TransFonD e- Soluţii pentru perform @ nţă

1. TransFonDe- Soluţii pentru perform@nţă

2. Cuprins • TransFonD – prezentare companie • Portofoliu servicii • Arhivarea electronică (serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009) • Facturarea electronică (serviciu în curs de finalizare) • Linia de Urgenţă Carduri (serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

3. TransFonD TransFonD – în centrul comunităţii financiare

4. Cine suntem noi? • TransFonDacţionează pe piaţa financiar–bancară din România din 2001, având ca obiectiv major implementareaşi operarea Sistemul Electronic de Plăţi interbancar • Rolurile TransFonD: • administrator şi operator al Casei de Compensare Automată - SENT (sistemul electronic cu decontare pe bază netă a plăţilor de mică valoare, până la 50.000 de lei) • operator tehnic şi funcţional al sistemului ReGIS (sistemul cu decontare pe bază brută a plăţilor de mare valoare, mai mari de 50.000 de lei) • operator tehnic al sistemului SaFIR (sistemul de depozitare şi decontare a tranzacţiilor cu titluri de stat)

5. Ce am realizat? • 2005 – Sistemul Electronic de Plaţi (SEP) • 2008 – Procesarea Automată a Instrumentelor • de Debit (PAID) • Concret, în ultimii 4 ani: • disponibilitatea sistemului de plăţi de 99,99%; • viteză, siguranţă, eficienţă în procesare; • confidenţialitatea totală şi garantată; • sistem de plăţi naţional integrat şi complet electronic; • training specializat pentru personalul clienţilor; • reducerea comisioanelorcu peste 70%; • obţinerea certificării Sistemului de Management al Calităţii în conformitate cu ISO 9001,în decursul anului 2009.

6. Cuprins • Portofoliu servicii • Arhivarea electronică (serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009) • Facturarea electronică (serviciu în curs de finalizare) • Linia de Urgenţă Carduri (serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

7. Serviciul de arhivare electronică oferit de TransFonD e - Arhiv@ TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică în conformitate cu prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (este acreditat ca administrator de arhivă electronică si autorizat ca centru de date pentru găzduirea de arhive, fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhivă electronică menţinut de MCSI). Autorizările şi acreditările necesare au fost obţinute în baza ordinelor Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, nr. 521 şi 522 din 8 iulie 2009. BENEFICIIale arhivării electronice, faţă de arhivarea documentelor pe suport de hârtie • Economie de timp/spaţiu/resurse alocate în prezent organizăriiarhivei pe suport hârtie; • Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice, fără valoare juridică; • Îndeplinirea unei obligaţii legale; • Creşterea securităţii datelor; Asigurarea protecţiei în cazul dezastrelor; • Documentele arhivate pe suport electronic de date nu se deteriorează în timp; • Acces la distanţă, din sediul beneficiarului, către orice informaţii arhivate; • Regăsirea rapidă a informaţiei; • Informaţiile sunt accesibile simultan pentru toţi utilizatorii autorizaţi.

8. Arhivare vs. Stocare • Arhivarea electronică- organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaţia în vigoare, a documentelor în format electronic ale unei companii. Documentele păstrate în arhivă sunt documente în forma lor finală, cu valoare juridică. • Stocarea - păstrarea unor documente în format electronic,organizate pe baza unor criterii stabilite de către posesorul documentelor sau simplu back-up de date. Nu necesităsemnarea documentelor, acestea putând săse afle în diferite stadii ale elaborării lor si nu au valoare legalăîn instanţă.

9. Arhivarea electronică Caracteristici arhivare electronică • Arhivarea documentelor - Nomenclatorul arhivistic al participantului, avizat de Arhivele Naţionale (AN). • Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită în Nomenclatorul arhivistic, iar la expirareaperioadei de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit termenul de păstrare (Comisiade Selecţionare a participantului şi/sau de AN) se distrug. • Actiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate si arhivate. • Biblioteca de programe informatice - mentinutăşi actualizată ori de câte ori este necesar decătre TRANSFOND S.A. • Sistemul de arhivare electronică (SAE)estedezvoltat pe o platforma IBM Content Manager cu sprijinul unuifurnizor extern de software (iniţial pentru a servi nevoilor interne, extins pentru terţi), • documente create în formă electronică (originale) cărora li s-a aplicat de către titularuldreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; • documente transpuse în formă electronică (copii) cărora li s-a aplicat de către titularuldreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; • documente de uz intern şi/sau confidenţiale. • Nu se arhiveaza in SAE documente clasificate si documente cu regim de acces public. Tipuri de documente arhivate:

10. Serviciile de arhivare electronică oferite de TransFonD CLASSIC e-ARCHIVE Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice EXCLUSIVE e-ARCHIVE Servicii personalizate de arhivare a documentelorelectronice e–STORAGE Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpusede pe suport hârtie în format electronic

11. 1. Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice - <<CLASSIC e - ARCHIVE >> • tipurile de documente • criteriile de regăsire • termenul de păstrare • regimul de acces Se stabilesc de către BENEFICIAR: Utilizatorii autorizaţi ai beneficiarului pot arhiva manual în SAE documente în formă electronică (inclusiv ataşamente ale email-urilor Exchange) sau copii electronice ale unor documente pe suport hârtie Accesul la SAE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar, numărul standard al utilizatorilor care vor arhiva şi/sau regăsi documente electronice fiind de 2.

12. 2. Servicii personalizate de arhivare a documentelor electronice – <<EXCLUSIVE e-ARCHIVE>> 1.Primul dintre serviciile din această categorie este acela prin care beneficiarul poate arhiva automat în SAE un volum mare de documente în formă electronică. • trebuie să livreze documentele ce urmează a fi • arhivate electronic într-un format conform cu • prevederile Legii nr. 135/2007 • stabileşte: * tipurile de documente pe care doreşte să le arhiveze automat în SAE, • * criteriile de regăsire ulterioară, • * termenul de păstrare, * regimul de acces la documente şi, în colaborare cu TransFonD, modalitatea de transfer de la beneficiar la SAE a documentelor. BENEFICIARUL Modalitatea efectivă de arhivare depinde de soluţia aleasă de beneficiar şi de TransFonD. În categoria documentelor ce pot fi arhivate automat în SAE de către beneficiari pot fi: facturi electronice, contracte, etc. 2. O a doua categorie de servicii personalizate se referă la posibilitatea de modificare a parametrilor standard ai serviciilor de arhivare automată şi manuală, pentru a permite: • timpi mai mici de regăsire a documentelor, generarea de jurnale • rapoarte privind utilizarea sistemului de către proprii utilizatori

13. 3. Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpusede pe suport hârtie în format electronic– << e - STORAGE>> TransFonD utilizatorii autorizaţi ai beneficiarului • ACCESUL LA SSE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar, • NUMĂRUL STANDARD DE UTILIZATORI care pot căuta şi/sau regăsi documentele stocate conform serviciului standard oferit de TransFonD, este de 2 utilizatori. • În faza iniţială, de contractare a serviciului, se stabilesc de către participant: tipurile de documente pe care doreşte să le stocheze, criteriile de regăsire ulterioară, regimul de acces la fiecare tip de document în parte, etc. • Operaţiile care se pot efectua ulterior stocării sunt: căutare/ regăsire/ vizualizare şi ştergere document din SSE Recepţionează documentele electronice transmise de client Regăsesc documentele ulterior, on-line S.S.E.1 1S.S.E. – Sistemul de Stocare Electronică

14. SERVICII CONEXE SAE si SSE Servicii conexe SAE şi SSE • Servicii de asistenţă clienţi • Servicii de administrarea utilizatorilor • Servicii de asigurare a continuităţii operaţionale pentru clienţi • Servicii de furnizare licenţe suplimentare pentru conectare la SAE • Servicii de instruire în vederea utilizării SAE • Servicii de furnizare de rapoarte speciale Servicii conexe exclusiv SAE • Servicii de furnizare date necesare întocmirii de către client a inventarelor documentelor proprii arhivate în SAE conform prevederilor Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică • Servicii de vizualizare şi reproducere a documentelor arhivate electronic în SAE, pentru care clientul nu dispune de programe informatice necesare vizualizării acestora

15. Sistemul de arhivare TransFonD centre de date de înaltă fiabilitate şi siguranţă Sistem de arhivare conform legii 135/2007 ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe suport hârtie

16. Sistemul de arhivare TransFonD Sistem de arhivare conform legii 135/2007 centre de date de înaltă fiabilitate şi siguranţă Sistemul de arhivare electronică TransFonD • ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe suport hârtie

17. SAE respectă cerinţele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronicăsi Legii 16/1996 a AN în ceea cepriveste operatiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică Sistemul de Arhivare Electronicăal TransFonD - SAE SAE asigură arhivarea electronică securizată a oricărui tip de informaţie generată electronic sau convertită în document electronic AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronică al TransFond Toate operaţiile efectuate în SAE sunt jurnalizate Beneficiarii nu sunt nevoiţi să se acrediteze ca administratori de arhivă electronică şi nici să îşi autorizeze centrele de date Existenţa unui nivel înalt de securitate în ceea ce priveşte accesul la SAE, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI Arhivarea electronică esteşi parte integrantă a fluxului conţinând facturarea electronică SAE are incluse facilităţi care asigură preluarea, de către un centru de recuperare în caz de dezastru, a operaţiunilor de consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la sediul principal de procesare(se realizează replicarea întregii arhive la sediul secundar alTRANSFOND S.A.)

18. Caracteristici de performanţă • definirea de până la 500 de utilizatori, beneficiind nelimitat de serviciile e-Arhiv@; • 10 acţiuni simultane fără nicio penalizare de performanţă; • într-o oră de vârf,un utilizator poate: • efectua pâna la 50 de căutări, • consulta on-line, în medie, 20 de documente regăsite; • integrare facilă cu generatori de documente automatizaţi, în vedereaarhivării electronice; • metodă de regăsire rapidă a documentelor arhivate electronic(utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document arhivat);regasirea în maxim 3 minute a documentelor arhivate,inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe statia de lucru autilizatorului); toate acestea prin intermediul unei interfeţe web usor de utilizat.

19. Cuprins • Portofoliu servicii • Arhivarea electronică (serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009) • Facturarea electronică (serviciu în curs de finalizare) • Linia de Urgenţă Carduri (serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

20. e-Factur@ • e-Business • Contextul European • România – Reguli şi reglementări în vigoare • Conceptul e-Factur@ • Serviciul e-Factur@ • Aplicaţia TRANSFOND • Modul Emitent facturi • Modul Client final • Beneficii e-Factur@

21. e-Business Automatizarea proceselor de business este rezultatul noilor tehnologii utilizate • Gradul de penetrare al tehnologiei este în continuă creştere. • În ultimii ani atât companiile cât şi persoanele fizice aleg modele de plată electronice în locul celor clasice. • Dezvoltarea de noi canale de internet şi mobile banking reprezintă un fapt real, fenomenul de e-business devenind parte din viaţa noastră. • Facturarea electronică vine în completarea instrumentelor deja utilizate în relaţiile de afaceri. Creşterea automatizării proceselor duce la scăderea costurilor. Automatizare Procese Reduceri Costuri

22. B2G Status facturare electronicăîn Uniunea Europeană Conform raportului de monitorizare a situaţiei facturării electronice în UE (Ianuarie 2009), cele mai avansate state în ceea ce priveşte adoptarea acestei măsuri sunt: Danemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100 milioane de euro anual. Finlanda - Guvernul şi agenţiile guvernamentale vor accepta doar facturi electronice începând cu 1 Ianuarie 2010 şi vor emite doarfacturi electronice până cel mai târziu în Decembrie 2010. Spania - facturarea electronică în relaţia cu administraţia publică va deveni obligatorie pentru toţi furnizorii, începând cu Noiembrie 2010. Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate facturile electronice primite de către administraţiile naţionale (FACTURAE) ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009. Administraţia publică din Italia refuză să accepte alt tip de facturi pentru serviciile achiziţionate, în afară de cele electronice.

23. Romania – la inceput de drum • avem un Cod fiscal… • Legea 260/2007? ...abrogată! • posibil “n” formate, posibil nestructurare • rezultatul: eterogenitate • există soluţii: e-Factur@

24. Conceptul e-Factur@ • Creionarea unui serviciu complex şi complet (end-2-end): • emitere • livrare • arhivare (SAE) • canalul de plată • reconcilierea electronică • Crearea premiselor unei standardizări la nivel naţional – mesaj XML • Eliminarea costurilor suplimentare generate de conversia mai multor tipuri de mesaje (în relaţia B-2-B) • Dezvoltarea in-house a aplicaţiei: • Dezvoltarea de capacităţi/capabilităţi ulterioare • Suport rapid pentru clienţi • Customizări la cerere

25. Banca EMITENT Transfer credit Transfer credit Semnare electronică Emitere facturi Arhivare Electronică Transmitere facturi Client e-Factur@– fluxul de procesare XML/ PDF Transmitere factură Internet banking Client EMITENT/ Client bancă Validare format Email notificare Link TRANSFOND Acces către Factură EMITENT

26. Aplicaţia TRANSFOND Modul Emitent facturi Modul Central (TRANSFOND) Modul Client final

27. Beneficii e-Factur@ Beneficii emitenţi facturi Beneficii destinatar • Reducerea costurilor aferente procesului tradiţional de facturare: • Emitere (consumabile) • Livrare (taxe curierat) • Arhivare, în conformitate cu cerinţele legale în vigoare • Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar • Reducerea timpului de transmitere • Validarea datelor în momentul transmiterii • Confirmarea livrării şi a vizualizării facturii • Regăsirea facilă a facturii originale Livrare garantată şi în timp redus Diminuarea riscului apariţiei erorilor de procesare asociate intervenţiei umane Creşterea eficienţei managementului fluxului de numerar Diminuarea volumului de hârtie manevrată Posibilitatea de arhivare electronică a facturilor primite Posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne cu e-Factur@ pentru automatizarea importului facturilor în sistem Regăsire facilă a facturii originale.

28. Cuprins • Portofoliu servicii • Arhivarea electronică (serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009) • Facturarea electronică (serviciu în curs de finalizare) • Linia de Urgenţă Carduri (serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

29. Linia de Urgenţă pentru Carduri NOTIFICARE DE URGENŢĂ SERVICIU INIŢIATORI APERO şi TRANSFOND Emitenţii de carduri din România INSTITUŢII CONTRACTANTE Posesorii de carduri BENEFICIARII FINALI pierderea sau furtul cardurilor SCOPUL APELULUI

30. Linia de Urgenţă pentru Carduri Orice emitent de carduri poate participa la serviciu Număr apelabil INTERN şi INTERNATIONAL Număr uşor de reţinut, disponibil NON STOP

31. Linia de Urgenţă pentru Carduri Orice emitent de carduri poate participa la serviciu Număr apelabil INTERN şi INTERNAŢIONAL Număr uşor de reţinut, disponibil NON STOP

32. Fluxul apelurilor către LUC Card A Emitent A Apel 1 A Apel 1 A Apel 2 B Apel 2 B Apel 3 B Card B Emitent B LUC TransFonD Apel 3 B Apel 3 C Apel 3 C Card B Emitent C Card C

33. Funcţionarea LUC Clientul apelează 021 CARDURI Selectează limba de comunicare 1 – RO 2– EN Selectează emitentul cardului 1 – BCR 2 – BRD Groupe Societe Generale 3 – Banca Transilvania 4 – ING Bank 5 – Bancpost 6 – CEC Bank 0 – Alt emitent 0 1- 6 Transfer la operator Transfer automat la emitent Identificare emitent Nu Da STOP Transfer manual la emitent

34. Pondere participanţi la serviciul LUC Participanţi la serviciul LUC începând cu 1 septembrie 2009

35. Beneficii LUC Beneficii pentru emitentul de carduri • Primesc apelul direct în departamentul/ serviciul de blocare carduri • Alocă eficient resursele, diminuează costurile, optimizează procesele interne şi măresc rata de succes în soluţionareaincidentelor legate de carduri • Monitorizează lunar apelurile primite prin serviciul LUC (rapoarte standard şi rapoarte customizate) • Fără investiţie în tehnologie sau infrastructură IT din partea emitentului de carduri

36. Beneficii LUC Beneficii pentru posesorul de carduri • Reţine un singur număr de telefon (021.CARDURI – 021.2273874) • Anunţă rapid emitentul cardului său despre incidentul produs (pierderea sau furtul cardului) • Emitentul îi blocheazăimediat sumele din contul de card, evitându-se eventuale fraude • Poate apela numărul LUC atât din ţară cât şi din străinătate, 24/7. • numărul 021. CARDURI este un număr cu tarif normal

37. PERSPECTIVA LUC îşi propune să devină un important instrument de combatere a fraudei şi de semnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionare necorespunzătoare a sistemului de carduri. • Demararea unui program de informare a clienţilor • Identificarea problemelor utilizatorilor de carduri • Evaluarea profilului posesorului de carduri • Servicii auxiliare 1 1 2 3 Raportare incidente “Ulterior, vrem ca prin această linie populaţia să raporteze o serie de incidente astfel încât LUC să devină un important instrument de combatere a fraudei şi desemnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionarenecorespunzătoare a sistemului decarduri” Adrian Apolzan, presedinte APERO.

38. Paşii următori • Monitorizare apeluri de la clienţii emitenţilor neparticipanţi • Atragere noi emitenţi • Workshop martie 2010 • Extindere serviciu LUC luc@transfond.ro

39. Mulţumesc,Raluca NiţăŞef Serviciu Marketing şi Comunicarernita@transfond.ro