Ügyvédi Iratkezelés

1. Dr. Fenyér Éva Ügyvédi Iratkezelés

2. Dr. Fenyér Éva Tartalom A piros színnel kiemelt részek (piros fejléccel rendelkező dia) a kötelező tananyag. I. rész: Iratkezelési alapismeretek I.a) Jogszabályi környezet I.b) Iratkezelési alapfogalmak I.c) Iratkezelési alapfolyamatok II. rész: Az ügyvédi iratkezelés speciális szabályai II.a) Jogszabályok II.b) Kamarai szabályzatok III. rész: Az ügyvédi iroda ügyvitele III.a) Iratkezelési szoftverek III.b) Iratkezelési szabályzat IV. rész: A vizsgán számonkérésre kerülő tananyag

3. Dr. Fenyér Éva I. Iratkezelési alapismeretekI.a) Jogszabályi környezet Közigazgatás: A közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó legfőbb iratkezelési jogszabályok • A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény • A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet • A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet

4. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Miért fontos ismerni az alapfogalmakat?

5. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Miért fontos ismerni az alapfogalmakat?

6. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak kapcsolatos fogalmak

7. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Irattal kapcsolatos fogalmak: • Küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el; (A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések) • Dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ vagy objektum; (A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, Melléklet) • Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló1995. évi LXVI. Törvény, Értelmező rendelkezések)

8. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Irattal kapcsolatos fogalmak: • Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat; • Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló1995. évi LXVI. törvény, Értelmező rendelkezések) • Magánokirat - közokirat: a definícióra lásd A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 195.§ - 197.§- át • Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;(A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések)

9. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Irat nyilvántartásba vételével kapcsolatos fogalmak: • Érkeztetőszám: a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító (A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 34. § 2. bekezdés e)) • Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; • Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; (A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések)

10. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Iratkezelést végző személyekkel kapcsolatos fogalmak: • Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy • Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti; (A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések)

11. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Iratkezelési segédeszközökkel kapcsolatos fogalmak: • Érkeztetési nyilvántartás: Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat: a) a küldő neve, b) a beérkezés időpontja, c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám), d) központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető szám, továbbá e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító. [A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 34. § 2. bekezdés a)-e)] • Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;(A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések) • Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere; (A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet, Melléklet)

12. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Irattárral kapcsolatos fogalmak: • Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; • Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló1995. évi LXVI. törvény, Értelmező rendelkezések) • Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár; • Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;(A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések)

13. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak Levéltárral kapcsolatos fogalmak: • Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; • Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár; • Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; (A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló1995. évi LXVI. törvény, Értelmező rendelkezések)

14. Dr. Fenyér Éva I.b) Iratkezelési alapfogalmak

15. Dr. Fenyér Éva I.c) Az iratkezelés folyamata (egyszerűsített) Bejövő irat Kimenő irat

16. Dr. Fenyér Éva I.c) Az iratkezelés folyamata Iratkezelési cselekményekkel kapcsolatos fogalmak: Küldemények átvétele Küldemény felbontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele; Küldemény érkeztetése: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele; Irattá nyilvánítás Előzményezés Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; Szignálás Kiadmányozás Expediálás

17. Dr. Fenyér Éva I.c) Az iratkezelés folyamata (vázlat) Az irattári őrzés szakasza Kölcsönzés Betekintés Másolatkészítés Az irattári őrzési idő lejártát követően vagy vagy

18. Dr. Fenyér Éva I.c) Irattári terv - Általános rész (részlet) példa

19. Dr. Fenyér Éva I.c) Az iratkezelés folyamata Iratkezelési cselekményekkel kapcsolatos fogalmak: Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre; Archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón; Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; Megsemmisítés Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; További irattári őrzés (A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, Értelmező rendelkezések)

20. Dr. Fenyér Éva II. Az ügyvédi iratkezelés speciális szabályaiII.a) Az ügyvédi iratkezelést érintő szabályok

21. Dr. Fenyér Éva II. Az ügyvédi iratkezelés speciális szabályaiII.a) Az ügyvédi iratkezelést érintő főbb jogszabályok Az ügyvédi tevékenységre vonatkozó iratkezelési előírásokat tartalmazó főbb jogszabályok: • az ügyvédekről szóló 1998. évi XI. törvény • a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2007. évi CXXXVI. törvény • a jogügyletek biztonságának erősítése érdekében az ügyvéd által végzendő személyazonosság- és igazolványellenőrzéssel kapcsolatos eljárás részletes szabályairól és az ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek nyilvántartásáról szóló 54/2007. (XII. 21.) IRM rendelet • a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet • a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet

22. Dr. Fenyér Éva II. Az ügyvédi iratkezelés speciális szabályaiII.a) Az ügyvédi iratkezelést érintő főbb jogszabályok A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet • Megőrzés zárt rendszer alkalmazásával • Megőrzés elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével • Megőrzés archiválási szolgáltató útján 2/2008. MÜK Eln. - Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton - amennyiben a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzését a megőrzésre kötelezett nem az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott archiválási szolgáltató útján biztosítja - úgy kell megoldani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzésének módja kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védje az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. Az archiválás tehát az elektronikus dokumentum biztonsági mentésétől eltérő, attól nagyobb garanciát biztosító többlet tevékenység.

23. Dr. Fenyér Éva Elektronikus másolatok digitális archiválása Papír alapú irat magánirat közirat magánokirat Közokirat Elektronikus másolat (papír alapú irattal azonos joghatású) másolat Digitálisan archivált másolat + legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás +minősített időbélyegző +érvényességi lánc beszerzése +időbélyegzés ismétlése + legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és minősített időbélyegző A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

24. Dr. Fenyér Éva II. Az ügyvédi iratkezelés speciális szabályaiII.a) Az ügyvédi iratkezelést érintő egyéb jogszabályok Egyéb, az ügyvédi iroda gazdálkodásával, működésével kapcsolatos jogszabályok egyes iratkezelési előírásai: • pl. elektronikus úton kibocsátott számla fogalma (az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény) • pl. a számla, készpénzfizetési számla, nyugta, pénzügyi nyilvántartások megőrzési ideje (az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény) Az ügyvédi iroda gazdálkodásával, működésével kapcsolatos egyéb iratkezelés: • alkalmazottak munkaszerződései • megbízási szerződések • kamarai tagsággal kapcsolatos iratok, stb.

25. Dr. Fenyér Éva II. b) Ügyvédi irat, ügyvédi irattári anyag fogalma A kamarai szerveknél keletkezett iratok kezeléséről, selejtezéséről, levéltárba helyezéséről és védelméről szóló 2/2008. (X.27.) MÜK szabályzat határozza meg az ügyvédi irat fogalmát és az ügyvédi irattári anyag körét: • ügyvédi irat: az ügyvédi tevékenység végzése során keletkezett valamennyi irat (3. § 40. pont) • irattári anyag: az ügyvédi kamara, ügyvéd/ügyvédi iroda működése során keletkezett vagy hozzá érkezett, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; (3. § 13. pont)

26. Dr. Fenyér Éva II. b) Az ügyvédi iratkezelésre vonatkozó kamarai szabályzat(Iratkezelési Szabályzat) 1994. (VI.1.) szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről - alapvetően papír alapú iratkezelésre épül - a küldemények beérkezésétől/iratok keletkezésétől az ügy befejezéséig tartó ügyintézési szakaszra nem vonatkozik - az irattári őrzést és az azt követő selejtezést szabályozza

27. Dr. Fenyér Éva II. b) Az ügyvédi iratkezelésre vonatkozó kamarai szabályzat(Iratkezelési Szabályzat) 1994. (VI.1.) szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről • irat definíciója • iktatókönyv, iktatószám • irattári őrzés, irattári terv: • irattári tételek • irattári tételszámok • selejtezhető iratok köre, irat őrzési ideje • nem selejtezhető iratok köre, levéltárba adás határideje • évenkénti selejtezés, a levéltár értesítése • selejtezési eljárás, selejtezési jegyzőkönyv, levéltári hozzájárulás • iratok megsemmisítése • selejtezésre kerülő tárgy kiadása • irattárak ellenőrzése • megszűnt ügyvédi tevékenység iratainak átadása

28. Dr. Fenyér Éva II. b) Az ügyvédi iratkezelésre vonatkozó kamarai szabályzat(Iratkezelési Szabályzat) 1994. (VI.1.) szabályzat az ügyvédi szervek iratai és az ügyvédi iratok irattári kezeléséről és selejtezéséről A nem selejtezhető iratok köre: 11. § (1) Nem selejtezhetők az irattári tervben említett iratokon kívül: • a) az ügyvédi irodának, egyéni ügyvédnek megőrzésre átadott iratok, • b) ügyvédi iroda, illetve egyéni ügyvéd irattárában őrzött okiratok, c) külföldi tartozások és követelések bizonyítására szolgáló iratok, • d) az ügyvéd által elvi jelentőségűnek minősített iratok, • e) az 1900. előtt keletkezett iratok, • + a 34-36. sz. dián felsorolt iratok.

29. Dr. Fenyér Éva II. b) Az ügyvédi iratkezelést érintő egyéb kamarai szabályzatok • A jogügyletek biztonságának elősegítésével valamint az elektronikus aláírás használatával kapcsolatos feladatokról szóló 2/2007. (XI.19.) MÜK szabályzat (JÜB szabályzat) • A pénzmosás megelőzésével kapcsolatos Egységes Szabályzat és Mintaszabályzat • 1/2009. (IV. 27.) MÜK szabályzat a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzését és megakadályozását szolgáló ügyvédi tevékenység kamarai ellenőrzésének részletes szabályairól • A kamarai szerveknél keletkezett iratok kezeléséről, selejtezéséről, levéltárba helyezéséről és védelméről szóló 2/2008. (X.27.) MÜK szabályzat • A MÜK Országos Levéltáráról szóló 4/2005. (VI.25.) MÜK szabályzat • Az ügyvédek által készített végrendeletek (haláleseti rendelkezéseket tartalmazó okiratok) központi nyilvántartásáról szóló 3/2006. (X.16.)MÜK szabályzat • Az ügyvéd irodájának gondnoka jogköréről és eljárásáról, valamint a meghalt ügyvéd iratainak rendezéséről szóló 6/1999. (III. 1.) MÜK szabályzat módosításáról és egységes szerkezetbe foglalásáról szóló 2/2009. (IV. 27.) sz. MÜK szabályzat • A székhely-szolgáltatásról szóló 1/2007. (XI.19.) MÜK szabályzat

30. Dr. Fenyér Éva A JÜB szabályzatnak való megfelelés iratkezelési szempontból

31. Dr. Fenyér Éva A JÜB szabályzatban előírt nyilvántartások vezetése

32. Dr. Fenyér Éva A JÜB szabályzatban előírt nyilvántartások vezetése és kamarai ellenőrzése • Az 54/2007. (XII. 21.) IRM rendelet (JÜB rendelet) 9. §-ának (1) bekezdés b) pontja szerint: „ Az ügyvéd köteles … a nyilvántartást az ügyvédi tevékenységének folytatása alatt vezetni és megőrizni.” A JÜB-ös nyilvántartások az ügyvédi tevékenység folytatása alatt nem selejtezhetők! • 5/2008. MÜK Eln. - II. A JÜB szabályzatban írt nyilvántartási kötelezettség teljesítéseként elfogadható, ha az ügyvéd, ügyvédi iroda a nyilvántartást elektronikus úton vezeti, amennyiben a nyilvántartási rendszer kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az adatokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. • Emlékeztető 2009. július 20. Tárgy: Munkamegbeszélés a kötelező nyilvántartási ügyszámokkal kapcsolatos jogalkalmazási eltérések tárgyában (www.bpbar.hu) • Áttekintés az ún. jogügyleti biztonsági ellenőrzési („JÜB”) kötelezettségek teljesítésének gyakorlatáról (2012. július 1-jei állapot) • Kérdések és válaszok Összefoglaló a gyakorlatban felmerült tipikus JÜB-ölési problémákról (2012. július 1-jeli állapot) (www.bpbar.hu) • 1/2009. (IV. 27.) MÜK szabályzat a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzését és megakadályozását szolgáló ügyvédi tevékenység kamarai ellenőrzésének részletes szabályairól

33. Dr. Fenyér Éva További, iratkezelési előírásokat tartalmazó kamarai szabályzatok (MÜK irattári és levéltári anyagai) Az ügyvédek által készített végrendeletek (haláleseti rendelkezéseket tartalmazó okiratok) központi nyilvántartásáról szóló 3/2006. (X.16.)MÜK szabályzat (módosítja a 1/2010. (IX.17.) MÜK Szabályzat) • A Központi Végrendeleti Nyilvántartást a Magyar Ügyvédi Kamara Irattára vezeti. A végrendeletet a MÜK Irattára őrzi. A nyilvántartásba vétel ténye a Végrendeletek Országos Nyilvántartásába bejegyeztethető. A kamarai szerveknél keletkezett iratok kezeléséről, selejtezéséről, levéltárba helyezéséről és védelméről szóló 2/2008. (X.27.) MÜK szabályzat • E Szabályzat célja annak biztosítása, hogy bármely ügyvéd, ügyvéd iroda irattári anyagának, továbbá irathagyatékának maradandó értékű része − a Magyar Ügyvédi Kamara Levéltárának anyagaként − épségben és használható állapotban fennmaradjon (1. § b)). Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak(3. § 20.) A MÜK Országos Levéltáráról szóló 4/2005. (VI.25.) MÜK szabályzat 1. pont • A Magyar Ügyvédi Kamara Országos Levéltárában kell elhelyezni az elektronikus eljárásban bejelentett, de a törvény rendelkezése folytan papír alapon kinyomtatott iratanyagot, minden olyan esetben, amikor az iratanyagot addig őrző egyéni ügyvéd, egyszemélyes ügyvédi iroda vagy ügyvédi iroda ügyvédi tevékenysége bármilyen okból megszűnik vagy az egyéni ügyvéd, egyéni ügyvédi iroda tevékenységét szünetelteti.

34. Dr. Fenyér Éva A székhelyszolgáltatással kapcsolatos kamarai szabályzat és elnökségi állásfoglalások A székhely-szolgáltatásról szóló 1/2007. (XI.19.) MÜK szabályzat (kiegészíti a 3/2012. (XI.05.) számú MÜK szabályzat) • a cég üzleti és hivatalos iratainak, ingóságainak elkülönített őrzése (2. §) • a cég iratainak azonosítható jelölése az iraton és az elkülönített tárolási helyen • tételes és naprakész iratjegyzék és ingóságjegyzék (3. §) 6/2008. MÜK Eln. A székhelyszolgáltatás keretében átvett és érkeztetett, illetve a megbízási szerződés szerint az ügyvédi irodában elkülönítetten kezelt iratokról valamint ingóságokról a jegyzék elektronikus nyilvántartás keretében is vezethető, amennyiben a nyilvántartási rendszer kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az adatokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. A Budapesti Ügyvédi Kamara 2008. Eln. 470/2/31. számú határozata a az ügyvédi székhelyszolgáltatásról és az ügyvédi irodahelyiségnek azon kívüli társasági székhelykénti használata tárgyában 2. Biztosítani kell a székhelyhasználattal és az egyéb ügyvédi tevékenység végzésével kapcsolatos iratok, iratok, eszközök leltár és/vagy iktatás szerint elkülönült nyilvántartását és biztonságos őrzését. (www.bpbar.hu)

35. Dr. Fenyér Éva Papír alapú és elektronikus iratok

36. Dr. Fenyér Éva Papír alapú és elektronikus iratok

37. Dr. Fenyér Éva Papír alapú és elektronikus iratok

38. Dr. Fenyér Éva Papír alapú és elektronikus iratok Magániratok Köziratok a nem selejtezhető iratok ügyvédi irattári őrzés alatt (papír alapú őrzésre és digitális archiválásra) ügyvédi irodák maradandó értékű iratai (MÜK levéltári átadásra) Magánokiratok Közokiratok a közfeladatot ellátó szervek pl. ügyvédi kamarák irattári anyagai (MÜK levéltári átadásra)

39. Dr. Fenyér Éva Az ügyvédi iroda iratkezelésének és ügyvitelének összefoglaló táblázata

40. Dr. Fenyér Éva Az ügyvédi iroda iratkezelésének és ügyvitelének összefoglaló táblázata

41. Dr. Fenyér Éva III. Az ügyvédi iroda ügyviteleAz ügyvédi iratkezelés célja

42. Dr. Fenyér Éva III. Az ügyvédi iroda ügyvitele Az ügyvédi irodák iratkezelése napjainkban vegyes, azaz papír alapú iratkezelés és elektronikus iratkezelés párhuzamosan (arányuk irodánként eltérő). és

43. Dr. Fenyér Éva III. a) Iratkezelési szoftverek Elektronikus iratkezelő szoftver választásának céljai

44. Dr. Fenyér Éva Az ügyvédi irodában használt iratkezelési szoftverek legalább az alábbi elvárásoknak tegyenek eleget: Az iratkezelési cselekmények közül az iratkezelési szoftverek legalább az alábbiakat végezzék: • érkeztetés (min. a dátum és a küldő megjelölésével) • ügyiratképzés • előzményezés • iktatás (főszámos-alszámos) és JÜB iktatás • stornózás, átiktatás • mappatípusok, irattípusok, személyi adatlapok kezelése • ügyek és iratok metaadatainak, státuszainak kezelése • verziókövetés • irattári tételszámmal való ellátás és őrzési határidők nyilvántartása • selejtezés és megsemmisítés

45. Dr. Fenyér Éva Az ügyvédi irattár felépítése igény szerint alakítható (de érkeztetéssel és iktatással!)

46. Dr. Fenyér Éva Ügyvédi irodai adminisztráció(érkeztetéssel, az iktatás nem szükséges)

47. Dr. Fenyér Éva Eltérő iratkezelési igények, eltérő iratkezelési szoftverek Pl. Böngészés a könyvtárban: Az ügyek és iratok a könyvtár felépítése szerint, fa-struktúrában áttekinthetők, de a keresést követően kiadott listából is elérhetőek. Nincs áttekinthető könyvtár: Az ügyek és iratok megtekintése csak a keresést követően, a kiadott listából érhetők el. • Az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről: • 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről • ModelRequirements 2010 (http://www.eleveltar.gov.hu/banner/irattarosoknak/elkeszult_a_moreq2010_nem_hivatalos_magyar_forditasa „alkalmazás- és platformfüggetlen, szabvány-mintakövetelmények, iratkezelési szoftver fejlesztésekor a funkciók meghatározására és az alkalmazás minőségének biztosítására ”)

48. Dr. Fenyér Éva Iratkezelő szoftverek tanúsítása a közigazgatásban Felügyelet Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Kormányiroda és Iratkezelési Felügyelet Akkreditálás Nemzeti Akkreditáló Testület 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól

49. Dr. Fenyér Éva Az ügyvédi irodai ügyvitel során használható irodai szoftverek Jogtárak Döntvénytárak Tudás (téma) térképek

50. Dr. Fenyér Éva Tudástérképek jogi területeken pl: egyes jogi szakterületek feltérképezése