Документирование управленческой деятельности предприятия

1. Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 3. Особенности составления и оформления основных документов управленияПшеничная Е.А., ст.преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления

2. Документирование управленческой деятельности предприятия Тема 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов

3. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

4. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на: • правовые акты федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);

5. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов • правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ (республик, краев, областей, округов, а также их территориальных образований); • правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

6. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов С документоведческой точки зрения постановления, приказы и распоряжения относятся к распорядительным документам, правила, положения, инструкции – к организационно-правовым документам.

7. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на группы: • документы, издаваемые коллегиально; • документы, издаваемые при единоличном принятии решений.

8. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Основанием для издания распорядительного документа предприятия может быть: • необходимость осуществления принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов; • необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

9. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или предприятия в целях решения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

10. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Обязательные реквизиты приказа: • эмблема (товарный знак); • наименование организации; • название вида документа; • дата и регистрационный номер документа, место издания; • заголовок к тексту;

11. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов • текст; • отметка о наличии приложений; • подпись; • визы согласования документа; • отметка об исполнителе; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

12. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов В качестве обоснования издания приказа может выступать: • ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту; • формулировка целей и задач, стоящих пред предприятием, или описание фактов и событий, послуживших причиной издания приказа.

13. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Пункты распорядительной части приказа включают: - содержание поручения; - должность, ФИО исполнителей; • срок выполнения поручения.

14. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления ООО «Восток» ПРИКАЗ 20.06.2008№ 34 О Концепции документационного обеспечения управления ООО «Восток» В целях реализации стратегической концепции развития ООО «Восток» и в целях совершенствования форм и методов организации работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Концепцию документационного обеспечения ООО «Восток» 2. Зав. общим отделом Крыленко О.В. организовать обследование состояния работы с документами в подразделениях общества до 20.08.2008 3. Заместителям Генерального директора, руководителям структурных подразделений проанализировать состояние работы с документами в подразделениях и до 01.09.2008 представить справки о состоянии работы с документами в подразделениях. 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на первого заместителя ген. директора Соколова П.Е. Генеральный директор Подпись А.С. Корнеев Образец приказа по общим вопросам

15. ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЯ «НОРД» ПРИКАЗ 20.04.2009 №11 г. Воронеж Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней 1- 9 мая 2009 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести тщательную уборку на территории завода и перевести в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы (отв. Ю.В. Косенков). 2. Провести проверку состояния электропроводки электрооборудования и не позднее, чем за 2 часа до окончания работы 30 апреля выключить все рубильники (отв. В.Е. Петров). 3. Представить до 25.04.2009 г. список лиц, пребывание которых обязательно на заводе в праздничные дни 1-9 мая (отв. В.Е. Ефремов). 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. начальника административно-хозяйственного отдела завода С.В. Кузнецова. Генеральный директор Лысенко А.Н. Лысенко Н.Н. Кузнецова 23-64-27 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Вариант упрощенного оформления приказа с угловым расположением реквизитов

16. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия или организации, действующим единолично для решения оперативных вопросов.

17. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Обязательные реквизиты распоряжения: • эмблема (товарный знак); • наименование организации; • название вида документа; • дата и регистрационный номер документа, место издания; • заголовок к тексту;

18. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов • текст; • отметка о наличии приложений; • подпись; • визы согласования документа; • отметка об исполнителе; • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

19. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления ООО Рекламное агентство «ПЕЛИКАН» РАСПОРЯЖЕНИЕ 15.05.2007 № 67 О порядке работы факсового узла связи компании В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании «ПЕЛИКАН» и с целью упорядочения его работы ПРЕДЛАГАЮ: 1. Утвердить Положение о факсовом узле связи. 2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании. 3. Административно-хозяйственному отделу (Бородина А.Е.) в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов. 4. Отделу делопроизводства (Мишина С.В.) организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов. 5. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на заместителя директора Фадееву В.А. Директор Подпись Ю.Р. Богатырев

20. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Пример распоряжение по организации на чистом листе бумаги РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ ЗАВОД КРМЗ РАСПОРЯЖЕНИЕ №3 от 23.06.2008 г. Красноярск Об использовании в 2008 г. Целевого фонда амортизационных отчислений С целью планомерного использования в 2005 году целевого фонда амортизационных отчислений и в соответствии со ст. 13 «Положения о государственных предприятиях» ОБЯЗЫВАЮ: 1. Начальнику планового отдела Ю.П. Антонову по согласованию с гл. бухгалтером завода Н.И. Белявкиной представить до 30.10.2005 г. обоснованные данные о переходящих на 2006 год остатках и размере целевого фонда амортизационных отчислений, образуемых по плану завода на 2006 год. 2. Главному инженеру завода Б.И. Либенсон представить согласованные с начальниками цехов и отделов предложения о проведении в 2006 году капитального ремонта зданий и сооружений за счет фонда амортизационных отчислений. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на заместителя директора по хозяйственной части С.И. Абдулаева. Директор завода Плутников А.Ф. Плутников

21. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, советы директоров, общие собрания акционеров и т.п.).

22. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов Реквизиты решения: • название органа управления; • название вида документа (РЕШЕНИЕ); • дата; • регистрационный индекс документа; • место издания;

23. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.1. Правила оформления распорядительных документов • заголовок к тексту; • текст; • подпись; • виза (при необходимости); • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

24. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Акт - документ, составляемый несколькими лицами для подтверждения установленного ими факта, события, действия. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

25. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Обязательные реквизиты акта: • название организации; • название вида документа (АКТ); • дата и регистрационный номер; • место составления и заголовок к тексту; • текст; • подпись; • гриф утверждения.

26. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Образец акта приема-передачи ООО «СЕРВИС-ПЛЮС» АКТ 01.03.2007 № 3 приема-передачи оргтехники Составлен: 1. Сергеев О.Д. – начальник технического отдела 2. Мурашова О.П. – заведующая АХО 3. Миронова Е.А. – старший менеджер отдела рекламы Комиссия 09.02.2007 провела проверку технического оснащения отдела рекламы предприятия. Комиссия признала непригодными для дальнейшей эксплуатации: - принтер EPSON STYLUS 660 – 1 шт. - копировальный аппарат Canon-567 – 1 шт. Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия. Члены комиссии: личная подпись О.Д. Сергеев личная подпись О.П. Мурашова личная подпись Е.А. Миронова

27. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Справка – документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов (событий). Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического, служебного характера.

28. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Гражданам могут выдаваться следующие виды справок: а) о трудовом стаже; б) о заработной плате; в) об образовании; г) об избрании на выборные должности; д) о членстве в общественных организациях.

29. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Справки, отражающие основную деятельность предприятия, бывают внутренними и внешними. Внешние справки представляются в другиеорганизации. Внутренние справкисоставляются для представленияруководству предприятия или нарассмотрение коллегиального органа.

30. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Образец справки ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК СПРАВКА Генеральному директору туристической компании «Вояж» 04.07.2008 № 7 г-ну С.П. Михееву Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.2008 К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Рим (Италия). К 01.06.2008 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего из-за нехватки посадочных мест у нас возникли трудности с отправкой туристов. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест авиакомпания не может. Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Внуковские авиалинии», которая имеет возможность предоставить нам до 100 посадочных мест на каждом рейсе в г. Рим. Ст. менеджер личная подпись Д.Р. Лапина

31. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

32. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов По содержанию докладные записки бывают: • инициативные; • информационные; • отчетные.

33. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Образец докладной записки ООО «АРТ-СЕРВИС» Директору ООО «АРТ-СЕРВИС» Отдел рекламы С.П. Михееву ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 18.09.2008 О дополнительном финансировании заказа №208/1 В связи с ростом цен на полиграфические услуги в 3 квартале 2008г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно сто двадцать пять тыс. руб. для завершения работ по заказу №208/1 Начальник отдела рекламы личная подпись А.К. Снегирев

34. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.)

35. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу или документу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.

36. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

37. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Все письма по функциональному признаку можно разделить на две группы: а) письма, требующие письма-ответа (просьбы, обращения, предложения, запросы) б) письма, не требующие письма-ответа (предупреждения, напоминания, подтверждения, приглашения, извещения, отказ, гарантийные письма)

38. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

39. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложное письмо включает следующие части: вступление, основное содержание, заключение.

40. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Центр Внедрения ПРОТЕК Ул.Чермянская, д.2, Москва, 129282 Тел.:(095) 737-35-23 Факс: (095) 737-35-20 13.10.2006 № 28/57 На №______ от ___________ Образец письма-сообщения Об изменении банковских реквизитов Сообщаем, что наши банковские реквизиты изменились. Реквизиты нашего нового счета: л/с 4080572060000000004 в КБ «Промбизнесбанк», БИК 098322442, корр/сч. КБ «Промбизнесбанк» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве №40201810500000000472 Зам. директора личная подпись О.Л. Перепелкина Хворостина И.Р. 359-36-00

41. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Акционерный коммерческий банк «ПРОМЭКСИМ» ИНСТИТУТ ПРОБЛЕМ ИНВЕСТИРОВАНИЯ Загородное ш., 5, Москва, 118136 Тел.:245-1801 Факс: (095) 245-3012 Исполнительному директору российско-швейцарского совместного предприятия «Russian Trust & Trade Ltd» г-нуА.И. Соколову • 0.02.09№ 1-17/57 • На №_____ от ___________ Волоколамское ш., 10, Москва, 215080 О предоставлении документов Уважаемый Александр Иванович! В связи с поручением президента Банка «ПРОМЭКСИМ» г-на Корикова А.С. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов С уважением Директор института личная подпись В.М. Малинин Сергиенко И.Р. 161-60-22

42. ЗАО «ЭКОНИКА» Рязанский пр-т., д.99, Москва, 109542 Тел.: 371-3922 Факс: (095) 377-8227 Директору павильона Всероссийского выставочного центра г-ну Кузьменко В.И. 02.09.2006 № 01-18/196 На №__________ от __________ пр-т Мира, 98 Москва, 129223 3. Особенности составления и оформления основных документов управления О предоставлении выставочной площади Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 30 декабря 2008 года Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Сч. 4070581060000000002 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 04822242, корр/сч. КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве № 30300820500000000573 Исполнительный директор личная подпись В.А. Шпак Главный бухгалтер личная подпись Р.М. Гурина печать Монина И.Р. 459-66-31

43. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления ООО «Строй Таун» Хамовническое отделение Пр. 50 лет Октября, д.3, Тверь, 170040 Тел.:245-1801 Факс: 245-3012 Директору Тихорецкого завода железобетонных изделий г-ну А.И. Шмакову 19.02.2008 № 17 На №_____ от ___________ О выполнении условий договора поставки от 15.01. 2008 №8/17 В соответствии с договором поставки от 15.01.2008 №8/17 ваше предприятие взяло на себя обязательство поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 года ежемесячно равными партиями, начиная с февраля 2008 года. Однако в настоящее время партия изделий в количестве 840 штук, предназначенная для поставки в феврале текущего года, не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.02.2008. Убедительно просим Вас обеспечить отгрузку изделий в установленные сроки, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п.3.5. договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки Генеральный директор личная подпись А.М. Кондратьев Образец письма-напоминания

44. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления 3.2. Правила оформления информационно-справочных документов Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (приказы, распоряжения, контракты, протоколы и др.).

45. Особенности составления и оформления основных документов управления Правила оформления информационно-справочных документов Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

46. 3. Особенности составления и оформления основных документов управления Контрольные вопросы: • Каковы основные функции распорядительных документов? • Перечислите основные реквизиты, используемые для оформления приказа и распоряжения. • Назовите документы, которые могут быть отнесены к информационно-справочным. Каково их значение? • Как правильно оформить справку? • Укажите назначение служебной переписки.

47. Особенности составления и оформления основных документов управления Основная литература: • Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – М.: Управление персоналом, 2007 – 528 с. • Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с. • Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо: учеб. Пособие. – М.: Гросс Медиа: РОСБУХ, 2008. – 216с. • Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. – М.:ПРИОР, 2007

48. Особенности составления и оформления основных документов управления Дополнительная литература: • Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо.– М.: Дашков и К, 2005 • Диденко С.А., Диденко Л.В. Деловые бумаги и особенности делового общения (безупречные документы). - Ростов-на-Дону, МарТ ИЦ, 2005 • Корнеев И.К., Пшенко А.В. Деловая переписка и образцы документов. - М: ТК Велби, Проспект, 2006. - 328с. • Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие - М.: Омега –Л, 2008. – 207с. • Чуковенков А.Ю. Деловая переписка: практическое пособие. –М.: Дело, 2004