公文写作与处理授课人邓俊坚

公文写作 与处理授课人邓俊坚

一、什么是公文 （一）文章的含义文学作品文章理论文体新闻文体实用文章党政公文科学文体事务文书应用文体专用文书日用文书

（二）法定公文 1、《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：党的机关公文，是党的机关实施领导，处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。 2、《国家行政机关公文处理方法》第二条规定：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（三）公文公文是党政机关、社会团体、企事业单位或其他法定组织在实施领导、管理和处理公务中形成使用的具有法定效力和规范体式的文书。

（四）公文写作与文学作品创作的主要区别 1、写作需要不同。公文写作所反映的是机关的意志或领导的意图，写与不写，写什么，不以撰写者的个人意志为转移，因此实际上是一种“遵命”写作。而文学作品创作是个人有写作的冲动，是自己想写，要写。 2、写作目的不同。公文写作的为的是实用，解决公务活动中需要解决的实际问题；而文学作品创作为的是审美，是满足人们的精神需要。 3、思维方式不同。公文写作以抽象思维为主，文学作品创作则以形象思维为主。 4、表达方式不同。公文写作一般只用叙述、议论、说明几种表达方式；而文学作品创作则可以根据需要运用叙述、说明、描写、议论、抒情等一切表达方式。 5、表现形式不同。公文写作要求规范化，而文学作品创作则最忌公式化，模式化。

二、公文的特点 （一）公文由法定作者制发公文的法定作者指的不是公文的草拟者，而是制发公文的机关、单位或个人。 (二)公文有法定的权威性首先是法定公文是由法定作者在法定的职权范围内为行使职权而制发的。其次是下行的行政公文（如决议、决定、指示、通知等）具有法定的权威性和组织约束力。受文单位如不按规定处理公文，有关人员就有可能受到处分。 (三)公文具有特有的时效性任何公文都有一定的时效（即生效和失效）。除公文中有明确规定公文的生效时间外，一般以公文的“成文日期”作为公文的生效时间。公文失效一般有三种情况：一是“废止”（即公文从废止之日起失效），二是“撤销”（即公文的制发无效），三是自然失效。 (四)公文有规范的体式公文有规范的文体、语体和比较固定的格式。

三、公文的种类 （一）公文不同的分类方法及种类 1、按特点和作用分：（1）规范性公文。如条例、规定、规则、办法、实施细则等。（2）指挥性公文。如命令（令）、决议、决定、指示、批复等。（3）告知性公文。如公报、通报、公告、通告、通知、函等。（4）报请性公文。如议案、报告、请示等。（5）记录性公文。如会议纪要。 2、按行文方向分：（1）上行文。如报告、请示等。（2）下行文。指示、批复等。（3）平行文。如函。 3、按秘密等级分：（1）绝密公文。（2）机密公文。（3）秘密公文。 4、按紧急程度分：（1）特急公文。（2）加急公文。 5、按适用范围分：（1）通用公文。是指党政机关、社会团体、企事业单位均使用的公文。（2）专用公文。是指外交、司法、军事等特殊部门用于专门业务的公文。

（二）党的机关公文种类 第一次，1950年4月至1954年8月，中央办公厅先后下发了《关于统一文件纸形与格式的规定》、《关于规定党内文件的纸形与格式等问题的通知》，规定凡各级党委的各种文件及印行的文件汇集、党内刊物，均一律使用16开纸，文字竖排，右侧装订，并写明出文机关的全衔及出文的年、月、日。　　第二次，1956年1月，中央办公厅颁发了《关于党内文书改为横写、横排的通知》。自此，党内文件由竖排改为横排，公文格式进一步规范和完善。　　第三次，1989年4月，依据国家技术监督局颁布的《国家机关公文格式》等三项国家标准，中央办公厅首次颁布了有关党内公文的规章《中国共产党各级领导机关文件处理条例 (试行)》，结合党的机关公文的特点，对文件种类和格式作了具体规定，明确党的文件主要种类为13种。　　第四次，1996年5月3日，中央办公厅正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》，文种确定为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。

（三）行政机关公文种类 第一次，1951年9月，政务院首次颁布了《公文处理暂行办法》，规定我国行政机关公文为7类12种。　第二次，1957年10月，国务院秘书厅又发布了《关于对公文名称和体式的几点意见》，对部分文种作了调整，但仍是7类12种。　第三次，1981年2月，国务院办公厅颁布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，将行政机关公文的文种重新规定为9类15种。　　第四次，1987年2月，国务院办公厅颁发了《国家行政机关公文处理办法》，正式规定行政机关公文的种类为10类15种。　　　第五次，1993年11月，国务院办公厅又对这一《办法》进行了修订，规定行政机关公文的种类为12类13种。　第六次，２０００年8月，国务院颁发了《国家行政机关公文处理办法》，规定行政机关公文的文种为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。这个办法从2001年1月1日起施行。

（四）公文文种运用时要注意的问题 1、公告与通告的区别。（1）公告的发布机关级别高。公告的发布机关是中央国家一级机关或是其授权的中央新闻单位；而通告的发布机关一般是地方各级人民政府、社会团体、企事业单位、基层的各行业等。（2）公告的发布范围广。公告是向国内外发布国家的重要事项或者法定事项；而通告只向一定范围公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 2、请示与报告的区别。（1）行文目的不同。请示用于向上级请求批准事项，请求上级批复；而报告用于向上级汇报工作，反映情况，提建议或回复上级询问，不要求上级批复。（2）请示只能是一文一事，而报告则无此限制。（3）行文时间不同。请示是事前行文；而报告是事中或事后行文。（4）结尾用语不同。（5）请示与报告不能连用。由于历史的原因，50年代中央的许多文件都习惯将请示与报告连用，以及人们的口语习惯，往往连用而出错。

3、请示与函的区别。（1）请示专门用于相互隶属的上下级之间；而平行机关和不相隶属的机关请求批准事项，均应用函。例如某县教育局给该县财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》，因教育局与财政局是平行机关，不能用请示；再如某镇政府给县国土局的《关于要批准土地使用权的请示》，因某镇政府与县国土局是不相隶属机关，也不能用请示。这两种情况都应该用请批“函”。但是由于对请示与函的区别不太清楚；或是出于“礼多人不嫌”的想法，或是为了表达对有关主管部门的尊重，而用错了。另外，一些掌握审批实权的部门，认为用“函”对自己不太尊重，因而比较喜欢别人用请示。（2）请示的适用范围较小，只能用于向上级机关请求批复；函的适用范围较广，除请批“函”用于平行机关和不相隶属的机关请求批准事项外，其他类型如商洽函（用于请求协助、商洽解决问题的函）、询问函（询问不明确问题的函）、答复函（上级答复下级询问或主管部门批复申请事项时使用的函）、告知函（平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函）催办函（催促有关单位部门尽快办理有关事项的函）等，在相互隶属的上下级之间、平行机关和不相隶属的机关之间均可使用。3、请示与函的区别。（1）请示专门用于相互隶属的上下级之间；而平行机关和不相隶属的机关请求批准事项，均应用函。例如某县教育局给该县财政局的《关于解决民办教师经费问题的请示》，因教育局与财政局是平行机关，不能用请示；再如某镇政府给县国土局的《关于要批准土地使用权的请示》，因某镇政府与县国土局是不相隶属机关，也不能用请示。这两种情况都应该用请批“函”。但是由于对请示与函的区别不太清楚；或是出于“礼多人不嫌”的想法，或是为了表达对有关主管部门的尊重，而用错了。另外，一些掌握审批实权的部门，认为用“函”对自己不太尊重，因而比较喜欢别人用请示。（2）请示的适用范围较小，只能用于向上级机关请求批复；函的适用范围较广，除请批“函”用于平行机关和不相隶属的机关请求批准事项外，其他类型如商洽函（用于请求协助、商洽解决问题的函）、询问函（询问不明确问题的函）、答复函（上级答复下级询问或主管部门批复申请事项时使用的函）、告知函（平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函）催办函（催促有关单位部门尽快办理有关事项的函）等，在相互隶属的上下级之间、平行机关和不相隶属的机关之间均可使用。 4、不要生造一些文种。例如用“汇报”，“批示”等。“批示”在建国初期曾经一度作为正式公文文种使用，现在已不能再作为文种使用。 5、不要将党的机关公文文种与行政机关公文文种之间错用。

四、公文的格式 （一）公文份数序号（党的公文叫 “份号”）这是同一份公文的顺序编号。用阿拉伯数字，可根据当次发文数量编虚位。编公文份数序号便于掌握印制份数，掌握公文的去向和回收公文。带有绝密和机密级的行政公文都要编公文份数序号，其他公文根据需要也可编公文份数序号。目前，国务院的公文都编公文份数序号。党的公文，只要是带有密级的，都要编 “份号”。

（二）秘密等级（党的公文叫 “密级”） 带有密级的公文共分三级,即:绝密、机密、秘密。有的还标上具体的保密期限。如未具体标明，则按国家保密的有关规定，绝密文件保密期限为三十年，机密文件保密期限为二十年，秘密文件保密期限为十年。行政公文的“秘密等级”要求标于右上角，而党的公文的“密级”则标于左上角“份号”的下面。

（三）紧急程度 行政公文的“紧急程度”分为：特急、急件。党的公文的“紧急程度”分为：特急、加急。特急公文，要求随到随办，最迟不超过24小时。加急公文，要求在三天内处理完毕。行政公文的“紧急程度”要求标于右上角“秘密等级” 之下，而党的公文未做明确规定。（四）发文机关标识（党的公文叫 “版头”）由“发文机关全称（或规范化简称）+文件”构成。

（五）发文字号 由“发文机关代字+年份+发文顺序号”构成。如“湛府〔2006〕56号”。行政公文规定：年号用阿拉伯数字且要用全称，用六角括号括入，后面不加“年”字；序号前不加“第”字，也不编虚位。（六）签发人党政公文都称“签发人”，而且规定上行文要在发文字号右侧标注签发人姓名。

（七）公文标题 公文标题有三要素，即发文机关，事由和文种。写作公文标题时，庄重、严肃的公文或没制有版头的公文可用完全式标题，其他一般用省略式标题。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号和一些特定省略用双引号外，一般不用标点符号。一些批转、转发公文要慎用标点符号。

（八）主送机关 公文主送机关就是受理、办理公文的机关，或称送达机关和行文对象。上行文，只能有一个主送机关，其他需要阅知公文的机关可以抄送；下行文，可以是一个主送机关，也可以有多个主送机关。一些规范性公文（如条例、规定），告知性公文（如公报、公告、通告、命令）或者决议、决定等公文种类，一般不写主送机关，因为它的告知对象很明确。

（九）公文正文内容 1、公文正文内容的结构层次表示法：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。 2、公文的内容应符合下列要求：（1）符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接。（2）全面准确地反映客观实际情况，提出的政策，措施切实可行。（3）观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。（4）开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。（5）如果是“请示”，应是一文一事，不得在请示中夹带其他事项。

3、公文正文内容开头的一般形式：（1）根据式。即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。（2）目的式。即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便使收文机关明确发文机关的意图，一般常用“为”、“为了”、等介词标引。（3）原因式。即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。（4）引文式。即开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨。（5）时间式。即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词。（6）事情式。即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。3、公文正文内容开头的一般形式：（1）根据式。即开头交代行文的根据，以保证发文的法定权威性，一般多用“根据”、“遵照”、“按照”等作为语言标志。（2）目的式。即在开头交代行文的目的或意图，开宗明义，以便使收文机关明确发文机关的意图，一般常用“为”、“为了”、等介词标引。（3）原因式。即在开头讲明制发文件的缘由，以揭示全文的必然性和合理性，还可昭示行文的必要性与重要性。一般用“由于”、“鉴于”等介词标引。（4）引文式。即开头先引用文件或领导讲话中的某些句子作为引言或点明主旨。（5）时间式。即开篇点明某事、某情况的时间，可写具体时间，也可用“最近”、“近来”等模糊度稍大的时间副词。（6）事情式。即开篇简明扼要地介绍事件或情况，给人以清晰印象。

4、公文正文内容结尾的一般形式：（1）总结式。即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图。（2）展望式。即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激励人们为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏。（3）号召式。即在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而积极进取。（4）警告式。为使文中规定事宜得以顺利实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文时即可用警告式结尾。（5）指令式。即对正文中所阐述的主要措施、意见或办法提出明确而又具体的贯彻落实意见。（6）要求式。指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建议。（7）使用固定用语。有些文种的结尾常用一些具有固定格式的习惯用语，如请示用“妥否，请批示”、“当否，请指示”；批复用“特此批复”；通知用“特此通知”等等。4、公文正文内容结尾的一般形式：（1）总结式。即对全文的主要内容和基本思想作出进一步的概括和归纳，以加深人们的认识，明确行文意图。（2）展望式。即用充满激情和希望的笔调，对未来作美好的憧憬，从而激励人们为实现文中所提目标不懈地努力，奋力拼搏。（3）号召式。即在正文部分阐述今后一定时期的工作任务或奋斗目标后，号召人们为实现这一任务或目标而积极进取。（4）警告式。为使文中规定事宜得以顺利实施，对有可能违反这一规定的人事先提出告诫，行文时即可用警告式结尾。（5）指令式。即对正文中所阐述的主要措施、意见或办法提出明确而又具体的贯彻落实意见。（6）要求式。指上级机关向下级机关行文发布指示，同时要求下级机关将落实、执行情况在特定时间内反馈回去，或者是征求下级机关对文件的意见或建议。（7）使用固定用语。有些文种的结尾常用一些具有固定格式的习惯用语，如请示用“妥否，请批示”、“当否，请指示”；批复用“特此批复”；通知用“特此通知”等等。

（十）附件 公文如有附件，应注明附件的名称。如有两个或以上附件，还应注明附件的顺序。行政公文特别规定，附件名称的后面不能加标点符号。

（十一）公文的落款、印章 党的公文的落款要用发文机关的全称或规范化简称，而且要加盖公章。单一行政机关制发的公文可以不署发文机关名称。联合发文既有落款又有印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。但“会议纪要”、印制有特定版头的普发性公文和以领导人名义制发的公文，则不需要盖公章。

（十二）成文日期 如公文的内容不特别说明，成文日期就是公文生效的时间。党的公文成文时期用阿拉伯数字，年、月、日要写齐。决议、决定、条例、规定不标明主送机关的公文，成文日期加括号标于标题下方居中位置。行政公文成文日期要用汉字书写，年、月、日要写齐，打印时要右空四个字符。

（十三）附注 行政公文如需要，可加“附注”。党的公文则叫做“印发传达范围”。

（十四）主题词 1、公文主题词的标引方法（1）首先选用《国务院公文主题词》表中的主题词。如还需要且在表中找不到，再根据公文主题内容另拟与表中近似的词，所用的词最好是名词或名词性词组。最新的《国务院公文主题词》表于1998年2月1日起执行使用，共有15类1049个主题词。表中的词共分三个层次，第一层次是主题区域分类，第二层次是类别词，第三层次是类属词。标引时只标类别词和类属词。（2）标引的顺序是先标类别词，再标类属词，最后标文种。（3）一份文件标引的主题词，最多不超过5个。

2、关于我市2005年粮食工作考评结果的通报 各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位： 2005年，我市各级党委、政府对粮食工作高度重视，切实加对粮食工作的领导，认真落实有关扶持发展粮食生产的政策措施，积极开展粮食考评工作，取得了粮食生产恢复性增长。根据《湛江市粮食工作考评办法》的有关规定和市下达给各县（市、区）2005年粮食工作考评指标，我市对2005年各县（市、区）粮食工作进行了考评，现将考评结果通报如下：一、达标单位：坡头区人民政府、麻章区人民政府、赤坎区人民政府、霞山区人民政府、东海岛经济开发试验区管委会。二、批评单位：雷州市人民政府、遂溪县人民政府、廉江市人民政府。三、警告单位：徐闻县人民政府、吴川市人民政府。湛江市人民政府二〇〇六年八月二十三日主题词：农业粮食通报

印发湛江市2006年消防安全 责任制考评工作方案的通知各县（市、区）人民政府，湛江经济技术开发区、东海岛经济开发验区管委会，市府直属各单位：《湛江市2006年消防安全责任制考评工作方案》业经市人民政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。湛江市人民政府办公室二〇〇六年十一月十五日主题词：公安消防督查通知 △ △

4、公文主题词与论文关键词的主要区别 （1）来源不同。公文主题词取自《国务院公文主题词》表或与之最近似的词。而论文关键词是直接取自文章的题目、摘要、正文中具有实际意义、高度概括文章内容、反映文章特点的自然词语，一般不做规范化的处理。（2）词语标引数量不同。一份文件的主题词一般在3—5个之间，有数量的限制；论文的关键词数量多少以函盖论文主题内容为准，习惯选取2—8个词或术语。（3）词语标出的层次不同。主题词之间不是平行并列关系，而是存在一定的层次，由大到小，从内容到形式，遵循先类别、再类属、后文种的顺序标引，不能调换位置。论文关键词之间是平等的并列关系，一般按词语出现的顺序标引排列，但词序互换不影响标引作用。（4）标引的位置不同。主题词标引在附注之下，抄送机关标识之上；而论文关键词标引在标题、摘要之下，正文之上。

（十五）抄送 公文除主送机关外，其他需要阅知的机关可抄送。（十六）印发机关和印发时间（印发份数）党的公文叫做“印刷版记”。

五、几种常见公文的写作 （一）“请示”的写作 1、请示的应用范围　请示作为报请性的上行文，应用范围大致可归纳为以下几个方面：下级机关在财、物方面需要上级给予时，要用请示；下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。

２、请示的特点 （１）期复性。在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复性”。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。

（２）单一性。跟其它上行文相比，请示更要强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复。我们可把这叫做“香烧一股”。另外，请示只写一个主送机关，其他需要阅知的机关，可用抄送。我们可把这叫做“敬佛一尊”。

（３）针对性。请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。（３）针对性。请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。（４）时效性。请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。

３、请示的结构 请示由开头（请示理由）、主体（请示事项）、结尾（固定用语）构成。例：关于召开2005年度领导班子民主生活会的请示 …… 　　　根据集团公司党委下发的[2005]31号文《关于开好2005年基层领导班子民主生活会的通知》精神，结合本公司实际，为保证民主生活会的如期、顺利召开，现就开好我公司2005年度领导班子民主生活会有关事项请示如下：　　　一、本单位召开民主生活会的时间。… … 　　　二、本单位民主生活会的主题。 … … 　　　三、民主生活会的组织召开。 … … 　　　以上请示当否，请批示。 …… … …

4、请示的结尾用语 可否，请批示。妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。以上意见，如无不妥，请批转……执行。

（二）“报告”的写作 报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事情过程中或事后。作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“ 报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。

1、报告的特点 （1）单向性。报告是下级机关向上级机关上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此，类似“以上报告当否，请批示”的说法应该是不妥当的。（2）陈述性。报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。（3）事后性。在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些。

2、报告的类型 (1)工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。

(2)情况报告 如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本地进行汇报。即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。

(3)建议报告 对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。 (4)答复报告答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。 (5)报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。

2、报告正文的结构 （1）报告的开头不同类型的报告，其开头的写法也有较大不同。概括起来，报告的开头有以下几种类型：  背景式开头。就是交代报告产生的现实背景，例如：前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：根据式开头。就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：

 叙事式开头 。在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：××年2月20日上午9时40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。目的式开头。将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》，切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。

（2）报告主体  总结式写法。这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如2007年3月5日第十届全国人民代表大会第五次会议上温家宝总理所作的政府工作报告，全文分为六个部分，分别是：一、2006年工作回顾；二、2007年工作总体部署；三、促进经济又好又快发展；四、推进社会主义和谐社会建设；五、深化改革和扩大开放；六、加强政府自身改革和建设。“情况——原因——教训——措施”四步写法。这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。可实施式写法。这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。

（3）报告结语 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”； “专此报告”；“以上报告，请审阅”；“ 以上报告妥否，请指示”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。

关于××乡柳编厂火灾事故的检查处理报告 ××市××局： ××××年×月×日，我县××乡柳编厂发生了一起重大火灾，烧毁部分设备和成品柳条筐××万个，造成经济损失××万元。火灾发生后，我们调集6台消防车参加灭火，保住了厂房和部分原材料。经上下通力合作，该厂于8月1日正式恢复生产。从检查情况看，该起火灾是一次重大的责任事故。其直接原因是该厂工人×××违章用电发出电火花，引燃附近备用柳条垛所致。但这次火灾的发生，领导也负有重大责任。该厂领导抓安全防火不力，消防组织不健全，平时不抓安全防火教育，灭火时配合不够，致使火势蔓延。为了认真吸取这次重大火灾的沉痛教训，防止类似事故的发生，我们采取了以下措施：一、……二、……三、……对这次火灾，县政府已责成县公安局、县安监局、××乡政府迅速核实案情，做好善后工作。对事故责任者作了处理……以上报告，如有不当请指示。 ××县××局××××年×月×日

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。病毒的存在和传播，威胁着每个儿童，一旦发病将导致儿童肢体损伤、残疾乃至死亡；未接受免疫的儿童，不仅自己可能受害，而且会作为传染源危及他人。鉴于该病危害大、传染性强以及“可防不可治”的特点，世界儿童问题首脑会议通过的《儿童生存、保护和发展世界宣言》，把消灭脊髓灰质炎作为继消灭天花后人类限期消灭的第二种传染病，要求各国采取全球性的统一行动。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，保护儿童健康，提高人口素质，国家决定开展强化免疫活动。现将有关工作报告如下：一、…… 二、…… 三、各地区要认真做好疫苗服用的统计、考核、检查、评价和总结工作。各省、自治区、直辖市卫生厅（局）于每年三月十五日以前，将统计报表和工作总结报送卫生部。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部一九九三年十一月十二日

（三）“通报”的写作 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者沟通重要情况。通报的类型有： 1、表彰通报表彰通报用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的通报，就是表彰通报，这是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。用于表彰的通报，从规格上说，低于嘉奖令、表彰决定。表彰通报的结构包括介绍先进事迹、先进事迹的性质和意义分析、表彰决定、提出希望号召等。

关于表彰周××等同志英勇救险的通报×× ××：共青团员周××是××铁路局××分局××火车站客运三班的服务员。今年4月30日上午9时30分，她和班里的同志们正在站台上迎接即将进站的365次旅客列车。突然，在相距行进中的356次列车仅50余米的地方，一辆装有维修工具的三轮车经过道口时，因车轮卡入轨隙，连人带车翻倒在接车轨道的道心。眼看一场事故就要发生，周××同志迅疾冲上前去，扶起运送维修工具的骑车者，并拼尽全力将散落在轨道上的维修工具移到道旁。此时，客运三班的共青团员王××，服务公司青年职工赵××也火速赶来援救，合力将三轮车推出道外。356次列车从他们身边呼啸而过，一场事故得以避免。周××等三同志不顾个人安危，英勇抢救同志生命，保护了列车的安全，充分体现了现代青年的精神面貌，为广大共青团员树立了好榜样。为表彰周××等同志的英勇事迹，共青团××铁路局委员会决定，授予周××模范共青团员的光荣称号，同时给予共青团员王××、青年职工赵××通报表扬，并给予他们物质奖励。希望全局共青团员、广大青年学习周××等三位同志将个人安危置之度外，奋力抢救同志生命和国家财产的无畏精神，积极做好本职工作，努力为社会主义现代化建设事业做出更大贡献。共青团××铁路局委员会×× ××年××月××日

2、批评通报批评通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用；也可以针对某一部门、单位的不良现象而发；还可以针对普遍存在的某种问题而发。批评通报的结构包括错误事实或现象、错误性质或违害性的分析、处理决定或治理措施、提出希望要求或汲取的教训等。国务院办公厅关于少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：关于稳定金融秩序，坚决制止乱集资和确保完成今年国库券发行任务问题，国务院及有关部门曾三令五申，并多次发出通告。但少数地区和单位有令不行、有禁不止，仍然我行我素，违反有关规定，在未完成国库券认购任务的情况下，利用发行债券、股票等多种形式进行集资。这种做法，不仅影响国库券发行任务的完成，而且严重扰乱金融秩序，对改革开放和经济建设危害很大。根据国务院领导同志的指示精神，现将有关情况通报如下：

今年4月18日，新疆维吾尔自治区在完成国库券认购任务之前，不按规定的程序审批，擅自决定新疆宏源信托投资股份有限公司公开向社会募集3125万个人股，并向社会发售认购证，引起群众上街排队抢购以及炒买炒卖认购证的现象。4月，山东省济南创建实业公司违反有关规定，擅自向社会公开发行变相股票“‘不夜城’主体大厦建筑产权”。2月，福建省中联产业投资综合开发有限公司，未经证券主管部门批准，伪造资信，蒙骗投资大众，擅自向社会发行“环球金融大楼五年还本持产权合同”，年均收益率达2667％。4月18日，上海市计委虽经国家批准发行浦东建设债券，但是以高于国库券零点五个百分点的利率发行。4月8日，河北物产企业(集团)公司(原河北省物资局)违反有关规定，委托建设银行石家庄第二办事处及所属储蓄所发售企业债券3000万元，债券期限为3年，年利率12。3％。上述地区和单位违反有关规定的集资行为是错误的，经国务院同意，现通报批评，并作如下处理：一、…… 二、…… 请各有关地方人民政府将上述问题处理情况及时报国务院办公厅。各地区、各部门都要对本地区，本部门集资和发行各种证券的情况进行一次检查，凡违反规定的，要比照上述办法进行处理；对情况严重的，要加重处罚，同时登报公布。今后，对违反国家规定的集资活动，各新闻单位要发挥舆论监督作用，公开揭露其错误做法和违纪行为。中华人民共和国国务院办公厅×× ××年四月二十七日

3、情况通报 用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。情况通报的结构包括根据目的或原因、基本事实或有关情况、希望与要求等。例：幻灯片25

公文写作 与处理 授课人 邓俊坚