Help?

1. Help? If you need any help in understanding the use of any part of this slide show please contact me: Phil – rooneypopper@yahoo.com

2. to 给： Basic Forward Planning Training 基本的提前计划培训 VSO and Qingyang Education Bureau VSO与庆阳教育局 ‘If you fail to plan, you plan to fail’ “预则立，不预则废”

3. Your Training Team Are…你的培训团队是…????

4. VSO英国海外志愿者服务社 介绍VSO以及服务目标 • 英国海外志愿者服务社是一个国际发展慈善机构VSO is an international development charity • 英国海外志愿者服务社通过志愿者行动消除贫困VSO works through volunteers to fight global poverty and disadvantage • 志愿者与当地同事和社区共同合作分享技能改善生活Volunteers work with colleagues and communities to share skills and achieve positive change together

5. What is planning?正在计划什么？ ‘The process of setting goals, developing strategies, and outlining tasks and schedules to accomplish goals’ 设定目标的步骤，实施策略，以及描述实现目标的主要工作任务和计划。

6. Team Building团队建设 Aims of session 目标 To help you understand the importance of a strong, cohesive team 帮助你懂得一支有很强凝聚力的团队的重要性。

7. Team Building Tasks团队建设的任务 • ‘Falling’ for your partner为你的搭档而“倾倒” • Anagrams 字谜 • ‘Helium’ stick齐眉棍 • Drawing from instructions随指令画图

8. 2. Effective Meetings有效的会议 Aims of session 目标 To help you understand the importance of organising and running effective meetings 帮助你理解组织有效的会议和高效的开会的重要性。

9. Types of Meeting会议类型 In general, there are 2 types of meetings: 一般分为2种会议： • A structured, formal meeting e.g. full staff meeting组织的、正式的会议。例如：全职工大会 • An informal meeting e.g. between two teachers非正式会议。例如：两个老师间的

10. ‘开会时，不是每个人都在注意听。如果他们想知道什么，可以问同事’‘开会时，不是每个人都在注意听。如果他们想知道什么，可以问同事’ ‘通常我不知道会议是关于什么的，当我参加时才会知道’ ‘开会过程中，我们没有机会发表意见，仅仅是听’

11. ‘有时，.我们得到的信息在我们临做之前才改变’‘有时，.我们得到的信息在我们临做之前才改变’ ‘时，我必须去参加一个会议，而那个会议却与我无关’ ‘由于会议从来没有准时开始而浪费了很多时间，我们总是要等那些不按时到达的人。 ’ ‘几乎从来都不知道一些会议会什么时间结束’

12. (Pre) Meeting Organisation Checklist会议（前）组织一览表 确定主持会议者Organise who will chair the meeting 确定会议记录者Organise who will record minutes 邀请相关人员参加会议Invite appropriate people to the meeting 征求议程的细节并编写议程Invite inclusions for agenda or compile agenda

13. (During) Meeting Organisation Checklist会议（中）组织一览表 欢迎所有与会者Welcome all present 记录缺席者Record absences 确认上次会议的时间Approveminutes of the last meeting 上次会议中发生的事情Mattersarising from the previous meeting 有无其他业务Any Other Business (AOB) 会议结束Close meeting

14. 休息

15. 一起协作

16. 3. Pre-planned Meetings会议前期计划 Aims of session培训目标 To help you understand the advantages of planning meetings in order to give sufficient notice to those involved 能够了解会议安排组织的优点，为参与会议的人员留出充足的准备时间。

17. Advantages 1优势 1 • Staff can rely on dates & times and plan their professional and personal lives教职工可以依据时间和日期，对于自己的工作以及个人生活做好计划安排 • The running of the school becomes more efficient 学校的运行更加有效顺畅 • Staff confidence will improve 有助于提高教职工的自信心

18. Advantages 2优势 2 • Meetings finish on time按时结束会议 • Staff time will be spent more efficiently教职工可以更有效的利用时间 • Fewer ‘double-bookings’ 减少双重预约 • Staff are less likely to be late for meetings会议时教职工的迟到率降低

19. 个例研究 ACase Study A 一位校长召开紧急会议，要求所有员工半小时之内到达。 大多数老师因为收到信息按时到来，然而一些老师由于晚些收到信息或者根本没有收到而迟到，或者在忙计划内的会议。结果，会议在20分钟后开始。 丁老师，一位教高三语文的女教师，又意外的接到了姑娘在读的学校打来的电话，邀请她去学校开会。她不知道怎么办。 校长欢迎每个与会者的到来，并介绍会议的目的。接着校长对监考过程作以强调，最后通知相关老师的监考及监考时间并结束会议。 会议的开始因为迟到而推迟了20分钟。 • 这次会议有多紧急？ • 会议期间谁管理学生？ • 丁老师应该怎样做？ • 会议组织中遗漏了哪些应该注意的因素？ • 以你个人观点来看，这次会议对每个人都有效吗，为什么？ • 对于没有参加会议的老师来说应如何得知会议的精神？

20. 个例研究BCase Study B • 下午五点二十，相关的人员集中在会议室召开监考会议。有监考经验的老师没有参加会议，相反，他们在教室监管学生。 • 办公室的墙上贴有通知，所以与会人员明白议程。首先，校长欢迎各位与会者的到来。秘书在记录单上记录了缺席者的名单。其次，讨论并记录了会议中的所有议程。再次，请与会者提出问题，进而作以讨论和解答。本会议别无其它事务。 • 会议下午六点按时结束。 • 为何所有与会者能够按时到场？ • 他们如何提前明白会议的思想？ • 会议的议程都包括什么? • 并非所有的监考者都需要参加会议，为什么？ • 你认为与会者对于会议按时结束会有什么感受？