Medarbeidersamtaler på UiS

1. Medarbeidersamtaler på UiS Aslaug Mikkelsen Aslaug Mikkelsen 2003

2. Innvendinger mot mas • Bare selvsagtheter • Fører ikke til noe (leder følger ikke opp) • Leder kan misbruke informasjon • Tar for mange ressurser • Vi snakker så mye med hverandre til daglig • Det er så spesielt hos oss • Individrettet mas undergraver kollektivet Aslaug Mikkelsen 2003

3. Verdier og mål • Helse for alle ansatte (fysisk, psykisk og sosialt velvære) • Kvalitet og volum på kjerneaktivitetene (produktivitet,effektivitet og lønnsomhet) • Friske og fornøyde studenter og samarbeidspartnere • Samfunnsansvar Aslaug Mikkelsen 2003

4. Strategiske mål • Strategiske overordnede mål nås ved innsatsen til hver enkelt • Mål og resultatindikatorer (Balanced score cards el KPI) • Tiltak (hvordan kommer vi dit?) Aslaug Mikkelsen 2003

5. Organisasjonslæring (Argyris and Schön, 1978; 1996) Vi har innlært atferd som vi ikke tenker så mye på Det skjer noe som vi ikke forventer, en overraskelse (Surprise). Overraskelsen får oss til å stille spørsmål (Inquiry). Aslaug Mikkelsen 2003

6. Definisjon • En medarbeidersamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utvikling- og planleggingssamtale mellom leder og medarbeider en eller flere ganger per år Aslaug Mikkelsen 2003

7. Forberedt • Vite hva som skal tas opp • Tenke gjennom problemstillingene fra flere ståsteder Aslaug Mikkelsen 2003

8. Systematisk • Noen faste tema (baseline) som en kan måle framgang i forhold til • Gir forutsigbarhet Aslaug Mikkelsen 2003

9. Personlig • Det er medarbeiderens samtale • Mange problemer er felles i en avdeling (og skal behandles i felles fora), men din situasjon er spesiell Aslaug Mikkelsen 2003

10. Utvikling • Ta i bruk erfaringen for å tilrettelegge for læring og kompetanseutvikling • Kontinuerlig læring og utvikling for å møte nye krav • Utvikling skaper trygghet ved endring Aslaug Mikkelsen 2003

11. Planlegging • Oppsummering og vurdering av resultater og utvikling • Fastsette nye realistiske arbeids- og utviklingsmål (arbeidsplanlegging og personlige utviklingsmål) (jfr KPI og ”behavior”) Aslaug Mikkelsen 2003

12. Hensikten med medarbeidersamtaler • utforme, oppnå enighet om arbeidsmål • vurdering av resultater og kvalifikasjoner • kartlegging av kompetansebehov • å gi grunnlag for beslutninger om utviklingstiltak, karriere, lønn og belønninger • forbedre prestasjoner/sikre arbeidsevne • motivere • identifisering av kandidater med spesielt potensial • livsfaseorientert personalpolitikk • samarbeid, utvikling og forbedring av forholdet mellom leder og medarbeider • bedre trivsel og arbeidsmiljø Aslaug Mikkelsen 2003

13. Medarbeidersamtalen og årshjulet J F M A M J J A S O N D Strategier og mål Budsjett Mas x *måling av resultater x x x *vurdering av result. *målutforming *kompetanseplanlegg *HMS-arbeid Oppfølgingssamtaler x Løpende kontakt Aslaug Mikkelsen 2003

14. Ingen fasit på mas-system • Det viktigste er at ledere og ansatte blir enige om hva medarbeidersamtalen skal dekke • At det satses over tid • At systemet evalueres etter hver gjennomgang • At det finnes en kobling mellom det som skjer med den enkelte og den aktivitet det er i avdelingen Aslaug Mikkelsen 2003

15. Hva bør medarbeidersamtalen inneholde? • Vurdering av resultater (også til bruk i vurdering av opprykk) • Arbeidsmål (arbeidsplanlegging) • Arbeidssituasjon (prioritering og belastning) • Kompetanseutvikling og karriereplanlegging • Samarbeid inkl forholdet til leder • HMS • Oppsummering og tiltak (utover de som går inn i arbeidsplanen) Aslaug Mikkelsen 2003

16. Arbeidsmål og resultatvurdering • Forskning: • Søknader om eksterne midler • Innhentede eksterne midler • Publisering • Formidling • Internt og eksternt (inkl internasjonalt) samarbeid • Undervisning • Emner (sp), studenter og gjennomføring? • Studenttilfredshet? • Internt og eksternt (inkl internasjonalt) samarbeid • Veiledning • EVU • Kronikker • Kurs, foredrag o a • Personlige mål • Kompetanseutvikling (eks PhD) • Bidrag til erfaringsoverføring/deling av kunnskap • Bidrag til arbeidsmiljøet • Spesielle utviklingsmål (undervisningskvalitet?) Aslaug Mikkelsen 2003

17. Når skal lønn være tema i mas: • Når lønn knyttes til prestasjoner (økonomiske eller andre kvantitativt målbare resultater, atferd, holdninger) • Når lønn knyttes til formell kompetanse • Når lønn knyttes til uformell kompetanse Aslaug Mikkelsen 2003

18. Kriterier for lønnsvurdering • Bli enige om kriterier • Bli enige om hvordan de skal måles • Bli enige om hvem som skal måle • Bli enige om når og hvordan det skal måles • Bli enige om hvordan en skal håndtere svakheter ved målene • Bli enige om hvem som bestemmer og hvilken klagerett som finnes Aslaug Mikkelsen 2003

19. Hvilke lønnstema skal tas opp: • Kriterier for lønnsvurdering (i avdelingen først) • Forventninger til lønn • Begrunnelser for lønn • Hva som skal til for å gjøre det like godt eller bedre Aslaug Mikkelsen 2003

20. Kommunikasjonstips • Vær beskrivende heller enn fordømmende. * Hvordan kunne du gjøre noe så dumt? * Kan du forklare hva som forårsaket ulykken? • Vær støttende heller enn autoritær. * I framtida skal vi gjøre det på denne måten. * Hva vil du foreslå vi skal gjøre med dette i framtida? Aslaug Mikkelsen 2003

21. Kommunikasjonstips Tenk på likeverdighet og ikke overlegenhet. * Jeg har gjort det på denne måten siden lenge før du ble født. * Vi har gjort det på denne måten i alle år, men har du noen ideer til hvordan vi kan gjøre det annerledes?” Vær aksepterende og ikke dogmatisk *Dette er den beste løsningen. *Dette er den beste løsningen jeg kunne komme på. Ser du andre muligheter? Aslaug Mikkelsen 2003

22. Gjennomføring • Medarbeidersamtalen skal ikke inneholde noe nytt eller gi noen overraskelser Dette skaper trygghet, motivasjon og fellesskap Aslaug Mikkelsen 2003

23. Gjennomføring – før samtalen • Sørg for at samlede resultater og kvalifikasjoner er målt og vurdert • Ha drøftet avdelingens mål og vær forberedt på hvordan disse skal brytes ned for den enkelte • Innkall til samtalen i god tid på forhånd • Sørg for at medarbeideren har de nødvendige skjema Aslaug Mikkelsen 2003

24. Gjennomføring – før samtalen • Sørg for at medarbeideren har den informasjon om rammer, retningslinjer, vurderinger og mål som trengs for god forberedelse • Bruk et forberedelsesskjema på forhånd og kontroller at alle de viktige punktene. • Finn et skjermet sted til å gjennomføre samtalen og sørg for at dere får sitte uforstyrret • Sett av god tid (minst 2 timer) • Sørg for at det er en kopp kaffe, te eller vann (+ “noe å bite i??”) Aslaug Mikkelsen 2003

25. Gjennomføring – under samtalen • Det er medarbeiderens samtale, la han eller hun stå for det meste av snakkingen • Ikke lov mer enn det som kan holdes, og ikke si noe du ikke mener • Lytt, spør og gjerne forklar, men ikke anklag, angrip eller gå i forsvar • Gjennomgå måling av resultater og kvalifikasjoner og gi tilbakemelding. Medarbeiders tilbakemelding skal også tas opp. Aslaug Mikkelsen 2003

26. Gjennomføring – under samtalen • Bli enige om arbeidsmål og utviklingsmål • (Bli event enige om en treningsplan og oppfølging) • Sett opp en skriftlig avtale som inneholder arbeidsmål (arbeidsplanlegging), utviklingsmål, treningsplan og oppfølging og som både leder og medarbeider signerer Aslaug Mikkelsen 2003

27. Gjennomføring – etter samtalen • Noter alle avtaler og oppfølgingspunkter inn i en 7. sans • Korriger egne oppfatninger og treningsplan i forhold til den tilbakemelding du har fått • Send den skriftlige avtalen til leders leder som også skal signere på avtalen • Oppbevar skjemaene som fortrolige dokumenter • Være aktiv i støtte og oppfølging og med egen treningsplan gjennom året Aslaug Mikkelsen 2003

28. Målstyring • S – spesifikke mål • M – målbare mål • A – ansporende mål • R – realistiske mål • T – tidsbestemte mål • E – enkle mål Aslaug Mikkelsen 2003

29. Balanse mellom utfordringer og ferdigheter Kilde: Kjell Schou Andreasssen Aslaug Mikkelsen 2003

30. Krav-kontroll-sosial støtte Krav Aslaug Mikkelsen 2003

31. Mål, tilbakemelding og prestasjoner • Mål uten tilbakemelding gir ikke langtidsvirkning på prestasjoner • Tilbakemelding uten mål gir ikke bedre prestasjoner • Tilbakemelding er en forutsetning for mestring • Fravær av positiv forsterkning fører til passivitet Aslaug Mikkelsen 2003

32. Kritiske punkter for å lykkes: • Helhjertet støtte og oppfølging fra toppledelsen og de ansattes organisasjoner • Vilje til å innføre og opprettholde systemet over tid • Vilje til å revidere systemet • Vilje til å tåle svakheter og at implementering tar tid • Oppfølging (systematisk støtte gjennom året) • Integrering i andre systemer • Opplæring av både ledere og medarbeidere • Støtteapparat i stab Aslaug Mikkelsen 2003

33. Beyond the quick fix! Aslaug Mikkelsen 2003

34. Gruppeoppgave FSG 2.10.07 • Hvilke resultater vil du snakke med dine medarbeidere om og hvordan? • Hvilken type arbeidsmål utforme sammen med dine medarbeidere? • Hvilke andre områder vil du medarbeidersamtalen på ditt institutt/senter skal inneholde? Aslaug Mikkelsen 2003