Лекция 16. Формы унификации.

1. Лекция 16. Формы унификации. • Типовой текст, • анкета, • таблица, • трафаретный текст, • графики, • диаграммы.

2. Рекомендуемая литература • Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2004. • Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – Киев, 2001. • Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001. • Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.-Новосибирск. 2004. • Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю., Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция.- Ростов н/Д., 2002. • Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2004. • Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003. • Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2003.

3. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. • Постоянная информация - это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности; • переменная - индивидуальная для каждого конкретного документа информация. • В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

4. В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти видов: • Прозаический вид. • Анкетный • Списковый вид • Изобразительный вид • Трафаретный вид сведений.

5. Прозаический вид. • Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. • Прозаическая строфа – это сочетание нескольких тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически предложений, представляющих собой более полное по сравнению с отдельным предложением развитие мысли. • Фрагмент– это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы (или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств. Пример. «Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным».

6. Анкета • это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков. • Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной — их показатели. • Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос — ответ». • Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …).

7. Списковый вид Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются: Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером; Текст пункта - может иметь любой вид. Пример 1. текст пунктов имеет анкетный вид. • Ваша должность – ведущий специалист. • Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет. Пример 2. Повестка дня собрания (текст пунктов прозаического вида). • Доклад заместителя мэра города Ромова Е. Н. «О подготовке объектов города к отопительному сезону». • «О состоянии водоснабжения промышленной зоны города». Доклад главного инженера ГУП «Водоканал» Выскубова С.А.

8. Изобразительный вид. • Используются различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики. • Таблица — это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков. • Схема - это структурное представление каких–либо сведений о среде управления. • Диаграмма изображает соотношения каких-либо величин. • График изображает изменение характеристик среды управления во времени.

9. Изобразительный вид

10. Трафаретный вид сведений. • Трафарет — это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. • Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. • Например, в доверенности используется трафарет, передающий название сведения. «Доверенность действительна по «____» ___________ 2010г.»

11. Вопросы для самопроверки знаний • Перечислите формы унификации текста документа. • В чем заключается метод унификации. • Охарактеризуйте прозаический вид унификации текста. • Охарактеризуйте списковый вид унификации текста. • Охарактеризуйте анкетный вид унификации текста. • Охарактеризуйте трафаретный вид унификации текста. • Охарактеризуйте изобразительный вид унификации текста.