היבטים מעשיים בניהול ועד מקומי

1. היבטים מעשיים בניהול ועד מקומי אלי ברק יו"ר הועד המקומי כפר מונאש

2. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

3. הועד המקומי הוא הרשות המקומית מנקודת ראותו של התושב, אתם הרשות המקומית האמונה על השירותים המוניציפאליים המגיעים לו, מבחינת סוג השירותים הניתנים, היקפם, איכותם ועיתויים לעובדה שאתם מתנדבים יש משמעות שולית (אם בכלל) מבחינתו של התושב הממוצע - רובם לא יעריכו (לצערנו) עבודה קשה שמבחינתם היא מובנת מאליה כשהתושב רוצה להתלונן (בצדק או שלא בצדק) – אתם הכתובת

4. שיטות עבודה • בישובים רבים טרם התגבשה מסורת של אופן התנהלות הועד המקומי. אתם קובעים בשטח סטנדרטים של התנהלות ציבורית • שקיפות (ישיבות פתוחות, פרוטוקולים מפורטים, דיוני תקציב פתוחים ועדכונים שוטפים) תיצור דו-שיח ציבורי פורה ודמוקרטי • מומלץ בחום לקיים "שימוע ציבורי" בנושאים שיש בהם ויכוח ועניין ציבורי, למרות "בלבול המוח" הכרוך בכך • מאידך, יש להמנע מקיום "משאלי עם" החותרים תחת הסמכות והחובה של הועד המקומי לנהל את הישוב. במידת הצורך ולאחר קיום שימוע ציבורי, יכול וצריך הועד לשקול ולהחליט, אבל ההחלטה והאחריות עליה היא אך ורק של הועד המקומי

5. תקנונים, סטנדרטים ופופולריות • לא צריך ואי אפשר לרצות את כולם כל הזמן • ההצלחה תמדד לאורך חמש שנים ותלויה בשיפור הכולל של איכות החיים בישוב • אין מנוס מלומר לא לפעמים • בהתאם לצורך ובנושאים שיש בהם חיכוכים חוזרים, מומלץ לאשר תקנון כתוב המגדיר את ההתנהלות, התנאים והזכויות של תושבים באותם נושאים • יישמו חוק אחד לכולם והקפידו על כך בקנאות

6. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

7. חישבו על הקדנציה שלכם כמקשה אחת בת חמש שנים הגדירו יעדים בולטים שברצונכם להשיג במהלך הקדנציה גיזרו תכנית פעולה לכל אחת מחמש השנים בהתאם תכננו את התקציב בראיה לחמש שנים התחשבו ביכולות שלכם (תקציב, פעילים) ושלבו חזון עם מעשיות פחות זה לפעמים יותר – חיתרו להצלחות צרו במהירות מומנטום חיובי – הדבר מושך פעילים נוספים תכנית חמש שנתית

8. חישבו בגדול, בצעו בקטן (Think Big, Act Small) מיצאו את האיזון המתאים לכם בין נושאים ופרויקטים גדולים לבין חיי היומיום התובעניים והקצו משאבים (תקציב, פעילים) בהתאם במסגרת הגדרת סדרי העדיפויות הגדירו מה בסדר עדיפות גבוה ואל תתביישו לקבוע מה בסדר עדיפות נמוך חישבו על יצירת מומנטום חיובי של יצירה מול התושבים חברי הועד והפעילים באופן כללי, כמעט כולם חסרי סבלנות ודורשים תוצאות מהירות ונראות לעין פוקוס וסדרי עדיפויות

9. בניית תכנית עבודה לימוד מצב קיים, שיחות עם תושבים, שיחות עם נושאי תפקיד קודמים הבנת התקציב ככלי למימוש תכנית העבודה 3 חודשים של תהליך מסודר ומובנה, בסיומו הוגדרה תכנית עבודה ותקציב חדש עיקרי היעדים בראייה חמש שנתית פרויקט כבישים בהיקף של כמיליון וחצי ₪ חגיגות שנות ה- 60 לכפר מונאש בשנת 2006 גידול בשנתונים לרמה של 15-20 ילדים בשנה צורך בשיפוץ גני שעשועים וגינות ציבוריות מועדונים נוספים ושיפוץ קיימים מגרש כדורגל מבני ציבור מיושנים מאד (ספריה, מזכירות, דואר, בית כנסת, בית עם, מועדון לחבר) בית העלמין מחייב השקעות בשבילים, כריית מסגרות קברים, גינון ניתוח תקציב קיים והרגלים קיימים תקציב שנתי של 600 אלף ₪ בהיעדר תקציב מספיק, קודמנו נמנעו מהשקעות והתמקדנו בשוטף ניהול כושל של בריכת השחייה הותיר חוב של 200,000 ₪ ובריכה מפסידה תכנית חמש שנתית – כפר מונאש 2004צרכים עיקריים

10. פרויקט כבישים הפרשת 100,000 ₪ לשנה במשך 5 שנים מהתקציב השוטף יוצרים קרן של 500,000 ש"ח שיכנוע האגודה החקלאית לתת ₪ כנגד ₪, מביא 500,000 ₪ נוספים תב"ר מועצה של 300,000 ₪ מאפשר יציאה לדרך חגיגות שנות ה- 60 לכפר מונאש בשנת 2006 קיצוץ דרמטי (מ- 110,000 ₪ ל- 60,000 ₪ לשנה) בשנים 2004-2005 ו- 2007-2008 תקציב של 100,000 ₪ לשנת 2006, בתוספת גביה עצמית של 40,000 ₪ מתושבים הפעלה רבה של תושבים ליצירה עצמית מתוך הישוב גידול בכמות הילדים ובני הנוער בכפר שיפוץ מועדון נוער ראשון בניית מועדון שני והשכרתו לצהרון למשך שנתיים, למימון הבניה ומזגנים לשני המועדונים הרחבה ובניה של גן שעשועים במסגרת שנות ה-60 תוך הפעלת תושבים וסיוע שלהם במימון מגרש כדורגל – שטח מהאגודה, בניה עצמית וגביה מרצון מתושבים דחיית שידרוג הגן הציבורי סביב בית העם וקיר הזכרון לקדנציה הבאה תכנית חמש שנתית – כפר מונאש 2004תכנית העבודה (1)

11. מבני ציבור מיושנים מאד הוחלט להגדיר בסדר עדיפות נמוך ולהעביר לדיון מחודש בקדנציה הבאה בית עלמין שיפוץ הדרגתי על פני שתי קדנציות, תוך מינוף דרך המועצה הדתית בריכת השיחה מעבר מיידי לתפעול רווחי ע"י העלאת מחירים, פתיחה לקהלים רחבים יותר וצמצום מיידי בהוצאות ובהשקעות החלטה שהבריכה תפעל כמרכז רווח/הפסד סגור החייב להחזיק את עצמו החלטה שפעילות הבריכה חייבת להחזיר עד תום הקדנציה שלנו את החוב שירשנו בגובה 200,000 ₪ תכנית חמש שנתית – כפר מונאש 2004תכנית העבודה (2)

12. פרויקט הכבישים הסתיים בעלות של 1.5 מליון ₪ תפור לצרכי הישוב, לתקציב הקטן יחסית, לאופי הכפרי שרצינו לשמר אירועי התרבות הצלחה מסחררת של אירועי ה- 60 תוך מעורבות רבה של תושבים הסטנדרט החדש של פעילות תרבות פנימית עניפה בפחות כסף מתוקצב וגביה מרצון של תושבים מאפשר להרים פעילויות מוצלחות (בירה נשירה) ילדים ונוער שני מועדונים גדולים לרשות הנוער – אחד לפעילות התנועה ואחד לפעילות חופשית בשעות הפנאי (ביליארד, הוקי אויר, טלויזיה) מגרש כדורגל שהוקם באופן עצמי ומומן כמעט כולו ע"י התושבים גן שעשועים חדש בחורשה שליד הבריכה בריכת השחיה הכפלה של ההכנסות תוך צמצום ההוצאות הביאו לפעילות רווחית השנה סיימנו להחזיר את החוב של 200,000 ₪ שירשנו בית העלמין בוצע שיפוץ ראשוני בעלות של 40,000 ₪, ממנה מחצית הסכום ע"י המועצה הדתית תכנית חמש שנתית – כפר מונאש 2004תוצאות בתום התקופה

13. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

14. הועד הנבחר סובל משתי בעיות בולטות הוא קטן מדי (5 חברים ברוב הישובים) אין לו את מכלול הכישורים הדרושים הפתרון הוא שילוב פעילים שונים בפעילות כחברים או ראשי ועדות לנושאים השונים כחברים או ראשי פרויקטים לנושאים ספציפיים שהועד מחליט לקדם ועדות הקבע שצריכות להיות בועד המקומי (בוריאציות שונות) גזברות תרבות, נוער, ילדים וחינוך, הגיל השלישי כבישים ותשתיות, מבני ציבור, גינון, אשפה ומיחזור בטחון, בית עלמין, בית כנסת בריכה בנוסף יש להקים צוותי פרויקטים לנושאים אחרים או גדולים במיוחד דוגמאות בכפר מונאש : פרויקט הכבישים, אירועי שנות ה- 60 מבנה ארגוני בסביבה התנדבותיתשילוב פעילים

15. הסמכות המוחלטת היא בידי הועד המקומי ניתן לבזר סמכויות לועדות השונות ניהול תקציבן במסגרת התקציב השנתי שהוקצה להן קבלת החלטות בנושאים שבתחום טיפולן יש להקפיד על דווח שוטף למליאת הועד המקומי אישרור שוטף של החלטות וביצוע תזכורת מתמדת לכולם שהאחריות הייתה ונשארת בידי הועד המקומי מעקב שוטף (ברמה חודשית) של ביצוע התקציב חשוב לעודד מעורבות של תושבים בתכנון וביצוע הפעילויות כאסטרטגיה המגבירה את הצלחת האירועים כאסטרטגיה ארוכת טווח לשאיבת תושבים לפעילות הציבורית ככלי יעיל להפחתת עלויות מבנה ארגוני בסביבה התנדבותיתסמכויות

16. מנווטים את הפעילות מתמקדים בסיוע אקטיבי לנושאים חשובים הזקוקים לעזרה רואים דברים בראיה רחבה מחזירים ל"פסים" דיונים או פעילויות שאיבדו דרכם בסיטואציות היוצאות מכלל שליטה – משמשים "קול התבונה" מעודדים את ראשי הוועדות והפרויקטים ומסייעים להם מבנה ארגוני בסביבה התנדבותיתמובילי הפעילות

17. לועד המקומי ולחבריו אחריות אישית עפ"י החוק מספר חוקים מכתיבים דרך טיפול בנושאים שונים התקשרויות מחייבות עמידה בחוק המכרזים אירועים תחת כיפת השמיים מחוייבים ברשיון אירוע גני שעשועים חייבים בבדיקה שנתית של מכון התקנים מקלטים חייבים בתחזוקה שוטפת תשתית כבישים ומדרכות מחוייבת בתחזוקה נאותה בריכת שחיה מחויבת ברשיון והפעלה עפ"י החוק ועוד... חריגה מתקציב הועד אינה חוקית ויש לה השלכות לא נעימות מבנה ארגוני בסביבה התנדבותיתאחריות עפ"י החוק

18. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

19. ישיבות ועד מסודרות וקבועות ("יום שני הראשון בכל חודש") ועדות מתכנסות לפי הצורך ומדווחות למליאת הועד באופן שוטף הגדרת זכויות חתימה וסמכויות (התחייבויות, מכתבים, שיקים) פרסום פרוטוקולים מפורטים תקציב דיוני תקציב עקרוניים בחודש ספטמבר אישור תקציב בחודש אוקטובר מעקב שוטף, עדכון במידת הצורך, דווח רבעוני למליאת הועד אסיפת תושבים לנושאים חשובים ובכל מקרה לפחות אחת לשנה ביצוע (1)

20. מזכיר ועד מקומי בשכר יומן אירועים ונושאים בטיפול כתובת לפניות הציבור ואחריות על מענה מסודר סיורים תכופים (יום ולילה) לאיתור מפגעים ובעיות טיפול בצמחיה (ציבורית ופרטית) הפולשת ומפריעה לשטחים ציבוריים תאורת רחוב אשפה, גזם, פסולת מוצקה ומיחזור סחף, ניקוז, כבישים, תמרורים הפעלת פקחים של המועצה – כזרוע אוכפת להחלטות הועד חניה חצרות פרטיות מוזנחות פינוי פסולת לרשות הרבים בניגוד לתקנות ביצוע (2)

21. קשר עם תושבים ישיבות ועד פתוחות לקהל פרסום פרוטוקולים פרסום דפי מידע או עלון תקופתי סיכום שנתי מפורט של הפעילות והניצול התקציבי שימוש במבני ציבור מחירון שימוש למבנים שונים ולקהלים שונים מה כן ומה לא (רעש, פגיעה ובלאי לרכוש, לכלוך ומטרדים) סכסוכי שכנים ובוררויות ביצוע (3)

22. עבודה מול ספקים הצעות מחיר או מכרזים ברמות השונות לפי החוק הזמנת עבודה ברורה ומעקב על הביצוע ריכוז החשבוניות, בדיקתם ואישורן תשלום דרך המועצה או דרך חשבון בנק של הועד המקומי קשר שוטף עם האגודה החקלאית מבני ציבור השייכים לאגודה ומופעלים ע"י הועד המקומי הדברה ניקוז, דרכים חקלאיות, שערים וכניסות היתרים, טפסי 4, בינוי ציבורי, קרקעות מים (גינון, בריכה) שיתוף נציג הישוב במליאת המועצה ביצוע (4)

23. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

24. ארנונה ארנונה לפעילות הועד המקומי 30% מהארנונה של המועצה 14.65% מארנונת העסקים בתחום הישוב אגרת שמירה תב"רים של המועצה השתתפות של המועצה הדתית תשלום מרצון של תושבים גביה ממשתמשי חוץ (שימוש במבנים) תקציב ככלי ניהולימקורות

25. תקציב ככלי ניהוליצו המיסים – תעריפים למ"ר (1)

26. תקציב ככלי ניהוליצו המיסים – תעריפים למ"ר (2) † שאר הישובים : אחיטוב, אלישיב, אמץ, בארותיים, בורגתה, בית-הלוי, בית-חזון, בית-ינאי, בת-חפר, גאולי תימן גן-יאשיה, חגלה, חניאל, חרב לאת, כפר-הרא"ה, כפר-חיים, כפר-מונאש, עולש ושושנת העמקים.

27. תקציב ככלי ניהוליארנונה שנתית לבית של 150 מ"ר † שאר הישובים : אחיטוב, אלישיב, אמץ, בארותיים, בורגתה, בית-הלוי, בית-חזון, בית-ינאי, בת-חפר, גאולי תימן, גן-יאשיה, חגלה, חניאל, חרב לאת, כפר-הרא"ה, כפר-חיים, כפר-מונאש, עולש ושושנת העמקים.

28. מעקב קפדני אחר התחייבויות והוצאות הגדרה ברורה מי יכול להזמין עבודה ומי מאשר את ההוצאה רישום פרטני של חשבוניות ששולמו טיפול בחריגות תקציביות מקור לחיכוכים – עלול להעכיר את האוירה הציבורית זיהוי מוקדם ככל האפשר יצירת אוירה ציבורית נגד חריגות שלילת סמכויות ממי שחורג ועדה שחורגת תממן את החריגה מתקציב השנה הבאה הנושא סבוך יותר בפרויקטים חד פעמיים נסיון (רע) במספר ישובים מראה כי חריגה ואבדן שליטה תקציבית יכולים להרוס קדנציה שלמה תקציב ככלי ניהולישליטה ומעקב

29. הועד המקומי כרשות מקומית יעדים ואסטרטגיה לחמש שנים מבנה ארגוני בסביבה התנדבותית ביצוע תקציב ככלי ניהולי סיכום שאלות ותשובות נושאים להצגה ודיון

30. ראיה חמש שנתית חזון משולב במעש סדרי עדיפויות ברורים פופולריות לא בכל מחיר מינוף פעילים רחב היקף שקיפות מירבית ודיון ציבורי פתוח יצירת מומנטום עשיה חיובי שליטה קפדנית בתקציב סיכום

31. אלי ברק יו"ר הועד המקומי כפר מונאש 052-5359125 barak.eli@gmail.com