الرقــابة

1. الرقــابة

2. الرقــــــــابـــــــة انواع الرقابة الرقابة : طبيعتها وغايتها ومراحلها الادوات الرقابية نظام الرقابة الفعال • الرقابة المالية : • - الموازنات • - النسب المالية • الكشوفات المالية • الرقابة التشغيلية : • - الرقابة على المشتريات. • - الرقابة على المخزون. • - تحليل نقطة التعادل. • الرقابة الاحصائية على الجودة. • الرقابة الهيكلية • الرقابة الاستراتيجية • الرقابة حسب المستوى. • الرقابة حسب موعد إجرائها. • الرقابة حسب المصدر. • الرقابة حسب الجهة • الرقابة حسب المجال. • النظام الرقابي. • خصائص النظام الرقابي الفعال. • مؤشرات ضعف النظام الرقابي. • مقاومة الرقابة وسبل التغلب عليها. • حجم الرقابة المطلوب. • مفهوم الرقابة • اغراض الرقابة • مراحل العملية • الرقابية

3. اولا : الرقابة : طبيعتها غايتها ومراحلهاControl: Its Nature, Objective and Steps مفهوم الرقابة Control Concept الرقابة Control هي انشطة منظمية منهجية تهدف الى جعل الانشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع التوقعات والمعايير المستهدفة. العملية الرقابية Controlling عبارة عن عمليات مستمرة لقياس الاداء واتخاذ الاجراءات لضمان النتائج المرغوبة. النظام الرقابي يعمل على اساس البيانات والمعلومات المتوفرة بأساليب شتى مثل الكشوفات أو المذكرات او التقارير المختلفة، ولزيادة فاعلية العملية الرقابية نهتم بالتوثيق وحفظ البيانات وتصنيفها وتحليلها واستخراج المؤشرات المفيدة منها.

4. اغراض الرقابة Control Purposes التكيف مع التغيرات البيئيةadapting to Environmental Change: هذا النظام يساعد المدراء على استباق التغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحالة الجديدة. • تقليل تراكم الاخطاءlimiting the Accumulation of Errors • المواكبة والانسجام مع التعقيد التنظيمي Coping With Organizational Complexity • تخفيف التكاليف Minimize Costs

5. تقليل الاخطاء المتراكمة التكيف مع التغيرات البيئية الرقابة تساعد المنظمة في : الانسجام ومواكبة التعقيد التنظيمي تقليل التكاليف

6. مراحل العملية الرقابية Controlling • تحديد اهداف ومعايير Establishing Objective and Standard • المعايير تعد امرا مهما للمنظمة لذا فان العملية الرقابية تركز عليها وتعتبرها مرحلتها الاولى. • المعيارStandard :هو رقم محدد كميا او حالة نوعية تسعى المنظمة للوصول اليها باعتبارها حكما لقبول الانجاز أو رفضه. • معيار المخرجات Out Standard: قياس النتائج للأداء في اطار كمي أو كلفوي أو زمني. • معيار المدخلات Input Standard : معيار يقيس جهد الداخل في اداء المهام والعمليات.

7. 2. قياس الاداء الفعلي Measuring A ctul Performance هي قياس ما حصل او ما انجز فعلا من مهام وأنشطة سواء للعاملين أو الأقسام او المنظمة بأكملها في مجال المخرجات والمدخلات ويجب ان يكون دقيقا لمعرفة ما تحقق بالضبط ومقارنة في ما بعد بما تم تخطيطه مسبقا. 3.مقارنة النتائج بالمعايير والاهداف Comparing Results With Objective and Standard الحاجة للفعل او الاجراء التصحيحي ( الانحراف) = الاداء المرغوب – الاداء الفعلي إن المقارنات التي يجريها المدراء قد تكون مقارنة تاريخية أو تكون مقارنة نسبية وهناك مقارنة هندسية تستخدم معايير محددة علميا بطرق فنية مثل دراسة الوقت والحركة.

8. 4.اتخاذ الاجراءات التصحيحية Taking Corrective Actionsهي الخطوة الاخيرة من مراحل العملية الرقابية حيث يتوجب تصحيح الاخطاء والانحرافات التي اكتشفت في المرحلة السابقة عند المقارنة مع المعايير. وهناك انشطة ومجالات تولي عناية خاصة ضمن ما يسمى الاداء بالاستثناء.اداء الاستثناءManagement By Exception : الممارسة الادارية التي يتم فيها التركيز على الانشطة الحرجة او المواقف ذات المشاكل او الفرص.هناك نوعين من الاستثناء :الاول/ يخص المواقف التي تحصل فيها مشاكل لذلك يجب الحذر مع هذه الاقسام والانتباه للمؤشرات التي تنذر بحصول مشكلة.الثاني/ مواقف الفرص وفيها الاداء الفعلي اكثر من المعايير المحددة لذا يجب دراسة الوضع بعناية ومعرفة الاسباب التي أدت الى ذلك.

9. مراحل العملية الرقابية تغذية عكسية تعديل المعايير تعديل الاداء مقارنة الاداء الفعلي مع المعايير والأهداف قياس الاداء الفعلي تحديد الاهداف والمعايير لا اتخاذ اجراءات تصحيحية هل هي متطابقة نعم تغذية عكسية حافظ على الوضع

10. ثانيا : انواع الرقابة Types of Control • هناك انواع عديدة من الرقابة وتختلف انواعها حسب المصدر وحسب المجال الذي تطبق فيه أو حسب الجهة المسؤولة عنها او حسب موعد اجرائها. • الرقابة حسب المستوى Levels of Control : • الرقابة الاستراتيجية Strategic Control تركز على فاعلية المنظمة في اطارها الكلي والأعمال والوظائف الرئيسية لمعرفة ان الاستراتيجيات الموضوعة على هذه المستويات قد حققت اهدافها.

11. الرقابة الهيكلية Structural Control: نمط الرقابة الذي يركز على كيفية انجاز كافة عناصر الهيكل التنظيمي لمهامها ووظائفها للوصول الى اهدافها. • الرقابة المالية Financial Control : تتعلق بالرقابة على الموارد المالية للمنظمة • رقابة العملياتOperation Control : تركز على رقابة عمليات تحويل الموارد والمدخلات الى منتجات في شكل سلع أو خدمات

12. مستويات الرقابة الرقابة الاستراتيجية الرقابة الهيكلية الرقابة المالية الرقابة على العمليات

13. الرقابة حسب مواعد اجرائها Time Controlوتصنف الرقابة على وفق موعد اجرائها وتركيزها على الانجاز الى ثلاث انواع: • الرقابة قبل الانجاز ( التنفيذ) Feed forward Control هي التأكد من ان الموارد والاتجاهات صحيحة قبل ان يبدأ التنفيذ. • الرقابة المتزامنة مع التنفيذConcurrent control هي الرقابة التي تركز على ما يحدث اثناء تنفيذ العمل والانجاز • الرقابة بعد التنفيذ Feedback Control وهو النمط الذي يركز على رقابة المخرجات او العمل بعد تنفيذه وانتهائه.

14. الرقابة قبل التنفيذ ( الرقابة المبدئية) تتوقي المشاكل قبل حدوثها الرقابة المتزامنة مع التنفيذ حل المشاكل حال حدوثها الرقابة بعد التنفيذ حل المشاكل بعد حدوثها • فحص العاملين قبل التعاقد معهم . • فحص المواد الاولية قبل استلامها. • تشغيل حاملي شهادة معينة فقط في احدى الشركات. • تحليل المبيعات لأحد رجل البيع • فحص الجودة للمنتجات النهائية • مسح احصائي للمستهلكين • ثقافة المنظمة • ادارة الجودة الشاملة • الرقابة الذاتية من قبل الافراد انفسهم العمليات مستمرة التنفيذ المدخلات المخرجات

15. الرقابة حسب المصدر Sources of Control • الرقابة الداخليةInternal Control عبارة عن رقابة نابعة من ذات الفرد بحيث يمارس رقابة ذاتية على سلوكه وتصرفاته. • الرقابة الخارجية External Control الرقابة التي تمارس من قبل المشرفين والمدراء على سلوكيات وتصرفات الاخرين.

16. الرقابة حسب الجهة القائمة بالرقابةType of Controllers • الرقيب الداخلي Internal Controller عبارة عن فرد او جهة في اطار نظام الرقابة الداخلي في المنظمة يمارس العملية الرقابية على انشطة وفعاليات المنظمة. • الرقيب الخارجيExternal Controller هو فرد اوجهة من خارج المنظمة يمارس العملية الرقابية بناء على عقد مبرم معها او بتخويل من القانون.

17. الرقابة حسب المجالAreas Of Control • الرقابة على الموارد المادية Physical Control هي الرقابة التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون او الجودة في التجهيزات • الرقابة على الموارد البشرية Human Resources Control هي الرقابة على العاملين في منظمة الاعمال سواء على ما يتعلق بالتعيين او التدريب او الاجور.

18. الرقابة على المعلوماتيةInformational Controlالرقابة على جميع ما يرتبط بالمعلومات والبيانات في منظمة الاعمال. • الرقابة المالية Financial control الرقابة على جميع ما يتعلق بالجوانب المالية من تدقيق نقدي او التزامات تجاه الاخرين