1 / 43

BtB nettverksmøte

BtB nettverksmøte. 28. mars 2011. Agenda. Status – statistikker - OH Riksrevisjonen - OH Nytt bestillingssystem - OH Kjøp 100.000 – 500.000 - OH Rammeavtaler - AKR Frakt – forsikringer - THA Kataloger / Praktiske tips – TS Mva - KO. Statistikker.

clemens
Download Presentation

BtB nettverksmøte

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BtB nettverksmøte 28. mars 2011

  2. Agenda • Status – statistikker - OH • Riksrevisjonen - OH • Nytt bestillingssystem - OH • Kjøp 100.000 – 500.000 - OH • Rammeavtaler - AKR • Frakt – forsikringer - THA • Kataloger / Praktiske tips – TS • Mva - KO

  3. Statistikker

  4. Benchmark kontrollindikatorerUiB, NTNU og UiO

  5. Beløp per hovedkategori for 2010

  6. PM indikatorer

  7. Antall bestillinger gjennom Innkjøpssystem

  8. Bestillingsbeløp gjennom Innkjøpssystem- beløp i hele tusen

  9. Bruk av Innkjøpssystem- andel fakturaer med referanse til bestillingsnummer

  10. Noen har lykkes…

  11. Riksrevisjonen 2010 • Årets kontroll omfatter 64 forskjellige kjøp – 148 faktura: • Problemer med å finne etterspurt dokumentasjon, spesielt skatt- og HMS-attester • ”Kun en leverandør i markedet…” • Rammeavtaler - oversikter Oppsummering ”Det generelle inntrykk er at NTNU har oppnådd forbedringer i sine innkjøpsrutiner, sammenlignet med tilsvarende revisjon for 2 år siden. Det er likevel svakheter i forhold til etterlevelsen av regelverket, særlig ute på fakulteter og institutter. Det ser også ut til å forekomme en større andel mangler ved kjøp mellom kr 100 000 og kr 500 000, enn ved kjøp over kr 500 000.”

  12. Riksrevisjonen - tiltaksplan • Forbedring av arkiveringsrutinene for enklere gjenfinning av korrekt dokumentasjon knyttet til anskaffelsene • Bedre opplæring for Bestillerne i kjøpsprosesser mellom 100.000 og 500.000. • Fornyelse av eksisterende rammeavtaler innen de utgår, og forbedre informasjonen om gjeldende avtaler • Øke antall rammeavtaleområder, mål minst 10 nye i løpet av 2011 • Øke antall kataloger i bestillingssystemet for avrop fra rammeavtalene, samt forbedre katalogkvaliteten • Fortsette arbeidet med å redusere antall kjøp som går utenom bestillingssystemet • Forbedre internkontrollen på anskaffelsesområdet, spesielt mhp. kvaliteten i anskaffelsesprosessene

  13. Anbudskjøp > 100.000 • Utfylling av forenklet anbudsprotokoll (FoU-tjenester): • Henvis til §1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget

  14. Anbudskjøp > 100.000 • Utfylling av forenklet anbudsprotokoll: • ”Kun en leverandør” – ikke bruk det som begrunnelse • Unntakene finnes i § 1-3 i Forskriften • Obs på attester for skatt/mva og HMS

  15. Arkiveringsrutiner Ved kjøp 100.000 – 500.000: Se rutine 0.02 • Opprett sak i ePhorte • Gjennomføre forespørsel – tilbud – evaluering – tilbakemelding – inngå kontrakt • Arkiver alt dette (unntatt offentlighet) + forenklet anskaffelsesprotokoll (offentlig) i ePhorte • Bestille – skriv inn ePhorte-nummeret i beskrivelsesfeltet + legg ved anskaffelsesprotokollen som internt dokument • Det vil komme et eget felt i PM for innleggelse av kontraktsnummeret (ePhorte-nummeret)

  16. Kontroll-rutiner • ALLE kjøp > 100.000 blir kontrollert • Skriftlig tilbakemelding via fakultetet • Svaret blir vurdert faglig • ”Ulovlige direkteanskaffelser” • Konsekvenser • Se rutinebeskrivelser på Øk.portalen • 10.01 – Kontrollrutine – kjøp over terskelverdier • 10.02 – Oppfølging og konsekvenser

  17. Systemer Nytt bestillingssystem • Nåværende kontrakt går ut 31.05.2011 • Anbudsprosess – felles UiO, UiB og NTNU • Anbudsfrist: 15.mars 2011 • Evaluering pågår – avsluttes innen utgangen av april Produksjonssetting fra høsten 2011 Fakturasystem • Oppgradering til ny versjon – mai 2011 • Desentral matching – høsten 2011 • Opplæring gjennom lokale nettverksmøter

  18. Rammeavtaler • Mål 1: Øke antall rammeavtaler • Mål 2: Fornye avtalene innen de går ut • Vi trenger hjelp til prioritering av hvilke rammeavtaler som skal inngås: • Meld inn avtalebehov til Innkjøp – Frist: mandag 4. april • Omfang – beløp/antall faktura + evt. andre argumenter • Brukergrupper ved rammeavtaler: • Representerer fagekspertisen • Representerer HELE NTNU • Tar tid, men ofte givende – avklar med overordnet

  19. Litt om noen rammeavtaler Kjemikalier og laboratorierekvisita Trelast og byggevarer og kanskje litt til….

  20. Kjemikalier og lab.rekvisita • Litt om bakgrunnen for avtalene: • Felles med SINTEF, HIST og HINT • 3+1+1 år • Områdenes størrelse • Anbudskonkurranse • Kategorier • Valg • Prosess etter tildelingen

  21. Anbudskonkurranser: • Begrenset anbud, 2 trins. • Brukergrupper • Kjemikalier: Berit Størdal DMF., Carolyn Baggerud Biologi, Kristin Grenstad Sæterbø Fysikk, • Laboratorierekvisita: Mari Sørensen DMF, Merethe Christensen Bioteknologi, Renate Bardal VM.

  22. Kjemikalier – kategorier: • Kategori 1: Løsemidler • Kategori 2: Syrer og baser • Kategori 3: Organiske og uorganiske forbindelser • Kategori 4: Spesielle reagenser/ Standarder / Referanse materialer (inkl. mikrobiologi, vannanalyser, organisk kjemi) • Kategori 5: Reagenser til celle/molekylærbiologi og Biokjemikalier

  23. Valg: • Evaluering • Pris 60 % • Leveringstid, Service og kompetanse 30 % • Sikkerhetsdatablad 10 % • I utg.punktet 15 søkere i kvalifiseringsrunden. • Kontrakt til 10 leverandører.

  24. Resultat kjemikalier: • Kategori 1,2, 3 og 4: VWR, Fisher Scientific AS, Sigma-Aldrich AS, • Kategori 3: Chiron AS • Kategori 5: Qiagen Norge, Bio-Rad Laboratories AB, Roche Diagnostics Norge AS, VWR, Fisher Scientific, AH Diagnostics, Nerliens Meszansky, Sigma Aldrich, • Pr. dato usikker: Invitrogen/Applied biosystems i kat.5.

  25. Hvordan kjøpe? • Bestillingssystemet, kataloger, round-trip. • Finne: Produktets kvalitet, pris og tilgjengelighet. • Utfordringen: Velge det mest fordelaktige produktet til enhver tid basert på ditt behov sett opp mot kvalitet, pris og tilgjengelighet.

  26. Leverandørnavn Qiagen Norge, kat.5 Bio-Rad Laboratories AB, kat.5 Roche Diag. Norge AS, kat. 5 VWR, kat. 1,2, 3,4 og 5 Fisher Sci., kat. 1,2,3,4 og 5 AH Diagnostics, kat. 5 Nerliens Meszansky, kat. 5 Sigma-Ald., kat. 1,2, 3, 4 og 5. Chiron AS, kat. 3 Invitrogen/Appliedbiosystems, kat. 5. Kommentar: Fraktfri Fraktfri Godt miljøarbeid. Fraktfri. Vi ønsker levering 3dgr uka. Miljø. Fraktfri. Mottakers navn i kommentarfelt. Fraktfri. Miljø ISO 1401. Fraktfri. Ukentlig levering. Frakt: ordrer mindre enn 3500,- kr. 300,- i frakt. Best. Fredag – levering uka etter. Kr. 80,- pr. sending for forsendelser av oligonukleotider. Øvrige = fraktfritt. Miljø: Mål levering 2 dgr. uka. Fraktfri Ikke kontrakt klar ennå. Usikker. Noen småting om leverandørene:- nesten alle er fraktfrie…gjelder ikke nødvendigvis tørrisvarer.

  27. Spesielle tilfeller: • Vi har særlige bestemmelse for kjøp / avrop over kr. 100.000,-: Da skal alle leverandører som har varen tilgjengelig forespørres om kvalitet, pris på det gitte kvantum og leveringstid. Bruk en email og dokumenter dette. • Et avrop er her en bestilling en gang av et produkt.

  28. Laboratorierekvisita: • Kategori 1: Diverse forbruksvarer • Kategori 2: Engangsplast • Kategori 3: Flergangs glass og plast. • Kategori 4: Småinstrument og småutstyr.

  29. Valg: • Evaluering: • Pris 60 % • Leveringstid, Service og kompetanse 20 % • Varesortiment 15 % • Miljømerking av produkt, emballering av forsendelse 5 % • I utgangspunktet søkte 13 leverandører • Kontrakt til 6 leverandører.

  30. Resultat laboratorierekvisita: • Kategori 1: VWR, Fisher Scientific, Chiron, Heger AS • Kategori 2: Saven & Werner AS, VWR, Fisher Scientific, Chiron, Sigma-Aldrich, Heger As • Kategori 3: Saven & Werner AS, VWR, Fisher Scientific, Chiron. • Kategori 4: Saven & Werner AS, VWR, Fisher Scientific, Chiron.

  31. Akkurat nå: • Kontraktene på kjemikalier er i havn, utenom en. • Vi vet ikke om dette går i orden. • Kontrakter på laboratorierekvisita skal utarbeides. • Antas på plass i løpet av en mnd. • Det planlegges leverandørmesse for dette området. • Oppdatering av nettsidene er på gang.

  32. Du inviteres til leverandørmesse: • 16. og 17. juni blir det lab./kjemi dager for NTNU og SINTEF. • DU er spesielt invitert. • Sett av dagen ta også med rekvirentene dine. • Leverandørene kommer og det blir spennende presentasjoner og stands. • Ikke la dette glippe …. Årets sjanse til å bli kjent med leverandørene og deres produkter.

  33. Rammeavtale byggevarer og trelast: • Leverandør: Aasen & Five. • Gode priser, høy kvalitet og godt utvalg. • Avtalens varighet: 2 år +1+1. • Medvirkende: brukerrepresentanter som er eksperter på vareutvalg.

  34. Jeg kommer tilbake en annen gang med: Verkstedmateriell Trykkeritjenester og kanskje noe mer….. Til slutt: For miljøet SAMLE BESTILLINGENE DINE HVIS MULIG.

  35. Frakt - forsikringer

  36. Katalogleverandører

  37. Rammeavtale på leder-/ledelsesutvikling, teamutvikling og coaching • NTNU har tegnet rammeavtale på konsulentbistand innenfor leder-/ledelsesutvikling, teamutvikling og coaching. • kontakt Kirsti Schei eller Kari Rueslåtten ved Personalavdelingen for å få bistand for å finne rett konsulent til oppdraget. Leverandørene: • Prosesspartner m/underleverandør Headway • Leverer tjenester innenfor leder-/ledelsesutvikling, teamutvikling og coaching. • Agenda Kaupang • leverer tjenester innenfor leder-/ledelsesutvikling, teamutvikling og coaching. • Faveo (tidligere PTL) m/ underleverandør Nordby Consulting • Leverer tjenester innenfor leder-/ledelsesutvikling, teamutvikling og coaching. • Spor HR • Leverer tjenester innenfor coaching og teamutvikling • Human Factors v/ KIBU • Leverer tjenester innenfor teamutvikling

  38. Hvordan legge til fritekstlinje på bestilling fra (ekstern) katalog:

  39. Mva • Det er fortsatt en del feil bruk av mva-koder • Fortsatt fokus på opplæring • Ny runde på lokale nettverksmøter i mai/juni

  40. Spørsmål / Kommentarer?

More Related