Download
1 / 19
330 likes | 570 Views
دور السكرتارية في تنظيم السفريات. أ. نـجاح الرشــيــدي. دور السكرتارية في تنظيم السفريات.
E N D
دور السكرتارية في تنظيم السفريات أ. نـجاح الرشــيــدي
دور السكرتارية في تنظيم السفريات • يقع على عاتق أي فرد في مجال السكرتارية أن يقوم بتنظيم وترتيب السفريات للمدير خاصة إذا كان المدير كثير السفريات ومن واجبات السكرتيرة في هذا المجال أن أن يكون ملم الماما جيداً بسياسات وكالات السياحة والسفر كذلك الترتيبات الخاصة بالإقامة في الفنادق وكيفية جدولتها بالإضافة إلى مساعدة المدير في استغلال وقته بأفضل طريقة داخل المكتب وخارجه.
دور السكرتارية في تنظيم السفريات • على السكرتير مراعاة الأمور التالية عند الإعداد للسفر: • أن يكون على صلة دائمة بالمنظمات الخاصة بالسفر كشركات الطيران ...الخ. • أن يكون على علاقة بوكالات السفر ، ومكاتب السياحة بسبب الخدمات التي تقدمها للمسافرين. • يفضل أن يرجع السكرتير لأدلة الفنادق لمعرفة درجاتها وأجورها والخدمات والتسهيلات التي تقدمها. • يفضل التعرف على عملة النقدية للبلد التي سوف يروها الرئيس وسعر الصرف الخاص بتا.
إعداد السفريات للرئيس • أن خطة الرحلة ستوضع من قبل الرئيس نفسه سيحدد الأماكن التي سيزورها في رحلته والأشخاص الذين سيقابلهم والاجتماعات التي سيحضرها ومواعيدها وقد يحدد أسماء الفنادق التي يرغب في الإقامة فيها في المدن المختلفة التي سينزل فيها ورغم ذلك فإن على السكرتير مهمات إعمال مكتبية كثيرة سواء عند الإعداد للرحلة أو أثناء غياب الرئيس أو عند عودته.
إعداد السفريات للرئيس أ. مرحلة الإعداد للرحلة والمهمات المطلوبة من السكرتير: • الاستعلام من الرئيس عن وسيلة السفر التي يفضلها : الطائرة ، السيارة أو الباخرة.. • بعد الاتفاق على وسيلة السفر وموعده على السكرتير أن يحجز مكاناً من كل محطة قيام وربما يكون الحجز بالهاتف أو باللايميل. • الاتصال بالفنادق التي يفضلها الرئيس في الجهات المسافر إليها لحجز مكان لمبيته. ويجب تحديد نوع الغرفة هل يكون لها ملحق خاص باستقبال الزائرين ..
إعداد السفريات للرئيس 4. إعداد بيان بخط الرحلة وجدول بمواعيد الرئيس مواعيد الطائرات أو القطارات أو وسائل المواصلات الأخرى وكذلك أعداد قائمة بأسماء الأشخاص أو المنظمات التي سيتصل بها أو سيزرها الرئيس خلال رحلته . 5. جمع وإعداد البيانات الأوراق والمستندات الخاصة بالعمل التي قد يحتاج إليها الرئيس في المهمة المسافر إليها. 6. على السكرتير أن يعد الترتيبات المالية الخاصة برئيسه مثل تكاليف الرحلة إذا كانت على حساب المنظمة وذا كانت هناك قيود تضعها الدولة على إدخال العملة.
إعداد السفريات للرئيس 7. من الطبيعي إن يكون السكرتير قد أبلغ بالاتفاق مع رئيسه كل الأشخاص والمنظمات الذين سيجتمع بهم أو سيزورها أثناء الرحلة بموعد اجتماعه بهم أو زيارته لهم أن يكون قد حصل على موافقتهم على هذه المواعيد. 8.الحصول على التأشيرات الدخول اللازمة لدخول الدول المختلفة التي سيزورها الرئيس . 9. التأكد من صلاحية جواز السفر للرئيس وقبل وقت معقول من السفر.
إعداد السفريات للرئيس 10. تذكير الرئيس بضرورة الحصول على الشهادات الصحية اللازمة والتي قد تطلب منه بمجرد نزوله إلى المطار الدولة المسافر إليها مثل مثل شهادة تطعيم ضد الجدري أو السل .. 11. معرفة حالة الطقس في ذلك البلد المسافر إليه حتى يحتاط من ناحية الملابس التي يستخدمها عناك. 12. اتخاذ الترتيبات اللازمة لإيصاله إلى المطار بسيارة المنظمة.
إعداد السفريات للرئيس ب. واجبات السكرتير أثناء غياب الرئيس في الرحلة : • أن مسؤوليات الرئيس تزداد أثناء غياب الرئيس عن مكتبه فالسكرتير الناجح هو الذي يضع نصب عينيه مصلحة العمل ومصلحه رئيسه فبعض الأمور يستطيع السكرتير أن يتصرف ويبت فيها بناء على خبراته من عمله مع الرئيس بعض الأمور لابد إن يحيلها إلى أشخاص آخرين في المنظمة أمور آخر لا يبت فيها إلا من قبل الرئيس وتحفظ في ملف خاص إلى حين عودة الرئيس من رحلته.
إعداد السفريات للرئيس • كذلك لابد على السكرتير من أن يعد قائمة بأسماء زائري ومراجعي الرئيس طيلة فترة غيابه والغرض من زيارتهم أن أمكن كما يقوم بإعداد قائمة بالمكالمات المهمة الخاصة برئيسه والتي حدثت أثناء غيابه. • يفضل بعض رؤوسا أن يكونوا على اتصال دائم بمكاتبهم أثناء سفرهم إذ يفضلون أن يكتب لهم السكرتير رسالة أو انيتصل بهم بين حين و آخر يخبرهم فيها بالإحداث المهمة التي حدثت في المكتب أن يرسل لهم ايميلات ذات الطبيعة الخاصة .
إعداد السفريات للرئيس ج. واجبات السكرتير بعد عودة الرئيس من الرحلة : من المفروض أن يكون السكرتير قد أعد ملفين للمعلومات والبيانات أثناء فترة سفر الرئيس وذلك لاطلاعه عليها فور عودته من السفر : أحدهما لمجرد العلم الأوراق والمراسلات التي اتخذت فيها قرارات سواء من قبل السكرتير أو من قبل أي مسئول في المنظمة والملف الآخر هو الأهم يحوي الأوراق والملفات التي لم يتخذ قرارات فيها بعد والقتلى تنتظر عودة الرئيس ليقرر فيها مسايراه مناسباً ويجب أن ترتيب هذه الأوراق حسب أهميتها داخل الملف الاتخاذ الإجراءات اللازمة فيها بأسرع وقت.
إعداد السفريات للرئيس • كذلك يجب على السكرتير أن يساعد رئيسه في إعداد التقرير الخاص بالرحلة فلا شك أن المنظمة التي يعمل بتا تطلب منه تقريراً يوضح فيه الأمور التي يلان مسافراً من اجلها ويتم ذلك من خلال الرجوع إلى جدول الزيارات والمواعيد حطي يمكن تلخيص المعلومات اللازمة من كل مقابلة ثم صياغتها بأسلوب سليم ودقيق قد يترك الرئيس إعداد مثل هذه التقرير كلية للسكرتير.
ومن واجبات السكرتير أيضا في هذه المرحلة : • إرسال سيارة المنظمة لإعادة الرئيس من المطار إلى المنظمة أو إلى بيته. • متابعة نتائج هذه الرحلة. • إعادة الاتصال بالمراجعين أو الزائرين الذين كانت قد أجلت مواعيدهم بسبب سفر الرئيس . • تسويه الأمور المالية بشكل نهائي. • استعادة المستندات والأوراق والملفات التي كان الرئيس قد اصطحبها معه أثناء سفره وذلك لأعاده كل ورقة إلى مكانه الصحيح. • إبلاغ الجهات المختصة بالمنظمة بالنتائج التي أسفرت عنها الرحلة.
مقننة المكتب • لقد حدث في السنوات الأخيرة من القرن العشرين تطور كبير نحو استعمال الحاسب الآلي في المنظمات المالية والتجارية وصل هذا التطور إلى البلدان النامية ومنها الدول العربية في أصبح من المألوف جداً في أيامنا هذا أن نرى موظفة تعمل على جهاز الحاسوب في مصرف ، أو في أي مكتب من مكاتب المنظمات المختلفة إن التطور العلمي في الأجهزة والآلات المكتبية الحديثة قد وداد واتسع حيث أصبح المدير أو السكرتير لا يحتاج إلى التحرك والانتقال من مكانه إلا في حالة الضرورة القصوى.
مقننة المكتب • المقننة أو التشغيل الآلي (بالإنجليزية: Automation): هو مصطلح مستحدث يطلق على كل شيء يعمل ذاتيا بدون تدخل بشري . • المقننة لغوياً مشتقة من كلمة "ماكينة/ ماكينة" اللاتينية وتعني بالعربية: الآلة. أما دلالياً فمعناها: إدخال الآلة في العمل وتحويله من عمل يدوي إلى آلي.
مكننة المكتب • هناك عدة تعريفات للمكننة إلا أنها جميعها تركز على مفهوم واحد وهو استخدام الآلات في أنجاز الأعمال الروتينية التي كانت تنجز سابقاً بواسطة الأفراد . • وهذا يعني استخدام الآلات التي تعمل ذاتياً في انجاز هذه الإعمال بأقل ما يمكن من الجهود الإنسانية .
أسباب مكننة المكتب • الوفر و الاقتصاد في النفقات : وذلك لأن تكاليف العمل تنخفض نتيجة لاستخدام الآلات الالكترونية الحديثة حيث يساعد على تقليص عدد الموظفين كذلك خفض الكميات الكبيرة المستهلكة من الورق مواد القرطاسين المختلفة • التحديث والتجديد: تلجأ كثير من المنظمات إلى مكننة مكاتبها بغرض تحديث وتحسين العمل فيها مما يؤدي في النهاية إلى تسهيل تقديم خدماتها إلى عملائها المختلفين .
أسباب مكننة المكتب • مركز المنظمة وصورتها: حيث أن المنظمات التي لا تستخدم الأجهزة الالكترونية الحديثة في مكاتبها تبدو كأنها منظمات قديمة ومتخلفة عن التطور غير منافسة • زيادة الإنتاجية في المكتب: أن مكننة المكتبي تؤدي إلى زيادة الإنتاجية في مثل هذا المكتب إذ أن العمل يكون أسرع باستخدام الآلات الالكترونية من أدائه بدون ألآت .
المشكلات التي تنتج عن مكننة المكتب • النفقات الرأسمالية التي يتطلبها اقتناء الآلات الحديثة والتي قد يصعب تدبيرها . • ضرورة تحديث هذه الآلات باستمرار . • أن هذه الآلات عرضة للتعطل التوقف عن العمل في أي وقت. • قد تحتاج الوثائق النماذج المكتبية إلى أعادة تصميم لتلاءم الآلات التي تم إدخالها حديثاً إلى المكتب.
