MS Access Užklausos

1. MS AccessUžklausos Telekomunikacijų informacinės technologijos (3 dalis)

2. Šios dalies planas • Įrašų paieška • Užklausos • Paprastų užklausų kūrimas • Užklausoskriterijai • Ataskaitos • Ataskaitos kūrimas

3. Įrašų paieška • Jeigu duomenų bazėje reikia surasti tam tikrą įrašą, tai naudojame meniu Edit  Find (Rasti) • Jei duomenų bazės forma atidaryta, galime paspausti priemonių juostos mygtuką Find • Reikia užpildyti dialogo langą ir paspausti mygtuką Find next – programa suras reikiamą įrašą • Dar kartą paspaudus tą patį mygtuką, programa ieškos kito įrašo

4. Filtrai • Ne visuomet galima pagal visus vartotojo poreikius sukurti atitinkamas užklausas. Filtrai yra priemonė papildomai išrinkti duomenis jiems užduodant įvairias sąlygas. • Paprasčiausias yra filtravimo pagal pažymėjimą veiksmas, kuris iškviečiamas meniu komanda Records  Filter Filter by Selection ir priemonių juostos mygtuku .

5. Filtrai • Įjungus šį filtrą, bus matomi tiktai tie įrašai, kurių reikšmės sutaps su prieš filtro įjungimą išrinkta reikšme. • Filtruoti galima daug kartų, tokiu būdu nurodant įvairių laukų filtravimo sąlygas. • Filtruotoje lentelėje lango apačioje atvaizduojamas užrašas (Filtered) ir būna įspaustas priemonių juostos mygtukas . • Filtruose galioja tie patys sąlygų (kriterijų) sudarymo principai, kaip ir užklausose

6. Įrašų filtravimas pagal formą Efektyviai galime atlikti duomenų paiešką ir atranką, naudodami ir filtravimo pagal formąfunkciją: • Forma nariai turi būti atidaryta. Bakstelėkime mygtuką Filter by form (filtruoti pagal formą) arba panaudojame meniu Records  Filter  Filter by form • Atsiranda tuščia filtro forma, į kurią galima įvesti atrankos kriterijus. • Bakstelėkime mygtuką Apply Filter (Filtruoti) • Dabar formoje bus rodomi įrašai, kurių reikia. • Filtrą pašalinsime mygtuku Remove Filter (panaikinti filtrą)

7. Įrašų filtravimas pagal formą Tarkime, norime atlikti duomenų atranką apie tuos klausytojus, kurie išlaikė daugiau nei 1 testą: Bakstelėkime mygtuką Apply Filter (Filtruoti)

8. Įrašų filtravimas pagal formą Gavome pirmąjį įrašą (iš 2):

9. Įrašų rikiavimas • Duomenys lentelėje, formoje ar užklausos išvestyje rikiuojami panaudojus Records  Sort meniu • Tada reikia pasirinkti rikiavimo tvarką • didėjančią – SortAscending ar • mažėjančią - SortDescending

10. Užklausos • Vienas iš pagrindinių duomenų bazių valdymo sistemos (DBVS) uždavinių yra informacijos saugojimas ir pateikimas vartotojui • Siekiant išvengti duomenų dubliavimo, duomenys yra saugomi ne vienoje, bet keliose mažesnėse tarpusavyje susietose duomenų lentelėse • Užklausos ir yra skirtos duomenų išrinkimui iš lentelių pagal užduotas sąlygas arba be jų

11. Užklausų atidarymas • Egzistuojančios užklausos atidarymas yra atliekamas visiškai taip pat, kaip ir duomenų lentelės atidarymas • Pagrindiniame duomenų bazės lange išrinkus Queries kortelę ir pažymėjus norimą užklausą, reikia paspausti Open mygtuką • Gautas vaizdas bus identiškas duomenų lentelės tinkleliui su nedidelėmis išimtimis

12. Paprastų užklausų kūrimas Užklausos kūrimo sudėtiniai veiksmai: • užklausai perduodamų lentelių ar kitų užklausų parinkimas; • užklausai perduodamų laukų parinkimas; • skaičiuojamų laukų sudarymas; • duomenų atrankos ir rikiavimo sąlygų aprašymas; • užklausos vykdymas.

13. Paprastųužklausų kūrimas naudojantis meistru Paprastos užklausos sukūrimui naudojantis Wizard'u reikia: • Duomenų bazės lango Queries kortelėje paspausti nuorodą Create query by using wizard: • Kitame žingsnyje reikia pasirinkti duomenų lentelę ar užklausą bei jų laukus, kuriuos norėsime išrinkti į rezultatą • Laukus galima rinktis iš kelių lentelių:

14. Paprastų užklausų kūrimas naudojantis meistru

15. Paprastų užklausų kūrimas naudojantis meistru Tarkime, pasirenkame tokius laukus:

16. Paprastų užklausų kūrimas naudojantis meistru • Po reikiamų laukų išrinkimo paspaudus Next mygtuką, atsiradusiame dialogo lange galime pasirinkti, ką norėsime matyti galutiniame  rezultate: anksčiau pasirinktus laukus (Detail) ar sumines (vidurkio, minimumo, maksimumo) tų laukų reikšmes (Summary) • Paskutinis žynio klausimas - kokiu vardu išsaugoti užklausą • Paspaudus Finish mygtuką, ekrane matysime užklausos rezultatą

17. Paprastų užklausų kūrimas naudojantis meistru Gavome tokį rezultatą: Čia rodomi visi įrašai

18. Užklausų kūrimas be meistro pagalbos • Dažnai paprastos užklausos nepakanka, t.y. tenka nurodyti įvairias sąlygas, užklausos parametrus, pakeisti duomenų formatą ir pan. • Tuomet kuriant užklausą reikia pasirinkti Create query in Design view: • Tolesnis žingsnis – duomenų lentelių ar užklausų, iš kurių bus atrenkami duomenų laukai, išrinkimas (Add mygtukas)

19. Užklausų kūrimas be meistro pagalbos

20. Užklausų kūrimas be meistro pagalbos • Užklausos projekto langas yra sudarytas iš dviejų dalių: • viršutinėje yra atvaizduojamos atrinktos duomenų lentelės ar kitos užklausos su tarpusavio ryšiais, o • apatinėje – atrinkti laukai, rūšiavimo tvarka, užklausos parametrai, papildomi kriterijai ir pan. • Laukai rezultatams atrenkami dvigubu pelės paspaudimu ant norimo lauko arba lauką tiesiog pertempiant į apatinę lango dalį

21. Užklausų kūrimas be meistro pagalbos

22. Užklausos projekto langas • Laukas (Field) – duomenų lentelės ar užklausos lauko pavadinimas; • Lentelė ar užklausa (Table) – duomenų lentelė ar užklausa, iš kurios buvo atrinktas laukas; • Rūšiavimo tvarka (Sort) - didėjančiai (Ascending) arba mažėjančiai (Descending); • Lauko rodymo/nerodymo indikatorius (Show); • Laukų apribojimų kriterijai (Criteria).

23. Užklausoskriterijai • Siekiant tiksliai atrinkti reikiamus duomenis, užklausose yra naudojami kriterijai (sąlygos) • Jei vienu metu tam pačiam laukui tenka užrašyti kelias sąlygas, yra naudojami loginiai operatoriai: • = lygybė (toks pats), • < mažiau, • > daugiau, • <= mažiau arba lygu, • >= daugiau arba lygu, • <> nelygu, • And loginis IR, • Or loginis ARBA, • Like - KAIP (Pavarde: Like “KA” – bus surastos pavardės, kurios prasideda KA raidėmis – Kazlauskas, Kazlas, ...), • Between - TARP (Between 24/12/99 And 31/12/99).

24. Užklausosrezultatas • Paspaudę arba Query Run gauname užklausos rezultatus:

25. Keli ir alternatyvūs kriterijai • Ne visuomet užklausos kriterijų galima apibūdinti vienu sakiniu (pvz., "Išrinkti klientus, kurie pirko prekes 2003 03 10"). Kartais tenka formuluoti sudėtingesnes užklausas. • Pvz., Išrinkti brangias prekes (brangesnes nei 100 Lt), kurių trūksta sandėlyje. Tokiu atveju abi sąlygas reikia nurodyti toje pačioje Criteria eilutėje:

26. Keli ir alternatyvūs kriterijai • Jei sąlyga yra kitokia: Išrinkti prekes, kurių kaina didesnė nei 100 Lt arba kurių trūksta sandėlyje • Šiuo atveju abi tos pačios sąlygos turi būti nurodomos skirtingose Criteria dalies eilutėse:

27. Ataskaitos • Ataskaitos užtikrina vieną iš pagrindinių reikalavimų duomenų bazei – pateikia vartotojui tai, ko jis nori iš turimų duomenų • Ataskaitos popieriuje – tradicinis kompiuterio duomenų išvedimas, labiau priimtinas vartotojams, galimybė automatiškai gauti įvairius suminius duomenis dideliems duomenų masyvams • Išėjimo duomenys yra paprastai pateikiami kompiuterio ekrane arba popieriuje.

28. Ataskaitos Kaip ir dirbant su formomis ir užklausomis, lengviausias būdas sukurti ataskaitas – naudoti vedlį Report Wizard. Vedlys leidžia pasirinkti kelis ataskaitų variantus: žymes, detalų sąrašą, grupavimą ir pan.

29. Ataskaitos peržiūra, spausdinimas • Darbas su ataskaitomis yra labai panašus į darbą su formomis • Ataskaitos yra saugomos duomenų bazės pagrindinio lango Reports kortelėje • Ataskaitos peržiūros metu ataskaitos vaizdas yra valdomas slinkimo juostomis arba navigaciniais mygtukais ataskaitos lango apačioje • Ataskaitų spausdinimui reikia paspausti spausdinimo mygtuką • Kaip ir spausdinant iš kiekvienos Windows programos, prieš spausdinimą galima nurodyti įvairius ataskaitos parametrus

30. Ataskaitos kūrimas • Pagrindiniame duomenų bazės lauke išrinkę kortelę Reports, paspauskite mygtuką • Ekrane atsiras dialogo langas, klausiantis kokiu būdu ir kokią ataskaitą kursite:

31. Ataskaitos kūrimas • Design View - ataskaitos kūrimas projektavimo režime; • Report Wizard - ataskaitos kūrimas naudojant vedlį; • AutoReport: Columnar - automatiškai sukuriama ataskaita, duomenis išdėstant stulpeliu; • AutoReport: Tabular - automatiškai sukuriama ataskaita, duomenis išdėstant eilutėmis; • Chart Wizard - grafiko kūrimas; • Label Wizard - etikečių (žymių) kūrimas.

32. Ataskaitos kūrimas • Pasirinkus ataskaitos kūrimą naudojantis vedliu ir paspaudus OK mygtuką, ekrane pasirodo dialogo langas, klausiantis, iš kokių lentelių ir kokius laukus atrinkti į ataskaitą:

33. Ataskaitos kūrimas • Paspaudus Next, atveriamas tolesnis langas, kuriame nurodoma kaip grupuoti duomenis • Nuspaudus Next, trečiajame ataskaitos kūrimo lange galima nurodyti papildomus grupavimo lygius

34. Ataskaitos kūrimas • Ketvirtame žingsnyje nurodoma, pagal kuriuos laukus ir kaip (didėjančiai ar mažėjančiai) bus rikiuojami detalūs duomenys, taip pat ar bus skaičiuojami suminiai duomenys (mygtukas Summary Options ...) • Penktas žingsnis - ataskaitos duomenų išdėstymo bei lapo orientacijos pasirinkimas • Šeštasis žingsnis - teksto formatavimo pasirinkimas • Paskutiniame žingsnyje nurodomas ataskaitos pavadinimas

35. Ataskaitos spausdinimas • Visą suformuotą ataskaitą galima atspausdinti priemonių juostos mygtuku • Pasinaudojus meniu File  Print galima atspausdinti dalį ataskaitos arba kelias ataskaitos kopijas • Ataskaitos lapo parametrus galima keisti meniu punktu File  Page Setup

36. Ataskaitų redagavimas • Ataskaitos projektą galima redaguoti atidarius ataskaitą priemonių juostos mygtuku . • Ataskaitos redagavimo eigoje bus svarbūs šie mygtukai: • - atvaizduoja pažymėto ataskaitos elemento savybes (Properties). • - atvaizduoja ataskaitos laukų sąrašą (Field List). • - atvaizduoja ekrane ataskaitos valdymo elementų rinkinį (Toolbox).

37. Ataskaitos sritys

38. Ataskaitos sritys • Report Header - ataskaitos antraštė spausdinama ataskaitos pradžioje; • Page Header - lapų antraštė spausdinama kiekvieno lapo viršuje; • Grupių antraštės (Fakultetas Header, grupes_grupes Header) spausdinamos prieš kievieną ataskaitos grupę; • Details - pagrindinė dalis, kurioje spausdinami atrinkti duomenys; • Grupių poraštės (Fakultetas Footer, grupes_grupes Footer) spausdinamos po kiekvienos ataskaitos grupės; • Page Footer - lapų poraštė spausdinama kiekvieno lapo apačioje; • Report Footer - ataskaitos poraštė spausdinama ataskaitos pabaigoje.

39. Duomenų grupavimas • Ataskaitos duomenų rūšiavimą ir grupavimą galima redaguoti išrinkus meniu View  Sorting and Grouping arba priemonių juostos mygtuku

40. Duomenų grupavimas • Field Expression - išrenkamas laukas rūšiavimui; • Sort Order - nustatoma rūšiavimo tvarka Ascending - didėjančiai, Descending - mažėjančiai; • Group Header - ar bus rodoma grupės antraštė; • Group Footer - ar bus rodoma grupės poraštė; • Group On - kaip atliekamas grupavimas; • Group Interval - grupavimo intervalas; • Keep Together - ar vienos grupės duomenys bus tame pačiame lape.