کنترل پروژه

1. دوره آموزشي: کنترل پروژه مدرس : فرزاد خرمشاهی

2. محتوي دوره • بررسي مفهوم پروژه و چرخه حيات پروژه • تشريح لغات و اصطلاحات کليدي مديريت پروژه • تشريح فاز در پروژه • تشريح فرايندهاي مديريت پروژه • مدیریت دامنه • مدیریت زمان • مدیریت هزینه • مدیریت ریسک • مدیریت ارتباطات • مدیریت تدارکات • مدیریت منابع انسانی • مدیریت کیفیت • مدیریت تغییر • کارگاه هاي آموزشي

3. دو استاندارد مرتبط با مديريت پروژه • PMBOK Guide 2004 • Project Management Body Of Knowledge • يکي از استانداردهاي ملي آمريکا • مجموعه اي از تجربه هاي موفق • BS ISO 10006:2003 • پيشنهاد شده توسط موسسه استاندارد بريتانيا(BSI) • منتشر شده توسط سازمان بين المللي استانداردسازي (ISO)

4. PMBOK Guide • موسسه مديريت پروژه آمريکا (PMI) اولين ويرايش استاندارد دانش پايه مديريت پروژه (PMBOK)را در سال 1996 منتشر کرد. • در سال 1999 اين کتاب توسط موسسه ملي استاندارد آمريکا (ANSI)مورد تاييد قرار گرفت • در سال 2000 ويرايش دوم • در سال 2004 ويرايش سوم • اين استاندارد با دربر گرفتن 44 فرايند، در پي آن است که کليه فعاليت‌هاي مديريت پروژه را پوشش دهد

5. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • پروژه Project • يک کوشش موقت، متعهد به ايجاد يک محصول، خدمت يا نتيجه يگانه. • هر پروژه يک شروع و پايان مشخص دارد. • پروژه زماني به پايان مي رسد که اهداف آن برآورده شده باشد و يا اينکه مشخص شده باشد اهداف برآورده نخواهند شد يا نمي تواند برآورده شود و يا نيازمنديهاي مربوط به پروژه بيشتر از اين وجود ندارد و پروژه به پايان رسيده است. • موقت لزوما به معني مدت زمان کوتاه نيست. • پروژه ها کوشش هايي مداوم و پايدار نيستند. • بسياري از پروژه ها چندين سال به طول مي انجامند.

6. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • پروژه Project - ادامه • يک پروژه مي تواند اقلام قابل تحويل يگانه اي شامل: • محصول که توليد مي شود. • قابليت ارائه يک خدمت مثل اعمال کسب و کار که توليد يا توزيع را پشتيباني مي کنند. • نتيجه مثل پيامدها يا اسناد براي مثال در يک پروژه تحقيقاتي

7. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • پروژه Project - ادامه • پروژه ها در تمام سطوح يک سازمان تعهد ايجاد مي کنند • پروژه ها مي توانند مشتمل بر يک نفر يا هزاران نفر باشند. • مدت زمان پروژه ها مي تواند از چند هفته تا چندين سال به طول بينجامد. • پروژه ها مي توانند مشتمل بر يک يا چندين واحد سازماني مانند سرمايه گذاريهاي مشترک و شراکت ها، باشند. • پروژه ها ابزارهايي براي سازماندهي فعاليت هايي هستند که در محدوده عملياتهاي متعارف سازمان نمي گنجند.

8. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • پروژه Project - ادامه • مثال هايي از انواع پروژه ها: • توسعه يک محصول يا خدمت جديد • ايجاد تغيير در ساختار کارگزيني يا ويژگي يک سازمان • طراحي يک وسيله نقليه جديد • توسعه يا حصول يک سيستم اطلاعاتي • ساخت ساختمانها يا تسهيلات • راه اندازي يک رقابت براي يک حزب سياسي • پياده سازي يک روش اجرايي يا فرايند کسب و کار جديد • پاسخ به يک درخواست قرارداد

9. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • قلم قابل‌تحويل Deliverable • هر گونه محصول، نتيجه، يا قابليت ارايه يک خدمت منحصر بفرد و قابل تاييد که بايد جهت کامل کردن يک فرايند، فاز يا پروژه، توليد شود

10. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • کار Work • تلاش، عمل يا کوشش فکري يا فيزيکي متحمل شده يک مهارت براي غلبه بر موانع و دستيابي به هدف. • بسته کاريWork package • يک قلم قابل تحويل يا مولفه کار پروژه در پايين‌ترين سطح هر شاخه ساختار شکست کار است. • بسته کاري، فعاليت‌هاي زمانبندي شده و نقاط بحراني زمانبندي شده مورد نياز براي تکميل قلم قابل تحويل بسته کاري يا مولفه کار پروژه را در مي گيرد.

11. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • مديريت پروژهManagement Project • کاربرد دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنون، جهت فعاليت‌هاي پروژه براي برآورده‌سازي الزامات پروژه. • مديريت پروژه شامل: • شناسايي نيازمندي ها • تعيين اهداف شفاف و قابل دستيابي • موازنه تقاضاهاي رقابتي براي کيفيت، دامنه، زمان و هزينه • ايجاد هماهنگي ميان مشخصات، طرح ها، و نگرش نسبت به علايق متفاوت و خواسته هاي طرف هاي ذينفع مختلف.

12. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • محيط پروژهEnvironment Project • کمابيش همه پروژه ها در يک زمينه اجتماعي، اقتصادي و محيطي طراحي و پياده سازي مي شوند. • خواسته يا ناخواسته اثرات مثبت يا منفي دارند. • تيم پروژه لازم است پروژه را در زمينه هاي فرهنگي، اجتماعي، بين المللي، سياسي و محيط فيزيکي مربوط به آن مدنظر قرار دهد. • تيم پروژه نياز دارد چگونگي تاثير پروژه بر مردم و تاثير مردم بر پروژه را درک کند.

13. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • مديريت پروژهManagement Project - ادامه • تخصص ها و دانش عمومي مديريت • حسابداري و مديريت مالي • خريد و تدارکات • فروش و بازاريابي • قانون تجارت و قراردادها • توليد و توزيع • پشتيباني و زنجيره تامين • برنامه ريزي استراتژيک، برنامه ريزي تاکتيکي و برنامه ريزي عملياتي • ساختارهاي سازماني، رفتار سازماني، مديريت کارکنان • اصول ايمني و بهداشت • فناوري اطلاعات

14. PMBOK 2004– اصطلاحات و واژگان • مديريت پروژهManagement Project - ادامه • لازم است مدير پروژه علاوه بر دانش عمومي مديريت، تخصصهاي ميان فردي زير را داشته باشد: • ارتباطات موثر • نفوذ بر سازمان – توانايي انجام کارها “to get things done” • توانايي برانگيزاندن پرسنل • مديريت مذاکره و تضاد • حل مساله

15. اصطلاحات و واژگان • طرف ذينفعStakeholder • اشخاص يا سازمان‌هايي از قبيل مشتريان، حاميان، سازمان مجريو جامعه که به طور فعال درگير پروژه هستند يا • ساير افراد ذي‌نفوذي که ممکن است به صورت مثبت يا منفي از اجرا يا تکميل پروژه تاثير بپذيرند. • طرف‌هاي ذينفع، ممکن است اثراتي بر روي پروژه و اقلام قابل تحويل آن اعمال کنند.

16. طرفهاي ذينفع پروژه • طرفهاي ذينفع کليدي پروژه • مدير پروژه • مشتري/کاربر • ممکن است چند لايه از مشتريان وجود داشته باشد. • در بعضي حوزه هاي کاربرد، مشتري و کاربر يکي است و • در بعضي موار د ديگر مشتري کسي است که محصول را دريافت مي کند و کاربر کسي است که محصول را مستقيما استفاده مي کند. • سازمان مجري • اعضاي تيم پروژه • تيم مديريت پروژه • حامي

17. طرفهاي ذينفع پروژه - ادامه • علاوه بر اين موارد مي توان به اسامي و طبقه بندي هاي ديگري هم براي طرف هاي ذينفع اشاره کرد: • فروشندگان و پيمانکاران فرعي • اعضاي تيم ها و خانواده هايشان • آژانس هاي دولتي • شهروندان • سازمان هاي موقتي يا پايدار تبليغاتي • به طور کلي جامعه

18. چرخه حيات پروژه • فازهايي را شناسايي مي کند که آغاز پروژه را به پايان آن متصل مي کند. • شناسايي چرخه حيات پروژه به مدير پروژه کمک مي کند که براي رفتار با امکان سنجي پروژه : • آنرا به عنوان اولين فاز پروژه در نظر بگيرد يا • به عنوان يک پروژه جداگانه با ان برخورد کند. • زماني که پيامدهاي تلاشهاي اوليه به طور شفاف قابل شناسايي نيست، بهتر است فعاليت هاي امکانسنجي به عنوان يک پروژه جداگانه در نظر گرفته شود. • فازهاي چرخه حيات با گروه فرايندهاي مديريت پروژه متفاوت است.

19. چرخه حيات پروژه- ادامه • يک بهترين راه مشخص براي تعريف چرخه حيات پروژه مطلوب وجود ندارد. • بعضي سازمانها يک روش استاندارد دارند و بعضي اين امر را به تيم مديريت پروژه واگذار مي کنند. • چرخه حيات پروژه عموما موارد زير را تعريف مي کند: • چه کارهاي فني در هر فاز انجام مي گيرد. • چه زماني اقلام قابل تحويل در هر فاز توليد مي شوند • چگونه هر قلم قابل تحويل بازنگري شده، تصديق و صحه گذاري مي شود. • افراد درگير در هرفاز • چگونه هر فاز کنترل و تاييد مي شود.

20. ساختارهای سازمانی • ساختار وظیفه ای • ساختار ماتریسی • ساختار پروژه ای

21. فرايندهاي مديريت پروژه • اين فرايندها در 5 گروه دسته بندي شده اند: • گروه فرايند راه اندازي • گروه فرايند طرحريزي • گروه فرايند اجرايي • گروه فرايند کنترل و پايش • گروه فرايند خاتمه

22. خلاصه اي سطح بالا از تعامل گروه فرايندها Enterprise Environmental Factor Initiating Process Group SOW Project Initiator or Sponsor Project charter Organizational Process Assets Planning Process Group Project Management Plan Executive Process Group Deliverables Monitoring and controlling Process Group Organizational process assets (updates) Approved Deliverables Closing Process Group Administrative closure Procedure Contract closure Procedure Customer Final product, service, result

23. گروه فرايندهاي راه اندازي • اين گروه شامل فرايندهاي زير است: • ايجاد منشور پروژه • بيانيه اوليه دامنه پروژه

24. Project M.P. Scope Pl. Scope Def. Activity Def. Create WBS Activity resource Est. Activity duration Est. Risk M.P. Cost Est. Risk Ident. Cost Budg. Activity sequencing Human Pl. Qualitative Risk Anal. Quality Pl. Schedule Development Quantitative Risk Anal. Communication Pl. contract Pl. Plan purchases Risk Resp. گروه فرايندهاي طرحريزي

25. گروه فرايند اجرايي

26. Scope verification Scope control Monitor and control project work Schedule control Cost Control Perform quality control Manage project team Integrated change control Performance reporting Manage stakeholders Risk monitoring and control Contract administration گروه فرايند پايش و کنترلmonitoring and controlling process group

27. گروه فرايند خاتمهclosing process group

28. بررسي فرايندهاي مديريت پروژه (PMBOKm2004) مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي

29. بندهاي استاندارد BS ISO 10006:2003 • 1- دامنه • 2- مراجع الزامي • 3- واژگان و تعاريف • 4- سيستم مديريت کيفيت در پروژه ها • 4-1- ويژگي‌هاي پروژه ها • 4-2- سيستم هاي مديريت پروژه • 5- مسئوليت مديريت • 5-1- تعهد مديريت • 5-2- فرايند راهبردي • 5-3- بازنگري‌هاي مديريت و ارزيابي‌هاي پيشرفت • 6- مديريت منابع • 6-1- فرايندهاي مرتبط با منابع • 6-2- فرايندهاي مرتبط با کارکنان

30. بندهاي استاندارد BS ISO 10006:2003 • 7- پديدآوري محصول • 7-1- کليات • 7-2- فرايندهاي مرتبط با وابستگي هاي متقابل • 7-3- فرايندهاي مرتبط با دامنه • 7-4- فرايندهاي مرتبط با زمان • 7-5- فرايندهاي مرتبط با هزينه • 7-6- فرايندهاي مرتبط با ارتباطات • 7-7- فرايندهاي مرتبط با ريسک • 7-8- فرايندهاي مرتبط با خريد • 8- اندازه گيري، تحليل و بهبود • 8-1 فرايندهاي مرتبط با بهبود • 8-2- اندازه گيري و تحليل • 8-3- بهبود مستمر

31. مديريت دامنه پروژه

32. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت دامنه پروژه • فرايند تعريف دامنه: • ايجاد يک بيانيه دامنه پروژه مفصل به عنوان مبناي تصميمات آتي پروژه

33. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت دامنه پروژه • فرايند ايجاد WBS • تقسيم اقلام قابل تحويل و کار پروژه به مولفه هاي کوچلتر و با قابليت مديريت بيشتر • فرايند تصديق دامنه • پذيرش رسمي اقلام قابل تحويل پروژه • فرايند کنترل دامنه • کنترل تغييرات در دامنه پروژه

34. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي بررسي دو مفهوم • دامنه محصول • ويژگي ها و وظايفي که يک محصول، خدمت يا نتيجه را تشريح مي کند. • دامنه پروژه • کاري که براي تحويل يک محصول، خدمت يا نتيجه اي با ويژگيها و وظايف مخصوص به خود، مورد نياز است.

35. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي بيانيه دامنه پروژه • شامل • اهداف پروژه • توصيف دامنه محصول • الزامات پروژه • مرزهاي پروژه • اقلام قابل تحويل پروژه • معيار پذيرش محصول • محدوديت هاي پروژه (Project Constraints) • فرضيات پروژه (Project Assumptions)

36. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي بيانيه دامنه پروژه - ادامه • شامل- ادامه • سازمان پروژه • ريسک هاي شناسايي شده اوليه • نقاط بحراني زمانبندي • محدوديت هاي مالي • برآورد هزينه • الزامات مديريت پيکره بندي پروژه • مشخصات پروژه • الزامات تاييد پروژه

37. کارگاه آموزشي 1 • تهيه بیانیه دامنه و WBSپروژه

38. مديريت زمان پروژه

39. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت زمان پروژه • فرايند تعريف فعاليت • شناسايي فعاليت هاي زمانبندي مشخص که لازم است براي توليد اقلام قابل تحويل مختلف پروژه، انجام شوند. • فرايند توالي فعاليت • شناسايي و مدون سازي وابستگي ها ميان فعاليت هاي برنامه زمانبندي.

40. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت زمان پروژه - ادامه • فرايند برآورد منابع فعاليت ها • برآورد نوع و ميزان منابع مورد نياز براي انجام هر فعاليت زمانبندي شده.

41. مديريت زمان پروژه - ادامه • 6-1-2- برنامه ريزي منابع • برنامه‌هاي منابع بايستيتعيين کنند که • چه منابعي مورد نياز پروژهخواهد بود • چه زماني مورد نياز خواهد بود. • چگونگي و مکان انتخاب و تخصيص منابع • شيوه تعيين ‌تکليف منابع مازاد • صحت ورودي‌هاي برنامه‌ريزي منابع بايستي تاييد شود.

42. مديريت زمان پروژه - ادامه • 6-1-2- برنامه ريزي منابع - ادامه • برنامه منابع شامل • برآورد • تخصيص‌ها • محدوديت‌ها • همراه با تعهدات تعيين شده بايستيمستند شود و در طرح مديريت پروژه ذکر گردد.

43. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت زمان پروژه - ادامه • فرايند برآورد مدت زمان فعاليت • برآورد عددي دوره زماني کاري که براي تکمبل فعاليت هاي زمانبندي شده مستقل، مورد نياز خواهد بود.

44. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي مديريت زمان پروژه - ادامه • فرايند ايجاد برنامه زمانبندي • تحليل توالي، مدت زمان، منابع مورد نياز، و محدوديت هاي زمانبندي فعاليت جهت تهيه برنامه زمانبندي پروژه • فرايند کنترل برنامه زمانبندي • کنترل تغييرات در برنامه زمانبندي پروژه.

45. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي فرايند توالي فعاليت - ادامه • روش ترسيم اولويت PDM • روشي است براي رسم نمودار شبکه برنامه زمانبندي پروژه که از مربع هايي به عنوان گره ها استفاده مي کند. • گره ها براي نشان دادن فعاليت ها بکار مي روند. و با استفاده از پيکانهايي که نشانگر وابستگي هستند به يکديگر متصل مي شوند. • اين روش همچنين AON (Activity-on-Node) ناميده مي شود.

46. روش ترسيم اولويت PDM - مثال

47. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي فرايند توالي فعاليت - ادامه • PDM در برگيرنده 4 روش ارتباطات وابستگي است: • Finish-to-Start. آغاز يک فعاليت پس نياز وابسته به تکميل فعاليت پيش نياز است. • اسکلت بندي يک ساختمان بعد از اتمام پي شروع مي شود و ده روز قبل از اتمام اسکلت، ديوارچيني شروع مي شود (Lead=10) • Finish-to-Finish. تکميل يک فعاليت پس نياز وابسته به تکميل فعاليت پيش نياز است. • با اتمام کار لوله کشي شوفاژ، مي بايست کار موتورخانه شوفاژ نيز پايان يابد.

48. مديريت دامنه مديريت زمان مديريت هزينه مديريت ريسک مديريت نيروي انساني مديريت ارتباطات مديريت تدارکات مديريت کيفيت مديريت يکپارچه سازي فرايند توالي فعاليت - ادامه • PDM در برگيرنده 4 روش ارتباطات وابستگي است: • Start-to-Start. آغاز يک فعاليت پس نياز وابسته به آغاز فعاليت پيش نياز است. • نقاشي ساختمان مي تواند 3 روز پس از شروع سفيد کاري شروع شود (SS= +3) • Start-to-Finish. تکميل يک فعاليت پس نياز وابسته به آغاز فعاليت پيش نياز است. • شروع ديوار کشي وابسته به عمليات پي کني است. • F-to-S پرکاربردترين و S-to-F کم کاربردترين نوع ارتباط وابستگي است .

49. کارگاه آموزشي 2 • تهيه زمانبندي اوليه پروژه

50. مديريت هزینه پروژه