第 6 章会计报表管理系统

第6章会计报表管理系统 6.1 会计报表管理系统概述 6.2 会计报表的格式设计与公式编辑 6.3 会计报表的数据处理

一、课题分析： • 1、授课课题：账务系统的初始化 • 2、授课对象：11级会计专科（1）（2）（3） • 3、授课学时：学时 • 4、课型：新授课 • 【教学目标】 • 通过本章的学习，了解会计报表管理系统的种类、特点和功能；了解会计电算化环境下会计报表管理系统的有关基本概念；掌握报表格式设计和公式设置的方法；能够编制方法报表；能够编制自定义会计报表和使用模板生成相关会计报表。 • 【教学重点】 • （1）了解会计报表管理系统的种类、特点和功能； • （2）了解会计电算化环境下会计报表管理系统的有关基本概念； • （3）掌握报表格式设计和公式设置的方法； • （4）掌握报表编制方法； • （5）掌握编制自定义会计报表和使用模板生成相关会计报表的方法。 • 【教学难点】 • （1）掌握报表格式设计和公式设置的方法； • （2）能够编制方法报表； • （3）能够编制自定义会计报表和使用模板生成相关会计报表。

教学内容： 6.1 会计报表管理系统概述 6．1．1 会计报表的种类 1．对外的会计报表资产负债表、利润表、现金流量表和各种附表及说明 2．内部管理报表成本报表、销售日报表、费用分配表

6．1．2 会计报表系统的特点 1．编制会计报表应遵守的原则 ⑴　内容必须完整 ⑵　会计报表的数据必须真实 ⑶　会计报表处理与报送的及时性 2．会计报表管理系统的特点 ⑴　对外报表的规范性 ⑵　对内报表的灵活性 ⑶　报表数据的不可修改性 ⑷　报表及分析有较强的可视性

6．1．3 会计报表的格式 1．会计报表系统的主要概念（1）报表窗口 UFO报表有3个重要窗口:系统窗口、报表窗口和图表窗口 A 、系统窗口：启动UFO报表后的窗口是系统窗口，此时窗口中没有打开文件图6-1系统窗口

B 、报表窗口： 报表窗口是对报表进行格式设计和数据处理等一系列报表操作的重要窗口图6-2报表窗口

C 、图表窗口：它与报表窗口相似，区别在于工作区和工具栏图标图6-3图表窗口

(2) 格式状态与数据状态 A 、格式状态:也称格式设计状态.它进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。 B 、数据状态:它管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。如图6-4所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。电算化信息系统概况会计软件的选择与系统转换

(3) 单元和单元类型 单元：是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。单元类型：有数值单元、字符单元、表样单元3种单元类型在报表窗口中点“格式(S)”菜单中的“单元属性”对话框中设置,如图6-5 图6-5 单元属性

（4）组合单元和区域 ①组合单元：由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。例如把C4到C7定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“C4”、“C7”、或“C4:C7”表示。 ②区域：由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。例如：A2到D8的长方形区域表示为A2：D8，起点单元与终点单元用“：”连接

（5）表页和N维表 ①表页：由许多单元组成的表。一个报表系统报表最多可容纳99,999张表页，其中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。 ②二维表：确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。行数： 1—9999 (默认值为 50 行) 列数： 1—255 (默认值为 7 列) 行高： 0—160毫米 (默认值为5毫米) 列宽： 0—220毫米 (默认值为26毫米) 表页数: 1—99,999页(默认值为1页) ③三维表：如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。

（6）固定区及可变区 A 、固定区：指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 B、可变区：是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。

（7）关键字 关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入报表系统共提供了以下六种关键字 : 单位名称：字符型（最多30个字符），为编制单位的名称。单位编号：字符型（最多10个字符），为编制单位的编号。年：数字型（1980～2099），该报表的年度。季：数字型（1～4），该报表的季度。月：数字型（1～12），该报表的月份。日：数字型（1～31），该报表的日期。

2．会计报表管理系统中报表的格式 报表的格式一般可划分为表头、表体和表尾三部分表头是会计报表中描述报表整体性质的部分，位于每张报表的上端，一般填报报表的报表名称、报表编号、报表编制单位、编制日期和计量单位和报表栏目。特别是报表的表头栏目名称，是表头的最主要内容，它决定着报表的纵向结构、列数以及每一列的宽度。表体是报表的主体，也是报表的核心。它是由若干项目和相关数据组成，或者说是由若干单元格组成的数据和字符的集合。表体的内容决定报表的横向组成，它又是报表数据的表现区域，表体在纵向由若干行组成，这些行称为表行；在横行上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。表尾是表体下面进行辅助说明的部分及编制人审核人等内容。

6．1．4 会计报表的数据来源 1．报表子系统与其他系统的主要关系 ERP/U8报表管理系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。 2．会计报表管理系统的数据来源会计报表管理系统的数据来源主要有：（1）来源于电算化会计信息系统的账务处理系统。（2）来源于电算化会计信息系统会计报表系统本身（3）电算化会计信息系统外部数据输入。

6．1．5 会计报表管理系统的主要功能有： 1．文件管理功能 2．格式设计功能 3．数据处理功能 4．图表功能 5．打印功能 6．二次开发功能

6．2 会计报表的格式设计与公式编辑 6．2．1 报表的格式设计下面以利润表为例 1．启动UFO报表系统，建立报表进入“用友ERP-U8普及版V3.0”的“企业门户”.单击“财务会计”，选择“UFO报表”进入报表管理系统.选择“文件”菜单中的“新建”命令或单击“新建”图标后，进入“报表窗口”,出现一张空表，默认表名为report1，默认状态为格式状态。 2．设置表尺寸利润表表样中,共有30行4列,包括表头3行,表体25行,表尾2行。

3．定义表头和关键字 ⑴定义表头首先我们在A1单元输入标题“利润表”，将“利润表”三字居中放置的操作如下：选中A1：D1单元，选择“格式”下的“组合单元”，选择“整体组合”或“按行组合”，使A1到D1成为一个单元，然后单击工具栏的“居中”按钮，就可以将报表标题居中，再选择“格式”菜单中的“单元属性”，在“单元属性”对话框中的“字体图案”设置表头字体为黑体，字号为16

⑵定义关键字 选定A3单元，选择“数据”菜单下的“关键字”后的“设置”，默认设置“单位名称”关键字，确认选择B3单元，将“年”和“月”两个关键字加入选择“数据”菜单下的“关键字”后的“偏移”，设置“月”关键字偏移量为40，确认后

4．制作表体 ⑴输入表体内各栏目内容，如图所示

⑵定义行高 ⑶定义列宽 5．区域画线和设置单元属性 (1) 区域画线 (2) 设置单元属性 6．定义公式 7．制作表尾 8．报表存盘

6.2.2 报表的公式编辑 1．几个主要概念 (1) 算术运算符和算术表达式算术运算符：是在描述运算公式时采用的符号. “*”为乘运算符号；“/”为除运算符号；“+”和“-”为加、减运算符号算术表达式：是由运算符、区域和单元、常数、变量、关键字、非逻辑类函数表达式的组合，其结果为一个确定值。例如C1=10；C2=A1+B1

(2) 账务和统计函数 UFO报表中的函数又分为用友账务函数、统计函数、本表它页取数函数、其他系统取数函数等等 ①账务函数以下是使用的较为频繁的用友财务函数。取对方科目发生数 DFS 取某科目本期发生数 FS 取某科目借、贷方发生净额 JE 取某科目累计发生额 LFS 取某科目期初数 QC 取某科目期末数 QM 取对方科目数量发生数 SDFS 取某科目本期数量发生数 SFS 取某科目借贷方数量发生净额 SJE 取某科目数量累计发生额 SLFS 取某科目数量期初数 SQC 取某科目数量期末数 SQM

②统计函数 常用统计函数如下：函数名称固定区可变区立体方向合计函数 PTOTAL GTOTAL TOTAL 平均值函数 PAVG GAVG AVG 计数函数 PCOUNT GCOUNT COUNT 最小值函数 PMIN GMIN MIN 最大值函数 PMAX GMAX MAX

(3)其它取数函数 ①“本表他页取数函数”： <目标区域> = <数据源区域> @ <页号> ②“从其他报表取数函数” <目标区域>=“<他表表名>”-><数据源区域>[ @ <页号>] A:取他表数据：例如：C8=“K”->C8@4是当前表页C8的值等于表“K”第4页C8的值的表达式 B:取他表及本表的数据： C8=“K”->C10@1+C2@2 C:取其他两个表的数据： C8=“K”->H20@1+“Q”->E4@2 FOR C1>0

2．计算公式 (1) 单元公式：计算公式可以直接定义在报表单元中单元公式的书写规则如下：<目标区域>＝<算术表达式> 例如：C18=C13+C14+C15+C16-C17。 (2) 绝对单元公式和相对单元公式绝对单元公式：即如果此单元移动到其他位置，其中的单元公式不变(也叫绝对引用)。例如：定义了A10=PTOTAL(A1：A9) 相对单元公式：是当单元公式移动或复制到其他单元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧输入“?”表示相对引用例如：定义单元公式“A1=B1+?C1”，其中B1为绝对引用，?C1为相对引用

(3) 单元公式的定义方法 单元公式在格式状态下定义。在报表中选择要定义公式的单元，按“=”号弹出“单元公式”对话框，在其中输入单元公式。也可以利用“函数向导”定义单元公式。 (4)定义单元公式注意事项: ①单元公式中的单元地址不允许循环引用 ②在组合单元中不能定义单元公式 ③定义了单元公式的单元中不能再输入任何其他内容 ④单元公式与单元类型

3．审核公式: 报表中的各种数据之间一般都存在某种钩稽关系,利用这种钩稽关系可定义审核公式来进一步检验报表编制的结果是否正确. 格式: <表达式><逻辑运算符><表达式>[MESS“说明信息”]. 下面以编制“利润表”中的审核公式为例说明: 具体操作步骤： ⑴单击“数据(D)”按钮，选择“编辑公式”进入“审核公式”对话框。 ⑵在“审核公式”对话框中输入: C15=C5-C6-C7-c8-c9-c10-c11+c12+c13+c14 MESS“营业利润计算有误” C19=C15+C16-C17 -C18 MESS“利润总额计算有误” C21=C19-C20 MESS“净利润计算有误” ⑶单击“确定”按钮即可。

4．舍位平衡公式 定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围以及舍位位数,并且必须输入平衡公式.例如:将数据由元进位为千元,定义该报表的舍位平衡公式. 具体操作步骤： (1)单击“数据(D)”按钮，选择“编辑公式”进入“审核公式”对话框。 (2)在“舍位表名”文本框中输入“利润表”。 (3)在“舍位范围”文本框中输入“C5: C21”。 (4)在“舍位位数”文本框中输入“3”。 (5)在“平衡公式”文本框中输入,如图6-27所示。 “C15=C5-C6-C7-c8-c9-c10-c11+c12+13+14 C19=C15+C16-C17 -C18 C21=C19-C20”。 (6)单击“完成”按钮。 (7)执行“文件”中的“另存为”按钮将其保存。

4．自定义模板的使用 用友的UFO报表系统的自定义模板可以使用户根据本单位的实际需要定制报表模板,并将自定义模板加入系统提供的模板库内,也可以根据本行业的特征,增加或删除各个行业及其内置的模板. 具体操作步骤如下: (1)在UFO报表中制作出本单位的模板后,执行“格式(S)”， “自定义模板”命令项，进入“自定义模板”对话框 (2)点击“增加”按钮，弹出“定义模板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业名称(如:石油化工)，录入正确后该行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称”列表框内 (3)点击“下一步”按钮，进入定制模板对话框。 (4)选定“石油化工”，点击“下一步”，进入对话框。 (5)点击“增加”按钮，在“模板名称”编辑框中录入模板名称(如:利润表),点“完成”

6.3 会计报表的数据处理 6.3.1 会计报表的数据处理在前节内容中,已经对“利润表”进行了格式设计和公式编辑。这里我们通过以下步骤编制报表。 1.打开报表在报表系统窗口中，新建一张报表,点击“格式”下“报表模板(M)”，在“模板对话框”选择“石油化工”和“利润表”单击“确定”按钮，出现“提示对话框”，点击“确定”即可。如图所示。

2．追加表页 将报表调整为“数据状态”，点击“编辑(E)”，选择“追加(B)”中的“表页”，打开“追加表页”对话框，输入表页数，点击“确定”即可。 3．录入关键字在“利润表”窗口下，点击“数据(D)”，选择“关键字”中的“录入”，在“录入关键字”对话框是输入“沈阳华旭集团有限责任公司”和“2008年1月”，点击“确定”即可。 4．报表计算按计算公式计算报表中的数据执行“数据(D)”下“表页重算”命令项，打开“是否重算第一页?”对话框，如图6-34所示，单击“是”按钮，系统会自动在已经存在的账套中和会计年度范围内根据单元公式计算，生成相关会计报表。

6.3.2 会计报表的输出 1.报表查询报表查询是报表系统应用的一项重要工作。在报表系统中，可以对当前正在编辑的报表予以查询，也可以对历史的报表进行迅速有效的查询。 2．网络传送网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传送到另一个或另几个工作站的报表传输方式。 3．报表打印打印输出方式是指将编制出来的报表以纸介质的形式打印输出。打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。 UFO报表系统提供了不同文件格式的输出方式，方便不同软件之间进行数据的交换，输出的格式有: 报表文件(*.rep)、文本文件(*.txt)、数据库文件(*.dbf)、Access文件(*.mdb)、Excel文件(*.xls)、Lotus1-2-3文件(*.wk4) 。

作业1一、单选题1．【A】 ( )架起了报表系统与其他系统、同一报表文件中不同报页之间、不同报表文件之间以及同一报表内部数据传递的桥梁。A)函数 B)自变量 C)表达式 D)运算符2．【C】 UFO报表的正确的基本操作流程是( ) A)定义公式->设计格式->数据处理->图形处理->打印 B)设计格式->定义公式->图形处理->数据处理->打印 C)设计格式->定义公式->数据处理->图形处理->打印 D)设计格式->图形处理->数据处理->定义公式->打印3．【B】单元风格是指单元内容的( )等设置。 A)数字、字符、字型 B)字号、字体、字型 C)数字、字符、表样 D)表样、对齐方式、颜色图案 4．【B】单元属性是指( ) A)数据是显示格式 B)单元内容的性质，如数字、字符还是表样 C)单个单元、区域或组合单元 D)数据单位 5．【B】反映企业在一定时期内现金收入和支出情况的会计报表是指( ) A)资产负债表 B)现金流量表 C)损益表 D)货币资金表 6．【D】如果要取得总账系统的指定科目的本期数量发生额,需要选择哪个函数?( ) A)WFS( ) B)SJE( ) C)FS( ) D)SFS( ) 7．【A】选中A1:A5区域进行单元组合操作时,应选择以下哪种单元组合方式?( ) A)按列组合 B)取消组合 C)按行组合 D)自定义组合8．【B】在报表软件中，编辑报表公式和格式时要处于( )状态。 A)格式或数据状态均可 B)格式 C)其他状态 D)数据9．【D】在编制报表时，确定表元的数据来源的公式是指：( ) A)报表舍位平衡公式 B)报表审核公式 C)总账函数 D)报表运算公式10．【D】在计算机中，各种程序和数据一般都是以( )的形式存放的。会计报表系统也不例外。 A)函数 B)自变量 C)表达式 D)文件11．【B】在UFO报表中,要想将A1:C4设置成组合单元,应选择以下哪种组合方式?( ) A)按列组合 B)整体组合 C)按行组合 D)取消组合12．【B】在各类会计报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为( ) A)自变量 B)勾稽关系 C)表达式 D)函数 13．【B】欲将关键字位置向左调整时,需输入以下哪种形式数据?( ) A)10 B)-10 C)左10 D)0 14．【B】一个报表系统编制报表的能力主要是通过系统提供的( )是否丰富来体现的。 A)运算符 B)取数函数 C)自变量 D)表达式15．【D】报表数据处理必须在( )状态下进行 A)格式或数据状态均可 B)其他状态 C)格式 D)数据16．【B】 UFO报表中，关键字的位置可以用( )来表示。 A)象素 B)偏移量 C)字符 D)表样17．【B】 UFO报表中，格式状态下输入内容的单元均默认为( ) A)字符单元 B)表样单元 C)关键字 D)数值单元18．【D】报表软件中，编制单位、日期一般不作为文字内容输入，而是需要设置为( ) A)字符 B)表样 C)数值 D)关键字19．【B】 UFO编制报表时,通过( )让计算机自动完成取数计算. A)输入日期. B)录入关键字 C)输入单位名称 D)输入单位编号20．【A】报表维护的基本功能有( ) A)报表备份、报表恢复、报表删除、结构复制 B)报表输出、报表汇、报表删除、结构复制 C)报表汇总、报表分析、报表删除、结构复制 D)报表输出、报表备份、报表恢复、报表删除

作业2二、多选题1．【ABD】UF0报表中，有关关键字叙述正确的是（）A)每个报表可以同时定义多个关键字 B)如果要取消关键字，须执行“数据”|“关键字”|“取消”命令C)关键字偏移量单位为毫米 D)关键字的位置可以用偏移量来表示2．【ABCD】报表软件的主要功能可概括的分为（） A)报表公式设置 B)报表名称登记 C)报表编制 D)报表格式设置 3．【ABCD】报表维护的基本功能有（）A)报表的备份 B)结构复制 C)报表恢复 D)报表删除4．【ACD】报表系统中，报表运算公式基本构成包括（） A)表达式 B)舍位平衡公式 C)运算符 D)表单元及坐标5．【ACD】报表系统中报表公式主要有（） A)审核公式 B)合并报表公式 C)舍位平衡公式 D)报表单元公式6．【ACD】会计报表软件中，报表项目包括（）。A)表体项目 B)关键字 C)表头内容 D)表尾项目7．【ABCD】会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：（）A)列 B)行 C)表名 D)表页8．【AB】数据状态下可以进行以下哪些操作？ A)审核数据 B)汇总表页 C)设置列宽 D)调整关键字位置9．【BCD】下列哪些工作是在报表的格式状态下进行的（）A)追加表页 B)定义组合单元 C)定义单元风格 D)画表格线10．【BCD】下列关于会计报表叙述正确的是（）。 A)所有会计报表中，月报、季报和年报是会计核算工作中需要编制的最基本的报表B)会计报表是会计工作成果的体现 C)会计报表的编制过程，就是对有关会计信息进行集中、整理和再加工的过程 D)会计报表是对会计核算工作的总结三、判断题1．（对）UFO报表的关键字必须由手工键入。2．（对）UFO报表的可变区只能设置为行可变区或列可变区。3．（对）UFO报表的自定义关键字只能是数值型。4．（错）UFO报表可以和用友ERP管理软件的任何系统进行数据传递。5．（错）UFO报表可直接在格式状态下获取总账数据。6．（错）UFO报表中，报表数据处理不一定在“数据”状态下进行7．（错）在UFO报表的格式状态下可以进行删除表页的操作。8．（错）在UFO报表系统中，可以在格式状态下插入直方图。9．（对）在UFO报表系统中，可以自定义报表模板。10．（对）在UFO报表中，关键字的主要作用是标识表页。

第 6 章 会计报表管理系统