บทที่ 6 การออกแบบระบบ (System Design)

1. บทที่ 6การออกแบบระบบ (System Design) • การออกแบบเอาต์พุต • การออกแบบการพิมพ์เอาต์พุต • การออกแบบรายงานทางหน้าจอ • การออกแบบอินพุต • การออกแบบแบบฟอร์ม • การออกแบบหน้าจออินพุต

2. SYSTEM DESIGNการออกแบบระบบ • การออกแบบแฟ้มข้อมูล และ ฐานข้อมูล • วัตถุประสงค์ของการออกแบบ • การเก็บแฟ้มข้อมูล * ประเภทแฟ้มข้อมูล * องค์กรข้อมูล • ฐานข้อมูล

3. Output Designการออกแบบเอาต์พุต • เอาต์พุต มี 2 แบบ คือ Soft copy และ Hard copy • วัตถุประสงค์ของการออกแบบเอาต์พุต • เพื่อสนองความต้องการของผู้ใช้ระบบ • ออกแบบให้เหมาะกับผู้ใช้ระบบ • ออกเอาต์พุตให้ครบจำนวน • กระจายเอาต์พุตตามแหล่งที่ต้องการ • ออกเอาต์พุตให้ทันต่อเวลา • เลือกวิธีการนำเสนอเอาต์พุต

4. แนวปฏิบัติการออกแบบรายงานแนวปฏิบัติการออกแบบรายงาน • แนวปฏิบัติ • กำหนดรูปแบบรายงานบน Layout format • กำหนดประเภทข้อมูล ตัวเลข ตัวอักษร อักขระพิเศษ • กำหนดตำแหน่งข้อมูล • ข้อมูลมี 2 แบบ คือ ข้อมูลคงที่ ข้อมูลแปรผัน * ข้อมูลคงที่ หัวรายงาน หัวเรื่อง หัอข้อ * ข้อมูลแปรผัน ตัวอักษร แทนด้วย X ตัวเลขแทนด้วย 9 เช่น XXXXX X__30__X 999,999.99

5. การเลือก ประเทภ ขนาด และคุณภาพของกระดาษ • คำนึงถึงต้นทุน • คำนึงถึง คุณภาพของกระดาษ • คำนึงถึงการใช้ เช่น มีสำเนา ต้องใช้กระดาษคาร์บอน รายงานประจำปี กระดาษเช็ค • คำนึงถึงขนาดของกระดาษ

6. ข้อพิจารณาการออกแบบรายงานข้อพิจารณาการออกแบบรายงาน • หน้าที่ของรายงาน เพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ โดย • หัวรายงาน บอกผู้ใช้ว่ากำลังอ่านอะไร • หมายเลขหน้า เพิ่มความสะดวกในการอ้างอิง • วันที่ บอกความทันสมัยของข้อมูล • หัวรายการ ชี้ให้เห็น หรือ แยก รายละเอียด ใช้เด่นชัด • กลุ่มข้อมูล แสดงรายละเอียด • การควบคุมยอดการพิมพ์ มี ช่องว่างคั่นอยู่ระหว่างบรรทัด

7. ข้อพิจารณาการออกแบบรายงานข้อพิจารณาการออกแบบรายงาน • รูปแบบ และ ความสวยงาม เพื่อเพิ่มความจูงใจในการใช้ • การจัดระเบียบในรายงาน ควรเป็นไปตามธรรมเนียมปฏิบัติ ของวัฒนธรรมนั้น เช่น อ่านบน ลง-ล่าง จากซ้ายไปขวา • จุดที่ต้องเน้นอาจใช้สี การเว้นบรรทัด หรือ ขนาดตัวอักษร

8. การออกแบบรายงานทางจอภาพการออกแบบรายงานทางจอภาพ • การออกแบบหน้าจอ คล้ายรายงาน แต่เป็น Soft copy • เหมาะกับผู้ใช้ที่ต้องการรายงานแบบไม่กำหนดเวลา หรือ มีความยืดหยุ่น • มีการโต้ตอบกับเครื่อง จึงไม่สะดวกต่อการพกพา • ควบคุมการกระจายรายงานด้วย Password

9. การออกแบบรายงานทางจอภาพการออกแบบรายงานทางจอภาพ • แนวทางการออกแบบรายงานทางหน้าจอ • หน้าจอต้องมีความเรียบง่าย • การแสดงหน้าจอต้องมีรูปแบบคงที่ (จากจอแรกถึงจอสุดท้าย) • มีความสะดวดในการใช้หน้าจอ (ปุ่ม หรือ คำแนะนำ) • สร้างหน้าจอให้น่าสนใจ

10. ภาพหน้าจอต้องเรียบง่ายภาพหน้าจอต้องเรียบง่าย การออกแบบรายงานทางจอภาพ ชื่อ สิ้นค้า ราคา/หน่วย รวม นาย ก XXX XXX XXXX XXX XXX XXXX XXX XXX XXXX นาย ข XXX XXX XXXX XXX XXX XXXX XXX XXX XXXX ชื่อ สิ้นค้า ราคา/หน่วย รวม นาย ก XXX XXX XXXX นาย ก XXX XXX XXXX นาย ก XXX XXX XXXX นาย ข XXX XXX XXXX นาย ข XXX XXX XXXX นาย ข XXX XXX XXXX

11. เลเอาต์รายงานทางจอภาพเลเอาต์รายงานทางจอภาพ • Layout screen ส่วนที่ 1 ส่วนที่ 2 ส่วนที่ 3 XX XX 99.99 XX XX 99.99

12. เลเอาต์รายงานทางหน้าจอเลเอาต์รายงานทางหน้าจอ • ส่วนที่ 1 ประกอบด้วย ชื่อรายงาน ชื่อสำนักงาน และ หมายเลขอาณาเขต • ส่วนที่ 2 ประกอบด้วย หัวเรื่อง รายละเอียด กลุ่มข้อมูล ที่สัมพันธ์ กัน บอกประเภท และ ขนาดของข้อมูล แสดงโดยใช้ สัญลักษณ์ • ส่วนที่ 3 แสดงคำแนะนำ การใช้หน้าจอ (Help Menu Tool bar) ปุ่มหน้าจอย่อย กรณีที่แสดงรายละเอียด ใน 1 หน้าจอ ไม่เพียงพอ

13. การออกแบบอินพุตINPUT DESIGN • การออกแบบ อินพุต มี ทั้งทางเอกสาร (แบบฟอร์ม) และ หน้าจอ • วัตถุประสงค์ • Effectiveness ก่อให้เกิดผลประโยชน์อย่างแท้จริง คือ ตอบสนอง การจัดการในระบบสารสนเทศอย่างแท้จริง • Accuracy การออกแบบที่ดีทำให้รับข้อมูลได้ถูกครบถ้วน • Easy of use ง่านต่อการใช้ รูปแบบง่ายต่อการเข้าใจ • Consistency ความสม่ำเสมอของรูปแบบ • Simplicity ความเรียบง่ายของรูปแบบ ทำให้ง่ายต่อการติดตาม • Attractive ดึงดูดความสนใจ

14. การออกแบบอินพุตINPUT DESIGN • การออกแบบ แบบฟอร์ม เป็นสิ่งสำคัญ เพราะ ข้อมูลในแบบฟอร์ม ถูกเปลี่ยนเป็นข้อมูลในการประมวลผล จึงเปรียบเสมือน เครื่องมือ วัดการทำงานของระบบ • แนวทางการออกแบบแบบฟอร์ม • แบบฟอร์มควรง่ายต่อการเติมข้อความ • มั่นใจว่า แบบฟอร์ม ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ออกแบบไว้ • แบบฟอร์มต้องรับข้อมูลที่ถูกต้อง และครบถ้วน • ออกแบบฟอร์มให้น่าสนใจ

15. การออกแบบแบบฟอร์ม • แนวทางการออกแบบแบบฟอร์ม • แบบฟอร์มง่ายต่อการเติมคำ คือต้องมี * การไหลของฟอร์ม (Form flow) * การแบ่งส่วนในแบบฟอร์ใ (Section of a form) * คำอธิบายที่ดี (Captioning) • การไหลของฟอร์ม • มีการไหลจากบนลงล่าง จากซ้ายไปขวา • การไหลของฟอร์มเป็นไปตามธรรมเนียมปฏิบัติ

16. การออกแบบแบบฟอร์ม • แบ่งแบบฟอร์ม เป็น 7 ส่วน • หัวเรื่อง • คำอธิบายการใช้แบบฟอร์ม • การรับรองอนุมัติ (ลายเซ็นต์) • หมายเหตุ • การแสดงตัวการเข้าถึง เช่น หมายเลขบัตร • ส่วนรายละเอียด หรือ Body • ยอดรวม

17. การออกแบบแบบฟอร์ม • รูปแบบฟอร์ม Heading Identification Instruction Body Sign Total Comment:

18. การออกแบบแบบฟอร์ม • แบบฟอร์มตรงตามวัตถุประสงค์ ใช้เพื่อจัดหาข้อมูลต่างๆไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง แต่มีข้อมูลพื้นฐาน ที่ใช้ร่วมกัน เช่น แบบฟอร์มชำระด้วยบัตรเครดิต มี 3 แบบ ในชุดเดียวกัน โดยแต่ละสำเนา มีรายละเอียดบางส่วนที่ต่างกัน ขณะที่บางส่วน เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ใช้ • แบบฟอร์มต้องรับข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน • อัตราการเกิดข้อผิดพลาด เกิดขณะรวบรวมข้อมูล (Data Collection) • มีระบบตรวจสอบภายในแบบฟอร์ม เช่น ยอดรวมในแนวตั้ง และแนวนอน ระดับขั้นกับการจ่ายเงินเดือน

19. การออกแบบแบบฟอร์ม • การออกแบบฟอร์มให้น่าสนใจ • ใช้เทคนิคช่วยในการกรอกแบบฟอร์มให้ง่ายขึ้น • การจัดช่องว่าง • แบบตัวอักษร • สีสรรที่ใช้

20. การออกแบบหน้าจออินพุตการออกแบบหน้าจออินพุต • หลักการออกแบบหน้าจออินพุต • หน้าจอรับข้อมูลต้องเรียบง่าย: • เทคนิคการจัดหน้าจอ • การใช้หน้าต่าง (windows) • การนำเสนอหน้าจอมีความคงที่ • มีลักษณะคล้ายเ อกสารต้นฉบับ • การเคลื่อนไหวของหน้าจอ • Scrolling, Call up more detail, On-screen dialog

21. การออกแบบหน้าจออินพุตการออกแบบหน้าจออินพุต • หน้าจอควรดึงดูดความสนใจ • การกระพริบเคอร์เซอร์ หรือ การกลับพื้นหน้าจอ • การใช้รูปแบบตัวอักษร • การใช้สี • การใช้ Icon

22. การออกแบบแฟ้มข้อมูล และ ฐานข้อมูลFILE & DATABASE DESIGN • วัตถุประสงค์ • จัดองค์กรข้อมูลให้เป็นระเบียบ • มีข้อมูลบริการแก่ผู้ใช้ • ประกันความถูกต้อง และ ความคงที่ของข้อมูล • ง่ายต่อการบำรุงรักษาแฟ้มข้อมูล

23. การเก็บแฟ้มข้อมูล • Conventional file ลักษณะการเก็บมีการแยกแฟ้มข้อมูล เพื่อเก็บข้อมูลในที่ต่างๆกัน เช่น แฟ้มประวัติขาย แฟ้มบุคคล หรือ แฟ้มที่มีการเคลื่อนไหวบ่อยๆ แต่ แฟ้มเหล่านี้มีเขตของมูลที่เหมือนกัน หรือ ใช้รวมกัน • Database การเก็บแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันเข้าด้วยกัน เพื่อลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล และ ควบคุมการเก็บข้อมูล

24. Conventional File • สร้างได้ง่าย และ รวดเร็ว • ความสะดวกในการใช้ และความปลอดภัยมีน้อย • การปรับปรุงแก้ไขทำได้ยาก • ระยะเวลาในการประมวลผลทำ ได้ช้า เพราะมีข้อมูลหลายแห่ง • การขยายตัว หรือ การเชื่อมโยงแฟ้มทำได้ยาก

25. ฐานข้อมูลDatabase • เป็นศูนย์รวมข้อมูล • DBMS: Database Management System เป็นระบบที่อนุญาตให้สร้าง ขยาย และ ปรับปรุงฐานข้อมูล • Database Administrator ผู้ที่คอยดูแล DBMS

26. ฐานข้อมูลDatabase • วัตถุประสงค์การใช้ฐานข้อมูล • สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน • รักษาความคงที่ และ ความถูกต้องของข้อมูล • มีข้อมูลใช้เสอมทั้ง ปัจจุบัน และ อนาคต • มีการพัฒนาของข้อมูลตามความต้องการใช้ • เปิดโอกาสให้ผู้ใช้ข้อมูลตามแนวทางของตนเองโดยไม่เกี่ยวกับ การเก็บข้อมูลทางกายภาพ

27. ข้อดี ความเป็นเอกภาพของข้อมูล สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้เสมอ การใช้ฐานข้อมูลไม่จำเป็นต้อง ทราบวิธีการเก็บข้อมูล ข้อเสีย เสี่ยงต่อการสูญหาย Database Administrator มีบทบาทสำคัญมาก การปรับปรุงแต่ละครั้งกินเวลามาก เนื่องจากเป็นฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่ ต้นทุนสูง การเลือกใช้ฐานข้อมูล

28. แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูล Data Concepts • การมองสิ่งต่างๆในโลกแห่งความเป็นจริง ให้มาเป็นข้อมูล ลงในแฟ้มข้อมูล • แนวคิด ประกอบด้วย • Reality • Data • Metadata 8-41

29. Reality, Data, Metadata • Entities • วัตถุประสงค์ หรือ เหตุการณ์ ที่ถูกรวบรวมเป็นข้อมูล อาจเป็น คน สถานที่ สิ่งของ เวลา มาเป็น พนักงานขาย เมือง สินค้า เวลาที่ไฟฟ้าดับ • ความสัมพันธ์ระหว่าง Entities แสดงโดยผัง Entities-Relationship มี 3 แบบ คือ * ONE TO ONE (1:1) * ONE TO MANY (1:M) * MANY TO MANY (M:N) 8-44

30. ER - DIAGRAM • ONE TO ONE ONE TO MANY MANY TO MANY EMPLOYEE EMPLOYEE SALEPERSON 1 1 M SALE ASSIGN BELONG TO 1 M N DEPARTMENT CITY OFFICE 8-45

31. Attributes • Attribute • แสดงคุณลักษณะของ Entities เช่น คนงานมี ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ • บางครั้งเรียก attribute ว่า field , Data item • Data item มี ค่าเป็น ตัวเลข ตัวอักษร ความยาว Entities Data item Value Package Width 8125 Hight 16 Length 16 Mailling Address 765 Thapae Rd. 8-46

32. METADATA • บอกรายละเอียดของข้อมูลใน แฟ้มข้อมูล และ ในฐานข้อมูล • ประกอบด้วย ชื่อ ประเภท ขนาด ของ data item ทุกตัว DATA ITEM VALUE SALEPERSON NUMBER N 4 SALEPERSON NAME A 20 COMPANY NAME A 20 WIDTH N 2 HIGHT N 2 LENGTH N 2 8-49 A อักษร N ตัวเลข D วันที่

33. ตัวอย่างER- Diagram 8-50

34. DATA FILEแฟ้มข้อมูล • ประเภทของแฟ้มข้อมูล • Master file • Table file • Transcation file • Work file • Report file 8-51

35. DATA FILEแฟ้มข้อมูล • องค์กรของแฟ้มข้อมูล • Sequential file • Link list • Hashed file • Index file • Inverted file • Index Sequention Access Method (ISAM / VSAM) 8-52

36. DATABASEฐานข้อมูล • ฐานข้อมูลเป็นของส่วนกลาง • การใช้ฐานข้อมูลขึ้นอยู่กับมุมมองของผู้ใช้ • มุมมองของผู้ใช้ เรียกว่า Use Schema 8-53

37. โครงสร้างฐานข้อมูล • โครงสร้างฐานข้อมูลเกิดจาก Conceptual schema ของผู้ใช้ โดย ผู้ใช้นำรายละเอียดในรายงานที่ต้องการกำหนดข้อมูลทางตรรกะ แล้วแปลงเป็นโครงสร้างทางกายภาพ • โครงสร้างฐานข้อมูลมี 3 แบบ คือ • Hierarchical • Network • Relational 8-55

38. โครงสร้างฐานข้อมูลแบบ Hierachical • Hierarchical ประยุกต์ใช้กับความสัมพันธ์ แบบ ONE TO ONE และ ONE TO MANY เท่านั้น ENTITIES COURSE# INSTRUCTOR STUDENT 8-56

39. โครงสร้างฐานข้อมูลแบบ NETWORK • Network อนุญาตให้ทุก Entities ที่เป็นโหนดย่อย หรือ โหนด ควบคุม มีจำนวนไม่จำกัด มี ความสัมพันธ์ แบบ mamy to many ENTITY ENTITY LINK LINK LINK LINK ENTITY ENTITY ENTITY 8-57

40. โครงสร้างฐานข้อมูลแบบ RELATIONAL • มีลักษณะเป็นตาราง แบบ 2 มิติ ใช้แสดงความสัมพันธ์ ระหว่าง บรรทัด(เรคอร์ด) และ แถว(field) ORDER • ระบบหนึ่งอาจมีหลายตาราง ORDER# NAME ADDRESS CARD# ITEM-PRICE ITEM# TITLE PRICE ITEM-STSTUS ITEM# ORDER# STATUS 8-58

41. โครงสร้างฐานข้อมูลแบบ RELATIONAL • การบำรุงรักษาง่ายกว่า Hierarchical • เมื่อใช้ Relational แล้ว เรคอร์ด เรียกว่า Tuple และ Attribute เรียกว่า Domain • การใช้ตารางรวมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ต้องทำการ Normalization ตารางเสียก่อน 8-59

42. คำศัพท์ใช้ในการNormalization • Realtion หมายถึงตารางแสดงความสัมพันธ์ • Tuple หมายถึงเรคอร์ดในแต่ระบรรทัด • Attribute หมายถึง Entity หรือ field ในแต่ละแถว TUPLE ATTIBUTE 1 ATTRIBUTE 2 ATTRIBUTE 3 ATTRIBUTE 4 TUPLE TUPLE TUPLE 8-60

43. ประเภทของคีย์ที่ใช้ในการ Normalization • Primary key คือ ฟิลด์ที่เป็นเอกภาพใช้บ่งบอกเรคอร์ด • Non-key attribute หมายถึงฟิลด์ที่ไม่ใช่คีย์ • Partial Dependenceคือข้อมูล แบบ Non-Key ที่ขึ้นตรงต่อ primary key • Transitive Dependence หมายถึงข้อมูล แบบ Non-Keyที่ขึ้นตรง ต่อ ข้อมูลแบบ Non-key • Foreign key หมายถึง attributeของตารางหนึ่งแต่เป็นคีย์ของอีกตาราง • Concatened key 8-61

44. การเขียนสัญลักษณ์แสดงความสัมพันธ์การเขียนสัญลักษณ์แสดงความสัมพันธ์ • Relation ชื่อของตาราง • วงเล็บ( ) ภายในมีรายชื่อของ attributes • attribute ที่ขีดเส้นใต้ เป็น Primary key • attribute ขีดเส้นใต้ด้วยเส้นประ เป็น Foreign key ORDER (ORDER#,QTY,AMOUNT) Relation คือ ORDER ORDER# คือ Primary key QTY,amount คือ Non-key attributes 8-62

45. Normalization • วิธีลดความซ้ำซ้อนของโครงสร้าง • เพื่อสะดวก และ ง่ายต่อการบำรุงรักษา 8-63

46. Normalization • การ Normalization มี 3 ขั้นตอน USER VIEW Step 2: Remove Partial Dependency Step 1: Remove Repeating Group Step 3: Remove Transitive dep UNNORMALIZED RELATIONSHIP SECOND NORMALIZED (2 NF) FIRST NORMALIZED (1 NF) THIRD NORMALIZED (3 NF) 8-64

47. ตัวอย่างการทำNomalization บริษัท เอ.เอส จำกัด มีรายงานการขายสินค้าดังนี้ มี [1]-[8]ส่วน A.S COMPANY SPRING VALLEY, MIMISOTA [1] SALEPERSON# : 3462 [2] NAME: WATERS [3] SALE AREA :WEST CUST. NUM CUST. NAME WAREHOUS# WAREHOUS SALE [4] [5] [6] LOCATION[7] [8] 18765 DELTA SERVICE 4 FARGE 13540 18830 M.LEVY & SON 3 BISMARCK 10600 8-65

48. การใช้ ER-Diagram กำหนดเรคอร์ดคีย์ • เขียน ER-diagram กำหนดความสัมพันธ์ของ Entities • แสดง Entity ที่ใช้ เป็น Primary Key 1 M M N Customer Places items order Contains ORDER# Cust-num ITEM# Cust-num 8-66

49. การใช้ ER-Diagram กำหนดเรคอร์ดคีย์ • ลูกค้า 1 คนมีใบสั่งได้หลายใบ • ใบสั่ง 1 ใบมีสินค้าหลายรายการ • สิ้นค้ารายการหนึ่งอาจปรากฏในใบสั่งได้หลายใบ ORDER 1 ITEM 125 OREDR 2 ITEM 125 8-67

50. การใช้ ER-Diagram กำหนดเรคอร์ดคีย์ • ONE TO MANY • แฟ้มด้าน Many จะบรรจุ Foreign Key จากแฟ้มด้าน One • ORDER-KEY FILE ORDER# ORDER CUST# ITEM# QTY ITEM# QTY ITEM# QTY ITEM# QTY ITEM# DATE ITEM-MASTER-FILE ITEM# ITEM DESP. ITEM COST ITEM PRICE QTY ON HAND 8-68