Ś c i e ż k a k a r i e r y:

1. Ś c i e ż k a k a r i e r y: S E K R E T A R K A

2. Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swoim przełożonym w organizacji pracy, a w szczególności w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, nadzoruje zgodnie z ustalonym harmonogramem przebieg dnia pracy, a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi. Dzięki bliskiej współpracy często z najważniejsza osobą w firmie jest osobą bardzo dobrze poinformowaną.

3. W zależności od miejsca pracy zakres czynności sekretarki może się różnić. Sekretarka najczęściej czyta, segreguje i przekazuje korespondencję, pilnuje obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną, pisze pod dyktando, przepisuje notatki, tworzy i archiwizuje korespondencję, odbiera telefony i przekazuje informacje dzwoniącym lub kieruje rozmowy do odpowiednich urzędników, ustala daty spotkań pracodawcy. Może także ustalać program podróży i dokonywać rezerwacji, nadzorować urzędników, pilnuje terminowości w załatwianiu spraw, przygotowuje materiały i dokumenty związane ze spotkaniami i wyjazdami.

4. Warunki podjęcia pracy

5. W Polsce umiejętności potrzebne do pracy w zawodzie sekretarki można zdobyć w szkołach policealnych lub na specjalistycznych kursach. Trwają one od kilku do kilkunastu miesięcy. Osoby uczestniczące w nich zdobywają podstawową wiedzę na temat organizacji i funkcjonowania sekretariatu, a także konkretne umiejętności jak np. obsługa komputera, szybkiego pisania itp.

6. Nie ma formalnych wymagań co do wykształcenia sekretarki. W praktyce jednak pracodawcy szukają nie tylko wykształconych, ale także doświadczonych, które zapewnią sprawne działanie sekretariatu.

7. Istotną umiejętnością jest także znajomość języków obcych. Najchętniej zatrudniane są kobiety do 35 lat.

8. Idealna sekretarka

9. Musi być świetnym organizatorem,posiadać umiejętności negocjacyjne i public relations.

10. Musi być przygotowana na nieoczekiwane sytuacje, czasami musi zastąpić szefa.

11. W większości firm sekretarka jest pierwszą osobą, z którą styka się klient.

12. Od jej profesjonalizmu zależy wizerunek firmy.

13. Cechy osobowości dobrej sekretarki

14. Sekretarka musi mieć bardzo dobry kontakt z ludźmi, dlatego osoba pracująca w tym zawodzie musi potrafić współpracować z ludźmi, a także wykazywać opanowanie oraz odporność emocjonalną.

15. Zawód ten jest trudny, gdyż często wymaga pracy w bardzo szybkim tempie i przerzucania się z jednej czynności na drugą. Nieoceniona jest dobra pamięć, która często stanowi najlepsze „archiwum” firmy.

16. Ze względu na dostęp do wielu ważnych spraw sekretarka musi być osobą dyskretną i taktowną.

17. Panuje przekonanie, że dobra sekretarka to połowa sukcesu firmy. Jest w tym wiele prawdy, gdyż dobrze zorganizowany sekretariat zapewnia komfort pracy dyrektorowi, prezesowi czy innej osobie kierującej przedsiębiorstwem.

18. W pracy sekretarki bardzo ważne są dobry wzrok i słuch, dlatego poważne wady tych zmysłów są przeciwwskazaniem do wykonywania tego zawodu.

19. Podobnie jak poważne wady wymowy. W praktyce rzadko spotyka się osoby niepełnosprawne pracujące w sekretariacie.

20. Możliwość zatrudnienia

21. Sekretarka może znaleźć pracę wszędzie tam, gdzie istnieje potrzeba prowadzenia sekretariatu. Mogą to być małe firmy, duże przedsiębiorstwa, instytucje, urzędy itp. W niektórych przypadkach sekretarka może także pełnić rolę asystentki swojego szefa.

22. Czy będąc sekretarką, można zrobić karierę?

23. Oczywiście, że tak. Trzeba tylko dobrze wykonywać swoją prace. Początkowo praca sekretarki ogranicza się do wykonywania rutynowych czynności. Kiedy narodzi się prawdziwe zaufanie miedzy szefem a sekretarka to zostaje ona wtajemniczana stopniowo w tajniki firmy. Jeśli jest to dziewczyna obrotna i potrafi wykorzystać wszystkie możliwości jakie daje jej ta praca to być może za jakiś czas ona sama będzie miała swoją sekretarkę :)

24. THE END