TEİAŞ ERP PROJESİ İKOBİ DAİRE BAŞKANLIĞI DONANIM MÜDÜRLÜĞÜ

1. TEİAŞ ERP PROJESİİKOBİ DAİRE BAŞKANLIĞIDONANIM MÜDÜRLÜĞÜ

2. TEİAŞ İÇİN ERP SİSTEMİNİN TEMİNİNE KARAR VERİLMESİ(NEDEN ERP?) Mülga TEAŞ’ın TEİAŞ, EÜAŞ, TETAŞ olarak üç Şirkete ayrılmasından sonra başlatılan TEİAŞ’ın yeniden yapılanma çalışmalarında Dünya Bankası finansmanı ile sağlanan danışmanlık hizmeti aşamasında Şirketimiz çalışanlarından oluşturulan BT (Bilgi Teknolojileri) Çalışma Grubu ve Danışmanlar ile birlikte Şirketimizin BT ve Bilgi Sistemleri (BS) alt yapısı incelenmiş, Ülkemizin tamamına elektrik iletim hizmeti veren ve iletilen elektriğin kalitesinden sorumlu olan, büyük yatırımları ve özellikle işletme bakım ve onarım çalışmaları olan Şirketimizin kaynaklarının iyi bir şekilde organize edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin (ERP (Enterprise Resource Planning)) TEİAŞ’a uygulanarak Şirket kaynaklarının en verimli şekilde değerlendirilebileceği görüşü Danışmanlar tarafından 30.06.2002 tarihinde yayınlanmış olan IT Strateji Belgesinde yer almıştır (Ek-1). Şu anda Bakanlığımıza bağlı kuruluşların (TEDAŞ, EÜAŞ, TETAŞ, BOTAŞ, TPAO, DSİ, TKİ vb.) büyük kısmında ERP sistemine geçiş çalışmaları devam etmektedir TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

3. BU ORGANİZASYONU EN İYİ ŞEKİLDE SAĞLAMAK İÇİN ŞİRKETİMİZİN BT (BİLGİ TEKNOLOJİLERİ) STRATEJİSİ Etkili ve verimli iş operasyonları için bilgi bir anahtardır. İyi yönetim kararları, eğer bu kararlar üzerindeki bilgiler doğru, açık ve zamanında ise verilebilir. Bu yaklaşım TEİAŞ bilgi teknolojilerinin (BT) ve bilgi sistemlerinin (BS) değerinin yükseltilmesi düşüncesidir. Bu stratejiyi kurumsallaştırmak; • BT yi kendi başına bir strateji değil, kurumsal stratejinin bir parçası haline getirmek, • Verimli BT kullanımı için, iş stratejileri ile teknoloji stratejilerini birbirleri ile tutarlı hale getirmek, • İş ortamı taleplerini en iyi adresleyen prensipler geliştirmek ve • BT stratejisini, BT nin iş performasını nasıl arttıracağını ve kabiliyetleri nasıl yaratacağını fomülleyen bir içerik halinde düşünmek şeklinde mümkün olacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

4. ŞİRKETİMİZİN ÜLKEMİZ COĞRAFYASINDAKİ DAĞILIMI • Şirketimizin Birimleri bazında Ülkemiz coğrafyasındaki dağılımına bakarsak oldukça dağınık bir yapıya sahip olduğumuz görülmektedir. Taşra birimleri arasındaki koordinasyonun sağlanamaması, özellikle bakım onarım hizmetleri ve yedek parça teminlerinde ve yapılmakta olan projelerin takibinde büyük kopukluklar olmasına sebep olmaktadır. Bu nedenle zamanında parça temin edilemediğinden ve/veya Şirket kaynakları iyi organize edilemediğinden zaman zaman arızalara müdahalelerde gecikmeler yaşanabilmektedir. • Şirketimizin esas görevlerini yerine getiren Grup Müdürlüklerimizin ve Yük Tevzi Merkezlerinin bulunduğu bölgeler: (Grup Müdürlüklerimize bağlı olarak hizmet veren Müdürlükler, Grup Başmühendislikleri gibi daha küçük birimlerin ve bazı Grup Müdürlüklerimizin birden çok binada hizmet verdiği göz önüne alındığında Şirketimizin Birimlerinin çok dağınık bir yapıda oldukları anlaşılmaktadır.) TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

5. GRUP MÜDÜRLÜKLERİ 1.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - İstanbul (Trakya) 2.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Bursa 3.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - İzmir 4.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - İstanbul (Anadolu) 5.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Adapazarı 6.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Kütahya 7.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Isparta 8.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Ankara 9.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Konya 10.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Samsun 11.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Kayseri 12.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Gaziantep 13.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Elazığ 14.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Trabzon 15.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Erzurum 16.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Batman 17.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Van 18.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Adana 19.İletim Tesis ve İşletme Grup Müdürlüğü - Antalya TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

6. YÜK TEVZİ MERKEZLERİ • Milli Yük Tevzi İşl.Md. (Gölbaşı/Ankara) • Orta Ana.Yük Tevzi İşl.Md. (Gölbaşı/Ankara) • KB.Ana.Yük Tevzi İşl.Md. (Adapazarı) • Batı Ana.Yük Tevzi İşl.Md. (İzmir) • KD.Ana.Yük Tevzi İşl.Md. (Çarşamba/Samsun) • GD.Ana.Yük Tevzi İşl.Md. (Elazığ) • Trakya Yük Tevzi İşl.Md. (İstanbul) • Doğu Ana.Yük.Tevzi İşl.Md. (Erzurum) • Çukurova Yük.Tevzi İşl.Md. (Seyhan/Adana) • Kepez Yük.Tevzi İşl. Baş Müh. (Antalya) TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

7. Grup Müdürlükleri ve Yük Tevzi Merkezlerinin Coğrafi Dağılımı TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

8. Şirketimizin Taşra Teşkilatının bulunduğu bölgeler dikkate alındığında Ülkemizin hemen hemen tamamına yayılmış bir yapı görülmektedir. Grup Müdürlüklerimizin ana görevi 45.000 km ye varan iletim hatlarının ve 700 civarındaki trafo merkezinin sürekli olarak hizmete hazır şekilde bulunmalarını sağlamaktır. Yük Tevzi Merkezlerinin görevi ise üretim-tüketim dengesini ekonomik olarak sağlayarak kaliteli ve güvenli bir şekilde sistem işletmesini yapmaktır. Bu görevlerdeki süreklilik ancak binlerce yedek parça ve kalifiye personelin iyi organize edilmesi ve planlanan yatırımlarda Şirket kaynaklarının etkin kullanımı ile sağlanabilir. Yönetimin bu büyük organizasyonu en az hata ile idare edebilmesi ise ancak elindeki kaynakları (insan, para, yedek parça, yeni projeler v.b) uygun şekilde yönlendirmesi ile mümkündür. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

9. Bu büyük organizasyonu yönetebilmek için: - Doğru, tutarlı ve güncel bir veri ambarına, - Karar mekanizmalarını kolaylaştıracak olan çabuk ve kolay rapor oluşturma kabiliyetine sahip, veri alış verişlerinin tümleşik olarak yapılabileceği ve değerlendirilebileceği bir yazılım alt yapısına, - Uygun donanım alt yapısına ve - İletişim alt yapısına ihtiyaç vardır. Yukarıda belirtilen gereksinimlerin gerçekleştirilebilmesi için Şirketimizin Kurumsal Kaynaklarının Planlanmasına ihtiyaç olduğu ortaya çıkmıştır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

10. ERP SİSTEMLERİNİN ORTAYA ÇIKIŞI 1960'lı yıllarda bilgisayarların ticari işletmelerde yaygınlaşmaya başlaması ile ilk kurumsal üretim yönetim sistemi, malzeme ihtiyaç planlaması MRP (Manufacturing Requirement Planning) yazılımları kullanılmaya başlandı. İlk aşamada malzeme ağaçları ve stokları kapsayan sistem gittikçe gelişerek 1980'li yıllarda üretim işletmelerinin üretim ile doğrudan alakalı faaliyetleri (satınalma, üretim planlama ve kontrol, muhasebe, stok yönetimi….) kapsar hale geldi ve üretim kaynakları planlaması: MRP II (Manufacturing Resource Planning) adını aldı. 1990'lı yıllarda yönetim sistemleri yalnız üretim sektörünü değil tüm sektörleri, (telekomünikasyon, perakende, medya, sağlık, kamu....) tüm faaliyet birimlerini (satış sonrası servis, bakım onarım, insan kaynakları, duran varlık yönetimi...) kapsar hale geldi ve kurumsal kaynak planlaması ERP (Enterprise Resource Planning) adını aldı. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

11. ERP NEDİR ? • En genel tanımı ile ERP bir bilgi sistemidir. • ERP, Kurumsal Kaynak Planlama, şirketlerin muhasebe, lojistik, üretim, personel, kalite, bakım onarım, proje yönetimi, iç ve dış kuruluşlarla bağlantı gibi tüm bilgi kaynaklarının, tek başlarına ve aynı zamanda birbirleriyle anlamlı ilişkiler çerçevesinde, entegre bir şekilde yönetilmelerini sağlar. ERP, bu bilgi kaynaklarının "girdiler-süreçler-çıktılar" seklinde ve şirket özelliklerine göre istenilen format ve detayda dizayn edilmesini sağlar. Şirketler ERP sayesinde, süreçlerindeki revizyonları ya da yenilikleri, toplam entegre bilgi yapısından kopmadan, sağlıklı ve hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirler. • Şirketler ERP sistemine, tüm girdilerini girerek, hem işlemlerini istedikleri detay ve formatta takip ederler, hem de bu girdilerden en uygun iş sonuçlarına ulaşılmasına yardımcı olacak raporlar oluştururlar. Oluşturulan raporlar yönetimsel kararların alınmasını kolaylaştırır. Bu özellikleriyle ERP, şirket gereksinimlerine göre dizayn edilebilen, esnek, parametrik ve entegrasyon özelliklerine sahip, hem operasyonları izleme amacına yönelik, hem de karar alma amacına yönelik bir bilgi sistemidir (Karar Destek Sistemi). • ERP, Şirketlerin geleceklerini planlamalarına yardımcı olan en büyük ve somut araçlardan birisidir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

12. ŞİRKETİMİZİN MEVCUT DURUMU Şu anda Şirketimizde Yazılım Grubumuz tarafından hazırlanmış olan Muhasebe, İnsan Kaynakları, Stok Kontrol programları tek başlarına kendi içlerinde çalışmakta olup ortak bir veri ambarına sahip değillerdir. Muhasebe Programı ve İnsan Kaynakları Programları içinde yer alan Bordro Programları DOS İşletim Sistemi ile çalışmakta olup diğer programlar ile entegrasyon imkanı yok denecek kadar kısıtlıdır. Her bir program farklı diller ve veri ambarları kullanılarak yazılmıştır. Merkezde oluşturulan Network alt yapısı sayesinde her bir program için ayrı hizmet sağlayıcı çalışmaktadır ve verileri bu hizmet sağlayıcılarda saklanmaktadır. Taşra birimlerinde ise her kullanıcının girişi kendi bilgisayarında tutulmaktadır. Programlarda yapılan değişikliklerin her kullanıcının bilgisayarına tek tek yüklenmeleri gerekmektedir ve yeni yapılan programlar için yüksek kapasiteli bilgisayar donanımları gerekmektedir. Taşra bilgileri şu anda merkeze disket, faks ve elektronik posta gibi ortamlar kullanılarak gönderilmektedir. Taşra birimlerinde kişilerin bilgisayarlarında tutulan veriler, altı ayda bir, konsolide edilmek için, bilgisayarlar ile Şirket merkezine taşınmaktadır. Şu anda bütün bu yazılım işlerine İKOBİ Daire Başkanlığına bağlı olarak çalışan bir müdür, üç müdür yardımcısı olmak üzere toplam yedi personeli ile Yazılım Müdürlüğü destek vermektedir. Şirketimizin Bilgi Teknolojileri alt yapısı ile ilgili çalışmalar ise İKOBİ Daire Başkanlığına bağlı olarak çalışan biri müdür, ikisi müdür yardımcısı olmak üzere toplam on bir personele sahip Donanım Müdürlüğü tarafından sürdürülmektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

13. ŞİRKETİMİZİN ŞU ANDAKİ ÇALIŞMA SİSTEMİ MERKEZ TAŞRA BİRİMİ Fax, Disket, e-Posta, Otobüs Muhasebe Stok TAŞRA BİRİMİ Muhasebe İ.K Stok Muhasebe Stok Fax, Disket, e-Posta,Otobüs TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

14. Şu anda Şirket Merkezimizin Donanım Alt yapısı bitirilmiştir. Türkiye’de bir ilk olarak OM-3 Fiber Kablo ve CAT6-E network kabloları kullanılarak 1200 kullanıcılı yerel alan ağı kurulmuştur. Şirketimizin sistem odasında değişik amaçlar için yaklaşık 25 tane hizmet sunucusu çalışmaktadır. • Ayrıca Kepez Y.T.M. ve Seyhan Y.T.M. Hariç Yük Tevzi Merkezlerimiz Şirketimiz geniş alan ağına dahil edilmişlerdir. • Grup Müdürlüklerimizin ADSL modemler ile internete çıkmaları sağlanmış ve Yazılım Müdürlüğümüz tarafından hazırlanmış bazı programlara Şirketimiz WEB sayfası üzerinden ulaşmaları sağlanmıştır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

15. Firewall/Samsun INTERNET Diğer uzak birimler Router - Samsun Çarşamba Firewall/Erzurum Firewall/Gölbaşı 64Kbps Firewall 64Kbps Router - Erzurum Ana Omurga Router – Genel Müdürlük 2 Mbps Router – Işıklar İzmir 64Kbps Main Router Gölbaşı 2 Mbps 2 Mbps 64Kbps Firewall/Işıklar Router – Keban Router – İkitelli Router-Adapazarı Firewall/Keban Firewall/Adapazarı Firewall/İkitelli LAN LAN LAN TEİAŞ Genel Müdürlük, MYTM ve YTM’leri arasındaki WAN (Geniş Alan Ağı) Şeması TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

16. ERP Sistemi ile ulaşılması düşünülen durum ERP Sistemi Donanım Alt Yapısı ERP Sistem Merkezi Felaket Durumu İçin Yedek ERP Merkezi Uygulama sunucuları Uygulama sunucuları WEB Sunucuları WEB Sunucuları WEB T. ve G. Sunucuları Veri Tabanı sunucuları Veri Tabanı sunucuları Yedekleme için teyp ünitesi Veri Ambarı Veri Ambarı Fiber Kanal TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

17. ERP Sistemi ile ulaşılması düşünülen durum Haberleşme TEİAŞ WEB TEİAŞ WEB YEDEK FIBER HABERLEŞME ERP SİSTEM MERKEZİ FELAKET DURUMU İÇİN YEDEK ERP MERKEZİ WEB MODEM ETHERNET MODEM ETHERNET İÇ NETWORK TEİAŞ MERKEZ ÜNİTELER TEİAŞ TAŞRA TEİAŞ TAŞRA TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

18. Yukarıda anlatılan slayt içeriklerinden anlaşılabileceği gibi yeni kurulması düşünülen sistemde merkezi bir veri ambarı bulunacaktır. Merkez birim ve taşra birimi gibi farklılıklar ortadan kalkacak sanki herkes aynı bilgisayarı kullanıyormuş gibi bir duruma ulaşılacaktır. • Bütün güncellemeler merkezi sistemden yapılacağından işletme için harcanan para ve zaman en aza inmiş olacaktır. • Temin edilmesi düşünülen sistem tamamen WEB tabanlı olacağından operatörler için thin client terminaller yeterli olacak bu da bilgisayar alımlarında ve işlemesinde bir tasarruf sağlayacaktır. En önemlisi bugün bütün sistemlerin en büyük sorunu olan güvenlik problemleri en aza indirilmiş olacaktır. • Bütün haberleşme sistemi internet üzerinden olacağından gerekli güvenlik tedbirlerine uymak koşulu ile dünyanın her yerinden Internet aracılığıyla sisteme girilebilecek, istenilen raporlar veya Şirketimizin o anki durumu yetki seviyelerine göre kullanıcılar tarafından görülebilecek veya işlem yapılabilecektir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

19. ERP SİSTEMİNDEN ŞİRKETİMİZİN BEKLENTİLERİ Temin edilecek olan ERP Sistemi, Şirketimizin finans, muhasebe, satın alma, lojistik, stok yönetimi, insan kaynakları, proje yönetimi, bakım onarım yönetimi gibi fonksiyonlarının tümünü kapsamaktadır. ERP sisteminden, bu fonksiyonlar arasındaki etkileşimi, bilgi aktarımını ve eş zamanlı çalışabilme becerisini sağlaması beklenmektedir. Bir yöneticinin geleneksel iş yapma biçiminde günlerini alabilecek bilgi toplama ve sorunlara çözüm geliştirme çabası ERP sisteminin sunduğu görüntüleme ve raporlama teknikleri ile çok kısa süreler içinde gerçekleştirilebilir. Bunun anlamı, Şirketin mali durumunun anlık olarak izlenebilmesi, verilen görevlerin anlık takibi, insan kaynaklarının en iyi şekilde organizasyonu, bunlara bağlı olarak özellikle proje yönetiminde, bakım onarım çalışmalarında hızlanma, gereksiz ambar mevcutları tutmayarak ve insan gücünü gerektiği şekilde kullanarak maliyetlerde tasarruf, ortak bir veri ambarı sayesinde ihtiyaçlara çabuk ulaşma demektir. Böylece yapılan işlerde verimlilik sağlanması beklenmektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

20. ERP SİSTEMİ ŞİRKETİMİZİN VERİMLİLİĞİNİ NASIL ARTTIRACAKTIR • Kurumsal bilgilerin bütünlüğünü sağlayarak (Entegrasyon), • Tüm birimlerin ihtiyacı olan bilgiye anında ulaşmasını sağlayarak, • Gerçek zamanlı stok kontrolüne imkan sağlayarak, • İşletme birimleri ve işlevler arasında koordinasyonu sağlayarak, • Etkili bir iletişim ortamı sağlayarak, • Eş zamanlı planlama olanağı sağlayarak, • İş süreçlerinde bütünleşmeyi sağlayarak (aynı işin sadece ve sadece bir kere yapılması), • Elde edilen veriler sayesinde ileriye dönük yatırımların planlanmasını kolaylaştırarak, • Kurumun bir çalışma kültürüne sahip olmasını sağlayarak, • Güncel verilere etkin erişimi sağlayarak, • Etkin bir denetim sistemi oluşturarak, • İşletme giderlerini en alt seviyeye getirilmesine yardımcı olarak, • Raporlama aracı vasıtasıyla istenilen şekilde tabloların oluşturulmasını sağlayarak, • Yöneticilerin, karar destek amaçlı raporlara anında ve kesin olarak ulaşmasını sağlayarak. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

21. ERP PROJELERİNİ BEKLEYEN TEHLİKELER • Üst düzey yöneticilerin sistemi yeterince desteklememesi, • ERP proje grubunda çalışan personelin projeyi birincil iş olarak görmemesi (ERP projelerinin başarıya ulaşmasındaki en önemli etken şirket çalışanlarının projeye sahip çıkmalarını sağlamaktır), • ERP konusunda yeterli bilgilendirme ve teknik çalışma yapılmaması, • ERP sisteminin bir seferlik proje olarak düşünülmesi, • İş süreçleri yeterince ıslah edilmeden ERP sistemini uygulamaya geçirme isteği (örneğin: ERP sisteminin karmaşık işler için kurulduğunu düşünüp sistemi basitleştirmemek), • Personelin sistem ile uyumsuzluğu, • Uygulama sürecinin gerekenden uzun sürmesi, TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

22. ŞİRKETİMİZ İÇİN TEMİN EDİLECEK ERP SİSTEMİ Şirketimiz için temin edilecek olan ERP Sisteminin bileşenleri beş ana başlık altında gruplandırılabilir. Bunlar: 1- ERP Yazılım Paketi 2- ERP yazılımın çalışacağı donanım 3- Veri ambarı 4- Uygulama hizmeti 5- Eğitim TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

23. ŞİRKETİMİZ İÇİN TEMİN EDİLECEK ERP SİSTEMİ ERP yazılım paketi işlevlerine göre üç ana başlık altında toplanmıştır. • Finans ve Muhasebe • İnsan Kaynakları • Kurumsal Ana Faaliyet Konuları TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

24. Finans ve Muhasebe • Defter-i Kebir, • Alacaklılar Hesabı, • Borçlular Hesabı, • Maliyet Muhasebesi, • Sabit Kıymet Yönetimi, • Bütçeleme, • Nakit Yönetimi ve • Enflasyon Muhasebesi modüllerinden oluşmaktadır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

25. İnsan Kaynakları • Personel Kayıt Yönetimi, • Bordro, • Kaynak Planlaması ve • Eğitim Planlaması modüllerinden oluşmaktadır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

26. Kurumsal Ana Faaliyet Konuları • Kurumsal Varlık Yönetimi (Stok Kontrolü ve Malzeme Yönetimi), • Bakım ve Hizmet Yönetimi, • Proje Yönetimi, • Tedarik Yönetimi, • Müşteri Yönetimi ve • Müşteri Faturalama modüllerin oluşmaktadır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

27. Görüleceği üzere Şirketimiz için temin edilmesi düşünülen ERP Sistemi 18 Modülden oluşmaktadır. Bu sayı birimlerimizden gelen talepler doğrultusunda ortaya çıkmıştır. ERP sistemleri tek seferlik projeler olmayıp Şirketin ihtiyaçlarına göre gelişebilen sistemlerdir. Oluşabilecek yeni ihtiyaçlara göre entegrasyon bozulmadan yeni modüller eklenebilir. Temin edilmesi düşünülen ERP Sistemi ile ilgili beklentiler modüllerin tek tek incelenmesi ile daha ayrıntılı görülebilecektir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

28. Finans ve Muhasebe Şu anki finansal raporlama işlemi: • Taşra finansal iş birimleri ( yaklaşık 25 adet ) kendi finansal raporlarını hazırlamakta ve merkez ofiste belgeler ile desteklenecek şekilde disketler halinde teslim etmektedirler; • Merkez ofisteki farklı bölümler verilerini direk olarak PC tabanlı bir finans sistemine girmektedirler. • Finansal Yönetim Bölümü, taşra finans raporlarını ve merkez ofisteki diğer bölümlerin finansal verilerini birleştirip finans raporlarını hazırlamaktadır. • Yıllık TEİAŞ bilançosu ve ilgili finansal raporlar daha sonra Hazine‘ye teslim edilmektedir. • Ayrıca finansal bir planlama işlemi de bulunmaktadır. Bu işlem her yılın Haziran ayında Hazine‘den alınan finansal tahminler ile başlamakta ve finansal planların Eylül ayında, takip eden yıldaki bütçesel kararların alınması için Hazine‘ye verilmesi ile tamamlanmaktadır. İlgili raporlar Hazine dışında Başbakanlık ve Devlet Planlama Teşkilatı’na da gönderilmektedir. Ayrıca Dünya Bankası gibi kredi kuruluşları ve Denetim kuruluşları da birçok raporlar istemektedirler. Bu planların raporları ancak EXCEL tabloları kullanılarak yapılabilmektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

29. Finans ve Muhasebe • Şirketimiz şu anda, Finans ve Muhasebe işlemlerinde, entegre edilmiş bir finansal yapıya sahip değildir. • Merkez ofis ile taşra finans birimleri arasında çevrimiçi bilgi alışverişi mevcut değildir. Mevcut finansal sisteminde kullanılan veri ambarı entegre çalışmaya müsait değildir ve Şirketimizden talep edilen birçok finansal rapor talep eden kurum ve kuruluşlara sağlıklı olarak gönderilememektedir. • Finansal veriyi depolayacak merkezi bir veri ambarına sahip olmadığımız için bütün birimler kendi verilerini kendi imkanları ile saklamak durumunda kalmaktadır. Merkez ve taşra birimleri bütün verilere ulaşamadığından mükerrer veya yanlış işlemler yapılabilmektedir ve tam bir denetleme yapılması imkansız hale gelmektedir. • Şirketimizin şu anda devam etmekte olan veya ilerde yapmayı planladığı projelerin takibi birçok ayrı sistemden yönetim bilgisi elde edilmesi gerektiğinden zor olmakta, bu durum proje ve iş akışlarının izlenmesini etkilemekte ve tutarlı ve sağlıklı kararlar üretilmesini engellemektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

30. Finans ve Muhasebe Temin edilecek ERP sisteminde; bir varlığın, bir hizmetin veya bir projenin başlangıcından sonuna kadar bütün detayları ile izlenmesi mümkün olacaktır. Oluşturulan raporlar ilgili birimlere zamanında ve doğru olarak gideceğinden işlerin ve süreçlerin yönetimler tarafından takibi çok çabuk yapılacak ve gerekli tedbirler zamanında alınabilecektir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

31. İnsan Kaynakları Şu anda sadece Şirket Merkezinde hemen hemen tüm personel yönetim işlemleri bilgisayarlaştırılmıştır. Personel Bölümü için bağımsız olarak çalışan bir personel kaydı veri ambarı bulunmaktadır. Ancak diğer birim çalışanlarının ve taşra teşkilatının çevrimiçi olarak bu sisteme erişmeleri mümkün olmamaktadır. Şu anda Şirketimizde kullanılmakta olan Personel Programı entegre bir yapıya ve uygun bir veri ambarına sahip olmadığından gerekli personel bilgileri diğer modüller ile birlikte kullanılamamaktadır. Örneğin Temin edilmesi düşünülen Bakım Onarım Modülü tüm taşra teşkilatının kullanması gereken ve İnsan Kaynakları ile tamamen entegre çalışacak şekilde planlanan bir modüldür. Ayrıca temin edilmesi düşünülen Proje Modülü de İnsan Kaynakları ile tam bir entegrasyon içinde çalışmalıdır. Şöyle ki yeni başlanacak bir proje için Şirketimizin insan kaynakları bilgileri kullanılarak uygun kişilerin uygun projelerde görevlendirilmesi sağlanabilecektir. Bordro programı ise merkezde ve taşrada bağımsız olarak çalıştırılmakta ve veri alışverişi disket veya e-posta ortamında gerçekleştirilmektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

32. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıKurumsal Varlık Yönetimi Şirketimizin en önemli eksikliklerinden bir tanesi varlıklarını sağlıklı olarak takip edememesidir. Şirketimizde şu anda Malzeme Yönetimi, Malzeme Kodlama ve Malzeme Takip Paketi programını içeren bir stok kontrol programı bulunmaktadır. Ancak bu program şirket varlıklarının ömürleri boyunca geçirdiği aşamaları içermemekte (bakım onarım, mali durum, tarihçesi, vs) ve diğer programlarla entegre olarak çalışmamaktadır. Kurumsal Varlık Yönetimi sistemi; kurum işlevselliği için kullanılan tüm varlıkların (aktif-pasif) yönetimini destekleyecek ve detaylı bilgileri tutacaktır. Şirketimizin verdiği hizmetlerin maliyetlerinin tam olarak hesaplanabilmesi ancak doğru, tutarlı ve hızlı bir varlık yönetimi sistemine sahip olması ile mümkün olacaktır. Kurumsal Varlık Yönetimi Bakım Onarım Yönetimi, Proje Yönetimi ve Finans Yönetimi ile tam bir entegrasyon içinde çalışacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

33. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıBakım ve Onarım Yönetimi • Bakım ve Onarım Yönetim Sistemi bakım kararı verme süreçlerini ve bakım işlerinin planlanması ve izlenmesini en verimli hale getirecektir. • Bakım kararları geçmişteki maliyet, bakımın türü ve sıklığı, teknik şartnameler, işletmesel kullanım, yer veya varlık kritikliği gibi eksiksiz varlık bilgileri kullanılarak alınacaktır. Bu kararlar zamana veya duruma dayanan varlığın geçmiş verileriyle de destekleneceklerdir. • Risk analizi desteği hangi işin yapılacağı ve işin ne zaman yapılacağı konularında doğru kararların verilebilmesi için gerekecektir. Çözüm, her aktif için, işin yapılmasının veya yapılmamasının maliyetini ve risklerini bir rapor halinde kullanıcıya sunacaktır. • Bakım ve Onarım Yönetimi kurumsal tüm aktifleri dikkate alacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

34. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıBakım ve Onarım Yönetimi Satın Alma Üretim-İmalat Projeler Satıcılar Stok Yönetimi İşletme BAKIM VE ONARIM MODÜLÜNÜN ENTEGRE OLDUĞU DİĞER MODÜLLER İş Akışları İş Talebi Girişi Malzeme Talebi İş Emri Çizelgeleme İş Emri Oluşturma Kaynak Planlama İş Emri Tamamlama İş Planlama Tahminleme Performans Takibi İnsan Kaynakları Borçlar Muhasebesi Genel Muhasebe Sabit Kıymetler Varlık Yönetimi TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

35. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıBakım ve Onarım Yönetimi Şemada görüldüğü gibi Bakım Onarım Modülü, temin edilmesi düşünülen ERP Sistemindeki tüm modüller ile entegre olarak çalışmaktadır. Şirketimizin Kuruluş Kanununda kendisine görev olarak verilmiş olan Kaliteli, Kesintisiz, Ekonomik elektrik üretimini sağlamak ve üretilen elektriğin aynı şekilde tüketicilere iletilmesi görevinin sağlıklı olarak yerine getirilebilmesi ancak Şirket varlıklarının Bakım Onarım işlemlerinin sağlıklı olarak yapılması ile mümkündür. Temin edilmesi düşünülen bakım onarım modülünün cihaz kataloglarının takip edilebilmesini sağlamasına özellikle dikkat edilmiştir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

36. Tedarik Üretim-İmalat Projeler Tedarikçiler Stok Yönetimi Servis MalzemeTemini Servis Talebi, Müşteri Bilgileri Malzeme Talepleri, Siparişler Eldeki Miktar, Maliyetler, Ürün Ağaçları, Rotalar Planlar& İş Emirleri Maliyet İşler Bakım Onarım Modülü Hesap Planı Ödemeler Amortisman Çalışanlar, Yetenekler Varlıkların İdamesi İnsan Kaynakları Borçlar Muhasebesi Genel Muhasebe Sabit Kıymetler Varlık Yönetimi Kurumsal Ana Faaliyet KonularıBakım ve Onarım Yönetimi TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

37. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıBakım ve Onarım Yönetimi İşletme yöneticilerinin en önemli problemlerinden olan İş Güvenliği ve Kurallara Uygunluk takibi temin edilmesi düşünülen ERP sistemi ile Tanımlama Faydalar • İşlerin Zamanında ve Kurallara uygun ve Kaliteli gerçekleştirilmesi • Dokümantasyona kolay erişim • Arıza ve kazaların azaltılması • İş emri hatalarının azaltılması • Kurallara Uygunluk Denetimi • Doğru Personeli Doğru İşe Atama • Standart Operasyonlar, Dokümantasyon • Prosedürler (Emniyet, tehlikeli maddeler) • İlişkili İşler • Spesifikasyonlar / Çizimler • Özel İşlemler • İş Emri Gerçekleştirme • Eylem tarihçesi • Beceriler • Uygun beceri ve eğitime sahip işgücünün belirlenmesi ve temini TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

38. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıProje Yönetimi • Şu anda Şirketimizde Proje Yönetimi ile ilgili herhangi bir alt yapı yoktur. Projeler muhasebe kayıtlarından takip edilmeye çalışılmaktadır. • Proje Yönetimi sistemi tüm uzun dönem sermaye ve bakım projelerinin planlanması ve yönetimi için temel kaynağı sağlayacaktır aynı zamanda Bakım Yönetimi tarafından oluşturulmuş olan zayi planlarını ve diğer sistemleri de birleştirecektir. • Proje planlaması ve takviminin oluşturulması, bu projenin şablonlarının sağlanmasını, proje dokümantasyonunu, projelerin kontrolü ve maliyetlerin izlemesini sağlayacaktır. • Proje Yönetimi kaynak planlamasını destekleyerek Şirket imkanlarının en verimli şekilde kullanılmasını sağlayacaktır. • Projeler arası raporlama becerisi sayesinde bir biri ile bağlantılı projelerin takibinde kolaylık sağlanacaktır. Bu şekilde temin edilen projeler arası görünüm ve raporlar yöneticilere yüksek düzeyde durum bilgisi ve tüm proje portföylerini verecektir. • Projeler arası kısıtların modellenmesi sayesinde kaynak kısıtları ve ilişkileri farklı projeler içinde hem projeler arasında yüksek düzeyde, hem de özel etkinlikler arasında daha ayrıntılı düzeyde oluşturulan raporlar önemli projelerin kaynaklara öncelikle erişimini sağlamak için yol gösterici olacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

39. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıProje Yönetimi • Yatırım Kitapçığı: Gelecek yılın yatırım planını ihtiva eden Yatırım kitapçığı DPT taleplerine uygun biçimine otomatik olarak hazırlanabilecektir. • Yatırım Programı İzleme: İçinde bulunulan yılın projeleri hakkındaki bilgiler ilgili kuruşlara standart formatta gönderilecektir. • Çalışılan İş Programı: Projelerin finansal durumları (üç ayda bir) ilgili kuruluşlara gönderilecektir. • Tahsis Transfer Tabloları: Bakanlıklar ve DPT’na projeler arasındaki para transferleri ve tüm raporlar otomatik olarak istenilen şekilde gönderilebilecektir. • Gider Tabloları: Her bir proje için yapılan harcamalar, kullanılan Krediler, Giderler ve Gerçekleşen işlere ilişkin tablolar ilgili kuruluşlara gönderilmek üzere otomatik olarak hazırlanacaktır. • Kuruluş Performans Planı. Bu plan tüm projeler için finansal analizi oluşturur. • İş birimi düzeyinde gider raporları. • Önceki yılın projelerinin raporlanması, içinde bulunulan ve sonraki yılların projelerinin planlanması. • Çapraz proje raporları. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

40. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıSatın Alma Yönetimi • Satın Alma Yönetimi Modülü, hem merkezi alım işlevini hem de alım emirlerinin Şirketimizin tümü içinde dağıtılmış olarak girilmesini sağlayacaktır. • Satın Alma Yönetimi Modülü tüm alım etkinliklerinin tek bir kaynaktan yönetilmesi kabiliyetini sunmaktadır. Buna ek olarak emir onaylanmasının verimli bir şekilde gerçekleştirilmesine, onaylı müşteriler için işlemlerin azaltılabilmesine, ve ürünlerin, fiyat eğilimlerinin ve kalitenin uygun biçimde izlenebilmesine izin vermektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

41. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıSatın alma Yönetimi • Satın Alma Yönetimi Modülü aşağıdakileri içerecektir: - Alım isteklerinin kabulü ve değerlendirilmesi, - Tedarik politikalarının tutulması, - Çeşitli talep durumları için en verimli stok politikalarının oluşturulması, - Her malzeme için ekonomik bir emir şablonunun oluşturulması. İhale süreçlerini desteklemek için; Onaylı sağlayıcı listelerinin tutulması, Onaylı katalogların ve fiyatlandırmanın tutulması, Alım emirleri geçmişinin kayıt altına alınması, Alım emirlerinin oluşturulması ve onaylanması, Faturaların doğrulanması, Malların alındıları, Alım sınırları (para) satın alma yönetmeliklerine uygun biçimde sistem tarafından takip edilmasi ve Güncel tahmini fiyat tespiti İmkanlarını sağlayacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

42. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıMüşteri Yönetimi Bu modül, müşteri verilerinin yönetimini ve müşteri hizmetlerinin sağlanmasını destekleyecektir. TEİAŞ müşterileri, bağlantı, kullanım, sistem işletim anlaşmaları gibi anlaşma yaptığı müşteriler olduğu gibi kiralama, aktif satış, yan hizmetler, vb. anlaşması yaptığı müşteriler de olabilir. Ana fonksiyonları; • Müşteri Yönetimi sistemi müşteri verilerinin yönetimini ve müşteri hizmetlerinin sağlanmasını destekleyecektir. • Bu sistemde müşterilere ilişkin ayrıntılı bilgiler tutulacaktır. • Sistem Müşteriyle çeşitli yollarla iletişim kurulmasını destekleyecektir. • Müşterilerin geçmişteki davranışlarına ilişkin tüm bilgileri saklayarak Şirketimizin yeni yapacağı işlerde yol gösterici olacaktır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

43. Kurumsal Ana Faaliyet KonularıMüşteri Faturalama • Müşteri Faturalama sistemi müşteriler için fatura hazırlanması işlerini destekleyecektir. • Müşterilerin hesaplarına erişim sağlayacak ve fatura hazırlanmasına ilişkin bilgileri saklayacaktır. • Hesapların ve faturaların doğru veriler ile güncellenmesini sağlayacaktır. • Müşterilere ilişkin fatura, alındı, teslim senedi gibi belgelerin üretilmesini destekleyecektir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

44. ŞİRKETİMİZ İÇİN TEMİN EDİLECEK ERP SİSTEMİNDE • ERP yazılım paketinin RISC tabanlı hizmet sunucularında ve 64 bit UNIX işletim sistemi donanım alt yapısında çalışması planlanmıştır. • ERP sisteminin çalışacağı veri ambarının daha önce Şirketimizin SCADA alt yapısında çalışmakta olan veri ambarı ile uyumlu olmasına önem verilmiştir. • ERP projelerinin en önemli unsurlarından biri olan uygulama hizmetleri temininde isteklilerin uyarlama deneyimlerine önem verilmiştir. • Bu sistemi kullanacak olan Şirket çalışanlarının eğitimi büyük önem taşıdığından temin edilecek sistem ile birlikte eğitim hizmetlerinin alınması da planlanmıştır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

45. TEİAŞ ERP PROJESİ AŞAMALARI • TEİAŞ BT Grup Koordinatörlüğü ve Danışman Firma elemanları ile yapılan ortak çalışma ile Şirketimizin BT ve BS alt yapısının incelenmesini müteakip Şirketimiz için BT Strateji Dokümanı hazırlanmıştır. • Bu dokümana uygun olarak Danışman Firma elemanları ve Şirketimiz çalışanlarının ortak çalışması ile Dünya Bankası prosedürlerine uygun tek aşamalı ERP ihale dokümanları hazırlanmıştır. • Hazırlanan ihale dokümanları için Dünya Bankasından uygun görüş alınmıştır.. • Bu hazırlıkların sonucunda 14 Nisan 2004 tarihinde Resmi Gazetede, Dünya Bankası WEB sayfasında ve Şirketimiz WEB sayfasında ihale duyurusu yapılmıştır. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

46. TEİAŞ ERP PROJESİ AŞAMALARI • 11 Ağustos 2004 tarihinde teklifleri toplanan ilk ERP ihalesine dört istekli katılmıştır. Yapılan değerlendirmeler sonucunda üç isteklinin teklifi idari şartlara uymadığından, bir isteklinin teklifi ise teknik şartlara tam olarak uymadığından geçersiz sayılmış ve bunun sonucunda ihale iptal edilmiştir. • İlk ihaleye çıkılan Teknik şartnamemizde yapılan ve Dünya Bankasından uygun görüş alınan değişikliklerle 28 Şubat 2005 tarihinde tekrar ihaleye çıkılmış ve 4 Mayıs 2005 tarihinde yedi isteklinin katılımı ile teklifler toplanmış, değerlendirilerek Yönetim Kuruluna sunulmuştur. • 6.10.2005 tarihinde Yönetim Kurulunda görüşülerek onaylanmış ve değerlendirilmiş fiyatı en uygun olan Meteksan Sistem ve Bilgisayar Teknolojileri A.Ş. ,le 28 Ekim tarihinde sözleşme imzalanmıştır. • Sözleşme koşullarına göre 7 kasım 2005 tarihinde avans ödemesi yapılmıştır. • Yönlendirme komitesi, proje grupları oluşturulmuş ve 28 Kasım tarihinde proje çalışmalarına başlanmıştır. • Gerçekleştirme süresi 14,5 ay olan ERP Sisteminin 2007 yılı başlarında devreye alınması beklenmektedir. TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü

47. Sorular TEİAŞ İKOBİ DAİRE BŞK. Donanım Müdürlüğü