Quản trị nhân sự

1. Người trình bày: Trần Anh Nhật.Giảng viên Cao cấp CEFE; Chuyên gia tư vấn phát triển HTX và DNN. Quản trị nhân sự

2. Nội dung chuyên đề I. Khái niệm và vai trò của quản trị nhân sự; II. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự; III. Phân tích công việc và xây dựng bản mô tả CV IV. Đào tạo và phát triển V. Tạo động lực VI. Đánh giá thực hiện công việc VII. Qui luật dùng người Quản trị Nhân sự

3. Phương pháp tập huấn • Nghiên cứu tài liệu (ở nhà). • Trình bày tóm tắt lý thuyết (ngắn gọn). • Bàn luận về các vấn đề hiện có. • Giải quyết các vấn đề (theo khả năng) • Thực hành (nếu thời gian cho phép). Quản trị Nhân sự

4. I. Khái niệm và vai trò của Quản trị nhân sự

5. 1.Khái niệm về Quản trị nhân sự.- Khi xem xét một DN, một Giám đốc làm ăn thua lỗ…Những người có trách nhiệm thường chỉ ra: Lãnh đạo DN đó, Giám đốc đó không đủ NL điều hành công việc và thiếu sự trang bị về kiến thức QTNS hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người.

6. Thực tiễn đã xác nhận và nhiều GĐ. thành đạt đã nói: “ Học vấn kinh doanh cơ bản của tôi không ngoài điều: Đó là về con người, tiền bạc và công việc” • Từ đó cho thấy: Muốn thành đạt trong kinh doanh thì phải biết sử dụng nhân tài; biết khai thác nguồn nhân lực và sự phối hợp hoạt động trong sản xuất – kinh doanh • Yếu tố hạn chế trong mọi trường hợp làm ăn kém hiệu quả chính là sự thiếu thốn về chất lượng và sức mạnh của Người quản trị, không biết cách khai thác nguồn NS và sự lãng phí không thể tưởng tượng được về các nguồn nhân lực và vật lực. Quản trị Nhân sự

7. a) Khái niệm về QTNS - Công tác QTNS giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý có chất lượng – những người tham gia tích cực vào sự thành công của tổ chức. - Các tổ chức trông mong vào các Cán bộ chuyên môn về QTNS giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một sự hạn chế về lực lượng lao động. - Yêu cầu của QTNS là tìm đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả tổ chức và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên và tổ chức đều có lợi. Quản trị Nhân sự

8. Khái niệm về nhân lực: Bao gồm tất cả tiềm năng của con người trong một tổ chức sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển tổ chức. • Quản trị nhân sự - Một vài quan điểm tiếp cận . “ QTNS là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó, các nhà quản trị và nhân viên trong tổ chức dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát triển tổ chức” Một khái niệm khác: “ QTNS là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa tổ chức và CBNV.QTNS đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của tổ chức” Quản trị Nhân sự

9. “Quản trị “ bao gồm các khía cạnh nhân sự liên quan đếnCơ cấu, điều hành và phát triển. - Cơ cấu : Xây dựng phong cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo cho nhân sự các hệ thống ( phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức ) để điều khiển quá trình. - Điều hành : Nghĩa là chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự. - Phát triển : Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức. Quản trị Nhân sự

10. b) QTNS là gì ? Hiểu thế nào về QTNS ? - Các tổ chức đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và đội ngũ cán bộ nhân viên cần thiết để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ phục vụ thị trường. Vì vậy, các tổ chức đều phải xây dựng các thủ tục và quy trình về cung ứng nguyên vật liệu và thiết bị… Đồng thời phải có quy trình quản lý con người – một nguồn lực quan trọng của tổ chức.  QTNS bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa tổ chức và đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức. Như vậy: QTNS là công việc hết sức khó khăn phức tạp; bởi vì nó động chạm đến những con người cụ thể với những hoàn cảnh và nguyện vọng, sở thích, cảm xúc, văn hóa riêng biệt. Quản trị Nhân sự

11. Từ đó rút ra: Mục tiêu chủ yếu của QTNS là nhằm đảm bảo đủ số lượng cán bộ, nhân viên với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của tổ chức. QTNS là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể đạt được. • Như vậy :- Nhân sự gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành của tổ chứccả hiện tại lẫn tương lai. - Vấn đề mấu chốt của Quản trị là Quản trị nhân sự Quản trị Nhân sự

12. 2.Vai trò của Quản trị nhân sự • Nơi khởi đầu của mọi thành công. • Việc lớn trong thiên hạ không có việc gì trọng yếu bằng biết người và dùng người. Được nhân tài thì được cả thiên hạ, mất nhân tài thì mất thiên hạ. • Tư tưởng “Ba ngọn cờ” của Trung Quốc hiện nay: Phát triển khoa học, xã hội hài hòa và lấy dân làm gốc. • Mục tiêu của nước ta: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ và văn minh”. Quản trị Nhân sự

13. QTNS trong doanh nghiệp Chức năng Quản lý Tổ chức Kế hoạch hóa Sản xuất Tài chính Marketing Nguồn nhân lực PDCA Tổ chức Lãnh đạo Kiểm soát Quản trị Nhân sự

14. Các nhân tố ảnh hưởng đến QTNS a) Các nhân tố môi trường bên ngoài: - Sự thay đổi nhanh chóng của bên ngoài; - Xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế; - Tính cạnh tranh ngày càng gay gắt; - Các yếu tố văn hóa Việt Nam và giá trị công việccủa người Việt Nam; - Tỉ lệ thất nghiệp trong các vùng; - Sự quan tâm và ủng hộ của Chính phủ Việt Nam; - Phong cách QTNS trong các tổ chức khác. Quản trị Nhân sự

15. Các nhân tố ảnh hưởng đến QTNS (tt) b) Các nhân tố thuộc về tổ chức: - Quy mô của tổ chức, số lượng cán bộ nhân viên trong tổ chức; - Loại hình và cấu trúc của tổ chức; - Nguồn gốc hình thành tổ chức; - Các yêu cầu của công việc. c) Các nhân tố thuộc về nhân viên và cán bộ lãnh đạo. - Sự nhận thức về vai trò của công tác QTNL trong tổ chức; mối quan hệ QTNL với các chức năng quản lý khác trong tổ chức của cán bộ quản lý và người đứng đầu tổ chức. Quản trị Nhân sự

16. Các nhân tố ảnh hưởng đến QTNS(tt) c) Các nhân tố thuộc về nhân viên và cán bộ lãnh đạo.(tt) - Sự nhận thức về vai trò của nguồn nhân lực trong tổ chức. - Cán bộ, nhân viên làm việc năng động sáng tạo hay thụ động ? - Cán bộ, nhân viên làm việc chỉ vì thu nhập hay vì các nhu cầu khác. - Kỹ năng, tay nghề của cán bộ nhân viên là cao hay thấp ? - Cán bộ, nhân viên có kế hoạch phát triển cá nhân dài hạn hay chỉ chú ý đến từng giai đoạn ngắn hạn. Quản trị Nhân sự

17. Các đối tượng tham gia QTNS trong tổ chức. - Cán bộ quản lý các cấp và các bộ phận: • Cán bộ quản trị cấp cao • Cán bộ quản trị cấp trung gian. • Cán bộ quản trị cấp thấp ( tác nghiệp) - Cán bộ quản chuyên trách về quản lý nguồn nhân lực. Quản trị Nhân sự

18. Sơ đồ về QTNS Số lượng Chất lượng Xác định nhu cầu nhân sự Phân tích công việc Tuyển dụng Đào tạo và phát triển Tạo động lực, lương thưởng, thù lao, quan hệ lao động Đánh giá thực hiện công việc Qui luật dùng người Vị trí cần tuyển ? Nhu cầu ? Chiến lược doanh nghiệp Quản trị Nhân sự

19. II. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự

20. Thảo luận: • Làm thế nào để xác định chính xác Tổ chức của bạnđang cần tuyển dụng những vị trí nào? • Hãy cho biết Tổ chức của bạn làm thế nào? Quản trị Nhân sự

21. Tiến trình hoạch định nhân sự CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ DỰ BÁO NHU CẦU SO SÁNH GiỮA NHU CẦU – KHẢ NĂNG SẴN CÓ NHÂN SỰ SẴN CÓ CUNG=CẦU DƯ THỪA NHÂN VIÊN THIẾU NHÂN VIÊN CHÍNH SÁCH VÀ KẾ HOẠCH Tuyển mộ Thuyên chuyển Thăng chức Giáng chức Đào tạo KHÔNG HÀNH ĐỘNG Hạn chế tuyển dụng Giảm giờ lao động Về hưu sớm, nghỉ Tuyển dụng Kiểm soát và đánh giá Quản trị Nhân sự

22. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự • Bước 1. Phân tích nhu cầu • Dựa vào chiến lược phát triển của tổ chức • Dự báo nhu cầu nhân sự của các bộ phận • Nguồn nhân lực sẵn có của tổ chức • Dự báo về sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng tới nhân sự. Quản trị Nhân sự

23. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự • Bước 2. Xác định số lượng nhân viên cần tuyển (ví dụ minh họa) Quản trị Nhân sự

24. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch nhân sự Bước 3. Khẳng định lại –Có thật sự tổ chức cần tuyển chừng đó người • Công việc này có thể chuyển sang ký hợp đồng cho bên ngoài đảm nhận được không? • Có thể tái cấu trúc hoạt động của tổ chức • Có thể thay đổi giờ làm, tăng ca… • Khả năng tự động hóa? • Kiểm chứng lại một lần nữa – có thật sử cần tuyển thêm người không? Bước 4. Lên kế hoạch về nhân sự Quản trị Nhân sự

25. Thực hành 1. • Thảo luận: • Giải pháp khắc phục tình trạng thiếu hụt nhân sự tạm thời tại tổ chức • Giải pháp khắc phục tình trạng khan hiếm lao động trên địa bàn. • Giải pháp khắc phục tình trạng thừa nhân sự tạm thời của tổ chức Quản trị Nhân sự

26. III. Phân tích công việc và Bản mô tả công việc

27. Tình huống thường gặp Mỗi người, Ai đó, Không ai cả Cuối cùng, mọi người đều chê tráchai đó về việc đã không có ai làm việc,mà người nào đó lẽ ra phải làm. Vì sao? Vì thiếu phân công công việc rõ ràng. Quản trị Nhân sự

28. Tại sao cần Phân tích công việc và xây dựng Bản mô tả công việc • Định hướng cho công tác tuyển dụng; • Sắp xếp, bố trí, bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên. • Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống tiền lương; • Xác định nhu cầu đào tạo và xây dựng chương trình đào tạo; • Là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc; phân tích tính hợp lý của cơ cấu tổ chức. Quản trị Nhân sự

29. 1. Phân tích công việc. a) Khi nào cần phân tích công việc ? - Khi tổ chức mới được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu; - Khi cần có thêm một số công việc mới; Quản trị Nhân sự

30. 1. Phân tích công việc. a) Khi nào cần phân tích công việc ? - Các công việc phải thay đổi do kết quả của việc áp dụng khoa học kỹ thuật mới; các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới; - Cập nhật theo thời gian. Quản trị Nhân sự

31. 1. Phân tích công việc (tt) b) Phân tích công việc là quá trình: -Thu thập thông tin liên quan đến đặc thù của một công việc; - Xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó; - Xác địnhkỹ năng, năng lực cần có để thực hiện công việc một cách thành công. Quản trị Nhân sự

32. c) Sản phẩm của quá trình phân tích công việc - Bản mô tả công việc: Gồm các nhiệm vụ cấu thành. - Bản yêu cầu chuyên môn của công việc: Kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành công việc. - Bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Là thước đo đánh giá kết quả công việc Quản trị Nhân sự

33. Phương pháp phổ biến khi tiến hành phân tích công việc. - Gián tiếp: Sử dụng một bảng câu hỏi; phối hợp phỏng vấn và quan sát. - Trực tiếp: Phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát. Quản trị Nhân sự

34. 2. Bản mô tả công việc a) Vai trò của Bản mô tả công việc: - Bản mô tả công việc là công cụ quản trị hữu hiệu; - Tất cả các chức danh công việc đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực hiện cùng các điều kiện tối thiểu khác. b) Nội dung của Bản mô tả công việc. Độ dài, ngắn, chi tiết của Bản mô tả công việc phụ thuộc vào mục đích sử dụng và phương pháp quản lý của tổ chức. Nhưng thông thường có những nội dung sau: Quản trị Nhân sự

35. Nội dung của bản mô tả công việc. - Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián tiếp; ngày tháng năm lập và hiệu lực của Bản mô tả công việc. - Trách nhiệm công việc: Viết ngắn gọn 2-3 dòng về mục đích công việc. Liệt kê 5-7 trách nhiệm công việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ trọng phần trăm thời gian thực hiện ( tổng cộng là 100%) Quản trị Nhân sự

36. Nội dung của bản mô tả công việc (tt) - Trách nhiệm công việc: Các trách nhiệm cần được viết rõ làm việc gì ? Làm như thế nào ? Mục đích cần đạt được của công việc đó ? Phân biệt rõ công việc này với công việc khác. - Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu công việc: Lưu ý: Không phải là thâm niên và bằng cấp của nhân viên hiện có mà theo yêu cầu công việc. Quản trị Nhân sự

37. Nội dung của bản mô tả công việc (tt) - Vị trí trong tổ chức: Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai ? Về việc gì ? - Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải phải giao tiếp, trao đổi làm việc. Quản trị Nhân sự

38. Nội dung của bản mô tả công việc (tt) - Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý: Về con người, chi tiêu, sử dụng thiết bị và tiếp cận thông tin ? • Điều kiện và môi trường làm việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp. - Sự cam kết và xác nhận của nhân viên và người quản lý Quản trị Nhân sự

39. Nội dung của bản mô tả công việc (tt) Tổ chức muốn đổi mới tiền lương, định biên nhân sự, hợp lý hóa bộ máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ v.v. Hãy bắt đầu từ việc xây dựng và cải tiến Bản mô tả công việc. Tuy nhiên, cần đặc biệt chú ý: Bản mô tả công việc không nên soạn thảo và phê duyệt một cách hình thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng các vị trí công việc và theo các nguyên tắc xây xây dựng tổ chức. Quản trị Nhân sự

40. Nội dung của bản mô tả công việc (tt) Các nguyên tắc xây xây dựng tổ chức: - Từ mục tiêu hoạt động mà xác định cơ cấu các bộ phận chức năng; - Từ cơ cấu mà xác định ra nhiệm vụ và quy trình thực hiện của từng đơn vị; - Từ quy trình công việc mà định biên nhân sự và mô tả công việc; - Từ mô tả công việc mà tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và đánh giá; - Từ đánh giá mà trả lương và đãi ngộ. Quản trị Nhân sự

41. Các đặc điểm nhận biết một bản mô tả công việc tốt. - Ngắn gọn và đơn giản; dễ hiểu và dễ nhớ. - Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện; Hãy bắt đầu bằng một nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang trách nhiệm lớn nhất. - Nên kết thúc bằng câu: ‘thực hiện các nhiệm vụ có liên quan theo yêu cầu’ - đừng cố gắng liệt kê tất cả. Quản trị Nhân sự

42. Các đặt điểm nhận biết một bản mô tả công việc tốt.(tt) - Các nhiệm vụ được thể hiện riêng biệt và rõ ràng. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn. - Hãy đề cập đến chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể. • Sử dụng các từ có tính hoạt động. • Nhấn mạnh công việc cần làm chứ không giải thích quy trình. Quản trị Nhân sự

43. Là bản liệt kê các điều kiện mà một cá nhân cần có để hoàn thành tốt một công việc nhất định nào đó (Có thể đính kèm với Bản mô tả) Bản yêu cầu chuyên môn công việc. Quản trị Nhân sự

44. Yêu cầu công việc 1. Các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng • Đào tạo cơ bản. • Yêu cầu về kinh nghiệm. • Yêu cầu về kiến thức. • Yêu cầu về kỹ năng (nhận thức, nhân sự, chuyên môn) • Yêu cầu về quan điểm/ thói quen. Quản trị Nhân sự

45. Yêu cầu công việc (tt) 2. Các yêu cầu về thể lực. • Sức khỏe; • Điều kiện làm việc; • Sự nguy hiểm( nếu có). 3. Các yêu cầu khác ( nếu có) Quản trị Nhân sự

46. Nhược điểm khi các yêu cầu đặt ra cao hơn mức cần thiết. - Vị trí đó sẽ đòi hỏi tiền lương cao hơn khi bạn phân tích tiền lương. - Bạn có thể loại bỏ một số người là những ứng viên xuất sắc. - Có thể khó khăn khi tìm người cho vị trí này, do yêu cầu đặt ra cao hơn mức cần thiết. Quản trị Nhân sự

47. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc. - Đó là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. - Là cơ sở để đối chiếu với kết quả làm việc thực tế. - Các chỉ tiêu đó là: + Số lượng, chất lượng, thời hạn; + Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm. Quản trị Nhân sự

48. Số lượng • Mức quy định về: Số lượng sản phẩm, doanh thu bán hàng… • Số lượng khách hàng mở thêm được; phân biệt với các loại khách hàng. - Số lượng khách hàng thu hút được từ các đối thủ cạnh tranh. Quản trị Nhân sự

49. Chất lượng - Không có lỗi.  - Chi phí thấp. - Cập nhật. - Mở rộng sang thị trường khác. Quản trị Nhân sự

50. Thời hạn - Hàng ngày. - Trong vòng hai ngày, kể từ khi có yêu cầu. - Cập nhật vào cuối tuần. - Hàng tuần. - Hàng tháng. - Hàng quý. Quản trị Nhân sự