إدارة الأزمة قبل حدوثها و بناء نظم إنذار مبكر

1. إدارة الأزمة قبل حدوثها و بناء نظم إنذار مبكر

2. تعريف مفهوم الإنذار المبكر يعتبر مفهوم الإنذار المبكر من المفاهيم الإدارية الحديثة التي تقوم على التنبؤ بالحالات السلبية قبل وقوعها، من خلال رصد علامات الخطر وتفسيرها، وإرسال تقارير بذلك إلى متخذي القرار والمنفذين. ويمكن تعريف نظام الإنذار المبكر على ”أنه أداة تعطي علامات أو إشاراتت مسبقة لاحتمالية حدوث خلل أو أزمة قبل حدوثها وتفاقمها” ويعتمد نظام الإنذار المبكر بشكل أساسي على:- 1- قاعدة شاملة ودقيقة من المعلومات والبيانات الخاصة بكافة النواحي التي يتم متابعتها، 2-وتعريف لكافة الأزمات والمخاطر التي قد تتعرض لها، وآثار وتداعيات ذلك.

3. اكتشاف إشارات الإنذار المبكر     يقصد باكتشاف إشارات الإنذار عملية رصد و تسجيل و تحليل الإشارات التي تنبئ عن قرب حدوث أزمة. مع ملاحظة أن ما يبذله المديرون من جهود في هذا الصدد يمكن أن تسفر عن إحدى الاحتمالات الموضحة بالشكل التالي:-

4. مصفوفة إشارات الإنذار أ) التوفيق :-   حيث ينجح المديرون في التعرف على إشارات الإنذار لأزمة وشيكة الوقوع0 (ب) الفشل :- فشل المديرون في التعرف على إشارات الإنذار لأزمة وشيكة الوقوع0 (جـ) الإنذار الكاذب : -حيث يعتقد المديرون أن هناك أزمة وشيكة الوقوع ، بينما لا توجد أزمة0 (د) الرفض الصحيح:- حيث يعتقد المديرون عدم وجود أزمة وشيكة الوقوع0 القرار

5. مراحلعملنظامالإنذارالاجتماعيالمبكرمراحلعملنظامالإنذارالاجتماعيالمبكر

6. آلية عمل نظام الإنذار الاجتماعي المبكر

7. كيف تكتشف الإشارات المبكرة للأزمة؟ تعتمد المنظمات المتفوقة في هذا المجال على ستة عناصر رئيسية لاكتشاف إشارات الإنذار المبكر للأزمات هي:- (1) تحديد نقاط الضعف بالمنظمة والتي تجعلها مستهدفة لأنواع معينة من الأزمات، و أيضا تحديد المعايير التي تحدد وجود أو عدم وجود أزمة معينة0 (2) حصر المعلومات المتعلقة بنقاط الضعف هذه من خلال طرق جمع و نقل و عرض المعلومات الهامة0 (3) تشخيص الموقف باستخدام معايير محددة لتحديد وجود أو عدم وجود أزمة0 (4) السيطرة على الموقف0 (5) التخطيط لتجنب الأزمة الوشيكة أو التلطيف من حدتها إذا وقعت ، أو تحويل الموقف إلى فرص. (6) إزالة الخطر تماما0

8. لماذا تفشل المنظمات فىإكتشاف إشارات الإنذار؟ توجد ثلاثة فئات من العوامل التي تعوق قدرة المنظمة على اكتشاف إشارات الإنذار  هي :- (1) حجب المعلومات الهامة عن الأفراد الذين يحتاجون إليها ، و نتيجة لذلك لا يتم التعرف على نقاط الضعف و كذلك لا تبلغ إشارات إنذار إليهم 0 (2) وجود صور خاطئة بأذهان أفراد المنظمة بشأن مناعة المنظمة ضد الأزمات و قدرتها على اكتشاف إشارات الإنذار ، مما يعوق القدرة على التفسير الصحيح لعلامات الإنذار وتشخيص وجود الأزمة 0 (3) افتقار المديرون أو المنظمات إلى المقدرة أو الميل إلى الاستجابة بطريقة مناسبة لخطر معين.

9. المعايير المحددة لنجاح او فشل إكتشاف إشارات الإنذار المبكرة للأزمة أولاً:-المعايير المحددة لنجاح المنظمات في اكتشاف إشارات الإنذار المبكر للأزمة :- (1) التنبؤ باحتمال تعرض المنظمة للأزمات من خلال تحديدها لنقاط الضعف التىتجعلها مستهدفة لأنواع معينة من الأزمات 0 (2) حصر المعلومات المتعلقة بنقاط الضعف المتنبأ بها 0 (3) تشخيص المواقف و وضع سيناريوهات قبال التطبيق 0 (4) التخطيط لتجنب الأزمات المتوقع حدوثها0 (5) إزالة الخطر0 (6) اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب0

10. ثانياً:- المعايير المحددة لفشل المنظمات في اكتشاف إشارات الإنذار المبكر للأزمة :- (1) عدم فهم المرسل أو المستقبل للإشارات التحذيرية التي تنبئ عن وقوع أزمة وشيكة0 (2) تأخر وصول الإشارة التحذيرية عن الوقت المناسب 0 (3) سوء الاستجابة تجاه الإشارات التحذيرية الصادرة 0 (4) ضعف فعالية نظم الاتصال في توصيل المعلومات 0 (5) الفشل في تفسير مضمون الإشارة التحذيرية0 (6) المعتقدات الخاطئة 0

11. كيفية زيادة فعالية إكتشاف إشارات الإنذار المبكرة للأزمة     يمكن زيادة قدرة المنظمة على اكتشاف إشارات الإنذار المبكرة للأزمة عن طريق:- (1) إيجاد شبكة اتصالات فعالة ، ذات خطوط اتصالات مفتوحة تتداول بها المعلومات بحرية من اعلي إلى أسفل و بالعكس و بكل الاتجاهات دون عوائق 0 (2) تنمية ثقافة المنظمة المدعمة لنظم الإنذار ، بزيادة وعى العاملين أو مكافأة من يدلى بمعلومات تنبه لمواطن الخطر الخ... (3) دعم الإدارة العليا لنظم الإنذار  من خلال ما تضعه من سياسات و  إستراتيجيات0 (4) إيجاد هياكل و تكنولوجيا تدعم نظم الإنذار و تعزز قدرات المنظمة على اكتشاف إشارات الإنذار المبكر ، مثل تكوين فرق متخصصة لاكتشاف مناطق الضعف و استخدام الحاسبات لاكتشاف إشارات الإنذار و متابعة تطور الأزمات و تدريب العاملين الخ... (5) إيجاد طرق و أساليب (رسمية او غير رسمية) للإنذار المبكر 0

12. تحديد و تقييم الأزمات المحتملة أسلوب إعداد أسوأ سيناريو و هو أمر مفيد للغاية، و ينبغي على المديرين أن يطرحوا الأسئلة التالية :- (1) ما هو أسوأ شئ يمكن أن يحدث للمنظمة الآن أو مستقبلا ؟ (2) ما هو احتمال حدوث هذا الشئ؟ (3) هل حدث هذا الشئ للآخرين؟     إذا ما نوقشت مثل هذه الأسئلة فإنها تمكن من تقييم قدرة المنظمة على مواجهة أزمة محتملة0

13. إعداد أسوأ سيناريو يتيح وجود سيناريوهات للازمة تسهيل عملية اتخاذ القرار أثناء المواجهة بعد تحديد التغيرات المختلفة ، • السيناريو هو :- • ”عرض لما يمكن أن يحدث من تطورات لازمة عن طريق إطلاق الخيال واستخدام أسلوب الانطلاق الفكري الذي يتيح إعطاء تصورات لمسارات مختلفة للازمة وردود الأفعال الممكنة وتطورات الأزمة كنتيجة لردود الأفعال وهكذا إلى أن يفترض انتهاء الأزمة أو دخولها في مرحلة جديدة“0 •     وتتمثل العوامل الحاكمة لرسم سيناريو الأزمة فيما يلى:- • (1) أرض الأزمة : ما هي طبيعة الأرض وموانعها الطبيعية والصناعية ومناطق الدفاع والهجوم والمناخ والطقس الخ... • (2) الموقف العام : ما هى القيود والمحددات التى سوف تتعامل معها وما هى القوى المنتظر مواجهاتها وتكاليف هذه المواجهة ومن هو الطرف الآخر وما هو المتوقع أن يقوم بهلابد هنا من تحديد الموقف العام بدقة بما فى ذلك تحليل الخصم 0 • (3) الإمكانيات المطلوبة والممكن توافرها: على مُعد السيناريو أن يعرف ما هى الإمكانيات التى يحتاج إليها سواء أكانت مادية أم بشرية وهى أساس للتعامل مع الأزمة.

14.         مع ملاحظة ان الهيكل الرئيسى لرسم السيناريو يجب أن يشمل : • (1) شكل التدخل لمواجهة الأزمة • (2) حدود السلطة والمسئولية والقدرة على التصرف فى الأمور دون الرجوع إلى آخرين 0 • (3) مكان المواجهة وحدوده والحيز المسموح التعامل فيه وأماكن الحماية والإمداد وتعزيز الموارد البشرية والمادية 0 • (4) وصول ردود الأفعال أولا بأول لمعرفة تطور الأوضاع وبالتالى تغيير التعامل حسب المستجدات الجديدة 0 • (5) الاستفادة من العوامل الثابتة ( الجغرافية والمكانية ) ، الإنسانية ( الدين والعادات والتقاليد والقبلية ) وذلك لدعم تنفيذ السيناريو لانجاحه والقضاء على الأزمة 0 • (6) الاستفادة من العوامل المتحركة ( المشاعر والوجدان والضمير الذاتى للأفراد ) • (7) إذكاء روح القلق والخوف والتوتر فى مجتمع الأزمة وبالتالى الوصول إلى مرحلة عدم التوازن الكامل للفرد فيتم السيطرة عليه وتوجيه إلى الاتجاه المطلوب والمرغوب0

15. مصفوفة الأزمات :- •     يساعدنا النموذج التالي في تحليل الأزمات وفقا لمعيارين هما : شدة الخطورة،درجة التحكم، • حيث شدة الخطورة ”ش“ هي :- حجم الموارد المعرضة للخطر، و يتوقف عليها استمرارية المنظمة، • بينما درجة التحكم ”ت“ يقصد بها:- القدرة على التأثير في نتيجة الأزمة ، • و بإعداد المصفوفة وفقا للعلاقة بين هذين المتغيرين يتكون لدينا الشكل  التالي:-

16. لا يستطيع المدير أن يتحكم فيها إلا بقدر محدود و التي يمكن أن تهدد الشركة بأكملها، مثل مواجهة شركة صغيرة لأحكام قضائية نهائية بدفع تعويضات ضخمة بسبب إهمال المديرين0 حيث يمثل هذا المربع الأحداث قليلة الأهمية أزمة شديدة الخطورة و لكن يستطيع المدير أن يسيطر على نتائجها، مثل رفع دعوى من دار نشر على مطبعة كبيرة بتعويضات ضخمة بسبب تزوير كتاب معين، و لكن لدى المكتبة أدلة قوية تثبت عدم تورطها في ذلك0 الأزمات غير الحادة و التي يمكن إدارتها بكفاءة ، مثل تقديم عضو مجلس الإدارة المنتخب مطالب العاملين وسط أجواء تنبئ  بأن عدم تلبية المطالب قد يؤدى إلى تذمر في صفوف العاملين 0

17. ففي المربعين 1 ، 4 نجد أن الإستراتيجية المطبقة تركز حول خطط ما بعد الأزمة، فطالما لا يمكن التحكم في الأزمة من الضروري التفكير في نتائجها. أما بالنسبة لازمات المربعين 1 ، 2  فمن الضروري مشاركة الإدارة العليا بشكل فعال نظرا لتهديدها لاستمرارية المنظمة أما أزمات المربعين 2، 3 فهي تتطلب إدارة نشطة للأزمة بينما أزمات المربعين 3 ، 4 ربما لا تتطلب تدخل مباشر من الإدارة العليا لان المنظمة ليست عرضة لتهديد كيانها 0

18. العوامل الواجب أخذها في الاعتبار عند تقدير المخاطر الناجمة عن الأزمات :-    يحتاج المديرون إلى تقدير احتمال تعرضهم للازمات ، اخذين في اعتبارهم العوامل التالية :- (1) طبيعة المنظمة في حد ذاتها0 (2) ملكية المنظمة (أسهم في البورصة، شركات متعددة الجنسيات، ملكية خاصة 0000 الخ)0 (3) حجم المنظمات حيث تميل المنظمات الكبرى عادة إلى أن تكون أكثر استعدادا لمواجهة الأزمات، مع ملاحظة انه كلما كبر حجم المنظمة كلما زاد احتمال تعرضها للازمات0 (4) قنوات الاتصال، فإذا لم تنشئ المنظمة قنوات اتصال رسمية للاتصالات المفتوحة بين الإدارة العليا و مختلف المستويات فإن احتمال حدوث أزمة تلحق إضرار بالغة بالمنظمة يكون اكبر 0 (5) درجة الوعي العام بالمنظمة، حيث يجب على المنظمة أن تراعى المسئولية المترتبة على ذلك وأن تخطط مقدما لمواجهة أية أزمات محتملة 0