بسمه تعالی

2. بسمه تعالی

3. مدیریت اسناد وبایگانی دکتر زهرا پزشکیان مدیریت نظارت بر امور دارو ومواد مخدر دانشگاه علوم پزشکی مشهد

4. مديريت امور دفتری: مجموعه اصول و روشهايی است که ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کليه سطوح سازمانی می گردد. امور دفتری يا سيستم گردش نامه های اداری: دريافت،ثبت، ارجاع ،پيگيری وصدور را شامل می شودو هر کدام از مراحل مذکور نيز از اقدامها و مراحل جزيی تری برخوردارمی باشد.

5. دبير خانه: دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

6. نامه های اداری: يک وسيله مکتوب اداری است که در اجرای وظايف اداری تهيه و يا دريافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاريخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبير خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

7. مشخصات کامل یک نامه اداری 1- آرم نامه 2 – شماره نامه 2 – تاریخ نامه 3 - پیوست 4 - عنوان 5 – موضوع نامه 6 – متن نامه 7 – امضا (اصل یا از طرف) 8 – رو نوشت 9 – آدرس – شماره تلفن – ایمیل – سایت

8. يادداشت اداری: برای هدايت و راهنمايی و تسريع در امور و وظايف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاريخ و امضاء می باشد.

9. درخواست : نامه ای که یک فرد حقیقی به اداره یا سازمانی می نویسدو خواسته یا موضوعی رامطرح می کند.باید دارای عنوان –امضا – تاریخ باشد و حاوی مطالب درخواستی شخص به صورت محترمانه و مختصر ومفید بیان شده باشد.

10. انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری: • 1- وارده 2- صادره • شخصی • اداری • محرمانه • 1- محرمانه • 2- خيلی محرمانه • 3- سری • 4- کلی سری

11. انواع نامه های اداری از نظر اموراداری: 1- ابتدا به ساکن 2 – پیرو 3 – بازگشتی یا عطفی

12. عوامل سازماندهی مديريت امور دفتری: • کارکنان با تجربه وآموزش ديده. • تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتری • تعيين خرده سيستمها و روشهای کاری • تعيين مکان مناسب با نوع دبير خانه • تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبير خانه • تعيين و تهيه دستورالعملها و راهنما های لازمه • تعيين دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معين

13. عناوين شغلی دبير خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری • رئيس دفتر يا دبير خانه • معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه • مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها • مسئول جمع آوری و توزيع نامه ها

14. تفکيک نامه ها در مديريت امور دفتری: • عادی • بازکردنی • قابل کنترل

15. نامه ها دودسته هستند: • نامه های خصوصی و اداری ویژه • نامه های باز شدنی

16. فرم کنترل نامه: مشخصات نامه های ارسالی به کليه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گيرندگان مشخص می نمايد.

17. کد گذاری نامه: برای تسهيل کار متصديان تعيين مسير گردش نامه، بايد کليه واحدها دارای کد شناسايی باشند تا به وسيله کد گذاری امر شناسايی و توزيع نامه ها آسانتر صورت پذ يرد.

18. انواع دفاتر وفرمهای مديريت امور دفتری: • دفتر ثبت وارده و صادره • دفتر اندکس دبيرخانه • دفتر راهنمای الفبايی • دفتر اندکس شماره ای • دفتر ارسال ورسيد نامه ها • فرم ها : • فرم در خواست پرونده • فرم جانشين پرونده • فرم ارجاع نامه

19. کنترل نامه ها: برای ثبت نامه های وارده و صادره همچنين تعيين محل آنها به کار برده می شود.

20. روشهای کنترل: • کنترل تک فرمی • کنترل از طريق فرم ارسال نامه ها • کنترل از طريق دفتر رسيد نامه ها • کنترل از طريق دفتر ثبت وارده و صادره نامه ها

21. دبیرخانه 1 – متمرکز 2 – غیرمتمرکز 3 - مرکب

22. نظام غير متمرکز مديريت امور دفتری: استفاده برای سازمانهای بزرگی که حجم نامه های وارده آنها زياد است، بسيار مناسب می باشد.

23. مکاتبات دارویی: از حساسیت بیشتری بر خوردار است که باید دقت شود ودر مکاتبات نام داروها صحیح وحتما نام لاتین درکنار نام فارسی درج شود

25. بايگانی قسمت اول : تعاريف و اصطلاحات بايگانی

26. تعريف بايگانی: • بايگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظيم و نگاه داری و حفاظت اسناد ومدارک، بر طبق روشی معين به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت. • بايگانی به معنای محل نگاه داری اسناد بر طبق ضوابط معين و علمی

27. تعريف طبقه بندی از نظر بايگانی: تقسيم بندی اسناد به دسته هايی که حداقل ميان آنها يک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد.

28. يک طبقه بندی منطقی و صحيح که اساس تشکيل پرونده است، بايد دارای اين خصوصيات باشد: اطمينان، سرعت، سهولت، قابليت انعطاف

29. تعريف تنظيم اسناد: منظم و مرتب کردن پرونده ها در هر يک از گروه های تعيين شده در طبقه بندی اسناد را اصطلاحأ تنظيم مي گويند.

30. تعريف کد يا علامت رمز: از تبديل اسم و يا يک موضوع به يک علامت قراردادی. اين علامت می تواند به صورت شماره يا حرف انتخاب شده باشد.کد به منزله ی علامت اختصاری طبقه بندی نيز محسوب می شود.

31. اداره امور بايگانی هر سازمان با استفاده ازسه شيوه صورت می گيرد. • نظام پراکنده • نظام متمرکز بايگانی • نظام غير متمرکز

32. مزايای نظام غير متمرکز: • ترديک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان • آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوين پرونده ها • احساس تعلق بيشتر بايگان به اداره خود و در نتيجه کارآيی بيشتر

33. قسمت دوم: اصول روش های بايگانی • منطقی ترين نوع طبقه بندی مربوط به بايگانی • طبقه بندی بر مبنای شاخص هايی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافيايی • طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه • طبقه بندی بر اساس تاريخ

34. روشهای تنظيم پرونده های اسمی: • روش الفبايی ساده • ترتيب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما • روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی • روش شماره ی رمز الفبايی • روش حرف و عدد • روش شماره گذارمتوالی يا مسلسل

35. روش هايی که برای تنظيم مکاتبات اداری و پرونده های موضوعی مورد استفاده قرار می گيرد: • روش الفبايی • روش شماره ای مسلسل • روش شماره گذاری مرکب يا روش موضوعی • روش شماره گذاری محدود يا مقطع و روش کارتن – جزوه دان • روش اعشاری يا دسيمال

36. روش جغرافيايی: تشکيل پرونده به نام يک واحد خاص مانند شهر، منطقه و يا استان

37. روش شماره ای محض: اين روش فقط شماره ی پرونده يا شماره سند ملاک تنظيم است. اين روش در بايگانی حسابداری اسناد هزينه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن يا در بايگانی خودروها می توان مشاهده کرد.

38. روش تاريخی: اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاريخی، زمان ايجاد، مراجعه و يا تعقيب پرونده يا سند مورد نظر می باشد. بنابراين اسناد و پرونده هايی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته يا روز است، تنظيم و بايگانی می گردند.

39. تسجيل راکد بودن پرونده ها: • عنوان پرونده • تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده • شماره يا کد پرونده • ساير اطلاعات مورد نياز

40. در بايگانی راکد پرونده ها به دو طريق تنظيم می گردد. • با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود • شماره و کد جديد با تنظيم دفتر راهنمای بايگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.

41. بایگانی دارویی:1 – دقت در نگهداری مکاتبات واسناد2 – تنظیم بر اساس تاریخ اسناد ومدارک3 – پرونده دارویی در اختیارارباب رجوع قرار نمی گیرد مگر بارعایت کلیه مقررات

42. دولت الکترونیک اتوما سیون اداری آرشیو مکانیزه

43. پایان پایان