người dùng tự thiết lập công thức tính lương theo yêu cầu đặc thù của từng danh nghiệp.. • Quản lý BHXH, BHYT, BHTN và đoàn phí • Quản lý thuế TNCN và quyết toán thuế TNCN • Hệ thống báo cáo quản trị nhân sự - tiền lương • Hệ thống tự động kết nối số liệu tiền lương vào phân hệ kế toán.

9. Dịch vụ khách hàng • Tư vấn chọn sản phẩm và giải pháp thích hợp: • Khảo sát hạ tầng CNTT và tư vấn chọn giải pháp phần cứng và phần mềm phù hợp thực tế của doanh nghiệp. • Khảo sát quy trình quản lý đang áp dụng tại doanh nghiệp và đề xuất giải pháp tối ưu khi áp dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp. • Tư vấn qui trình cài đặt, triển khai ứng dụng và áp dụng thực tế vào công tác quản lý. • Tư vấn định hướng mở rộng và phát triển hệ thống trong tương lai.

10. Dịch vụ khách hàng • Dịch vụ bảo hành và bảo trì: • Bảo hành 12 tháng các chức năng của phần mềm sau khi nghiệm thu. • Việc chỉnh sửa các hỏng hóc sẽ được thực hiện không quá 24 giờ kể từ khi nhận được tin. • Cách thức thực hiện: Hướng dẫn người sử dụng sửa lỗi chương trình thông qua điện thoại, Fax, E-mail hoặc dùng phần mềm kết nối trực tiếp vào máy tính đang sử dụng phần mềm để khắc phục sự cố. Trong trường hợp sử dụng các cách trên mà vẫn không được thì chúng tôi sẽ cử nhân viên đến trực tiếp khách hàng thực hiện bảo hành. • Sau khi hết thời hạn bảo hành sẽ tiến hành ký hợp đồng bảo trì hệ thống, dịch vụ hỗ trợ cũng giống như trong giai đoạn bảo hành.

11. Dịch vụ khách hàng • Chăm sóc khách hàng: • Trong thời hạn bảo hành và bảo trì, nếu phần mềm không vận hành được vì bất kỳ lý do (bị xóa, virus phá, cài lại máy tính,…vv) thì công ty chúng tôi sẽ cài lại miễn phí. • Chúng tôi có bộ phận chăm sóc khách hàng, thường xuyên gọi điện để theo dõi tình hình sử dụng phần mềm tại các khách hàng, ghi nhận ý kiến đóng góp của khách hàng để dịch vụ của chúng tôi mỗi ngày một tốt hơn. Và nhắc nhở sao lưu dữ liệu định kỳ.

12. THÔNG TIN LIÊN HỆ Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ: • CÔNG TY CỔ PHẦN PT PHẦN MỀM SGS-VN • Địa chỉ : 221/4 Lê Trọng Tấn - P. Sơn Kỳ - Q.Tân Phú -TP. HCM • Tel: (84-8) 38.122.127 - Fax: (84-8) 38.122.253 • Phòng Kinh doanh: Mr Long hoặc Miss Nga • Email: info@sgs-vn.com - Website: www.sgs-vn.com TRÂN TRỌNG CẢM ƠN