档 案 整 理

1. 档 案 整 理 房山区档案局 业务指导科81380873

2. 档案的概念 “ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” ——《档案法》

3. 主要表现 • 档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。◆ 档案是由文件有条件地转化来的。◆ 档案来源广泛，内容丰富，形式多样。

4. 档 案 档案的种类 文 书 档 案 会 计 档 案 科 技 档 案 声 像 档 案 实 物 档 案

5. 凭证作用 参考作用 档案的作用 档案是历史的真实凭证 档案是第一手的参考材料

6. 档案员工作职责

7. 文书档案的概念 1 主要来源 2 整理步骤 3 文书档案整理

8. 文书档案的概念 ◆ 称管理性档案。是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等活动中形成的具有保存查考价值的文件。 文 件 档 案

9. 上级机关 13种公文 本机关 内部文件 同级机关 下级机关 对外文件 主要来源 文书档案

10. 第一步：收集 依据： • 《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 • 科室（部门）总结 • 外出学习带回文件归档制度 • 判断归档与不归档原则

11. 《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 就一个机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》来讲，是机关单位依据国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令），结合本机关职能和各部门工作实际，编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经区档案局审查同意后执行的一种档案收集范围、价值鉴定的依据材料。

12. 归档范围 第一步：收集 1、上级对本机关的指导性公文，需要本机关认真贯彻或参照执行的领导性公文。如：命令、决定、批复、规定、办法等。2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料；3、本级机关主要职能活动中形成的公文材料。如：领导班子变更、机构改革、会议记录、工作请示、报告、计划、总结、人事管理决定、通知等。3、本单位管理形成的文件和对下级单位管理中形成的材料；下级机关呈送的报请类公文。如：工作请示、重要工作报告、总结、统计数据、科研等。4、同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文，或本机关需要参照办理的各种公文。如：各种问函和复函，重要规定、办法、通知等。5、散在个人手中的文件；

13. 第一步：收集 归档范围 6、本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料。7、会计工作形成的文件材料；如：财务预决算报表、分析报告及各类帐簿、凭证等。8、其它有关的应收集的文件材料（如：领导计划外参加的会议、活动；某个人因单位需要而进行的工作方面的材料；）内容重要的人民来信,来访材料,领导的指示和本机关处理人民来信,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，以及债权债务文件；10.撤销单位的档案。

14. 外出学习带回文件归档制度 ★ 凡本单位派出的各级人员参加有关会议或外出学习、考察等带回的材料（包括会议文件、书籍、经验介绍材料、有参考价值的照片、录音带、考察报告，以及上级颁发的证书、奖旗、奖杯等）均属移交和归档范围。 ★ 单位工作人员外出回来后，应在十日内将全部材料移交综合档案室。 ★ 根据工作需要，拟组织会议传达或贯彻的文件需要保留一段时间时，应先交档案室登记，然后借出，用后及时送档案室以便存档。 ★ 任何科室，个人不得将带回文件私自存放，防止因未及时登记造成文件资料丢失或遗漏事件发生。

15. 不需要归档的文件 • 上级机关：普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的） • 同级机关：不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料等；（不需执行的） • 本机关：重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信，电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时的、重份的） • 下级机关：供参阅的简报、情况反映、抄送或越级抄送的文件材料（供参阅的）。

16. 第一步：收集 方法： • 平时收集：严格登记、及时收集、严格检查、妥善保管。 • 集中收集：第二年整理档案时，对照保管期限表、科室职责、科室总结对应归档的文件材料进行全面集中收集。

17. 第一步：收集 归档时间 • 兼职档案员应将办理完毕的文件材料在第二年4月底之前向本单位档案室移交。 • 专职档案员在每年6月底之前完成当年的档案排列、上架、编目工作。

18. 第一步：收集 齐全： （1）部门（类别）要齐全：办公室、宣传部、组织部、民政科等。 （2）内容要齐全：科室计划、总结、报表、重要业务活动材料等（要原件）。 （3）文件类型要齐全：纸质文件、电子文件、照片、光盘、实物等。 原 则 完整： （1）页数无缺失：请示——批示、转发文——被转发文，附件齐全等。

19. 第二步：修整 • 大于A4的报表、图样等文字材料、按照A4 型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠，减少折叠层次，折叠痕应位于字迹之外。 • 对破损文件进行修复。 • 字迹模糊或易褪变的文件要进行复制，复制件位于原件后一并归档。 • 去除原装订件上易锈蚀的金属物，塑料物。 档案的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

20. 第三步：分类 保管期限——年度——机构（问题）分类方法：所有文件先按年度分开，年度内按问题（事件）和保管期限分开，达到一事一卷（同一事件，同一内容，同一类内容）。 如：一次会议的文件应包括通知、签到表、议程、领导讲话稿、典型发言稿、会议文件、记录纪要、会议信息。

21. 第四步：组卷 1、运用文件材料主要特征立卷 按照问题特征立卷， 按照时间特征立卷， 按照责任者特征立卷， 按照名称特征立卷。 2、运用文件材料主要类型立卷 会议文件，根据文件的数量和保存价值立卷。 案件材料，一般是一案一卷，材料多的案件可以一案数卷。 简报、刊物，一期一卷或数期一卷。

22. “卷”内排列 原则： • 正件在前、附件在后； • 正本在前、定稿在后； • 批复在前、请示在后； • 转发文在前、被转发文在后； • 方针政策性文件材料在前、业务性文件材料在后； • 上级机关文件材料在前、本机关和下级机关文件材料在后； • 案件的结论及判决性文件材料在前、依据性材料在后； • 会议文件按照文件形成顺序；其他文件材料材料可按重要程度或时间顺序排列。

23. 第五步：编页号 • 要对归档文件中永久，30年的，逐件编制页码，归档文件有完整页码时，无需编页； • 无页码或无流水页码时，要重新编页码。 • 使用2B铅笔，编写阿拉伯数字，每卷从“1”开始流水编制，编在文件的下中部，空白页不编页。 • 随文件一起归档的文件处理单（呈批表），也要编制页码。

24. 第五步：编页号 1 2 3 3 2 1 文字方面

25. 第六步：填写卷内文件目录

26. 顺序号：即填写卷内每份公文排列顺序的序号。顺序号：即填写卷内每份公文排列顺序的序号。 文号：即公文发文机关的发文字号。填写时应照实抄录。 责任者：即公文的制发机关或署名者。全称或规范化简称。 题名：即公文标题。一般应照实抄录。若公文标题过于复杂，可缩写；没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，并加“[ ]”，与原标题加以区别。 日期：即公文的形成时间。填写时年、月、日要齐全，如“2010.1.25”。 页号：即卷内公文所在页号。填写时除最后一份公文需填写起、止页号，中间加“—”线外，其余公文只填写首页页号。 备注：留待卷内公文变化时作说明之用或填写其他档案参见号。

27. 第七步：填案卷封面、备考表

28. ﹢ ﹢

29. 填案卷封面、备考表 全宗名称：即立档单位名称。填写时必须用全称。 类目名称：即全宗内分类方案的第一级类目名称。按内部组织机构分类填写机构名称；按问题分类填写问题类目名称。如：办公室或党群工作类。 案卷题名：即案卷标题。填写要求题名符合三要素（即责任者、主要内容、公文名称）齐全，文字力求简练，明确。书写格式同公文写作格式。 时间：即卷内公文的起止日期。填写卷内最早一份公文和最晚一份公文的落款日期。 保管期限：填写该卷所确定的保管期限。 件、页数：填写卷内公文实有的总件数和总页数。 归档号：文书部门或业务部门立卷归档后由档案室统一排列编号，作为案卷号填写。 档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。案卷在档案室保存阶段档号可暂空，留待档案进馆时填写。

30. 第八步：装订 基本要求： （1）使用符合档案保护要求的脱酸纸封面及备考表； （2）装订时以左对齐、下对齐为标准，对过大文件进行折叠，小于A4的文件不用再进行托裱； （3）用棉线三针法装订，装订线不压文字。

31. 第八步：装订 棉线三针法装订图示 ① ② ③ ④ ⑤

32. 第九步：编制科室移交目录 移交人：XXX 接交人：XXX 日 期：年 月 日

33. 第十步：移交档案室 （1）兼职档案员向档案室移交档案时，除整理好的档案实体外，准备档案目录纸质版两份、电子版一份。 （2）双方清点移交档案数量、检查案卷质量后在移交目录上确认签字，各执一份。 （3）专职档案员在备考表检查人处签字。

34. 专职档案员工作 （1）按照本单位文书档案保管期限表重新鉴定保管期限（注意调整电子版目录）； （2）按照档案分类示意图对各科室档案进行排列； （3）编制文书案卷目录，全引目录，录入数据库； （4）装盒、上架。

35. 谢 谢！

36. 档案室进行排列 同一保管期限内，应按事由结合重要程度、时间、内容等进行排序。 原则一 原则二 党务前，行政后； 事由同，要集中； 综合前，专题后； 问题近，应靠拢； 重要前，次要后； 属性通，不分离； 文字前，图表后。 早放首，晚放尾。

37. 例：办公室 1-20 2007年 人事科 21-29 综合科 30-36 办公室 37-45 永久 2008年 人事科 46-76 综合科 77-120 办公室 121- 2009年 人事科 综合科 注意：移交单位必须做到，室藏档案第一年永久、长期 （30年）的卷号顺延档案馆相关目录号的案卷号。

38. 编制文件案卷目录 永久卷、长期（30年）卷、短期（10年）卷，按归档号的顺序分别编写文书案卷目录。

39. 编制全引目录

40. 文书案卷目录 0123 001 0001 0123-001-0001 北京市房山 区档案馆 北京市房山 区民政局 文书卷内目录 0123-001-0001-001 0123 001 0001 001

41. 装盒、上架 刻 章 中 号 小 号