Автоматизированная информационная система «ЭЛАР-Архив»

1. Автоматизированная информационная система «ЭЛАР-Архив»

2. Основные области деятельности архивных учреждений, поддерживаемые АИС ЭЛАР-Архив Государственный учет документов • Комплектование • Формирование и ведение реестра организаций - источников комплектования • Обеспечение процесса проведения экспертизы научной и практической ценности документов • (в т.ч. планирование деятельности ЭПК, формирование протоколов и пр.) • Формирование отчетно-статистической документации по деятельности ЭПК • Обеспечение учета ценности документов • Формирование отчетно-статистической документации по деятельности архивного учреждения • Взаимодействие с ПК «Архивный фонд» АИС ЭЛАР-Архив • Хранение • Обеспечение структуры хранения архивных документов • Реализация функции формирования электронного фонда пользования • Обеспечение учета выдачи и движения документов в процессе архивной деятельности • Обеспечение контроля проведения плановых работ по обеспечению сохранности архивных документов • Использование • Ведение автоматизированного НСА • Поиск информации по ЕКДИ • Прием, учет и исполнение обращений граждан и организаций, в т.ч. в электронной форме • Обслуживание пользователей читальных залов, в т.ч. с использованием функций «виртуального читального зала» • Регламентация ролевого удаленного доступа пользователей к НСА и документам

3. Особенности реализации Единый WEB-интерфейс для всех программных модулей • Настраиваемость – различные по функциональности, взаимодополняющие программные модули; • состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований; возможность создания системы в несколько очередей • Открытость – использование промышленных средств разработки и общесистемного программного обеспечения • Совместимость – использование стандартных форматов данных и протоколов информационного обмена; интеграция с другими системами, в т.ч. ПГУ • Различные варианты технической поддержки и сопровождения внедренных решений

4. Ключевые особенности Системы • Предоставление доступа к Системе неограниченному числу пользователей • Управление ролевым доступом к ресурсам и функциям Системы, автоматизация основных процессов деятельности архивных учреждений разных уровней • Специальное программное средство просмотра контента файлов различных форматов (собственная разработка ЭЛАР для обеспечения возможности защищенного просмотра файлов образов документов через сеть Интернет с учетом ограниченного доступа) • Использование водяных меток для обеспечения защиты авторских прав и прав собственности

5. Базовый состав программных модулей Системы • Модуль «Читальный зал» • Модуль «Учет приема и исполнения • запросов» • Модуль текущего ввода • Модуль «Администрирование»

6. Состав дополнительных программных модулей Системы • Модуль «Виртуальный • стол справок» • Модуль «Виртуальный • читальный зал» • Модуль «Интеграция с РПГУ/МФЦ» • Модуль «Отчетно-статистическая • документация» • Модуль взаимодействия с • программным комплексом • «Архивный фонд» • Модуль «Хранение информации» • Модуль «Протоколы ЭПК»

7. Модуль «Читальный зал» • Реализация функционала для максимально эффективного обслуживания пользователей • Навигация, простой и расширенный поиск документов по Путеводителям и тематическим комплексам НСА • Регламентированный просмотр электронных копий описей и дел из состава фонда пользования сотрудниками государственных архивов ,пользователями, работающими в читальном зале, а также пользователями, осуществляющими доступ к фонду пользования через сеть Интернет

8. Модуль «Читальный зал» • Автоматизация процессов учета движения и сохранности фондов, составление отчетности • Формирование статистических сведений о доступе пользователей к информационному ресурсу архива • Организация мониторинга дел с истекающими сроками возврата • Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива • Расширенные возможности • Модуль текущего ввода- обеспечение наполнения Системы индексной информацией и графическими образами. Создание произвольных ТБД (конструктор) • Интеграция с Интернет-порталами (ПГУ, РПГУ, сайты архивных учреждений) - для поддержки процессов оказания услуг через сеть Интернет.

9. Заказ и открытие доступа к электронной копии дела Пользователь читального зала Сотрудник читального зала Администратор Навигация по НСА, формирование требования, передача на регистрацию Регистрация требования, отправка на исполнение Открытие доступа к электронной копии дела Работа с электронной копией в регламентированные сроки Закрытие требования Закрытие доступа к электронной копии дела • *В Системе так же реализован алгоритм обработки заказа документов на традиционном носителе и уведомление пользователя о статусе заказа

10. Модуль «Учет приема и исполнения запросов» • Эффективная отработка социально-правовых запросов • Функции учета поступающих в архив запросов граждан и организаций • Возможность прикрепления к электронной карточке запроса электронного образа обращения пользователя и электронного образа архивной справки, выписки или копии, подготовленной архивом • Поиск и определение статуса запроса, находящегося на исполнении или исполненного государственным архивом • Контроль руководством (начальником соответствующего профильного отдела) исполнения пользовательских запросов

11. Модуль «Учет приема и исполнения запросов» • Функции обеспечения исполнения запросов • Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива • Расширенные возможности • Оповещение граждан о ходе исполнения запроса в личном кабинете на портале РПГУ или сайте архивного учреждения • Возможность интеграции в инфраструктуру Электронного правительства региона для автоматизации взаимодействия с ОГВ (МФЦ)

12. Пример схемы обработки запроса пользователя Пользователь АИС (личный кабинет) Регистратор Начальник Отдела использования (стола справок) Сотрудник отдела Формирование и передача запроса Регистрация запроса Назначение исполнителей, передача на исполнение Формирование ответа на запрос Получение ответа на запрос в удобном для пользователя виде Закрытие исполненного запроса • *Система позволяет оперативно назначать роли пользователям при плановых или временных изменениях штата сотрудников, обеспечивать поддержку внутренних рутинных процессов деятельности

13. Модуль текущего ввода • Реализация функций наполнения Системы индексной информацией и графическими образами документов силами специалистов архивных учреждений

14. Модуль «Администрирование» • Позволяет детально регламентировать доступ к ресурсам, управлять и настраивать роли пользователей, настраивать маршруты согласования, шаблоны отчетов и пр.

15. Дополнительные модули • Модуль «Отчетно-статистическая документация» • Формирование, редактирование и выгрузка данных отчетных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования» • Модуль «Протоколы ЭПК» • Автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования, с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение. • Автоматизированное формирование сводных и выборочных выходных форм. • Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы ЭПК в различных разрезах – в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом.

16. Модуль «Интеграция с региональным порталом государственных услуг» Модуль интеграции с ПГУ — решение на основе web-сервисов, построенное в соответствии с «Методическими рекомендациями по разработке электронных сервисов и применению технологии электронной подписи при межведомственном электронном взаимодействии», разработанными Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Реализованы механизмы интеграции в региональную инфраструктуру электронного правительства для предоставления услуг, в том числе на основе информационного взаимодействия с МФЦ.

17. Модуль «Интеграция с региональным порталом государственных услуг» Заявитель Находит интересующий архив Просмотр ответа на запрос Личный кабинет в РПГУ Получение ответа на запрос Оформление запроса • Позволяет реализовать на Едином портале государственных и муниципальных услуг функции подачи запросов в архивное учреждение, с возможностью отслеживания статуса и ознакомления с результатом исполнения на портале Уведомление о регистрации и обработки запроса Мгновенное отражение в АИС Сотрудник архива Регистрация запроса Исполнение запроса

18. Типовые комплексы автоматизации с использованием АИС ЭЛАР-Архив • Автоматизация государственного архива • Базовое решение для архивных учреждений, предоставляющих услуги по обслуживанию граждан и организаций. • Автоматизация муниципального архива • Гибкость функционала, от минимального решения до расширенного комплекса, в зависимости от потребностей и штата сотрудников Заказчика • Комплексное решение • Создание единых систем управления архивным делом на уровне региона и объединенных архивов 18

19. Единая информационно – поисковая система на документы архивного фонда субъекта РФ Интернет - пользователи Управление государственной архивной службы МФЦ Модуль «Отчетно-статистическая документация» Модуль «Протоколы ЭПК» Управление доступом Контроль административных процессов Муниципальный архив Портал госуслуг Муниципальный архив АИС ЭЛАР-Архив web-интерфейс Муниципальный архив Региональный сегмент СМЭВ Муниципальный архив Единая система хранения и управления объединенным информационным ресурсом …………… Интернет - пользователи …………… Муниципальный архив Архивное Учреждение #1 Архивное Учреждение #2 Архивное Учреждение #3 Архивное Учреждение #4 Читальный зал Информационный ресурс Читальный зал Информационный ресурс Взаимодействие с ПФ Информационный ресурс Читальный зал Информационный ресурс

20. Упорядочение процессов комплектования архивов путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий • Обеспечение предоставления гражданам и организациям услуг в электронном виде как посредством Интернет-сайта архивного учреждения, так и с помощью ПГУ. Обеспечение работы пользователей с электронным фондом пользования • Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций минимум на 15-20% за счет автоматизации процессов предоставления доступа к фонду пользования (по опыту внедрения) • Возможность организации защищенного хранилища электронных документов • Повышение эффективности труда специалистов архивного дела за счет автоматизации рутинных процессов и процедур деятельности Преимущества внедрения 1 2 3 4 5

21. Реализованные проекты на базе АИС ЭЛАР-Архив Комплексная автоматизация архивной деятельности на уровне субъекта Федерации Внедрение АИС ЭЛАР-Архив Государственный архив г.Нижний Новгород Государственный архив Ярославской области Государственный архив Краснодарского края Государственный архив Мурманской области, и филиалв г. Кировск Государственный архив Пензенской области Архив Администрации г.Бийска Самарская область Хабаровский край Тюменская область Ямало-Ненецкий АО Ханты-Мансийский АО 21

22. Спасибо за внимание! Ваши вопросы? Корпорация ЭЛАР 127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2 Тел.: +7 (495) 792-31-31 Факс: +7 (499) 251-36-03 office@elar.ru www.elar.ru 22