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國立臺灣大學秘書室 業務報告

國立臺灣大學秘書室 業務報告. 報告人 ：傅主任秘書立成 97 年 1 月 18 日. 簡報大綱. 任務 人力配置 業務範圍及介紹 業務推動原則 未來展望. 1/30. 任務. 協助推動校務發展，強化服務效能 提昇公共形象，展現臺大格局. 2/30. 人力配置. 3/30. 秘書室業務範圍. 全校性綜合業務. 會議相關工作. 公關宣傳. 校友服務. 4/30. 全校性綜合業務. 行政 e 化 法規彙編、權責劃分表 校慶籌備、杜鵑花節籌辦、傑出人才發展基金會 國立大學校院協會、斐陶斐榮譽學會幕僚業務 國科會、教育部補助案

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國立臺灣大學秘書室 業務報告

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Presentation Transcript

  1. 國立臺灣大學秘書室業務報告 報告人：傅主任秘書立成 97年1月18日

  2. 簡報大綱 • 任務 • 人力配置 • 業務範圍及介紹 • 業務推動原則 • 未來展望 1/30

  3. 任務 • 協助推動校務發展，強化服務效能 • 提昇公共形象，展現臺大格局 2/30

  4. 人力配置 3/30

  5. 秘書室業務範圍 全校性綜合業務 會議相關工作 公關宣傳 校友服務 4/30

  6. 全校性綜合業務 • 行政e化 • 法規彙編、權責劃分表 • 校慶籌備、杜鵑花節籌辦、傑出人才發展基金會 • 國立大學校院協會、斐陶斐榮譽學會幕僚業務 • 國科會、教育部補助案 • 全校性協調、校務建言、公文稽催 • 校長室中、英文書信 • 其他 5/30

  7. 行政 e 化(1) • 緣起 • 本校行政e化小組於94年9月成立，由主任秘書擔任召集人，小組成員包括行政單位及院系代表，共同推動本校全面e化 • 目標 • 打造全方位e化校園，簡化工作流程、提昇行政效能、增進服務品質 • 推動策略及作法 • 從上游基礎扎根、同類型系統整合開發、服務層面廣者優先考量、強化指標性服務 • 分階段推動，每3週開會追蹤，並進行跨單位協調 • 迄至97年1月，辦理各學院e化座談8場，行政單位座談1場，進行意見交流 6/30

  8. 行政 e 化(2) • 推動成效 • 目前已完成之系統計25種，涵蓋教務、學務、總務、研究發展、國際事務、人事、會計等面向 • 資訊即時、整合、分享，結省紙張，提高效率、增進服務品質 • 進行中之專案 • 人事2.0版 • 公文管理系統 • 電子憑證推動 • 學術研究成果資訊系統 • 體育場地預約系統 • 相關資訊http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/e/proceeding s.html 7/30

  9. 由各單位提供新增或修訂之法規，交由秘書室統一彙整，提供使用者即時而完整的法規資訊。由各單位提供新增或修訂之法規，交由秘書室統一彙整，提供使用者即時而完整的法規資訊。 於原有法規總目錄之外，擴充法規搜尋功能，可使用法規『訂定單位、修改日期、關鍵字』進行多重功能查詢。 網址：http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/searchdb.asp 法規彙編 8/30

  10. 權責劃分 • 各單位辦理校函文稿，為縮短流程，提昇行政效率，授權相關單位主管核判決行 • 教師出國開會、延攬國際學人申請校外機構補助案、學生校外實習：教務處 • 校外參訪：學務處 • 研討會、計畫申請校外機構補助案：研究發展處 • 各項補助案請款領據、核銷：會計室 • 配合本校組織規程修正，權責劃分表刻正修正中 • 公布於秘書室網頁http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html 9/30

  11. 會議相關工作 • 校務會議、行政會議 • 紀錄查詢系統 • 校務會議討論專區及議案執行情形查詢系統 • 程序委員會、經費稽核委員會、校務發展規劃委員會 • 行政品質評鑑委員會、教師申訴評議委員會、職員申訴評議委員會、校園紛爭協調委員會 • 各項獎座審查委員會 10/30

  12. 公關宣傳 • 新聞聯繫 • 配合校內各單位辦理學術成果發表會，發布新聞並聯繫媒體 • 配合辦理校內各項活動新聞聯繫 • 突發事件相關訊息之處理及回應 • 國會聯繫 • 預算審查 • 平時 • 校訊 • Spotlight、Highlights、NTU Newsletter、NTU Alumni E-news • 訪客中心 11/30

  13. 校訊 • 臺大校訊每週三出刊，校訊網頁當日同步更新 • 報導校務發展、學術活動等各項動態資訊 • 96年4月起增闢「邁向頂尖大學計畫」專欄 • 96年6月起改為彩色版 • 網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/sec/www/Secretary.html 12/30

  14. Spotlight • 宣傳媒體：本校中、英文首頁 • 內容取向：本校重大研發成果、學術成果 發表會、傑出獎項及榮譽、重 要新聞及活動 • 發刊頻率：周刊或雙周刊 13/30

  15. Highlights • 宣傳媒體：本校中、英文首頁 • 內容取向：選擇臺大校訊中當期重要新聞 數則並進行英譯 • 發刊頻率：週刊(寒、暑假配合校訊發刊頻 率，兩週一次) 14/30

  16. NTU Newsletter • 宣傳媒體：雜誌及電子版 • 內容取向：本校近期重要新聞、各項獲獎 與殊榮、傑出研發成果、近期 建設、人物特寫、重大節慶宣 傳、校園活動、重要會議及論 壇報導 • 發刊頻率：96年為季刊(6月，9月，12月出 版) ；97年起改為雙月刊 15/30

  17. NTU Alumni E-news • 宣傳媒體：網路電子報 • 內容取向：本校重大研發成果與獲 獎榮譽 • 發刊頻率：原則上兩個月發報一次 16/30

  18. 訪客中心 • 基本資料 • 成立時間：94年12月 • 地點：新月台1樓 （臺大西側門） • 服務內容 • 校園資訊諮詢服務 • 校園導覽解說服務 • 校園志工招募、培訓及服務安排 17/30

  19. 訪客中心-- 校園導覽 • 提供空間資訊 • 校園地圖之設計製作 • 校園資訊諮詢 • 校園導覽服務 • 校園導覽員培訓 • 預約導覽服務http://visitor.secretary.ntu.edu.tw/ntu/index.php • 96年度共接待12,372人 • 與臺大博物館群結合 認識一所大學最直接的方法 18/30

  20. 訪客中心 -- 校園志工 整合人力資源、發揚服務美德、凝聚向心力 • 訂定校園志工相關 • 設計及辦理培訓課程 • 組織校園志工團，調度導覽人力資源 • 執行成果 • 94學年度第2學期首次試辦校園志工招募，共有14名志工報名。 • 96學年度101人報名，經訓練後合格者共72名。 19/30

  21. 校友服務(1) • 發行「臺大校友電子報」 • 94年10月創刊發行，每月1日出刊 • 報導母校校園消息與校友動態，發送予國內、外約4萬位校友 • 網址 http://host.cc.ntu.edu.tw/enews/ 20/30

  22. 校友服務(2) • 「臺大校友資訊網」 • 95年6月啟用 • 建立校友聯絡平台，提供校友本人、班級、系所及校友聯絡室基於資源共享，共同來更新維護此校友資料庫 • 網址http://host.cc.ntu.edu.tw/Alumni/index_home.html 21/30

  23. 校友服務(3) • 發行臺大校友證 • 95年8月發行，整合圖書館校友閱覽證，作為校友使用母校各種優惠設施與服務之身份識別。 • 目前已發行九千餘張 • 「校友證專區」http://ccms.ntu.edu.tw/~ntualumni/contact.html 22/30

  24. 校友服務(4) • 辦理臺大傑出校友遴選 • 96年起開始辦理 • 獎項分人文藝術類、學術類、工商類及社會服務類共4大類 • 由本校組「傑出校友遴選委員會」舉薦審查決定 • 網址http://homepage.ntu.edu.tw/~ntualumni/outstanding/main.htm 23/30

  25. 業務推動原則 • 公文品質與時效 • 行政流程管理 • 專業能力與服務內涵 24/30

  26. 公文品質與時效 • 依標準格式辦理公文，並力求簡潔明確 • 由各同仁掌握，於規定期限內辦理完畢 25/30

  27. 行政流程管理 • 作業流程檢討及宣導 • 鼓勵工作簡化與業務創新 • 業務分工明確，且可依需要適時調整，並落實代理人制度 • 培養同仁良好默契，建立團隊精神，相互支援，彼此學習，順利推動業務 26/30

  28. 專業能力與服務內涵 • 藉由業務檢討、小組討論、訓練進修，增進專業能力 • 秉持服務熱忱，親切、詳細解說各項疑義 • 網頁設有專屬服務信箱，並儘速回覆 • 加強對各相關業務單位工作概況之了解，對非屬業務職掌之工作項目，能適時予以轉介 27/30

  29. 未來展望(1) • 持續推動行政e化，提升服務效能 • 自動化 • 無紙化 • 公關業務之加強 • 校友 • 媒體 • 國會 • 其他 28/30

  30. 積極、主動、熱忱，不斷增進服務效能 未來展望(2) • 加強教育訓練、溝通協調，去除藩籬 • 培養高度靈敏度，回應環境需求 29/30

  31. 簡報結束 敬請指教 30/30

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