KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP THỂ

1. KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP THỂ Trình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn Trường ĐT: 0979.503.496; Email: tpnguyen@agu.edu.vn

2. Vị trí vai trò của lãnh đạo tập thể lớp học, chi đoàn Lãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài của Khoa, Đoàn trường Là người bạn của các bạn đoàn viên, sinh viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị đối với nhà trường. Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa các mối quan hệ giữa trường, lớp và các thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn phải có bản lĩnh.

3. Sự cần thiết của tư duy lãnh đạo điều hành • Có đường lối đúng đắn. • Tầm nhìn chiến lược • Sự tin cậy , sự bình dị, sự bình tĩnh, rõ ràng và tự chủ • Thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. • Có cái tâm của người làm công tác phong trào

4. Lãnh đạo của 1 lớp học • Biết cách tổ chức lớp • Tổ chức hội họp • Có kỹ năng trình bày • Có kỹ năng làm việc nhóm • Có sự tin cậy • Khả năng nắm bắt và truyền đạt thông tin • Hòa đồng

5. Các công việc hàng ngày của lãnh đạo lớp • Tổ chức triển khai các hoạt động của cấp trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của lớp • Thực hiện các hoạt động • Theo dõi,quản lý các thành viên • Báo cáo tình hình của lớp • Theo dõi thu chi tài chính • Minh bạch trong tất cả hoạt động

6. Các bước thiết lập các quy định của lớp có sự tham gia • Thamkhảonộiquycủatrường, củakhoa • Họp ban cánsựlớp, thốngnhấtcácnội dung, bầuthưkýcuộchọp. • Đưaranhữngtiêuchítạicuộchọplớp • Hỏicácthànhviênxemcónhấttríkhông • Ghivàobiênbảnhoặcnghịquyếtcủalớp • Theo dõivàthựchiện.

7. Danh sách thông tin thành viên trong lớp Cần càng nhiều thông tin càng tốt Chia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia đình Cần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư, ĐT, email (của cá nhân và gia đình)

8. Sổ tay ghi chép • Nhật ký làm việc • Để theo dõi được công việc hàng ngày. • Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân sự. • Chứng minh được các công việc đã làm trong quá khứ.

9. Khai thác và sử dụng Internet trong quản lý điều hành • Truyền thông tin nhanh có hiệu quả • Có thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả các thành viên. • Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook.

10. Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử Ghi đầy đủ các thông tin Không được viết tắt Không được viết hoa hoặc không viết hoa tùy tiện Chữ in hoa chỉ dành cho những thông tin nóng, nhấn mạnh Một dòng không nên viết quá dài Nhớ ký tên mình khi viết thư

11. Lập thư điện tử ntn? • Chữviếtthường • Phảicótênmình, sauđómớighicác TT khác (VD: nguyentrinhphuoc@gmail.com) • Password dễ nhớ Tránh: • Lấymộtđịachỉthưmơhồ, gâysốc, thiếuthiệncảm. • Lập email nặcdanhđểthựchiệnhành vi thiếulànhmạnh • Dùnglờilẽthôtụctrêndiễnđàn, facebook, adua sựviệc.

12. Ví dụ về thư điện tử Chàocácbạnlớp DH14PN! Tôilà ……, lớptrưởnglớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng 15h30, mờicácbạnđếnHộitrường 600 đểnghethông tin vềđăngkýhọcphần. Vậytôixinthôngbáođểcácbạnđượcrõ. Nhấtthiếtkhôngđượcvắngmặt. Thaymặtlớp DH14PN Lớptrưởng: ……. ĐT:

13. Những kiểu quản lý không hiệu quả Người quản lý độc tài Người quản lý lười biếng Người quản lý lạm dụng quyền lực

14. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp 1.1 Chuẩnbịchocuộchọp Xácđịnhsựcầnthiếtphảitổchứccuộchọp Xácđịnhrõmụctiêucuộchọp Xácđịnhnộidungcuộchọp Chuẩnbịtàiliệuchocuộchọp Xácđịnhthờigian, địađiểm Thànhphần Phâncôngviếtbiênbản, hậucần

15. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 2. Bắtđầucuộchọp Tuyênbốlý do, giớithiệuđạibiểu Thôngbáochươngtrình, mụctiêuvàkếtquảmongmuốntớitấtcảnhữngngườithamdựcuộchọp. Làmrõnhữngcáchthứcthamgiathảoluậntrongcuộchọp, kêugọimọingườithamgia ý kiến.

16. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 3. Dẫndắtcuộchọp Trìnhbàynộidungcácbáocáo Đềxuấtcácvấnđềcầnthảoluận, xin ý kiến Duytrì, cổvũsựthamgia ý kiếncủacácthànhphầndựhọp Bámsátchủđềcủacuộchọpđãđềratronglịchtrình. Đừngquálệchhướngkhỏinhữngchủđềđãđịnh hay làmchonótrởnênrốirắm.

17. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 4. Duytrìtrọngtâmvàtiếntriểncủacuộchọp Thu nhậnnhữngthông tin vàdữliệutừcuộchọp. Biểulộsựcảmkíchvàủnghộnhữngđónggópmangtínhxâydựng Sửdụnglịchtrìnhđểđảmbảocuộchọptiếntriểntheođúngkếhoạch. Lưu ý đốivớinhữngngườinóinhiều, nóiít

18. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 5. Kếtthúc Tổnghợpcác ý kiếnthamgia Lựachọn, biểuquyếtcácvấnđềcòncó ý kiếnkhácnhau Vạchlộtrìnhtổchứcthựchiện

19. Mẹo sử dụng những khuyến khích không dùng tiền hoặc ít tiền Khen ngợi; nhận xét tích cực về công việc; mỉm cư­ời; cảm ơn Mời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê; Gửi thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng; tặng một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; tặng sách; Tặng vé xem phim/kịch Xin lời khuyên; ghi nhận tr­ước đông đảo thành viên Trao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ­ược trình bày báo cáo điển hình

20. Nguyên tắc về sự kết nối

21. Các kỹ năng khi làm chủ tọa • Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họp • Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép nhất định • Duy trì thảo luận, có trọng tâm • Giúp nhóm ra các quyết định

22. Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) • Có kỹ năng quan sát mọi người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ • Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận • Tóm tắt được các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên

23. Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) Phải khuyến khích mọi người cùng tham gia họp Điều hành buổi họp nhóm Năngkhiếunhấtđịnhkhuyếnkhích sựthamgiađónggóp ý kiến Đưaracáckỹthuậtgiúpnhómđiđến quyếtđịnhchungmangtínhkhoahọc

24. Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 1. Bắttay: khigặpmặtvà chia tay Ngườichìatayratrước: phụnữ, ngườilớntuổi, ngườicóchứcvụcao, chủnhà Cầntránh: đeogăngtay, bópquámạnh, cầmtayhữnghờ, lắcquámạnh, giữquálâu Mắtnhìnthẳng, tậptrung, nétmặtvuivẻ Giớithiệu: trẻvớigià, địavịxãhộithấpvớingườicaohơn, namvớinữ, kháchvớichủ…

25. Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 2. Ứngxửvớiphụnữ: Luôntỏraquantâm, sănsóc, tôntrọngvàgiúpđỡ Lốiđihẹpnhườngphụnữđitrước Chỗkhóđiphảiđitrướcmởđường Phảiđểphụnữchủđộngkhoáctaychỗkhó Lêncầuthang, phụnữđitrước; xuốngcầuthang, phụnữđisau Kéoghếmờiphụnữngồi Khôngchạmvàophụnữkhichưađượcphép

26. Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 3. Điệnthoại Ngườigọitựgiớithiệumìnhlàai? Ở đâu? Lý do gọi? Ngườinhậnthểhiệnsựsẵn sang nghe Hãymĩncườikhinóichuyệnđiệnthoại Khicầngiữmáy, hãychứngtỏrằngmìnhvẫnđangcầmmáy, cóthểyêucầuxemmìnhcóthểgọilạichohọđượckhông? Sẵnsànghichépkhiđiệnthoại Đểngườigọikếtthúccuộcnóichuyện

27. Mối quan hệ của sinh viên Bạn học Giảng viên Sinh viên Nhà trọ -KTX Bạnchơi Ngườiyêu Các QH XH khác

28. Ứng xử thế nào với các mối quan hệ đó • Xác định vị trí, vai trò của mình trong XH. • Phải có lập trường tư tưởng đúng đắn • Bình tĩnh trước mọi tình huống • Luôn luôn làm những công việc minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin cho mọi người • Tìm hiểu tâm lý, tính cách của người giao tiếp • Không bị lôi kéo. • Biết chịu áp lực

29. Các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp

30. Yếu tố tâm lý Động cơ hành vi cá nhân Cảm xúc tình cảm Tính cách Khí chất Quy luật lây lan tâm lý

31. Tháp nhu cầu MASLOW

32. Yếu tố xã hội

33. Biết mình là ai? Làm thế nào để sống hài hòa với những người xung quanh?

34. Mối quan hệ Thái độ - Hành vi Thái độ TA Thích Hành vi TA Hành vi NK Ghét Thái độ NK

35. Kỹ năng lắng nghe “Nói là bạc,im lặng là vàng,lắng nghe là kim cương”

36. Thế nào là người biết lắng nghe Sử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lý Chú ý biểu hiện bằng lời và không bằng lời của người nói Kiên nhẫn không ngắt lời người nói Đặt câu hỏi với giọng thích hợp Tóm lượt nội dung nghe Cung cấp thông tin phản hồi Sự đồng cảm Thể hiện sự tôn trọng

37. Người không biết lắng nghe Ngắt lời người nói Không giao tiếp bằng mắt Không chú ý đến người nói Không hoặc ít thông tin phản hồi Luôn thay đổi đề tài Luôn phê bình Nói quá nhiều Bận tâm vào việc riêng Đưa ra lời khuyên không được mong đợi

38. Kỹ năng nói Khi ta nói: ta là chủ của lời nói Khi ta nói rồi: Lời nói là chủ của ta!!!

39. Giao tiếp với người khó tính • Đặcđiểmcủangườikhótính • Hay chỉtrích, phànnàn • Hay cằnnhằn, khôngbiếtngườinghecóphảnứnggìkhông • Muốngiảiquyếtvấnđềmộtcáchhoànhảo, hợplý • Tựcoimìnhlàquantrọng, hay đòihỏi • Thườngtỏrakhônghàilòng

40. Giao tiếp với người khó tính Giữ thái độ bình tĩnh, biết chịu đựng và kiềm chế cảm xúc Cho họ biết ta đang lắng nghe và cố giải quyết vấn đề Đồng ý quan điểm của họ là hợp lý nhưng cũng trình bày quan điểm của mình Theo dõi và giải quyết chu đáo vấn đề của họ Cam kết và biết giữ lời hứa Kiên nhẫn, sẵn sang giúp đỡ họ, tạo niềm tin

41. Đặc điểm của người nóng tính Tốc độ nói rất nhanh, thường gằn giọng Lớn tiếng và có thể không kìm chế được bản thân Không cả nể Nói liên tục không để người khác đáp lại

42. Giao tiếp với người nóng tính Luôn giữ thái độ bình tĩnh và kiên nhẫn Để cho họ giải bày hết sự tức giận của họ Khéo léo hạ giọng và thể hiện sự đồng cảm Đừng đổ lỗi cho người khác, sẵn sang xin lỗi họ Đừng cảm thấy xúc phạm vì sự thô lỗ của họ Cam kết thực hiện đúng những gì hứa với họ

43. Đặc điểm của người hay lý sự Điềm đạm, có nội tâm Muốn sắp xếp mọi việc một cách chu đáo Không thẳng thắn hay quả quyết Rất kiên nhẫn

44. Giao tiếp với người hay lý sự Tính chính xác Không vội vã Nên cho họ thời gian để họ quyết định Trình bày phải xúc tích, khoa học Trả lời câu hỏi có dẫn chứng cụ thể Hãy biết lắng nghe nhu cầu của họ

45. Đặc điểm của người quyết đoán Thích hành động cụ thể Thẳng thắn và đi thẳng đến vấn đề mà họ quan tâm Muốn làm sáng tỏ vấn đề họ quan tâm Thiếu kiên nhẫn Tốc độ nói hơi nhanh Quyết định rất nhanh Chỉ quan tâm đến kết quả

46. Giao tiếp với người quyết đoán Nên nhớ họ chỉ quan tâm đến kết quả Tăng tốc độ nói chuyện Đừng hiểu nhầm tính quyết đoán với sự giận dữ Đi thẳng vào vấn đề Đừng cảm thấy xúc phạm

47. Đặc điểm của người ba hoa, dông dài Nhàn rỗi, nhiều chuyện Nhiệt tình, sôi nỗi vượt quá giới hạn Không đi vào trọng tâm Ít tự ái

48. Giao tiếp với người ba hoa, dong dài Không dễ dãi Hướng họ đi vào trọng tâm Tiết kiệm thời gian Nên kết thúc cuộc nói chuyện càng sớm càng tốt

49. Nhận định, đánh giá người khác qua giao tiếp Cần tế nhị, tinh tế, không nên quá vội vàng Tình huống giao tiếp ->nhìn->khám phá -> đánh giá Xem xét kỹ hoàn cảnh, môi trường Đánh giá con người phải qua một quá trình giao tiếp Cần khách quan và luôn nhớ rằng không ai hoàn thiện

50. Biểu hiện của người nói dối Che miệng (bằng cả bàn tay hoặc ngón cái, giả vờ ho) Sờ mũi Dụi mắt Gãi cổ Đỏ mặt hoặc căng thẳng trên cơ mặt Nháy mắt nhiều lần khi nói