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國立臺東專科學校 線上簽核系統教育訓練 （行政人員）

國立臺東專科學校 線上簽核系統教育訓練 （行政人員）. 文書組 洪錦玫 組長 TEL:089226389( 分機 2320) 103/03/27. 大綱. 辦理公文共同性原則概念。 案例分析 系統工具紐操作技巧介紹 發文函稿慣用語法介紹 文書組未來工作重點. 辦理公文共同性原則概念。 案例分析 系統工具紐操作技巧介紹 發文函稿慣用語法介紹. 辦理公文共同原則概念. 先請教多溝通。了解後再擬辦。 會簽超過 3 個單位，請先行協商再上簽，以避免意見相左。 ( 該會辦不會；不該會辦卻加會，公文流程多好幾天） ( 圖 12)

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國立臺東專科學校 線上簽核系統教育訓練 （行政人員）

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  1. 國立臺東專科學校線上簽核系統教育訓練（行政人員）國立臺東專科學校線上簽核系統教育訓練（行政人員） 文書組洪錦玫 組長 TEL:089226389(分機2320) 103/03/27

  2. 大綱 • 辦理公文共同性原則概念。 • 案例分析 • 系統工具紐操作技巧介紹 • 發文函稿慣用語法介紹 • 文書組未來工作重點

  3. 辦理公文共同性原則概念。 • 案例分析 • 系統工具紐操作技巧介紹 • 發文函稿慣用語法介紹

  4. 辦理公文共同原則概念 • 先請教多溝通。了解後再擬辦。會簽超過3個單位，請先行協商再上簽，以避免意見相左。(該會辦不會；不該會辦卻加會，公文流程多好幾天）(圖12) • 公文簽辦流程：擬辦→送會→陳核→核定。（最後有權核定者）

  5. 辦理公文共同原則概念 • 承辦人應就職掌事項，作切實簡明之簽註意見或建議。避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」（例：研習派員、參加博覽會建議人數）（連接1） • 明確知道各經辦單位之權責。包括自已所屬單位分層負責明細表。 • 各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意。應共同負責。即不可於長官決行後，有不同意見表示。若因特殊狀況需再陳述，請另案另簽辦理。（連接2） • 通報周知性質者，以發布電子公布欄為原則。（連接3） 案例分析

  6. 來文需回報具時效性

  7. 教師敘獎案

  8. 案例分析 Q１:什麼是登記桌？登記桌是承辦人嗎？ Q２:並簽是凡送會辦本科室外其他單位時用？ Q３:串簽何時用? Q４:什麼是先核後會（決行後會）？使用時機？ Q５:只要發文一定加簽校長？ Q６:只要經費案一定加簽校長？ Q７:出差3天內（排除交通工具飛機）主計室、人事室先會。 Q８:無法決行的文？ 系統工具紐操作技巧介紹

  9. A: • 登記桌：單位收文分文窗口。 • 不是承辦人。 • 學校目前設有登記桌科室為：主計室及諮商輔導中心。 • 加會登記桌只能串簽。不可並簽。

  10. A: • 不一定。 • 並簽是可增加公文時效性，但使用必須符合3項前提。 • 1.位階相同（同為主任職等）。 • 2.會簽2個單位以上時。 • 3.本科室上對下。 • 排除登記桌。

  11. A: • 下對上層級。 • 單位主管（組長→主任）、第一層（主任秘書、副校長、校長）（圖８）

  12. A: • 開會通知 • 業務單位執行已明文規定事項，大家應一律遵守，無異議。若須告知相關單位，請後會。 • 屬通知性質。 （儘量使用公布欄） • （連接5）

  13. A: • 不是。 • 應依分層負責明細表權責劃分有權核定者。

  14. A: • 經費有業務費、專案計畫補助款性質。 • 例：出差費（３天內）屬業務費項下支出。明確出差人員時間、註明經費來源，請單位主管授權決行後。再後會人事室、主計室。 • 專案計畫補助款動支比照上項辦理。

  15. A: • 不一定，流程操作介紹。 • （連結案例-678）

  16. A: • 已決行過了。同一文無法呈現2次決行。 • 先核後會文，最後加會自已。

  17. 系統工具紐操作技巧介紹 • 個人設定-電話、Email • 輸入關鍵字：臺東縣高級中等學校 • 退文使用時機 　　　承辦人：修改附件、修改內文 　　　主管人員：退回清稿、退回補充。 • 公文流程簽核權限設定（圖６） • 複製 • 修改公文內文 • 公佈欄 • 資料查詢

  18. 發文函稿慣用語法介紹 正本：正確全銜（11） 常用錯別字（表格1） 數字用法： 1案（乙案）、金額：2,400元整（貳仟肆佰元整） 序數用法：（內縮） 一、二、三、 （一）（二） 1.2.3. （1）（2）

  19. 上行文：（教育部、教育部國民及學前教育署）檢陳、請鑒核上行文：（教育部、教育部國民及學前教育署）檢陳、請鑒核 • 平行文：（敘敘部、人事行政局、科技部、各縣政府、各學校）檢送、請查照 • 期望語：（附件一） • 主旨：已描述用、說明：文字又相同 • 案例： 文1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11 • 紙本陳核過程之公文夾，最速件用紅色（1天）、速件用綠色（3天）、普通件用藍色（6天）、機密件用黃色或特製之機密件袋。（親送）

  20. 文書組未來工作重點 • 稽催設定3天1次 • 文書組擬訂相關考核方式及獎懲措施，於本年五月起實施定期考核，於本學期末辦理相關獎懲，希望在本學期內有效提升公文處理的效率及品質。

  21. Question & Answer…

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