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第五章 工作分析與結果

第五章 工作分析與結果. 本章大綱. 第一節 工作分析的基本概念 第二節 工作分析的方法與過程 第三節 工作分析的成果與潛在問題 第四節 工作設計 第五節 結語. 工作分析的基本概念. 定義 工作分析 (Job Analysis) 乃人力資源管理最基本的建構，是將工作內容之資訊、員工需求和目標做系統性的分析，以期透過招募、選才、訓練與評估的能力，使組織的人力資源適才適所。 分析的產物 工作說明書 (job description) 工作規範 (job specification). 工作分析的基本概念（續）. 相關名詞

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第五章 工作分析與結果

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  1. 第五章 工作分析與結果

  2. 本章大綱 • 第一節 工作分析的基本概念 • 第二節 工作分析的方法與過程 • 第三節 工作分析的成果與潛在問題 • 第四節 工作設計 • 第五節 結語

  3. 工作分析的基本概念 • 定義 • 工作分析(Job Analysis)乃人力資源管理最基本的建構，是將工作內容之資訊、員工需求和目標做系統性的分析，以期透過招募、選才、訓練與評估的能力，使組織的人力資源適才適所。 • 分析的產物 • 工作說明書(job description) • 工作規範(job specification)

  4. 工作分析的基本概念（續） • 相關名詞 • 工作(Job)最基本的單位為「單一動作」(Micromotion) ，即對物體所有相關的動作，例如拿、抓、放等。 • 兩個或兩個以上的動作組成「元素」(Element)，元素是一完整動作，例如搬運、撿起一物品等。 • 一組工作元素則構成一工作任務(Work Task)，與工作任務有關者為職務(Duties)，二者間的區分並不明顯，但較常以任務為職務的次集（職務＞任務）。

  5. 工作分析的基本概念（續） • 職位(Position)＝職務(Duty)＋責任(responsibility) • 職務指對應於職位所應完成的工作任務 • 責任指對應於職位需要有的工作義務 • 工作(Job) ＝種類與水準相類似的一組職位 • 職業(Occupation)則是種類相似的一組工作 • 美國聯邦政府為能統一職業頭銜，編有《職業頭銜辭典》(Dictionary of Occupational Titles, D. O. T.)，為標準化的職稱資料來源。 • 我國則以公家機構的職位分類較為完整，訂有「公務職位分類法」及「施行細則」。 • 中華民國職業標準分類

  6. 行政院勞工局行業職業就業指南e網 • http://statdb.cla.gov.tw/careerguide/defult/index.asp

  7. 行業就業指南

  8. 職業就業指南

  9. 範圍：大　 職 業(Occupation) 行政文書人員 工作(Job) 事務員／秘書 職位(Position) 工程處長秘書 職務+職責 （Duty+Responsibility）　 確保處長身邊所有連絡事項妥善告知與安排 範圍：小 任務 (Task) 回答來電/來訪客戶的詢問並且提供所要求的資訊 打電話以獲取需要的資訊

  10. 範圍：大　 職 業(Occupation) 警政人員 工作(Job) 刑警 職位(Position) 刑警小隊長 職務/職責 （ Duty+Responsibility）　 確保隊員安全並順利逮捕嫌犯 範圍：小 任務 (Task) 調度小組人員 分析情報/擬定攻堅行動 前往嫌犯藏匿處拘捕嫌犯

  11. 工作認定與檢視現存文件 對主管與員工解釋分析程序 進行工作分析 撰寫工作分析與工作規範 管理並隨時更新工作說明書與工作規範 工作分析的流程 p118 • 做何事(What)？ • 如何做(How)？ • 為何做(Why)？ • 所需技術為何(By What)？

  12. 工作分析的成果—工作說明書 p119 • 工作說明書 • 工作認定(Job Identification) • 包括工作職稱(Job Title)、工作身分★、工作代號及其他相關資訊，如部門名稱及薪級等 ★工作身分可分為豁免(Exempt)與非豁免(Non-Exempt) • 豁免(Exempt)主要是指是「豁免於加班費與最低工資之保障」，管理或專業性之職位通常不能申請加班費。 • 非豁免(Non-Exempt)，享有加班費與最低工資者，通常以勞動階級與行政職位為主。

  13. 工作分析的成果—工作說明書 • 工作摘要(General Summary) • 簡短描述工作的一般內容與責任(最好少於30個字) • 工作關係(Job Relationship) • 詳細描述工作職位的從屬關係(在組織架構中的位子) • 呈報系統(向誰負責) • 該工作內部接洽對象與外部接洽對象

  14. 工作分析的成果—工作說明書 • 職務、任務與責任(Duties, Tasks, & Responsibilities) • 詳細描述具體任務及責任。(此部分是工作說明書中較為繁雜難寫的一項） • 可加上各工作任務的工作量(%) • 工作條件(Working Condition) • 描述進行工作的物理場所與相關設備。

  15. 表5-2 工作說明書範例 p120 工作認定 工作關係 工作摘要 任務 職務/職責

  16. 表5-2 工作說明書範例（續） p120 工作責任

  17. 工作分析的成果—工作規範 • 工作規範(Job Specification) • 工作規範是工作說明書的延伸，描述完成此項工作者資格與條件，通常歸納成三類：知識、技術與能力(KSA: Knowledge, Skills, Ability) 。 工作說明書的編寫是一項需要學習與反覆練習的工作，其原則是文字的使用要清楚，如指出範圍、使用主動詞、要能依使用目的反映所需的工作內容。

  18. p122 表5-3 工作規範表之範例 工作說明 工作規範 職能

  19. 以「職能」模式為基礎的工作分析 p121 • 何謂職能？ • 美國哈佛大學教授McClelland：「使員工產生高績效行為背後的能力，包括態度、認知以及個人特質，稱為職能」 • 傳統上學歷、智商皆非決定高績效的關鍵因子。 • 職能的分類 • 核心職能(Core Competency) • 確保組織成功所需的關鍵技術與才能 (台塑：勤儉樸實; 西南航空:以人為本服務至上 ) • 管理職能(Managerial Competency) • 管理人員執行職務所需具備的KSA與特質的總和 • 專業（功能）職能(Functional Competency) • 有效達成工作職掌所需具備的特定職能 • 一般職能 • 一般行政、幕僚人員所應具備的基本門檻才能(e.g.閱讀、書寫能力、電腦操作、文書處理…)

  20. 技巧 知識 顯而易見的部份 自我概念 人格特質 動機 內在隱藏的部份 職能冰山模型 • 職能：成功完成工作、任務所需具備的能力 • Spencer & Spencer(1993) 依 Freud 的冰山模型區分出職能的兩個層面: - 外顯特質 - 內隱特質

  21. 104評量中心http://www.104testing.com.tw/introduce/job_content.jsp104評量中心http://www.104testing.com.tw/introduce/job_content.jsp • 104評量中心針對每一類工作均進行工作分析，經問卷調查及實際訪談從業人員後，發現 • 「共同性職能」：有部份職能不論在那一類型的工作中，都是相當重要的 • 「選擇性職能」 ：有部份職能則會隨著工作類型的不同，而有不同程度的重要性

  22. 共同性職能 • 人際關係：喜歡交朋友，且受人歡迎。 • 工作效率：工作講求方法、速度。 • 工作熱忱：工作認真、勤快、敬業。 • 心理健康：生活機能正常，沒有特殊的心理疾病。 • 問題解決：領悟力高，能迅速有效解決問題 • 主動積極：凡事主動積極，能舉一反三 • 專業學習：可塑性高，學習能力強 • 情緒穩定：心情經常保持愉快、穩定 • 誠信正直：為人誠實，講信用，不假公濟私 • 團隊精神：能與他人合作、相互支援 • 壓力忍受：能有效抒解壓力與自我調適。

  23. 選擇性職能 • 分析判斷：頭腦清楚，決策明快。 • 市場敏感：能有效預測市場未來的趨勢。 • 目標設定：企圖心強，喜歡接受挑戰，追求卓越。 • 危機處理：能沈著面對與解決危機事件。 • 吃苦耐勞：身體健康，能配合加班不抱怨。 • 品質管理：重視品質與成本效益的提升。 • 客戶服務：親和力高，能提供客戶滿意的服務。 • 計劃組織：能擬定計劃，達成目標。 • 負 責 任：信守承諾，不推諉塞責。 • 時間管理：能有效分配與運用時間。 • 創新求變：喜歡求新求變，提出可行方案。 • 策略思考：能規劃出具有前瞻性的策略。 • 溝通協調：擅溝通協調與整合不同意見。 • 團隊領導：能以身作則，建立團隊。 • 遵守規定：能確實遵守公司各項規定。 • 應變反應：反應靈敏，能迅速處理突發狀況。 • 邏輯推理：思考清晰，擅長做細膩的推理。

  24. 工作說明書是否有標準格式? • 沒有標準格式！任何方式、任何格式，無論文字或項目多寡，只要企業內適用，只要能代表該職位的任用條件及職責權限，公司、主管與當事人對工作說明之內容有共識即可。 • 雖沒有標準格式，但有「理想」的結構與內容。

  25. 工作分析—撰寫指南 • 文字敘述應力求簡要、清晰、明確(可閱讀性) • 應包括該工作之全部工作項目(內容完整性) • 必須能顯示出每個工作的不同處(可區隔性) • 工作說明書內容應與該工作的目標與任務一致(一致性) • 應標明編寫日期、編寫人、核准人、核准日期等資訊 (可追蹤性) • 完成後求證於資深員工、新進員工與主管(可行性)

  26. p114 工作分析的方法 • 觀察法 • 乃一直接簡單的方法，主要是觀察並記錄員工在正常情形下工作的一切相關資訊，包括工作環境、設備與工作行為等。 • 適用於分析「技術性工作」、「例行性工作」與「重複性」且「看得到」的工作。 • 霍桑效應(Hawthorn Effect) • 觀察員需要接受過專業訓練 • 費時費力

  27. 工作分析的方法 • 面談法 • 面談法是工作分析者透過面談或意見調查方式所做的資料蒐集 • 通常面談的地方是在工作場合上 • 結構性的或非結構性的面談 • 有個別員工面談法、集體員工面談法及主管面談法三種 • 耗時費力

  28. 工作分析的方法 • 問卷法 • 是廣被採用的方法，以3～5頁的篇幅描述與工作有關之職責的問卷來蒐集資料。 • 問卷編制與測試費時費力 • 資料蒐集時間較短 • 可蒐集大量資料 • 範本見p136附錄 • 結構性方法 （台灣企業極少用）

  29. 工作分析的方法 • 結構性方法 • 職位分析問卷法(Position Analysis Questionnaire, PAQ)是由美國普頓大學的研究人員所發展而成的一種標準化問卷，每一項工作可用187～194個元素加以分析，以員工為導向，詳細描述完成工作的相關行為。 • 由五個構面分析： • 心智程度(Mental Process) • 工作產出(Work Output) • 與他人的關係(Relationships with Others) • 工作內容(Job Content) • 其他(Others)

  30. 工作分析的方法 • 功能工作分析法(Functional Job Analysis, FJA) • 是以美國勞工部的工作分析方法為基礎，根據其所發展的《職業頭銜辭典》，從資料、人、事等三個角度來評估各項工作的方法 • 同時針對下列四種資料分級 • 執行工作時所需特定指導的程度 • 需推理和判斷的程度 • 需數量技能的程度 • 需應用語言的程度。

  31. 表5-1 功能性工作分析任務摘要

  32. 工作分析與人管功能的相關性 p114 例子參考:首章短文「和泰汽車的職能模式」(p110)

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