Ξεπερνώντας τους τύπους και μπαίνοντας στην ουσία μιας επιθεώρησης

1. Ξεπερνώντας τους τύπους και μπαίνοντας στην ουσία μιας επιθεώρησης ΜΑΡΙΑ ΠΙΤΣΙΚΑ ΔΙΕΥΘΥΝΤΡΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ TUV HELLAS

2. Επιθεώρηση • Επιθεώρηση:συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διεργασία για τη λήψη τεκμηρίων επιθεώρησης και τηναντικειμενική αξιολόγησή τους, με σκοπό τον προσδιορισμό του βαθμού ικανοποίησης των κριτηρίων επιθεώρησης • Επαληθεύει την συμμόρφωση με τα πρότυπα /νομοθεσία/ απαιτήσεις πελάτη/ επιχείρησης • Διασφαλίζει την διασύνδεση με όλες τις διεργασίες • Απαιτεί αναλυτική σκέψη και σχεδιασμό

3. ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ • Συλλογή πραγματικών στοιχείων για λήψη αποφάσεων • Επίτευξη αντικειμενικής πληροφόρησης/ αποδείξεων για επαλήθευση της συμμόρφωσης ως προς τις απαιτήσεις • Διάγνωση του επιπέδου διακινδύνευσης (risk) του οργανισμού • Προσδιορισμός σημείων προς βελτίωση • Βελτίωση επικοινωνίας και παρακίνησης • Αξιολόγηση επίδοσης βασισμένη σε γεγονότα

4. ΣΚΟΠΙΜΟΤΗΤΕΣ ΓΙΑ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ • Αξιολόγηση του καθεστώτος και των δυνατοτήτων του εξοπλισμού • Εντοπισμός αναγκών εκπαίδευσης • Αξιολόγηση της επάρκειας/ αποτελεσματικότητας/ αποδοτικότητας του Συστήματος Διαχείρισης • Εντοπισμός ελλείψεων/ αδυναμιών για εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών • Πιστοποίηση

5. Αντικ. σκοποί Απαιτήσεις Νομοθεσία προμήθεια παραγωγή Παράδοση πελάτης Επιθεώρηση διεργασίας

6. Η διεργασία της επιθεώρησης του συστήματος πολιτική Ανώτατη Διοίκηση σκοποί Τεχνικοί εμπειρογνώμονες σχεδιασμός λειτουργικές διεργασίες εισερχόμενα αποτελέσματα εξερχόμενα

7. ΕΠΙΘΕΩΡΟΥΜΕΝΟΣ Εντιμότητα/ Ειλικρίνεια Σαφήνεια Επαγγελματισμός Γνώση Επικοινωνία Διάθεση πόρων Ικανοποιητική /προετοιμασία ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ Διαπίστωση της συμμόρφωσης Εντοπισμός: Θετικών σημείων Αδυναμιών Ευκαιριών για βελτίωση ΟΜΑΔΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Ηγετικές ικανότητες Προετοιμασία Γνώση των διεργασιών και της επιχειρηματικότητας Αξιολόγηση της διακινδύνευσης Επικοινωνία –συνεργασία-εμπιστοσύνη Ικανότητα ανάλυσης και σύνθεσης Διαχείριση κρίσεων ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΟΜΑ ΔΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

8. ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ • Μπορεί η επιθεώρηση να έχει προστιθέμενη αξία; • Πρέπει να έχει • Το αποτέλεσμα της επιθεώρησης εξαρτάται και από τον επιθεωρητή και από την επιχείρηση • Ο επιθεωρητής στο τέλος της επιθεώρησης πρέπει να είναι βέβαιος ότι: • Κάλυψε όλα τα σημεία ,απαραίτητα για την επιβεβαίωση της συμμόρφωσης • Η έκταση και το βάθος της επιθεώρησης ήταν ικανοποιητικά ως πρός τη συγκεκριμένη επιχείρηση και το βαθμό διακινδύνευσης • Η κατάσταση της επιχείρησης στη συγκεκριμένη στιγμή δεν ήταν μία καλά «προετοιμασμένη εικόνα» αλλά εντόπισε τα τεκμήρια που αποδεικνύουν ότι η επιχείρηση έχει τη δέσμευση και τα μέσα να εφαρμόζει καθημερινά και με συνέπεια ΣΔ

9. ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ • Η διοίκηση της επιχείρησης δεσμεύεται για την αποτελεσματική εφαρμογή των διορθωτικών ενεργειών • Η επιχείρηση κατανόησε τη σκοπιμότητα και την αποτελεσματικότητα της επιθεώρησης Η επιχείρηση θέλει: • Δίκαιη ,αντικειμενική, αμερόληπτη και αποτελεσματική επιθεώρηση • Να επιβεβαιώσει την ορθότητα των πρακτικών της και των προσπαθειών της • Να αποκτήσει νέες γνώσεις και πληροφορίες • Να αποκτήσει το πιστοποιητικό!

10. Συλλογή και επαλήθευση πληροφοριών Με προσωπικό από διάφορα επίπεδα Πολιτικής, στόχων, διαδικασιών οδηγιών, αδειών, μετρήσεις, προδιαγραφών, πρακτικά συναντήσεων, εκθέσεις επιθεώρησης κλπ Συνεντεύξεις Παρατήρηση δραστηριοτήτων/ εγκαταστάσεων/ συνθηκών Ανασκοπήσεις τεκμηρίωσης/ αρχείων

11. Συλλογή και επαλήθευση πληροφοριών Στάση και Προσέγγιση Περιβάλλον Συνέντευξης ?? Μη προφορική επικοινωνία Είδη ερωτήσεων

12. Καταγραφές από μνήμης • Φόρτου εργασίας των εργαζομένων • Αντιδράσεων και κλίματος εργασίας • Γνώσεις καθηκόντων και αρμοδιοτήτων από πλευράς των εργαζομένων • Στάσης των εργαζομένων • Συνθηκών τάξης και καθαριότητας • Προθυμίας συνεργασίας και απάντησης στις ερωτήσεις

13. Καταγραφές από μνήμης • Τεχνικών υπεκφυγής • Αίσθησης ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν το Σύστημα Ποιότητας • Αντίδρασης των εργαζομένων όταν παρουσιάζονται προβλήματα • Γενικής εικόνας χώρων και εξοπλισμού • Προσβασιμότητας των χώρων • Της ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΑ ΤΗΡΟΥΜΕΝΗΣ πρακτικής • Ενδείξεων μη παροχής υποστήριξης από την Διοίκηση της επιχείρησης

14. ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ • ΑΠΟΥΣΙΑ ΔΕΣΜΕΥΣΗΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ • ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΕ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ,ΕΞΟΠΛΙΣΜΟ,ΜΕΛΕΤΗ HACCP • ΑΓΝΟΙΑ ΠΡΟΤΥΠΩΝ,ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ • ΕΛΛΕΙΨΗ ΑΔΕΙΩΝ • ΑΝΕΙΔΙΚΕΥΤΟ ,ΑΝΕΚΠΑΙΔΕΥΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ • ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ ΣΥΧΝΟΤΗΤΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ

17. Ο ΔΩΔΕΚΑΛΟΓΟΣ ΤΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗ • 1. Ποτέ μην προκαλείς ένα άτομο. • 2. Παρουσίασε πάντα μια αληθή και δίκαια άποψη. • 3. Στόχευε σε εξεύρεση γεγονότων όχι λαθών. • 4. Χρησιμοποίησε συστηματικές μεθόδους. • 5. Ποτέ μη λησμονείς ποιο είναι το παραγόμενο προϊόν • 6. Προσπάθησε να εκμαιεύσεις την ερμηνεία που δίδει ο επιθεωρούμενος • 7. Να είσαι πάντα κατάλληλα προετοιμασμένος. • 8. Βοήθα πάντα τον επιθεωρούμενο. • 9. Καθόρισε πάντα τους σκοπούς της επιθεώρησης • 10.Επικοινώνησε αποτελεσματικά με τον επιθεωρούμενο. • 11.Γνωστοποίησε την πραγματική αιτία των προβλημάτων. • 12.Επιτήρησε τις διορθωτικές ενέργειες

18. ΕΥΘΥΝΕΣ ΤΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗ • ΠΙΣΤΟΠΟΙΟΥΜΕΝΟΣ • ΑΜΕΣΟΙ-ΕΜΜΕΣΟΙ ΠΕΛΑΤΕΣ • ΑΡΧΕΣ • ΤΡΙΤΑ ΜΕΡΗ • ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΜΟΣ

19. Οφέλη από τις επιθεωρήσεις • Επαλήθευση συμμόρφωσης με πρότυπα/νομοθετικές/ συμβατικές απαιτήσεις • Επαλήθευση αποτελεσματικής/ αποδοτικής εφαρμογής διεργασιών - μέτρηση ικανότητας διεργασιών • Αναγνώριση περιοχών προς βελτίωση/ Μέτρηση βελτιώσεων/ παρακολούθηση συνεχούς βελτίωσης • Επαλήθευση της αποτελεσματικής χρήσης πόρων • Αναγνώριση και μείωση ευθυνών λόγω ελαττωματικών προϊόντων/υπηρεσιών • Διασφάλιση ικανοποίησης εσωτερικού-εξωτερικού πελάτη

20. Οφέλη από τις επιθεωρήσεις • Βελτίωση εσωτερικών λειτουργιών • Μέτρηση και παρακολούθηση αποτελεσματικότητας προγραμμάτων ποιότητας • Παρακολούθηση ποιότητας/ επίδοσης των προϊόντων • Παρακολούθηση αποτελεσματικότητας προσωπικού • Αναγνώριση προσωπικού/ παρακίνηση • Παρακολούθηση και μέτρηση βελτίωσης προμηθευτών • Αποτίμηση και μέτρηση ποιότητας εξυπηρέτησης • Βελτίωση οικονομικής απόδοσης

21. ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ Η ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ • Bona fide για πληροφορίες διαχείρισης • - Βοήθεια για μείωση κινδύνων/κόστους-εντοπισμό επιχειρηματικών προβλημάτων • - Όφελος για τον επιθεωρούμενο και όχι «προσωπικά ταξίδια του εγώ» του επιθεωρητή • - Αναλυτική στη φύση τους- δημιουργική • - Σκληρή δουλειά • - Προσανατολισμένη στην επιχείρηση • - Επικεντρωμένη στο μέλλον

22. ΤΙ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ Η ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ • Κυνήγι εγγράφων και επαλήθευσης • Έλεγχοι ετικετών διακρίβωσης • Μυωπία “εγγράφων και ετικετών” • Παιχνίδια τύπου “σας έπιασα» • Στείρα αντιπαράθεση • Δεν αναλαμβάνεται από : • - Ανεπαρκείς • -Φυγόπονους • - Φίλους του “όλα βαίνουν καλώς” • - Μη επαγγελματίες • - Δειλούς

23. ΠΩΣ ΕΠΙΘΕΩΡΟΥΜΕΔιεργασία Pest Control

24. 100 100 0 0 ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΔ ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Το διάκενο μετρά την έλλειψη αποδοτικότητας του ΣΔ. Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΕΧΕΙ ΜΕΓΑΛΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ

25. ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΔ 100 100 0 0 ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Το διάκενο μετρά την έλλειψη αποδοτικότητας του ΣΔ. Η ΔΟΙΚΗΣΗ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΑΡΕΙ ΜΕΤΡΑ!

26. 100 100 0 0 ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΔ ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Το διάκενο μετρά την έλλειψη αποδοτικότητας του ΣΔ. Όσο πιο στενό το διάκενο τοσο πιο αποδοτικό το ΣΔ ΚΑΛΗ ΕΙΚΟΝΑ

27. Βελτίωση του ΣΔ % 100 75 50 25 0 ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΣΔ ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Και η βελτίωση μπορεί να μετρηθεί

28. Οι ενέργειες αυτές μπορεί να οδηγήσουν σε αναθεώρηση των στόχων ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΣΔ ΣΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Ποια μέτρα λαμβάνονται όταν εντοπίζονται τα κενά Ενέργειες βελτίωσης Εστίαση στον πελάτη Τρείς διεργασίες για βελτίωση Διορθωτικές ενέργειες προμήθειες

29. Ανασκόπηση από τη Διοίκηση 100 100 ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ 0 0 Ανασκόπηση Οι ενέργειες βελτίωσης αξιολογούνται και στις συναντήσεις Ενέργειες βελτίωσης Εστίαση στον πελάτη Διορθωτικές ενέργειες Πιθανή αναθεώρηση στόχων προμήθειες

30. ΒΕΛΤΙΩΣΗ % 100 75 50 25 0 ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Η ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΜΕΤΡΗΘΕΙ ΚΑΙ ΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΘΕΙ

31. 100 100 ΣΤΟΧΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΣΔ 0 0 ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΣΥΝΕΧΗΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ

32. ΠΡΟΣΤΙΘΕΜΕΝΗ ΑΞΙΑ • Η Αποτελεσματική επιθεώρηση θα πρέπει λοιπόν να έχει ως στόχο τη μείωση του «κενού» μεταξύ των στόχων και του αποτελέσματος και τότε μόνο μπορεί να έχει προστιθέμενη αξία για τον επιθεωρούμενο • Η ουσιαστική επιθεώρηση προϋποθέτει άριστη συνεργασία και κοινό στόχο τη συνεχή βελτίωση του ΣΔ

33. Ευχαριστώ για την προσοχή σας