Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

1. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin GV: Phan Bá Trí Email: trip182@gmail.com Huế, 9/2011

2. 2.1 Nghiên cứu hiện trạng 2.1.1 Mục đích - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống - Tiếp cận với các chức năng, nhiệm vụ và cách hoạt động của hệ thống. - Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống để kế thừa và các khuyết điểm của hệ thống để khắc phục.

3. Nghiên cứu hiện trạng 2.1.2 Nội dung nghiên cứu và cách đánh giá hiện trạng Cần khảo sát một số nội dung sau: - Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. - Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định, sự phân cấp quyền hạn trong tổ chức. - Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, tài liệu,…cùng với phương pháp xử lý thông tin - Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý:quy định,…

4. Nội dung nghiên cứu và cách đánh giá hiện trạng - Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng - Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

5. 2.1.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin Một số thuật ngữ sử dụng để khảo sát hiện trạng a) Điểm công tác (nơi làm việc) Điểm công tác có hai loại: - Điểm công tác trong - Điểm công tác ngoài  Điểm công tác trong: là nơi lưu trữ, xử lý, thu nhận, phát sinh thông tin  Điểm công tác ngoài: là nơi phát sinh hoặc thu nhận thông tin

6. Một số thuật ngữ sử dụng b) Tài liệu Thông tin được sử dụng trong hệ thống thông tin Ví dụ: Hóa đơn, hồ sơ, lý lịch trích ngang, ảnh,… c) Tài liệu lưu trữ - Kho dữ liệu Các thông tin được lưu trữ phục vụ các chức năng công việc của hệ thống d) Chức năng – công việc Chức năng được hiểu một hay nhiều công việc nhằm thực hiện một nhiệm vụ ở một phạm vi nào đó.

7. Một số thuật ngữ sử dụng d) Quy tắc nghiệp vụ - Quy tắc về quản lý - Quy tắc về tổ chức - Quy tắc về kỹ thuật

8. 2.1.4 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng a) Phương pháp quan sát Với phương pháp này, người phân tích thường ghi chép lại với các tiêu chí sau: - Các bộ phận trong tổ chức - Mối quan hệ nghiệp vụ trong tổ chức - Các hoạt động tác nghiệp của mỗi bộ phận - Cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận - Những yếu tố bất thường để xác định tính khả thi của dự án.

9. Phương pháp quan sát Khuyết điểm - Mang lại một kết quả có tính chủ quan do sự thiếu hiểu biết của người phân tích - Khó giới hạn được lĩnh vực nghiên cứu vì người phân tích thụ động trước các hiện trạng - Chỉ có thể nắm bắt các yếu tố bên ngoài - Gây tâm lý khó chịu cho người bị quan sát Tuy nhiên, phương pháp này có một cách nhìn tổng thể về một hệ thống thông tin trong tương lai.

10. Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng b) Phương pháp phỏng vấn Người phân tích nên phỏng vấn: Ban lãnh đạo và các điểm công tác. - Phỏng vấn lãnh đạo + Nhiệm vụ chung của tổ chức + Sơ đồ tổ chức: Cho chúng ta danh sách các điểm công tác và vai trò của chúng trong hệ thống. + Các số liệu chung: quy mô của hệ thống + Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến HTTT

11. Phương pháp phỏng vấn - Phỏng vấn các điểm công tác + Phương pháp hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ công + Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các quy tắc thực hiện công việc + Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được khởi động + Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc: công việc được thực hiện khi nào và thời gian bao lâu thì công việc được thực hiện

12. Phương pháp phỏng vấn - Tổ chức phỏng vấn

13. c) Phương pháp điều tra bằng phiếu thăm dò Phương pháp này thường được sử dụng trong xã hội học, những điều tra mang tính vĩ mô. Phương pháp này lấy thông tin mang tính định hướng

14. d) Nghiên cứu các tài liệu Qua các tài liệu của hệ thống, người phân tích có thể nắm được - Các chức năng của tổ chức - Các quy tắc, công thức tính toán - Các tài liệu nghiên cứu: + Các văn bản pháp quy, quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức + Các văn bản pháp quy, quy định về tiêu chuẩn, quy tắc, phương thức làm việc + Các chủ trương chính sách của tổ chức mà nhà nước đã ban hành. + Các báo cáo, báo biểu, thống kê

15. 2.2 Phương pháp phân tích thiết kế a) Phương pháp SADT Các bước xây dựng 1. BFD 2. DFD 3. Mô hình tổ chức về dữ liệu 4. Từ điển về dữ liệu (Data Dictionary) 5. Mô hình thực thể mối quan hệ (ER)

16. Phương pháp SADT 1.BFD là gì - Sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ tổng thể đến chi tiết. - Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, các chức năng có quan hệ bao hàm với nhau

17. Các dạng để biểu diễn BFD a) Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng QUẢN LÝ TRÔNG GIỮ XE 2. Trả xe 1. Nhận xe 3. Giải quyết sự cố 3.1 Ktra số gửi 2.1 Kiểm tra vé 1.1 Nhận dạng xe 1.2 Ktra chỗ trống 3.2 Ktra h.trường 2.2 Đối chiếu vé 1.3 Ghi vé xe 3.3 Lập biên bản 2.3 Thanh toán 1.4 Ghi số xe vào 2.4 Ghi số xe ra 3.4 T.toán sực cố

18. Xây dựng BFD theo phân cấp Dựa trên một số chức năng sau: - Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng được phân rã từ một chức năng ở mức trên phải là một bộ phận thật sự tham gia thực hiện chức năng phân rã ra nó - Tính đầy đủ của mỗi chức năng: Phải đảm bảo thực hiện được chức năng mức trên đã phân rã ra chúng - Bố trí, sắp xếp các chức năng: Mộ hệ thống nhỏ thông thường có 3 mức. Mỗi chức năng con nên đặt trên cùng một hàng.

19. Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng - Đặt tên cho các chức năng: Mỗi chức năng nên có một tên riêng nhưng phải thể hiện bao quát chức năng con. - Mô tả chi tiết chức năng lá: Các chức năng cuối cùng của một BFD là chức năng lá. Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ thống.

20. Các dạng để biểu diễn BFD b)Xây dựng BFD theo dạng công ty QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Quản lý vật tư Quản lý nhân sự Quản lý tài chính Tài sản cố định Thiết bị Lương Tiền Kế toán

21. Xây dựng BFD theo dạng công ty Dựa trên một số chức năng sau: - Mô tả chức năng tổng quát của tổ chức, thường được sử dụng trong các hệ thống lớn. - Phân tích dữ liệu phải được xử lý và sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống. • Lưu ý: - Để mô tả BFD theo dạng công ty, người phân tích phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ ở mức cao nhất của tổ chức đó. - Bất kỳ dự án nào cũng là bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này.

22. 2. DFD (Data Flow Diagram)  Định nghĩa - Biểu đồ luồng dữ liệu DFD là một sơ đồ hình học nhằm diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống. a) Những hỗ trợ của DFD - Xác định yêu cầu của người dùng - Lập kế hoạch và minh họa những phương án cho người phân tích và người dùng xem xét - Trao đổi giữa người phân tích và người dùng trong hệ thống - Làm các tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

23. 2. DFD (Data Flow Diagram) b) Các thành phần của một DFD • Luồng dữ liệu (Data Flow): +Mô tả dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác. + Một luồng dữ liệu được mô tả bởi mũi tên với tên dữ liệu kèm theo, chiều mũi tên chỉ hướng di chuyển của dữ liệu + Tên của luồng dữ liệu thể hiện trạng thái logic của thông tin chứ không phải dạng vật lý của nó.

24. Các thành phần của một DFD Ví dụ: ĐẠI LÝ Phiếu xuất NGƯỜI QUẢN LÝ KHO Một luồng dữ liệu là “Phiếu xuất” đi từ tác nhân trong “Người quản lý kho” đến tác nhân ngoài “Đại lý”

25. Các thành phần của một DFD • Kho dữ liệu (Data Store): + Là nơi dữ liệu được lưu trữ tại một nơi nào đó trong hệ thống. + Về mặt vật lý, kho dữ liệu là các tập tin dữ liệu trong máy tính hoặc những tập tài liệu lưu trữ văn phòng. + Biểu diễn các dữ liệu lưu trữ ở nhiều vị trí, không gian khác nhau + Kho dữ liệu là các dữ liệu được lưu giữ nên mang tên nó, người ta thường lấy tên của vật mang nó làm tên của dữ liệu

26. Các thành phần của một DFD Ví dụ: D Đơn đặt hàng

27. Các thành phần của một DFD • Tiến trình(Process) - Chức năng + Là một công việc hoặc một hành động có tác động lên dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi hoặc phân phối. Ví dụ: Tiến trình “Làm hóa đơn” trong hệ thống thông tin Quản lý kho hàng Làm hóa đơn Tên tiến trình

28. Các thành phần của một DFD • Tác nhân ngoài(extenal entity) + Là một cá nhân hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống mà có tác động đến hệ thống. + Có thể hiểu tác nhân ngoài là điểm công tác ngoài. Ví dụ: “Đơn đặt hàng” đến tác nhân ngoài là “Nhà cung cấp” Nhà cung cấp Đơn đặt hàng

29. Các thành phần của một DFD • Tác nhân trong(intenal entity) + Là nơi thu nhận, phát sinh, lưu trữ và xử lý thông tin. + Có thể hiểu tác nhân trong là điểm công tác trong. Ví dụ: “Phiếu nhập/xuất” đến tác nhân trong là “Thủ kho” Phiếu nhập/xuất Thủ kho

30. c) Kỹ thuật phân mức DFD • Căn cứ vào việc phân rã chức năng của một BFD, chúng ta có thể mô tả một DFD theo nhiều mức khác nhau. • Mức 0 (mức bối cảnh): chỉ gồm một DFD, trong đó có một chức năng duy nhất còn gọi là chức năng tổng quát của hệ thống, trao đổi các luồng thông tin với các tác nhân ngoài. - Mức 1 (mức đỉnh): Cũng chỉ gồm một DFD, và các mức 2,3,4,…mỗi mức được gồm nhiều DFD được thành lập như sau:

31. c) Kỹ thuật phân mức DFD Cứ mỗi chức năng ở trên, ta thành lập một DFD ở mức dưới, gọi là biểu diễn ở mức con. Các chức năng của DFD này được xây dựng như sau: + Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con + Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên + Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con, nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc kho dữ liệu nội bộ. Lưu ý: Các chức được đánh số theo ký pháp dấu (.) để tiện triển khai từ trên xuống.

32. d) Các bước để xây dựng một DFD Có thể dựa vào các bước sau đây để xây dựng một DFD: + B1: Vẽ biểu đồ chức năng nghiệp vụ BFD của hệ thống + B2: Liệt kê tất cả các tập thực thể được sử dụng trong hệ thống + B3: Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu DFD ở các mức, bắt đầu từ mức 0,1,2,…Đối với mỗi mức cần thực hiện: Với mỗi tiến trình của mỗi biểu đồ vừa nhận được ở mức n-1:

33. Các bước để xây dựng một DFD - Vẽ DFD tương ứng, DFD này có các DFD con là các chức năng lấy từ BFD có cấp tương ứng. Đối với mỗi DFD con cần xác định: + Các luồng dữ liệu đi vào và đi ra từ nó + Các nguồn và đích tương ứng (tác nhân, kho dữ liệu, tiến trình con) - Đối với mỗi biểu đồ luồng dữ liệu thì vẽ từ trái sang phải.

34. Lưu ý khi xây dựng một DFD - Để kiểm tra tính đúng đắn của các thành phần trong một DFD ta cần dựa vào một số đặc trưng như sau:  Tiến trình + Không một tiến trình nào chỉ có thông tin vào mà không có thông tin ra và ngược lại. + Thông tin vào của một tiến trình phải khác với thông tin ra của tiến trình đó. + Tên của một tiến trình phải duy nhất và là một mệnh đề chỉ hành động

35. Lưu ý khi xây dựng một DFD  Kho dữ liệu: + Tên kho dữ liệu là một mệnh đề danh từ + Dữ liệu không thể di chuyển từ một kho dữ liệu này đến một kho dữ liệu khác + Không thể di chuyển dữ liệu từ một tác nhân đến một kho dữ liệu. + Không thể di chuyển trực tiếp dữ liệu từ một kho dữ liệu đến một tác nhân  Tác nhân: + Tên một tác nhân là một mệnh đề danh từ. + Dữ liệu không thể di chuyển từ một tác nhân này đến một tác nhân khác.

36. Lưu ý khi xây dựng một DFD  Luồng dữ liệu: + Tên luồng dữ liệu là một mệnh đề danh từ + Một luồng dữ liệu chỉ có một hướng chỉ hướng di chuyển của dữ liệu + Một luồng dữ liệu không thể quay lui nơi nó vừa đi qua. + Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho được cập nhật dữ liệu + Một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là dữ liệu được đọc từ kho

37. Ví dụ:  Xét hệ thống thông tin “Quản lý tín dụng”: