Agenda

1. IBM’s Rational Team Concert holder IT-projekter på sporetSimon Christiansen, Project-/Program managerIBM

2. Agenda • Simon hvem? • Hvad forventer jeg at I kan tage med herfra? • Projektet • CLM – Succes gennem samarbejde • Anvendelsen af RTC, RRC og RQM i et kundeprojekt • Lessons learned • Spørgsmål (undervejs) • Hvordan kommer I så videre?

3. Simon Christiansen Professional background Key skills Links • LinkedIN • Facebook • Delivery Excellence • Project management • Tools evangelist Simon Christiansen Program manager Application Innovation Services GBS IBM Denmark Mail: sac@dk.ibm.com Telephone: +45 41208088 Communication • Danish (native) • English (fluent) Selected Experiences • 2012 – current SKAT eIndkomst Transition Project Project description: Transition of SKAT eIndkomst, gathering the system from from 3 vendors to 1 Role/responsibility: Program manager • 10/2006 - 06/2008 Danish Tax Administration, eIndkomst • Project description: Development of eIndkomst step 1-4 projects • Role/responsibility: Project manager with responsibility for delivering the projects to the Client. Increased focus on change-management, quality of code, and usage of SCRUM • 01/2006 - 10/2006 Healthcare-sector Frederiksborg, EPM 1.1 FA • Project description: Development of EPJ for medication. • Role/responsibility: Technical project manager • 08/2005 - 10/2006 Healtcare-sector Copenhagen, EPM 2.0 • Project description: Development of EPJ for medication. • Role/responsibility: Technical project manager, introducing SCRUM and Earned Value • 09/2004 - 07/2005 Danish Health and Medicines Authority , FLPR - Forløbsbaseret LandsPatientRegister • Project description: A centralized databaseapplication, to which all Danish hospitals send data from their EPJ’s • Role/responsibility: Technical project manager • Prior; • Landbrugets rådgivningscenter, Ø90 • Forsikringsbrancen, NICEWeb • Nykredit, Flytteportal • Landmandsportalen • Kort & Matrikelstyrelsen, MIA - Matrikulært Informations- og Ajourføringssystem • Danske fragtmænd, FBO – Fragtbrevsoverførsel • Danish Crown, Salg og debitor Simon’s IT industry career began in 1998 as a developer. Taking more responsibility in projects Simon quickly progressed to Team-lead, and later moved into project management. Initially as technical project manager, and later as delivery and client-facing project manager. In 2008, Simon became Program manager for all of IBM GBS’s engagements with SKAT, the Danish Tax Administration. In his role as project manager Simon has lead or co-lead numerous successful projects. Besides being project- and program manager, Simon has also been certificed as scrum-master and as champion for several of IBM’s tools for project-management and team-collaboration. A knowledge that Simon uses as a mentor for other IBM projects. Other • Project- and program manager • Certified Scrum Master, Scrum Alliance • External speaker on project management and tools usage • Tools-champion • Head of Rational Center of Competence • Father to Cecilie and Casper, aged 15 and 10 • (wannebe) full time skiier

4. Hvad forventer jeg at I kan tage med herfra? • Her er hvad jeg håber I kan tage med herfra efter min præsentation: • En erfaring/best practice på hvordan man starter og styrer et projekt • Lessons learned – gratis erfaring, begået af andre • En case-study, som I kan bruge til at vurdere/evaluere jeres egne projekter imod • Udvidelse af jeres netværk, inden for projektledelse og værktøjsunderstøttelse af udviklingsprojekter. 4

5. IBM’s Rational Team Concert holder IT-projekter på sporetCLM – succes gennem samarbejde Hvem har ikke hørt om et IT-projekt, der kører af sporet og går langt over budget? Hør, hvordan et nyt tiltag mellem SKAT og IBM GBS giver transparens i hele projektforløbet og sikrer både kunde og leverandør forudsigelighed i leverancen. Med samarbejdsværktøjet Rational Team Concert har leverandør og kunde adgang til samme projektstyringsværktøj. Dermed giver leverandøren sin kunde fuld synlighed af status og kunden har mulighed for at deltage i den agile styring af projektet. Disclaimer: Det var ikke alle dele af transitions-projektet der kørte agilt/SCRUM ! Primært de deciderede udviklings-opgaver

6. Årsager til at projektet “ryger af sporet” – og mitigerings-tiltag • Typiske årsager til at projekter bliver “troubled” er bla.: • Mangelfuld kravstyring (herunder ændrings-styring) • Manglende forventningsafstemning (løbende eller i det hele taget) • Hektisk opstart • Mulige måder at mitigere disse årsager er bla.: • Fokus på krav fra dag 1 • Tæt og hyppig kommunikation – tilgængelig for interessenter, når/hvor relevant • Indsigt og inddragelse • Åbenhed og synlighed 6

7. Projektet • eIndkomst – konsolidering af 3 dele af et system, nu samlet hos en leverandør • Fase-oversigt • Transitions-projekt (cirka 9 måneder fra oktober 2012) • 4 videreudviklingsopgaver (fra Q3-2013 - Q2-2014) • Steady state (fra Q3-2013 - Q4-2016) 7

8. Systemejer Transition Projektleder Platform Applikation & Data Udviklings-opgaver Test & Overtagelse Samarbejde & Styring F. Etablering af alle miljøers platforme S. Opkobling til Kundens Leverandørnet U. Etablering af procedurer, kontroller og øvrige sikkerheds-tiltag V1. Gennem-førelse af videndeling (herunder workshops, selvstudie undervis-ning i nødvendigt omfang). W. jourføring af overblikket over de til Systemet anvendte licenser N. Etablering af Applikationen. CC. Etablering og opdatering af dokumentation i takt med etableringen af Systemet K. Efterprøvning af indlæsning af data, både back up og produktionsdata, DD. Indhentning af Kundens godkendelse af dokumentation. Z. Sikre, at Kunden flytter den senest opdaterede version af Systemets dokumentation Æ. Etablering af Leverandørens adgang til Kundens dokumentationssystem i henhold til Bilag 10 Dokumentation. BB. Flytning af produktionsdata til det hos Leverandøren etablerede System Y. Overflytning af regressionstestsuite for Systemet til Leverandøren, så den kan afspilles i Leverandørens eget teststyringssystem. (AMS) L. Efterprøvning af Leverandørens egen back up og restore procedure V2. Gennem-førelse af videndeling (herunder workshops, selvstudie undervis-ning i nødvendigt omfang). H. Etablering af en browser baseret testklient til Testmiljøet til brug for test af web-servicegrænseflader I. Etablering af webservicen eSkattekortAbonnementHent samt øvrige Transition Ind-aktiviteter J. Etablering funktionalitet til gennemførelse af belastningstest for Udstilling R. Etablering af integration mellem Leverandørens Service Management System og Kundens Service Management System G. Etablering af indberetningsløsning inklusive ny opsætning hos Indberetterne X. Gennemførelse af alle prøver/tests, som går forud for overtagelsestesten T. Sikre, at eventuelle åbne sager fra test i Transition Ind er ajourført som kendte fejl i Kundens Service Management System Ø. Første driftsplan og driftsinstruks udarbejdet Å. Udarbejdelse og test (skrivebord) af beredskabsplan for Systemet. AA. Indhentning af Kundens godkendelse af beredskabsplan. EE. Etablering & gennemførelse af Overtagelsestest FF. Indhentning af Kundens godkendelse af overtagelsestest HH. Indhentning af Kundens godkendelse af driftstest.. GG. Etablering & gennemførelse af Driftstest • M. Etablering af Leverandørens driftsorganisation • Etablering af Overtagelsesplan og detaljerede Tidsplan • Indhentning af Kundens godkendelse af overtagelsesplan • Udarbejdelse af risikohåndteringsplan • Indhentning af Kundens godkendelse af risikohåndteringsplan • Etablering af Transition Ind organisation • O.Bemanding af samarbejdsfora • P. Udarbejdelse af Samarbejdshåndbog • Q. Indhentning af Kundens godkendelse af Samarbejdshåndbog.

9. Transition Ind Org.

10. Projekt-opstart • Vi var under tidspres allerede fra start – som så mange projekter ofte er det • Vi fik opstartshjælp fra IBM’s Delivery Excellence team • Vi benyttede os initielt af Smart Cloud Enterprise for at komme hurtigt igang med CLM • Kontrakten bestod af ca. 1.400 krav • Transitionsprojektet betod af ca. 600 af disse krav, og var indelt i 5 spor og 38 nummerede aktiviteter • Det var vigtigt for at at sikre at vi var i kontrol med kravene og de krævede leverancer. • Vores målsætning omkring kravene var: • Sporbarhed • Tydeligt ejerskab • Samarbejde • Synlighed og indsigt 10

11. Tools magic – Collaborative Lifecycle Management (CLM)

13. Tools magic

32. Lessons learned • Opnåede vi vores mål omkring : • Sporbarhed • Tydeligt ejerskab • Samarbejde • Synlighed og indsigt • Sporansvarlige skulle være ansvarlig for krav – ikke team-medlemmer • Du kan få tildelt et krav, uden du bliver notificeret – ikke godt ! • Rapporteringsdelen nåede vi ikke at få med (RRDI) • Krav burde blive gennemgået/fulgt op på hyppigere og tidligere (for nogle krav) • Visuel fremdrift på kravs-status skulle være introduceret tidligere • Ville også gerne have brugt CLM til risks og actions. • Virkelig højt niveau af indsigt for kunden. De kunne se alt hvad der skete – eller ikke skete ! • Super opslags-/søge funktionalitet • Værktøjet erstatter selvsagt ikke projektledelses-disciplinen, og løser ikke alle leverance-issues, men det hjælper med at få få tingene frem i lyset • Simon says: “CLM har utvivlsomt været en væsentlig del af leverance-successen” • Men hvad siger SKAT? (desværre forhindret i at deltage i præsentation) 32

33. Hans Otto NielsenSKAT Transitions projektleder Efter et par ganges introduktion og udarbejdede vejledninger, fandt vi det forholdsvis nemt at navigere i CLM. En af de ting jeg satte mest pris på ved værktøjet, var dets understøttelse af samarbejdet, blandt andet omkring håndtering af krav. Det var en langt mere elegant løsning end f.eks. frem- og tilbagesendelse af Excel-ark med krav og attributter. Her kunne begge parter ajourføre på samme tid, og vi fik en god proces etableret i forhold til kravsgodkendelse. 33

34. Kim Ovedahl AndersenSKAT eIndkomst Systemejer Samarbejdet omkring f.eks. ændringssager fungerede rigtig fint i CLM, fordi man kommunikerer og fastholder kommunikationen nær den sag det handler om. På den måde er information og beslutninger let tilgængelig for alle interessenter. At al informationen så er samlet et sted, betyder dog ikke nødvendigvis at det er nemt at overskue, når det bliver komplicerede sager. Det løser værktøjet som sådan ikke for en. Men det gør det dog nemmere at overskue, end hvis informationen lå i talrige mails istedet. 34

35. Mikkel MoulvadSKAT eIndkomst Platformsejer Med anvendelsen af CLM stillede IBM et værktøj til rådighed for projektet, som muliggjorde at SKAT kunne følge de enkelte aktiviteter og status på disse direkte, ligesom det gav indsigt i og tryghed for at alle krav var hægtet op på en aktivitet og blev adresseret. Eneste/primære anke var det default-print som løsningen tilbød – det burde kunne tilpasses/formateres til noget mere præsentabelt (eksempelvis ændringsanmodnings-elementet, som ikke lignede kontraktens ændringsanmodnings-skabelon). 35

36. Hvordan kommer I så videre? Dit projekt her ? Forslag: - Skriv eller ring til mig, for nærmere oplysninger – og eventuelt en mere detaljeret gennemgang af den konkrete case - Kontakt IBM Rational Software (DevOps), som også kan medvirke til at besvare produkt-relaterede spørgsmål, og som også kan formidle kontakten til en nærmere præsentation - Kig forbi på DevOps-standen i Expo-området

37. Tak for jeres opmærksomhed