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圖書館資料庫. Access 資料表排序、篩選與查詢. 15. 圖書館是一般人收集資料，讀書進修的好地方。面對龐大的書本數量，如何快速找到所需要的書籍，查詢所有讀者的借書次數，或是顯示借閱排行榜等，都是資料庫練習的好範例。. 關於「圖書館資料庫」. 15.1. 在使用本章的圖書館資料庫時，規劃中它擁有一個「圖書資料表」，記錄著每一本書的編號、書名、 ISBN 、作者、出版社等資訊。另一個「讀者資料表」，記錄著每一個讀者的編號、姓名與聯絡資訊。最後的「圖書借閱資料表」，記錄什麼日期哪一本書被哪個讀者借走，什麼時候歸還。 在本章中有以下的學習重點：
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圖書館資料庫 Access 資料表排序、篩選與查詢 • 15 • 圖書館是一般人收集資料，讀書進修的好地方。面對龐大的書本數量，如何快速找到所需要的書籍，查詢所有讀者的借書次數，或是顯示借閱排行榜等，都是資料庫練習的好範例。
關於「圖書館資料庫」 • 15.1 • 在使用本章的圖書館資料庫時，規劃中它擁有一個「圖書資料表」，記錄著每一本書的編號、書名、ISBN、作者、出版社等資訊。另一個「讀者資料表」，記錄著每一個讀者的編號、姓名與聯絡資訊。最後的「圖書借閱資料表」，記錄什麼日期哪一本書被哪個讀者借走，什麼時候歸還。 • 在本章中有以下的學習重點： • 資料的尋找、取代、排序與篩選：這裡利用尋找、取代、排序與篩選的功能，在資料表中快速的找到相關的資料，並進行處理。對於使用或是整理大量資料的時候，是十分重要的功能。
查詢物件的使用：每次利用尋找、取代、排序與篩選後，若下次要再使用都必須重新進行設定的步驟。其實可以將這些設定儲存為 查詢物件，當需要使用時只要執行查詢物件即可獲得最新的結果。查詢物件設定時可以利用運算式、萬用字元、字串及數字，得到更精確的結果。或是善用參數查詢的位置，讓查詢藉由使用者的輸入，增加查詢的彈性。
關聯式資料庫：利用資料表之間欄位的關聯，可以將不同的資料表欄位整合在同一個查詢之中，獲得更多元的資訊呈現。關聯式資料庫：利用資料表之間欄位的關聯，可以將不同的資料表欄位整合在同一個查詢之中，獲得更多元的資訊呈現。
資料尋找與取代 • 15.2 • 資料尋找 • 請開啟範例原始檔 <圖書館資料庫.accdb> 資料庫後開啟「讀者資料表」資料表，接著找出資料表中姓 「張」 的同學： • 資料的尋找非常重要，當資料庫中的資料愈來愈多且記錄欄位愈來愈複雜時，要如何快速地，並精準地執行搜尋的工作呢？在 Access 中可以使用 尋找 功能來達到這個需求的目的。
資料取代 • 資料的取代是尋找後可以執行的動作，以下將要在「讀者資料表」資料表中，將某個「程」姓同學改成「陳」姓同學： • 選取要搜尋的欄位後，進入 尋找及取代 對話方塊，進行取代的設定。 • 尋找到要取代的記錄之後再進行取代的動作。
資料的排序 • 15.3 • 單欄排序 • 最常見的排序方法根據資料表中的單一欄位來進行。以下要依據「圖書資料表」資料表中「出版日期」欄位做為依據，由大排到小，設定的方式如下： • 請開啟「圖書資料 • 表」資料表，接著 • 要依「出版日期」 • 欄位的資料排序： • 整個資料表會依 • 「出版日期」欄位 • 的資料遞減排序， • 在「出版日期」欄 • 位旁也會出現一個 • 向下箭頭的標示。 • 若要移除這個排序的設定，請選取該欄後選按 常用 索引標籤 \ 清除所有排序 即可恢復原來的排序方式。 • 將資料依所需要的方式來排列順序，是資料庫中十分重要的動作，資料藉由排序之後可以讓使用者得到不一樣的資訊與內容。
多重欄位的排序 • 多重欄位的排序需要設定二種以上的條件來進行排序，例如這裡希望第一個條件是要依出版社名稱排序，第二個條 • 件就是要依出版日期排序。 • 在「圖書資料表」資料表中若剛才有套用排序，請先移除排序的動作，接著要設定進階的篩選排序動作： • 設定完進階篩選排序的選項後，選按 常用 索引標籤 \ 套用篩選，即可看到排序後的結果。
資料的篩選 • 15.4 • Access 的篩選功能能讓記錄中符合準則的留下，如果設定的準則越多，找到的記錄就越準確。篩選跟之前的尋找功能很像，尋找是在全部資料當中，一次一筆地標示出符合條件的目標；而篩選是直接顯示符合條件的資料記錄。這樣可以更明確地知道在這張資料表中，到底有多少筆資料符合我們的需要。
使用選取範圍篩選 • 請開啟剛才使用的「圖書資料表」資料表，開始篩選的練習。首先想要找出找出版日期早於某一本書的資料： • 接著要加入第二個篩選條件，以下要在原來的篩選資料中再篩選某個出版社的書籍
使用表單設定進行篩選 • 在資料表的表單空白欄位中鍵入想要篩選的準則，是一種很靈活的篩選方式。在範例中希望可以篩選出某二個出版社的圖書資料。 • 請繼續使用「圖書資料表」資料表，請先移除之前的篩選的設定，再選按 常用 索引標籤 \ 進階篩選選項 \ 依表單篩選，進入設定視窗畫面。 • 進入 圖書資料表：依表單篩選 標籤後進行篩選條件的設定 • 選按 常用 索引標籤 \ 套用篩選 將表單設定的條件套用到資料表中
暫停篩選或清除篩選條件 • 已經執行篩選動作的資料表，可以暫停篩選設定顯示原來的資料，但其篩選條件仍然是存在。唯有清除篩選條件後，其資料表的內容才會真正恢復原狀 • 在經過篩選設定後，此時 常用 索引標籤 \ 套用篩選 是按下的狀態，只要再按一次該鈕即可暫停篩選的設定，恢復原來的資料內容。若要再次套用只要再按一次 套用篩選 即可。 • 若要真正清除篩選條件，可以選按 常用 索引標籤 \ 進階篩選選項 \ 清除所有篩選 即可將資料表恢復原狀。
查詢物件的使用 • 15.5 • 什麼是查詢？ • Access 擁有資料表的尋找、排序、篩選功能，讓您可以隨時隨地、隨心所欲地找到某一筆資料記錄。然而這些好不容易經由尋找、排序、篩選出來的資料記錄卻只是暫時的。查詢 可以將常用的查詢儲存一個物件，當需要使用時只要執行即可得到最新的結果。 • 但是要特別注意的是，查詢物件本身並不是儲存查詢後的結果，而是如何去得到這些結果的方法與定義，即是相關的 SQL 命令。當使用者使用查詢物件時，即會利用查詢定義的方式，由相關的資料表中產生相關的資料。所以資料的內容會以執行的當下為基準，結果是即時的。
查詢設計的使用 • 建立選取查詢的方法很多，大致可以分成由精靈引導模式或是直接在設計檢視中輸入準則條件並執行。除此之外，選取查詢還可從一個或多個的資料表中擷取資料，並且對記錄進行分組、總計、計數、平均值以及其他類型的加總計算功能。 • 請開啟範例原始檔 <圖書館資料庫.accdb>，現在要介紹如何新增一個選取查詢，將圖書資料表中的書籍依出版日期遞減排序：
請開啟範例原始檔 <圖書館資料庫.accdb>，並新增查詢： • 放開滑鼠左鍵後「圖書資料表」資料表將自動置入在條件設定區中。 • 接下來設定查詢條件為：依照所有書籍的「出版日期」時間前後來遞減排序，根據此要件進行下列條件設定。 • 結果所有書籍真的依照「出版日期」欄位進行遞減排序。 • 完成查詢資料表的製作，請儲存查詢結果。 • 存檔完畢之後可以於左方 功能窗格 的 查詢 物件類別中，看見剛剛建立好的「依出版日期遞減排序」查詢。
修改查詢物件 • 如果需要修改已經製作完成的查詢結果，可依照下述方式進入查詢設計檢視視窗進行修正。 • 請先選取欲修改的查詢物件，選按 常用 索引標籤 \ 設計檢視 就可以進入查詢的設計檢視視窗進行修改的動作。 • 在 顯示 列中只核選「書名」、「作者」、「出版社」及「出版日期」四個欄位，去掉原來的排序方式，並加上以「出版社」遞增排序。 • 選按 檔案 索引標籤 / 另存物件為 之後在 另存新檔 對話方塊輸入「依出版社名稱遞增排序」，最後按 確定 鈕完成儲存動作。 • 存檔完畢之後可以於左方 功能窗格 的 查詢 物件類別中，看見剛剛建立好的「依出版社名稱遞增排序」查詢，選按二下可以開啟執行結果。
查詢準則的設定 • 15.6 • 為查詢加上準則進行篩選 • 在先前進行篩選的設定時，為資料表設定條件或排序方式，只能在當下顯示。其實可以將這些設定儲存成為查詢，未來只要需要時執行，即可獲得最新的結果。 • 這裡將在書籍資料庫中查詢作者為「九把刀」的資料，首先請選按 建立 索引標籤 \ 查詢設計。 • 存檔完畢之後可以於左方 功能窗格 的 查詢 物件類別中，看見剛剛建立好的「查詢作者為九把刀的書籍」查詢，選按二下可以開啟執行結果。
