第 4 章办公中的数据处理

第 4 章办公中的数据处理

在机关、公司办公中，经常有大量的数据需要处理。如人事工资表中工资的计算、汇总、分析，公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。对于这些数据的处理，传统方法是用人工方式来管理，当要调阅、分析、归纳数据时，这种方法费时耗力，并且容易出错。本章采用实例形式，以Excel为例介绍数据处理的操作，使用的版本均为Excel 2000。【本章内容介绍】

【本章主要知识点】 Excel中数据库表格的创建数据库表格的特殊格式设置数据库中数据的有效性设置数据库中数据的输入技巧数据库中公式和函数的使用数据库中数据的排序与筛选数据库中的数据分类汇总数据库中数据的透视分析数据库表格的显示与打印

本章目录 4.1 用Excel数据库进行学生成绩处理 4.2 用EXCEL数据库进行产品销售汇总分析

4.1 用Excel数据库进行学生成绩处理 本节以学生成绩处理为例，介绍Excel中数据库的基本概念、遵循规则、创建过程、格式设置、公式计算以及数据排序、筛选等常用操作。任务要求与制作效果如下: 开学伊始，某班班主任接到学校教务处送来的上学期期末考试各科成绩单。现在他需要对这些数据进行处理，以便得出学生成绩名次表、获奖学金同学名单、补考学生名单以及优秀学生人选等。

另外，本实例制作时需要注意以下几项： 1．为了便于在屏幕上查看，需要将数据库表格中单元格文字、数字的格式（字体格式、数字格式、颜色、边框、阴影间隔）等进行适当处理。 2．为了保障数据准确，各类原始成绩数据输入前最好进行有效性检查。 3．各类需要计算的数据结果，最好使用公式和函数进行计算。 4．对于公式和函数中中单元格引用方式，要进行合理的选择、正确确定。

图4-1 学习成绩综合评定结果

4.1.1数据库工作表框架的建立 1． Excel中数据库表格的基本结构 Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表，也可以看成是一组数据清单。 2．数据库工作表遵循的准则 3.“学生成绩综合评定”数据库结构的建立说明：根据数据库遵循的原则，数据库标题不能与字段标题行直接相连，所以上边数据库标题输入到第1行，数据库字段标题必须至少输入到第3行，而不能在第2行。

4.1.2数据库表格的格式设置 本实例中的数据库表格特殊格式设置，主要包括如下几项内容： 1．数据库标题格式设置 2．字段标题格式设置 3．条件格式化设置 4．底纹颜色间隔设置 5．边框设置

4.1.3数据库中的有效性设置 • 4.1.4数据库表格中的数据输入 • 4.1.5数据库中的数据计算 • 计算总分 • 排列名次 • 计算综合评定成绩排列综合评定名次 • 确定奖学金等级数据库中的数据统计

数据库中的筛选操作 1.自动筛选 2.高级筛选

自动筛选 • 1）将鼠标定位到需要筛选的数据库中任一单元格。 • （2）选择“数据”／“筛选”／“自动筛选”，使“自动筛选”项为选中状态（打上对号），这时在每个字段名旁出现筛选器箭头。 • （3）如图4-24所示,单击“英语”字段名旁的筛选器箭头，从弹出的菜单中选择“自定义”，然后单击鼠标左键。

高级筛选 • （1）新建一个工作表，并命名为“优秀学生筛选”，然后按照如图4-27所示在A2:H4区域内设置高级筛选需要的筛选条件。 • （2）单击“优秀学生筛选”工作表中的任一单元格。 • （3）选择“数据”／“筛选”／“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框。 • （4）在如图4-28所示“高级筛选”对话框中：

4.2 产品销售汇总分析4.2.1销售日记帐数据库的创建1．数据库的建立2．数据库格式化设置3．数据输入4.2.2销售数据的分类汇总4.2.3销售数据的透视分析1．数据透视表（图）与数据透视报告的概念2．数据透视表的创建3．创建数据透视表时的相关操作

3．创建数据透视表时的相关操作 1 “版式”对话框的使用 2 汇总方式的修改 3 使用透视表筛选数据 4 创建数据透视图 5 编辑数据透视表 6 修改数据透视表的布局 7 制作数据透视报告 8 删除数据透视表

4.2.4数据库表格的打印输出 数据库工作表的打印输出操作包括： • 页面设置 • 页边距设置 • 页眉/页脚设置 • 工作表的设置 • 手工插入分页符

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