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Asociación ICIAM 2019 Valencia Asamblea 31 enero 2013

Asociación ICIAM 2019 Valencia Asamblea 31 enero 2013. 1.- Informe de actuaciones. Preparación de la candidatura. Página web (BCAM). Demanda de apoyos. Folleto soporte (Turismo Valencia). Obtención de la organización de ICIAM 2019. ICIAM Board meeting. Pekín, mayo 2013.

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Asociación ICIAM 2019 Valencia Asamblea 31 enero 2013

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  1. Asociación ICIAM 2019 Valencia Asamblea 31 enero 2013

  2. 1.- Informe de actuaciones. • Preparación de la candidatura. • Página web (BCAM). • Demanda de apoyos. • Folleto soporte (Turismo Valencia). • Obtención de la organización de ICIAM 2019. • ICIAM Board meeting. Pekín, mayo 2013. • Presentación de candidatura por T. Chacón, R. Donat, L. Vega. • Candidaturas concurrentes: ICBM (Brasil), ECMI (Holanda). • Otras actuaciones que iremos viendo.

  3. Apoyos internacionales • Moroccan Society of Applied Mathematics (Morocco) • Société de MathématiquesAppliquées et Industrielles SMAI (France) • Società Italiana di Matematica Applicata e Industriale SIMAI (Italy) • MediterraneanInstitute of MathematicalSciences (Tunisia) • SociedadePortuguesa de Matemática SMP (Portugal) • Société Mathématique du Cameroun SMC (Cameroun) • Universidad Marítima del Caribe, (Venezuela) • Sociedad Matemática Mexicana (Mexico) • CMM Centro de Modelamiento Matemático (Chile) • SociétéMathématiqueAlgérienne (Algeria) • Institute of Applied and Computational Mathematics IACM-FORTH (Greece) • Department of Mathematics, University of Ioannia (Greece)

  4. Apoyos nacionales

  5. 2. Aprobación de los cargos. • Presidente: Tomás Chacón. • Vicepresidentes: Rosa Donat, Luis Vega. • Secretario: Carlos Castro. • Tesorero: Julio Moro. • Vocales: • María Paz Calvo, • Eduardo Casas, • Henar Herrero, • Inmaculada Higueras, • Juan I. Montijano, • Pablo Pedregal, • Peregrina Quintela, • Carlos Vázquez, • Elena Vázquez.

  6. 3. Responsables de Comités Temáticos • Pablo Pedregal:Academic. • Program Schedule, reviewapplicationsofproposalsfor mini-symposia, contributedtalksandposters. • Eduardo Casas: Finance. • Conferencebudgetandexpenditures as well as themanagementofregistrationfee. • Carlos Vázquez Cendón:Fundraising • Fundingopportunitiesfromgovernmentandindustrysources. Iidentifypotentialgovernmentandcorporate sponsors, so a exhibitors. • Tomás Chacón: ICIAM Liaison. • CommunicationamongtheCongressandthe ICIAM council as well as itsmembersocieties.

  7. 3. Responsables de Comités Temáticos • Peregrina Quintela: Industrial Advisory. • Organizeinvitedmini‐symposia, lectures, short courses, panel discussions, etc. • Attractparticipantsfromindustryandtoengageacademicparticipantsthateitherwork in industrial mathematicsorwishto know more. • Rosa Donat: Local Arrangements • On-sitelogistics, venuemanagement, registrationmanagement, housingarrangements. • Collectinformationon local touristattractionsandevents, coordinatetheinvolvementof local institutions. • Coordinatehospitalityevents, exhibitionsandallother local arrangements. • Searchfor a VolunteerCoordinator, in chargeofrecruitingandmanaging local volunteers.

  8. 3. Responsables de Comités Temáticos. • Inmaculada Higueras: Publications andPromotions. • in chargeofpublicationincludingposters, flyers, brochures, callsforpapers, conferencebooklets, andconferenceproceedings. • Web pagemanagement. • Henar Herrero: PublicRelations. • Develop ideas, contactsandmaterialstomaketheCongress a media event. • Publicity. • María Paz Calvo: EmbeddedandSatelliteMeetings. • Promotetherunningofsatellitemeetingsaround ICIAM 2011. • Identifypotentialmeetingsandorganizationstocontactforpotentialsatellite/embeddedmeetings. • Liaisewithorganizersofproposedandplannedsatellitemeetings as well as mathinstitutesandprofessionalsocieties. • Ensure cross-promotionofboth ICIAM 2019 andsatellitemeetings.

  9. . Responsables de Comités Temáticos • Juan I. Montijano:Outreach. • Promote industrial andappliedmathematicstothepublic. • Increaseinterest in boththescientificcommunityandthepublic at large. • Elena Vázquez:TravelSupport. • Managingofattendeesfromdeveloppingcountries. • Searchforfunding.

  10. 4. Calendario de actuaciones • Enero-marzo 2014: • Elaboración de un programa de financiación plurianual • Concertar con el MINECO. • Identificar fuentes de financiación públicas: UE, Autonomías, Ayuntamientos, Universidades,… • Solicitar ayuda a las administraciones para enlazar con empresas • Definición estrategia actuación Comités Temáticos y Ejecutivo • Estrategia de cada comité • Definición de funciones concretas • Estrategia de interacciones y coordinación.

  11. 4. Calendario de actuaciones • Enero-julio 2014: • Contratar una PCO. • Acuerdo global hasta 2019 • Preparar concurso • Procedimiento de selección • Selección • Preparar dossier oficial • Contenido de interés para administración e industria • Llevar a entrevistas • Actualizar dinámicamente

  12. 4. Calendario de actuaciones • Enero-julio 2014 • Puesta en marcha de Comités Temáticos • Búsqueda de miembros • Diseño de programa de actuaciones • Diseño de coordinación con Comité Ejecutivo • Presentación de solicitudes de financiación oficial • Acciones complementarias o FECYT • Autonomías • Universidades • Unión europea • Programas internacionales

  13. 4. Calendario de actuaciones • Enero-julio 2014 • Presentación informe en reunión ICIAM Board (16-17 mayo 2014) • Elección del SPC Chair (Obligatorio) • Elegido por ICIAM Board: 17 mayo en Columbus, Ohio.

  14. 4. Calendario de actuaciones • Septiembre 2014-julio 2015 • Preparación Stand en ICIAM Pekín • Solicitar a organizadores • Preparar publicidad para stand • Preparar publicidad para participantes (flyer) • Buscar persona(s) adecuada(s) que lo lleven • Preparación recepción en ICIAM Pekín • Invitar a delegados de sociedades, organizadores de ICIAMS • Definir formato • Contactar con organizadores de ICIAM2015

  15. 4. Calendario de actuaciones • Septiembre 2014-julio 2015 • Preparación publicidad • Preparación satellite/embeddedmeetings • Preparación págsweb • Búsqueda financiación • Contactos con países en desarrollo • Formación del SPC (Obligatorio) • Aprobado por ICIAM Board. ICIAM Pekín, aprox. 15 agosto. • Consulta con SPC Chair • Recepción en ICIAM Pekín • Presentación Stand en ICIAM Pekín

  16. 5. Presupuesto: Asociación.

  17. 6. Comité de Honor • Enero-marzo 2014: •  Formación de un Comité de Honor. • Príncipe (Presidente). • Ministros. • Primeras autoridades regionales. • Primeras autoridades locales

  18. 7. Estrategias de financiación • Enero-marzo 2014: • Elaboración de un programa de financiación plurianual • Concertar con el MINECO. • Identificar fuentes de financiación públicas: UE, Autonomías, Ayuntamientos, Universidades,… • Solicitar ayuda a las administraciones para enlazar con empresas.

  19. 8. Discusión sobre Organizador Profesional de Congresos • Contactos con Grupo Pacífico • Sedes en Barcelona, Madrid Sevilla. • Estudio de viabilidad del congreso. Presupuesto inicial • Coste OPC: 21E/delegado + 5% sponsors privados • Pre-financiación del congreso. • Valor añadido: Acuerdo con SEMA. Referencias. • Mantener ronda de entrevistas en Oficina Turismo

  20. 9.Reunión en Mayo del Comité de ICIAM • Normativa para organizadores de Congresos ICIAM

  21. 11. Financiación etapa inicial • ¿Alguna idea?

  22. 12. Ruegos y preguntas

  23. 6 – BUDGET • INCOMING BUDGET • EXPECTED COSTS (*) Includes website and promotions

  24. 6 – BUDGET • REGISTRATION FEES (DETAIL)

  25. 6 – BUDGET • AVERAGE COST PER PARTICIPANT Assuming a 5 daysstay • Inscription (Early): 400€ • Lodging (3 stars hotel): 264€ = 52,28 €/night x 5 nights • Food: 125€ = 25 €/dayx 5 days • Total: 789€ (1028 $). • NUMBER OF DELEGATES • To break even: 2.375 • Target: 3.400 (10% of incrementwithrespectto ICIAM 2007, Zurich) Reference: 2012 SIAM Linear Algebra Meeting (Valencia): ExpectedDelegates: 375, RegisteredDelegates:535

  26. 6 – BUDGET:AVERAGE TRAVEL COST 300 € 800 € 1500 € 500 € 1500 € 800 € 2000 €

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