Accounting Information Systems

Einführung Accounting Information Systems

Überblick • Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen, Geräte, Methoden), welche dazu dienen, Finanzdaten in Finanzinformationen zu transformieren. • Diese Transformation findet sowohl manuell als auch computerunterstützt statt.

Lernziele • Verständnis für Transaktionszyklen (transaction cycles) und die Struktur des internen Kontrollsystems. • Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen.

Lernziele • Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen erkennen. • Den prinzipiellen Entwicklungsweg von IT-Systemen verstehen.

Lernziel 1 Zusammenhang zwischen Transaktionszyklen und dem internen Kontrollsystem

Information und Entscheidung • Unternehmen transformieren bestimmte Inputs in Waren und Dienstleistungen. • Wer sind die Hauptadressaten von Rechnungsweseninformationen? • Externe Adressaten • Interne Adressaten

Information und Entscheidung • Wer sind die wichtigsten externen Adressaten? • Aktionäre • Potentielle Investoren • Kreditgeber • Behörden • Kunden und Lieferanten

Information und Entscheidung • Wer sind die wichtigsten internen Adressaten? • Management • Unterschiedliche Management-Ebenen besitzen unterschiedliche Informationsbedürfnisse!

Information und Entscheidung Top-Level Management Strategisch Verdichtung und Filterung Middle Management Taktisch Operational Lower-Level Management Transaktionsorientiert

Informationssysteme • Der Begriff Informationssystem legt den Computereinsatz nahe (nicht zwingend!). • Was ist ein computergestütztes Informationssystem? • Eine Kombination von Hard- und Software zur Transformation von Daten in Informationen.

Informationssysteme Electronic Data Processing System (EDP) Data Processing System (DP) Management Information System (MIS) Decision Support System (DSS) Expert System (ES) Executive Information System (EIS) Accounting Information System (AIS)

Geschäftsprozesse • Ein Geschäftsprozess ist eine zusammenhängende Folge von Einzelaktionen, die mit Daten, Organisationseinheiten und einer logischen Zeitfolge verknüpft sind. • Geschäftsprozesse werden von wirtschaftlichen Ereignissen (events) ausgelöst und besitzen genau definierte Anfangs- und Endpunkte. • Die auslösenden Ereignisse sowie die dann folgenden Aktionen sind für die meisten Unternehmen ähnlich.

Geschäftsprozesse Primäre Geschäftsprozesse Einkaufs- Logistik Verkaufs- Logistik Operativer Bereich Marketing Service

Geschäftsprozesse Unterstützende Geschäftsprozesse Beschaffung F & E Infrastruktur Human Resources

Transaktionszyklen • Vier Transaktionszyklen sind den meisten Unternehmen gemein: • Einnahmenzyklus • Ausgabenzyklus • Produktionszyklus • Finanzierungszyklus

Transaktionszyklen • Zyklus Nr. 5: Jahresabschluß-Zyklus. • Der Jahresabschluß-Zyklus ist kein operativer Zyklus (Reporting Cycle). • Dieser Zyklus erhält Daten aus den anderen Zyklen und transformiert diese zu Berichten.

Internes Kontrollsystem • Der interne Kontrollprozess soll folgende Zielerreichungen hinlänglich garantieren: • Zuverlässigkeit des finanziellen Berichtswesens • Effektivität und Effizienz operativer Abläufe • Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Standards

Internes Kontrollsystem • Woraus besteht das IKS? • Kontollumgebung (control environment) • Risiko-Einschätzung (risk assessment) • Kontrollhandlungen (control activities) • Information und Kommunikation • Überwachung (monitoring)

Internes Kontrollsystem • Wie wird das Prinzip der Funktionstrennung im Rechnungswesen umgesetzt? • Keine Abteilung bzw. kein einzelner Mitarbeiter sollte die Berichtsfunktion über seine eigene operative Tätigkeit ausüben. • Was ist eine interne Prüfung (internal audit)? • … eine unabhängige Kontrolle durch eigene Mitarbeiter.

Lernziel 2 Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen

Informationsfunktion • Die Informationsfunktion verarbeitet die Daten zu Informationen. • Innerhalb der Unternehmen hat sich diese Funktion organisatorisch zunehmend kompliziert bis hin zu hochspezialisierten technischen Abteilungen.

Informationsfunktion Chief Information Officer Steering Committee Manager Systems Analysis Manager Programming Manager Operations Manager Technical Support Manager User Support

Informationsfunktion Manager Systems Analysis Manager Programming Application Analysts Application Programmers

Informationsfunktion Manager Operations Maintenance Programmers File Librarian Data Entry Operators Computer Operators

Informationsfunktion Manager Technical Support Systems Programmers Communication Analysts Database Administration

Informationsfunktion • Eine andere Möglichkeit besteht darin, in den Bereichen Systemanalyse und Programmierung eine Projektorganisation vorzusehen. • Dabei werden Systemanalytiker und Programmierer einzelnen Projekten zugewiesen.

Lernziel 3 Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen

End-User Computing • End-user computing (EUC) bedeutet die direkte Umsetzung von Algorithmen in Code durch den Endanwender. • Die Endanwender erstellen ihre eigenen Problemlösungen, wobei die Organisation die Ressourcen zur Verfügung stellt.

EUC am Großrechner Database Accounts Receivable Data User Report Query Language Processor User Submits Query Language Job Database Access Control Software

Datenverarbeitung für den End User Traditioneller Ansatz Information System Specialists Data Processing End User

Datenverarbeitung für den End User End-User Ansatz Database Software on Personal Computer Data Processing End User

Datenverarbeitung für den End User • Personal computers (PCs) geben dem End User die Möglichkeit zu eigenen Lösungen. • Wenn die Daten einmal verfügbar sind, kann der End User sie selbst weiter verarbeiten.

Quick-Response Technologie • Quick-response Systeme sind für den Total Quality Performance-Ansatz (TCP) erforderlich. • TQP wird auch als TQM oder Total Quality Management bezeichnet. • Wesentliche Grundhaltung: alles soll schon beim ersten mal “richtig” gemacht werden. • TQP fokussiert auf die Kundenzufriedenheit.

Quick-Response Technologie • Voraussetzungen für die Quick-Response Technologie: • Standardisierte Hard- und Software • Electronic Data Interchange (EDI) • Universal Product Code (UPC = Bar Code) zur Produktidentifizierung (Scannerkassen etc.)

Quick-Response Technologie Produktverkauf beim Händler Computer System (Händler) Scan Bar Code Electronic Data Interchange Computer System (Hersteller) Versand der Lieferung

Web Commerce • Verkäufe via World Wide Web steigen weiter an. • Vorteile? • Für Kunden: kein “Anstellen” im Geschäftslokal. • Für Händler: Kostenersparnis durch automatisierten Bestellvorgang.

Electronic Data Interchange • EDI = der direkte Transfer von Geschäftsdaten (computer-to-computer) über ein Kommunikationsnetzwerk. • Unterschied zwischen EDI und email? • email: die Nachrichten werden von Menschen erzeugt und gelesen. • Bei EDI werden die Nachrichten direkt zwischen Computern ausgetauscht.

Electronic Data Interchange Bestellung Händler Hersteller spart Papier spart Zeit

Computer-Integrated Manufacturing • Computer-integrated manufacturing (CIM) ist ein integriertet Ansatz zum IT-Einsatz in Produktionsbetrieben. • CIM reduziert IT-Kosten und verbindet Hersteller, Händler und Kunden durch den Einsatz von EDI.

Computer-Integrated Manufacturing • Woraus besteht ein CIM System? • computer-aided design (CAD) workstations • Echt-Zeit Produktionsüberwachungs- und • -kontrollsystem • Bestell- und Lagerverwaltungssystem

Electronic Funds Transfer (EFT) • Electronic Funds Transfer Systeme sind Zahlungssysteme, in denen Kommunikation und Verarbeitung hauptsächlich oder ausschließlich elektronisch erfolgen. • Banken können dadurch mit den EDI-Anwendungen ihrer Kunden kommunizieren.

Lernziel 4 Die Entwicklung von Informationssystemen verstehen

Systementwicklung im Rechnungswesen • AIS können entweder intern (durch eigene Mitarbeiter) oder extern (von Softwarefirmen) entwickelt werden. • Die Systementwicklung sollte durch interne und externe Prüfer (Audits) begleitet werden (extern: WP, intern: Innenrevision).

Systementwicklung im Rechnungswesen • Die 3 Phasen der Systementwicklung: • Systemanalyse • Systems-Design • System-Implementierung

Systementwicklung im Rechnungswesen • Systemanalyse: Lösungsansätze für spezifische Problemstellungen entwickeln und bewerten. • Der Schwerpunkt liegt auf der Gesamtfunktion des Systems. • Die einzelnen Zielsetzungen des Systems müssen gegeneinander abgewogen werden.

Systementwicklung im Rechnungswesen • Zielsetzungen der Systemanalyse: • Qualität der Information verbessern • interne Kontrolle verbessern • (wo möglich) Kosten reduzieren

Systementwicklung im Rechnungswesen • System-Design: Detailentwurf des in der Systemanalyse gewählten Lösungsansatzes. • Bewertung von Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Desing-Varianten unter dem Blickwinkel der Funktionalität des Gesamtsystems.

Systementwicklung im Rechnungswesen • System-Implementierung: Konkrete Umsetzung des gewählten System-Desings (Programmierung, Installation). • Besteht aus folgenden Schritten: • Test (vor der eigentlichen Installation) • Systemdokumentation • System-Review (inkl. Abnahme)

System-Ansatz • Worin besteht der System-Ansatz? • Stufenweise Vorgangsweise bei der Systementwicklung. • Ziel ist die geordnete und kontrollierte Umsetzung von System-Projekten. • Besteht aus 6 Teilschritten

System-Ansatz • Definition der System-Ziele • Entwicklung alternativer Lösungsansätze • Systemanalyse • System-Design • System-Implementierung • System-Evaluierung

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