Maskinperspektivet

1. Maskinperspektivet Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska Informationssystem

2. Agenda • Affärssystem • Kort introduktion till synsättet • Aktivitetsplan • Framgångsfaktorer • Risker • Fördjupning av synsättet • Frågor

3. Affärssystem • Används av flera företag och utvecklas för att täcka många företags behov • Stora integrerade datasystem som är heltäckande för ett företags behov av informationsförsörjning • Allmänna processer, adm. lösningar för ekonomi, redovisning, personal, produktion, logistik, service, konstruktion… • Gemensam databas, data tillgänglig i realtid och likadan för alla

4. Maskinsynsättet Input Output SYSTEM Återkoppling • Produktivare org. • Kostnadsred. • Högre kvalitet • Nya processer • Bättre erbjudanden Affärssystem ev också nya arbetssätt SYSTEM Mätning av effekterna

5. Systemet en maskin Affärssystemet är byte av bilmotorns elledningar. Viktigt att bestämma är vad som behöver el, vilken typ och om det standardkit som erbjuds passar direkt eller måste anpassas. Sedan görs en arbetsplan för hur vi ska byta elsystemet. Sist utvärderas bytet och vissa justeringar görs.

6. Aktivitetsplan • Förstudie, strategi • Projektplanering • Val • Anpassning • Införande • Efterstudie

7. Förstudie I • Strategisk analys för verksamheten i 5-10 år framåt. • Lednings ansvar att få fram en framtidsvision • Ändrade förutsättningar, marknadsförändringar, kärnkompetens, effektivisering, produkter, verksamheten • Definiera mätbara mål och nyckeltal.

8. Förstudie II • Verksamhetsanalys, problem och styrkor • Utgå från affärsidén, framtidsvisionen • Analysera den operativa verksamheten • Vilka processer är unika eller vitala för företaget, idag eller i morgon? • Vad kan vi förändra direkt, vad behöver vi för systemstöd? • Nytt systemstöd, affärssystem?

9. Projektplanering • Projektstyrningsmodell • Projektstart • Projektplanering • Projektgenomförande • Projektavslut • Kalkyl • Avtal • Utbildning och kompetensutveckling

10. Val I, Översiktligt • Förutsättningsanalys, “knock-out”-faktorer • Marknadsanalys • Leverantörsbedömning • Affärssystem? • Offertbegäran, inte en gedigen kravspec. • Översiktlig jämförelse • Urval => 5-3 kandidater

11. Val II, detaljerat • Demo, test, referenser • Utvärdering, även anv.vänlighet, marknadsposition, pris, intryck. • Preliminärval • Förberedande förhandling • Värdering • Beslut, juridisk expertis=> ett affärssystem

12. Anpassning I, Logisk • Utgå från kritiska faktorerna • Demo/test • Fördjupad jämförelse • Grov anpassningsplan • Slutförhandling • Detaljerad anpassningsplanering

13. Anpassning II, Fysisk • Uppbyggnad av tabeller • Tester • Egen utveckling • Verksamhetsförändringar • Gränssnitt till andra system • Sammanställning

14. Införande I, Installation • Teknisk samordning • Leveranskontroll • Driftsdokumentation • Omläggning från gammalt till nytt system • Idriftsättande av systemet

15. Införande II, Förankring • Organisatorisk samordning • Studiebesök hos referensföretag • Användarhandböcker • Informationsspridning och kompetensutveckling • Aktivering av personalen

16. Efterstudie • Av projektet, genomförandet bra? • Av systemet, målen uppfyllda? • Av förändringsprocessen, realiserad? • Ett lärande för kommande projekt! Brandt, Carlsson och Nilsson (1998)

17. Framgångsfaktorer I • Förmåga till särpräglad kompetens • Vägval av lämpligt IT-system • Täckningsgrad av verksamhetsområden • Verksamhetsstrategi • Systematik och inspiration • Kravspecifikationens roll

18. Framgångsfaktorer II • Leverantörens betydelse • Förankring hos aktörerna • Juridisk kompetens • Situationsberoende lösningar (Nilsson, 2000)

19. Riskfaktorer I • Organizational fit • Failure to redesign business processes to fit the software • Failure to follow an enterprise-wide design which supports data integration

20. Riskfaktorer II • Skill mix • Insufficient training and reskilling • Insufficient internal expertise, use of consultants • Lack of business analysts, both technical and business knowledge • Failure to mix internal and external personnel • Lack of ability to recruit and retain qualified ERP systems developers

21. Riskfaktorer III • Management structure and strategy • Lack of senior management support • Lack of proper management structure, one central structure • Lack of a champion, great project leader • Ineffective communications

22. Riskfaktorer IV • Software systems design • Insufficient discipline and standardisation • Lack of integration • User involvement and training I • Insufficient training of end-users • Ineffective communications • Inability to obtain full-time commitment of customers to project management and project activities

23. Riskfaktorer V • User involvement and training II • Lack of full-time commitment • Failure to emphasise reporting, including custom report development • Technology planning • Inability to avoid technological bottlenecks • Attempting to build bridges to legacy applications (Summer, M., 2000)

24. Maskinsynsättet + -

25. Maskinsynsättet – metod • analytiskt • orsak-verkan samband • finns en bästa lösning • söker generella samband • objektiv

26. Maskinsynsättet - perspektiv • Processyn: Linjär • Styrning: Instrumentell • Affärssystem: Verktyg för verksamheten • Resultat: Produktivare verksamhet • Argument: Rationella/logiska • Människor: Kuggar i systemet

27. Frågor att ställa i projektet • Vilka är framgångsfaktorerna? • Vilka risker upplever företaget med införandet? • Hur väljer man ett affärssystem? • Hur sker anpassningen? • Hur förs affärssystem in? • Förbättrad produktivitet?