COLOMBIA

1. COLOMBIA Taller de Auditores del Sistema de Gestión de Responsabilidad Integral Versión 4, Abril de 2008

2. Primer día Agenda 8:00 – 9:15 Revisión Conceptos de Responsabilidad Integral 9:15 – 10:30 Dinámica 1 10:30 – 12:30 Gestión de Riesgos y la continuidad del negocio 12:30 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 14:30 Evaluación inicial 14:30 – 15:30 Estándar y Especificación técnica del SGRI 15:30 – 17:00 Dinámica 2

3. Segundo día Agenda 8:00 – 8:30 Evaluación escrita del segundo día 8:30 – 9:30 Conceptos de auditoría 9:30 – 11:30 Taller de formulación y redacción de NO Conformidades 11:30 – 12:30 Taller Planeación y Preparación de la Auditoría 12:30 – 14:00 Almuerzo 14:00 – 16:00 Evaluación Final 16:00 – 17:00 Retroalimentación y entrega de diplomas

4. OBJETIVOS DEL CURSO • Al finalizar el curso los participantes podrán: • Comprender el desarrollo y funcionamiento del SGRI • Preparar programas de auditorias internas del SGRI con sus respectivas listas de verificación. • Hacer el seguimiento de los procesos post auditoria de la Compañía. • Informar a la Dirección de la Compañía acerca del nivel de cumplimiento de los requisitos del SGRI. • Introducir al participante en los conceptos de continuidad del Negocio y su relación con el SGRI

5. Conceptos de auditoría. ISO 19011

6. Revisión Conceptos de Responsabilidad Integral

7. RESPONSIBLE CARE® CANADA 1985 Respuesta voluntaria de la industria química a un proceso de deterioro de su imagen pública HOY 2008 53 Países a nivel mundial involucrados en Responsible Care®. En Colombia Responsabilidad Integral® en continuo progreso desde 1994 con cobertura en diversos sectores industriales http://www.responsiblecare.org/

8. International Council of Chemical Associations

10. Estrategia de Continuidad de Negocio Es un proceso de la gerencia, que identifica los impactos potenciales que amenazan una organización y provee un marco para la construcción de la capacidad de recuperación de la empresa para una efectiva respuesta que salvaguarde los intereses de sus principales accionistas, reputación, marca y actividades de generación de valor.

11. Responsabilidad Corporativa Estratégica Integrada en la cadena de valor de la empresa Responsabilidad Básica Cumplimiento Legal Responsabilidad Corporativa Táctica Algo más que la legislación Enfoque, orientación y tipos de Responsabilidad Corporativa Enfoque reactivo Contingencia Social, Económica, Ambiental Presión del Mercado Empresa Enfoque proactivo Conveniencia Lead Time Conciencia

12. Compradores: Sus prácticas de compras alineadas internamente con los objetivos sociales y ambientales de la organización. Proveedores: Responsables por unas buenas condiciones laborales (S&SO) y ambientales en el sitio de trabajo. (Los compradores pueden suministrar apoyo para fortalecer la estrategia de continuidad del negocio). Empoderamiento de los trabajadores: Desarrollando cada vez un lugar de trabajo con mayor información y participación de los trabajadores; con acceso a canales de comunicación seguros, medios eficaces de levantar y de resolver conflictos y oportunidades para desarrollar mejores competencias. Marco de políticas públicas: que aseguren un cumplimiento más amplio y uniforme de la legislación relevante. Una visión de la cadena de suministro sostenible

13. Evolución de la Administración de Riesgos

14. Cambios en la Gestión de Riesgos (Grupos de Interés)

15. Responsabilidad Integral es la iniciativa voluntaria de la industria a nivel global para lograr los siguientes objetivos: Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuación en SSMA, de tecnologías, procesos y productos a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daños a la población y al medio ambiente. Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos. Informar abiertamente sobre la actuación, los logros y las deficiencias. Escuchar, involucrar y trabajar con la población para comprender y considerar sus preocupaciones y expectativas. Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de reglamentos y normas efectivos, cumpliéndolos o yendo más allá de sus exigencias. Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestión responsable de los productos químicos

16. ELEMENTOS FUNDAMENTALES

17. CODIGOS DE PRACTICAS GERENCIALES Sistema Integral de Gestión (SGRI) Preparación de la comunidad para Respuesta a Emergencias (Apell) Distribución y Transporte Seguridad del Proceso (Control de Pérdidas) Protección Ambiental (ISO 14001) Acompañamiento del Producto (ISO 9001) Seguridad y Salud de los Trabajadores (OHSAS 18001) Seguridad Física y de la Información (BASC/ISO/IEC 17799)

18. Comunicación y consulta. Partes Interesadas

19. Articulación de Responsible Care. Terminología Declaración Global de Reponsible Care® Principios B Principios Básicos Globales Elementos Fundamentales de Reponsible Care® Principios Guía (Contenidos en los Términos de Adhesión de Responsabilidad Integral Colombia) Especificación Técnica del SGRI Guía Técnica para la Implementación y Mejora del SGRI Documentación del SGRI (manuales, procedimientos, instructivos, registros, datos, etc.)

20. Declaración Global. Elementos Clave • Adoptar los principios básicos globales de Responsible Care (6). • Desarrollar los elementos fundamentales de los programas nacionales de Responsible Care (8). • Comprometerse a hacer progresar el desarrollo sostenible. • Mejorar de forma continua e informar de la actuación. • Reforzar la gestión de los productos químicos a nivel mundial – acompañamiento del producto. • Facilitar y abogar por la extensión de Responsible Care a lo largo de la cadena de valor de la industria química. • Apoyar activamente los procesos de gobernabilidad de Responsible Care nacionales y globales. • Dar respuesta a las expectativas de los terceros interesados acerca de las actividades y productos de la industria química. • Aportar los recursos apropiados para implementar eficazmente Responsible Care.

21. PRINCIPIOS BÁSICOS GLOBALES Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuación en SSMA, de tecnologías, procesos y productos a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daños a la población y al medio ambiente. Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos. Informar abiertamente sobre la actuación, los logros y las deficiencias. Escuchar, involucrar y trabajar con la población para comprender y considerar sus preocupaciones y expectativas. Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementación de reglamentos y normas efectivos, cumpliéndolos o yendo más allá de sus exigencias. Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestión responsable de los productos químicos

22. Principios Guía - Compromisos de las empresas • Adherir al Proceso mediante la firma del compromiso Público • Adoptar el enfoque de los sistemas de gestión. • Utilizar tecnologías y procesos limpios y seguros cuando construyan nuevas plantas o amplíen sus instalaciones • Presentar anualmente los resultados de la Autoevaluación, Indicadores de Desempeño y Metas para el avance. • Adoptar procesos de verificación externa • Ampliar los canales de comunicación con la comunidad y demás partes interesadas para abordar sus preocupaciones en HSE&S • Promover el sentido de responsabilidad individual en relación con el SSA, bienestar y prevención de todos los factores de riesgo. • Compartir las mejores prácticas a través de la Ayuda Mutua. • Extender la ética, principios y prácticas de RI a lo largo de la cadena. • Hacer uso adecuado del logo

23. Sistema de indicadores de desempeño • Desempeño económico • Desempeño social • Desempeño en salud y seguridad de los trabajadores • Desempeño en protección ambiental • Desempeño en distribución y transporte • Desempeño en acompañamiento del producto • Desempeño en seguridad física y de la información

24. Desempeño Económico Indicadores Claves Ventas Producción / Comercialización Inversiones EHS Gastos EHS

25. Desempeño Social Indicadores Claves Generación de empleo Inversión social Capacitación y entrenamiento Sanciones y multas Inquietudes resueltas

26. Desempeño en Seguridad y Salud Indicadores Claves Accidentalidad Enfermedades profesionales Incidentes Simulacros

27. Desempeño Protección Ambiental Indicadores Claves Vertimientos Consumo de recursos Emisiones Agua - Combustibles - Energía - • Material Particulado • VOC´s • Generadores polución y lluvia ácida • Gases de efecto invernadero • Sustancias Agotadoras de Ozono Residuos

28. Distribución y Transporte Indicadores Claves Capacitación y entrenamiento Incidentes Sustancias movilizadas Simulacros Evaluación de transportadores

29. Acompañamiento del producto Indicadores Claves Tarjetas de Emergencia • Capacitación y • Entrenamiento de: • Distribuidores • Almacenadores • Clientes Hojas de Seguridad (MSDS) • Evaluación de: • Distribuidores • Almacenadores • Clientes

30. Security Seguridad física y de la información Indicadores Claves Análisis de vulnerabilidad Inversiones Simulacros / pruebas de continuidad del negocio Gastos Incidentes

31. Dinámica 1Formulación de la política y objetivos

32. Trabajo en GrupoFormulación de Objetivos • Selección de una organización (real o ficticia) • Formulación de objetivos basados en el objeto social de la organización y los principios básicos globales de RI • Redacción de la misión y visión • Redacción de la política

33. Objetivos • Evitar duplicación de tareas. • Dar respuesta inicial al 100% de solicitudes de los clientes en las primeras 72 horas • Mejorar la comunicación entre las diferentes áreas • Reducir los tiempos de respuesta para los requisitos legales (10%). • Sacar provecho a la información disponible en las otras áreas • Implementar un sistema de control de documentación en 2008. • Fortalecer el enfoque preventivo en el cumplimiento de requisitos legales colombianos en EHS. • Levantar matriz de requisitos legales con responsabilidades e indicadores de cumplimiento.

34. Objetivos • Interactuar con los entes de la cadena para que conozcan los riesgos de la empresa / Mejorar nuestra imagen corporativa ante la comunidad y las autoridades • Mejorar el desempeño de los procesos en x% • Cumplir con los estándares nacionales y buscar estándares de clase mundial. • Lograr una cultura de responsabilidad integral • Desarrollar las operaciones de la planta de forma segura y saludable protegiendo el bienestar de las personas, respetando el medio ambiente y el uso racional de los recursos

35. Ejemplos de Misión • Trabajar para ser los proveedores preferidos en el servicio de transporte de carga liquida a granel, en el ámbito local, nacional e Internacional; para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, con un portafolio de servicios de alta calidad, que nos permita ser reconocidos como lideres en la especialidad. • Ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio de transporte terrestre de carga a nivel nacional, apoyándonos en nuestra experiencia, tecnología y el mejor talento humano que garantiza la total satisfacción del cliente.

36. Ejemplos de Visión • Consolidarnos en el año 2010 como la empresa con mayor y mejor capacidad de respuesta, para transportar líquidos a granel, con talento humano y equipos adecuados; garantizando la conservación del medio ambiente, salud y seguridad. Alcanzando altos índices de gestión para beneficio de socios, clientes y proveedores. • Ser la empresa líder en prestación del servicio de transporte terrestre de carga a nivel nacional, abriendo más oficinas en distintas ciudades del país para lograr mayor cobertura y capturar más participación del mercado, contando con la mejor tecnología en informática y aumentar la flota vehicular actual que posee en un promedio del 10% anual.

37. Ejemplo de Política • Prestar servicios con altos niveles de confiabilidad, soportados con talento humano comprometido, una flota de vehículos de alta tecnología, un programa efectivo de mantenimiento, una gestión orientada a la mejora continua y a las necesidades del cliente; aumentando así su fidelidad y acercamiento día a día.

38. Continuidad del Negocio

39. Emergencia Es cualquier evento no planeado que puede causar muertes o lesiones considerables a los empleados, clientes o público; o que puede dejar cesante un negocio, interrumpir las operaciones, causar daño a la propiedad, equipos o al medio ambiente, o amenazar la estabilidad financiera o la imagen pública y sobrepasa la capacidad de respuesta de las personas y organizaciones.

40. Plan de Emergencia Es aquel en el cual se definen las políticas, la organización y los métodos, que indican la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre tanto en lo general como en lo particular.

41. Contingencia Situación de alteración del funcionamiento normal de una actividad, que se crea durante y, preferentemente, después de un accidente. Plan de Contingencia Es un componente del plan de emergencia que contiene los procedimientos específicos para la pronta respuesta en caso de presentarse un evento como una fuga, un derrame, un incendio, entre otros.

42. Desastre Situación catastrófica en la cual las pautas de la vida cotidiana han sido interrumpidas súbitamente y afectan a gran número de personas y de activos. Crisis Una situación que pone a juicio los valores de una empresa ante la opinión pública.

43. Definiciones Básicas ACCIDENTE Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra perdida. (OHSAS 18001) INCIDENTE Evento que genero un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente. (OHSAS 18001) PELIGRO Es una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de éstos. (OHSAS 18001) IDENTIFICACION DELPELIGRO Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características. (OHSAS 18001)

44. Definiciones Básicas RIESGO Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso específico. (OHSAS 18001) EVALUACION DE RIESGOS Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste es tolerable o no. (OHSAS 18001) SEGURIDAD Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable. (OHSAS 18001) RIESGO TOLERABLE Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia política de seguridad y salud ocupacional. (OHSAS 18001)

45. Estrategia de Continuidad de Negocio Es un proceso de la gerencia, que identifica los impactos potenciales que amenazan una organización y provee un marco para la construcción de la capacidad de recuperación de la empresa para una efectiva respuesta que salvaguarde los intereses de sus principales accionistas, reputación, marca y actividades de generación de valor.

46. Evaluación de Riesgos Preocupación de la Alta Gerencia

47. Identificación y caracterización de los peligros y amenazas Se deberá realizar una identificación de los peligros a los cuales está expuesta la organización , por medio de una observación y estudio detallado de los procesos, actividades que realiza y su entorno, indicando cuales son aquellas situaciones que pueden llegar generar una emergencia para la empresa. Detectados y clasificados los Peligros, analizarlos según su probabilidad de ocurrencia o AMENAZA “probabilidad de que el fenómeno de origen natural o humano, potencialmente capaz de causar daño y generar perdidas se produzca en un determinado tiempo y lugar”.

48. Clasificación de las emergencias según su origen • Natural: Son todas aquellas producidas en forma directa o indirecta por fenómenos naturales, entre otras: Sismos, inundaciones, huracanes, maremotos, tormentas, incendios forestales. • Tecnológica: Son todas aquellas inherentes a los procesos, equipos, materias primas e insumos, desarrollados y utilizados por las empresas, de acuerdo con su actividad económica. Entre otras tenemos: incendios, explosiones, derrames, intoxicaciones, vertimientos, etc. • Social: Son todas aquellas emergencias • producidas por desordenes de tipo social, • como por ejemplo: amenazas, atentados, • robos, secuestros, entre otros.

49. Clasificación de las Crisis • Operacionales • Pérdida de contención y ruptura • Trastornos en infraestructura • Negocios y Asuntos Públicos • Decisiones de negocios • Percepción pública • Protección (Security) • Terrorismo • Criminal

50. Operacionales Pérdida de Contención y Ruptura • Fuego/Explosión • Derrame/Escape de Vapores • Fallas de Proceso • Transporte • Manejo de Desastres humanos • Manejo de desastres locales no relacionados con la compañía • Manejo de intervención gubernamental