APROVISIONAMIENTO Y ALMACENAJE

1. APROVISIONAMIENTO Y ALMACENAJE C.D.T. L ´ALQUERIA DEL DUC. GANDIA 2008

2. GESTIÓN DE COMPRAS • Los objetivos principales de la gestión de compras son adquirir los productos que precisa la empresa a un precio justo, de unos proveedores adecuados, en cantidad y tiempo preciso. Es decir:Mantener de forma permanente y regular el abastecimiento de materias primas, bienes y servicios y realizar su gestión para que la empresa desarrolle su actividad con satisfacción.

3. Condiciones mínimas para una adecuada gestión de compras • Responsable de compras cualificado y honesto. • Compras centralizadas en una sola persona. • Ficha para cada producto, con las principales especificaciones de compra. • La utilización de un método efectivo de compra.

4. FUNCIONES DEL JEFE DE COMPRAS • Es la persona encargada de gestionar la adquisición de todos los artículos, equipos, herramientas e instalaciones que precisa la empresa. El responsable de compras debe controlar todo el proceso de principio a fin, poniendo especial atención en los siguientes puntos: • Análisis y determinación de las necesidades. • Estudio de las condiciones de compra (Relación calidad-precio) • Elección de los proveedores. • Control en la recepción de las mercaderías. • Gestión administrativa de las compras.

5. PREVISIÓN DE LAS NECESIDADES DE COMPRAS. • Las necesidades de compra dependerán básicamente de: • Demanda de compra de los diferentes departamentos. • Análisis de los stocks: stock mínimo, máximo y de seguridad. • Tamaño y capacidad del almacén (cámaras). • Fecha de caducidad del producto. • Capacidad y política financiera del establecimiento. • Previsión en Nº de clientes para el periodo. • La composición de los menús, carta, sugerencias, etc.

6. PROVEEDORES • Persona o empresa que abastece a la empresa de productos. • En las empresas hosteleras es necesario tener varios proveedores (productos cárnicos, pescados, lácteos, utillaje...). • Podemos distinguir los siguientes tipos de proveedores: • Habituales: Suministran las demandas normales de la empresa. • Ocasionales: Elegidos en un momento determinado por las condiciones que ofrecen: Ofertas, ventajas de pago, descuentos... • Obligados: Distribuidores exclusivos de un tipo de producto concreto. • Proveedores–fabricantes: Producen el producto y lo distribuyen. • Cooperativas: Varias personas o empresas se asocian para ofrecer un determinado servicio (Objetivo: El abaratamiento de costes).

7. Mayoristas: Grandes empresas que ofrecen uno o varios productos siendo las características principales: • Realización de un pedido mínimo. • La exigencia de carné de socio. • No vende al público en general. • Minoristas: Ofrecen sus productos también a particulares, hay posibilidad de acuerdos (rappels, descuentos, bonificaciones...).

8. Se recomienda el uso de una “ficha de proveedor” donde anotaremos todas las características importantes del mismo: • Gama completa de productos. • Domicilio. • Juicios de otros compradores. • Condiciones de venta. • Listado de precios actualizado

9. El fichero de proveedores deberá actualizarse de forma continua detallando las cantidades, rechazos, las reclamaciones, los motivos... • Una vez completado el fichero y, después de un estudio minucioso de los factores más importantes contactaremos con los que más convenga.

10. Los factores más importantes para decidir proveedores: • Calidad. • Precio. • Servicio y plazo de entrega. • Crédito

11. Otros factores importantes que no están directamente relacionados con el artículo pueden ser: • Rappels sobre compras. • Aumento de los plazos de pago o descuentos por pronto pago. • Reducción de la cantidad mínima de pedido al mismo precio. • Almacenamiento del producto en locales del proveedor. • Mejora de las condiciones de embalaje, reducción del volumen.

12. Abono de los gastos de transporte. • Muestras gratuitas. • Protección contra las oscilaciones de precios. • Aumento de la incidencia de los descuentos por cantidad. • Aportación de documentación sobre el producto.

13. PROPUESTA DE PEDIDO Y ORDEN DE COMPRA • Será rellenado por los jefes de departamento. • El conjunto de propuestas de pedido formará la orden de compra. • La propuesta de pedido tiene la doble misión de impedir las compras no autorizadas y facilitar el control en la recepción de las mercancías.

14. MODELO DE PROPUESTA DE PEDIDO

15. GASTO DE LA COMPRA • Una gestión de compras bien organizada, conlleva un gasto que hay que tener en cuenta. • Gasto de aprovisionamiento: Mano de obra y material oficina. • Gasto de almacenamiento: Intereses sobre el capital inmovilizado, gestión. • Gasto por discontinuidad en la producción: Compra de productos fuera de temporada. • Gasto de provisión nula: Falta de un alimento que impide la venta de un producto.

16. COMPRAS CENTRALIZADAS • Las compras centralizadas son una forma de abaratamiento del coste del producto a través de la unión de varios compradores. • Básicamente hay dos formas de desarrollar este procedimiento: • El grupo de compra: La unión de varios compradores ante un proveedor. • Cooperativas de compra: Similar, en este caso con personalidad jurídica.

17. GESTIÓN DE RECEPCIÓN • El control en la recepción de las mercaderías va a evitar pérdidas financieras (hurtos, aumento de desperdicios, diferencia entre lo pedido y lo recibido). • Algunas acciones básicas en la gestión de la recepción son las siguientes: • Acondicionamiento del área de recepción. • Comparación de lo recibido y la orden de compra (Albarán). • Pesado de las mercancías por separado, comprobando su peso neto.

18. Sistema de etiquetado para los productos (fecha entrada, P.V.P...). • Control inmediato de la calidad (frescura, características organolépticas (medir la temperatura en el interior de los alimentos...). • Almacenamiento rápido de los artículos recibidos, sobre todo los perecederos. • Comunicaremos a los departamentos la llegada de las mercancías. • Se evitará la entrada de mercancías en horas punta. • Se inspeccionará los transportes utilizados (S.A.F.E.)[1]. • Se vigilará el acondicionamiento del producto: cajas, bolsas... • Tendremos documentos de registro de las entradas, devoluciones y retornos de géneros.

19. EQUIPO PARA LA RECEPCIÓN: • Una báscula de gran pesada. • Otra balanza más pequeña y de precisión, ( para azafrán, pimienta...) • Termómetro con sonda. • Pequeño laboratorio portátil de análisis del grado de contaminación. • Recipientes de uso interior, de plástico alimentario o acero con tapas de cierre hermético para recoger y guardar aquellos alimentos perecederos fácilmente contaminables.

21. En el almacén de alimentos está prohibido almacenar: Productos de limpieza, insecticidas, raticidas y medicamentos. • Se ha de aplicar un programa permanente y eficaz para eliminar los focos infecciosos como pueden ser los insectos o los roedores.

22. DOCUMENTACIÓN PARA LA COMPRA YRECEPCIÓN

23. La ficha de proveedor es un documento de uso interno que recoge toda la información acerca de cada proveedor: Nombre, dirección completa, productos que ofrece, precios, estadística de rechazos, posibles descuentos, anotaciones significativas, historial de compras, datos bancarios...

24. El albarán es un documento emitido por el proveedor, incluye todos sus datos comerciales y una lista detallada de los artículos que entrega. • Consta de un original y una o varias copias (según formatos). • El original permanecerá en manos del proveedor como garantía de entrega y la copia en la empresa para realizar la comprobación de la mercancía. • A partir del albarán podremos hacer el relevée en cocina, la ficha de inventario permanente en bodega o almacén etc.

25. MODELO DE ALBARÁN

26. Factura de compra: Documento emitido por el proveedor. Enumera los artículos o servicios, la cantidad, precio unitario, otras cargas diversas y los impuestos conformando el TOTAL a pagar.

27. Informe diario de compras: Este documento nos informará acerca de las compras realizadas en una jornada detallando artículos y proveedores. Se remitirá al departamento de Administración para verificar las cantidades con los albaranes e imputar el consumo a cada departamento.

29. Informe diario de recepción: Resumen de lo recibido en el día. Lo hace el encargado de la recepción y envía una copia a Administración.

31. Memorandum de retornos: Documento que refleja las incidencias en la entrega de los productos. Los pasos que se siguen para elaborarlo son: • Rellenar el memorandum explicando el motivo de la incidencia. • Devolver la mercancía inmediatamente. • Indicar en la factura la razón de la devolución. • Avisar al responsable de compras o autoridad correspondiente.

32. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL ALMACÉN • CATEGORÍAS PROFESIONALES EN EL ECONOMATO Y LA BODEGA • ORGANIZACIÓN DEL ECONOMATO O ALMACÉN • FUNCIONES Y ACTIVIDADES EN EL ALMACÉN • DOCUMENTACIÓN EN EL ECONOMATO O ALMACÉN

33. CATEGORÍAS PROFESIONALES EN EL ECONOMATO Y LA BODEGA • Según la ordenanza laboral y los convenios colectivos de Hostelería, las categorías son: • Jefe de Economato y Bodega. • Bodeguero. • Ayudante de Economato y Bodega. • Mozo de Economato y Bodega.

34. ORGANIZACIÓN DEL ECONOMATO O ALMACÉN

35. El economato, se ha de dividir siempre en cuatro subdepartamentos: • Productos perecederos: Recepción, distribución y control. • No perecederos. • Bebidas • Varios: La mayordomía se encarga de la plata, vajilla, cristalería, etc. La Lencería es donde se almacenan los uniformes, manteles, paños...

36. FUNCIONES Y ACTIVIDADES EN EL ALMACÉN • Mantener las existencias de seguridad de todos los productos. • Recibir todos los pedidos verificando los datos. • La distribución de los alimentos a cada departamento. • Mantener el economato limpio y ordenado. • Saber en todo momento el valor de las existencias almacenadas.

37. DOCUMENTACIÓN EN EL ECONOMATO ALMACÉN • Son las pruebas escritas de todo departamento. • Lo más frecuente es que cada empresa diseñe sus propios documentos. • Existen algunos de obligado cumplimento y otros complementarios. • Albarán. • Ficha de mercaderías o inventario permanente. • Vale de pedidos o de suministros. • Inventario diario o “relevé” de economato. • Inventario físico. • Vale de mermas y roturas. • Parte de consumo diario.

38. Ficha de mercaderías, de inventario permanente de cada producto: Datos de cada clase, marca y tamaño de envasado de cada artículo que maneje la empresa.

40. Vale de pedidos o de suministros: Se debe utilizar para retirar pedidos del economato. Generalmente será el responsable de cada departamento el que lo realice Todos los artículos suministrados se darán de baja en la ficha de inventario permanente y se reflejarán en el parte de consumos diarios.

42. PARTE DE CONSUMO DIARIO • Es una recopilación de la información que figura en los vales de suministros de cada departamento para retirar productos del economato. Facilitará mucho la labor a otros departamentos (administración) y es un elemento más de control.

44. Inventario diario o relevé de economato: El movimiento de todos los artículos. • Los que se realizan más frecuentemente son los de almacén y cocina.

46. Inventario físico: Relación detallada de todos los artículos existentes en el almacén, especificando la cantidad y la valoración en pesetas de los mismos:

48. Vale de mermas y roturas: Para comunicar a la dirección la cuantificación de éstas (fecha, sección, artículo, unidad de medida, cantidad, valor unitario, importe, causa de la merma o pérdida y firma del encargado del economato).

49. GESTIÓN DE INVENTARIOS O STOCKS • LAS FUNCIONES PRINCIPALES DE LOS INVENTARIOS 1. Regulación del flujo de entrada y salida de mercaderías. 2. Reducción de riesgos para la empresa: Paralización de la producción, no poder atender pedidos importantes... 3. Abaratamiento de la producción (reducción de costes). 4. Facilitar el transporte y distribución de los productos. “Inventario activo” Es la cantidad de un mismo producto que se utiliza en el transcurrir normal de la empresa.

50. STOCK MÍNIMO, MÁXIMO Y DE SEGURIDAD • La forma de calcular el stock de seguridad es la siguiente: • Conocer el consumo de un artículo determinado en un plazo de tiempo. • Averiguar consumo por día; 600 Ud./mes; 600/30 = 20 ud./día. • Evaluar los riesgos previsibles: