品质改变世界

公文写作 主讲人：梁劭夫品质改变世界

公文的分类与特点 公文的格式与结构法定公文文种及其选用公文写作的基本要求公文中常见问题分析公文的规范处理内容提要

1．《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日发布实施）1．《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日发布实施） 2．《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行） 3．《关于实施﹙国家行政机关公文处理办法﹚涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号） 4．《中华人民共和国保守国家秘密法》 5．《国务院公文主题词表》 6．《国家行政机关公文格式》机关公文写作与处理的主要法律法规依据

公文的分类与特点 1 公文的含义 • 基本含义：办理公务的文书，为了工作的需要而产生。受命性、实用性、时限性、定向性、综合性。 • 基本性质：法定效力 • 规范体式 • 公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的，具有法定效力和规范体式的文书。

公文的分类与特点 1 公文的含义 • 广义公文：种类繁多，素无定目 • 狭义公文：国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文；此两类9同9异，共18个文种；由于其在党和国家的公文管理法规中有明确规定，故学界称为法定公文。

公文的分类与特点 2 公文的分类《国家行政机关公文处理办法》将现在实行的行政公文主要种类规定为13种： 1.命令（令）；2.决定；3.公告；4.通告； 5.通知；6.通报；7.议案；8.报告；9.请示； 10.批复；11.函；12.意见；13.会议纪要。

公文的分类与特点 2 公文的分类《中国共产党机关公文处理条例》中规定现行的党的机关公文的主要文种有14种，它们是： 1.决议；2.决定；3.指示；4.意见；5.通知； 6.通报；7.公报；8.报告；9.请示；10.批复； 11.条例；12.规定；13.函；14.会议纪要。

公文的分类与特点 2 公文的分类按性质划分： • 规定性公文：规定、规则、办法、意见 • 指导性公文：指示、批复、通知 • 公布性公文：布告、公告、通告、通报 • 商洽性公文：函 • 计划性公文：规划、计划、方案、要点 • 证明性公文：介绍信、证明信

公文的分类与特点 2 公文的分类按传递方向和行文关系划分: • 上行文：下级对上级，如请示、报告 • 平行文：同级或无隶属关系机关之间，如函、 • 通知、议案、会议纪要 • 下行文：上级对下级，如命令（令）、决定、 • 决议、布告（公告、通告）、通知、 • 通报、批复、指示、函、会议纪要

公文的分类与特点 2 公文的分类按秘密程度划分： • 绝密：涉及重要秘密，泄露会使国家或企事业 • 单位的安全和利益遭受特别严重的损害 • 机密：涉及重要秘密，泄露会使安全和利益遭受 • 严重损害 • 秘密：涉及一般秘密，泄露全使安全和利益遭受 • 损害

公文的分类与特点 2 公文的分类按紧急程度划分： • 特急：内容特别重大，情况特别紧急， • 需要迅速传递办理 • 加急：内容很重要，情况很紧急， • 需要马上传递办理 • 平急：内容比较重要，情况比较紧急， • 应该及时传递办理

公文的分类与特点 2 公文的分类按信息表达形式划分： • 文件式：公文的主要形式，如通知、请示、报告 • 表格式：更为直观，有利于简化手续，如呈报表、 • 审批表等；常作为附件 • 图形式：主要以图形为信息表达形式

公文的分类与特点 2 公文的分类按载体材料划分： • 纸质公文：以各种纸张、纸板为载体； • 磁介质公文：以磁盘、光盘等磁性材料为载体； • 感光介质：以胶片、录象带等感光材料为载体； • 电子公文：在计算机系统中形成、处理、传输和存储的电子文件，即OA（Offce Automation），办公自动化。

公文的分类与特点 2 公文的分类按制发机关的不同性质划分：行政公文、党务公文、法规文书、外交文书、司法文书、计划文书、军事文书按来源划分：收进公文、外发公文、内部公文

公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 政治性： • 公文是党政机关进行政治及其他公务活动的工具和载体，是公文制作者意志、意图的体现；公文往往是一种公权力、公信力的象征，代表发文机关的权威。 • 因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分权威的文体，是为统治阶级服务的，具有鲜明的政治性。

公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 可靠性： • 公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性。内容真实、准确，这是公文写作最基本的原则。

公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 实用性： • 公文是用来处理公务的文书，必须根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。 • 国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中，对此提出的要求是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义，形式主义和文牍主义……行文要少而精，注重效用”。

公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 时效性（时间性）： • 公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理，都要求迅速及时。

公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 规范性： • 公文具有自身特有的办理程序和写作格式。 • 中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用文种在结构、用语等方面，也有着约定俗成的程式。

三大组成部分之一：眉首 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置：公文首页红色反线（宽度同版心）以上； • 组成要素：发文机关标识、份数序号（份号）、秘密等级（密级）、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人。

三大组成部分之二：主体 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置： • 红色反线（不含）以下 • 到主题词以上（不含）； • 组成要素： • 公文标题、主送机关、 • 正文、附件、成文日期、 • 印章、附注等；公文主体

三大组成部分之三：文尾 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置： • 主题词以下； • 组成要素： • 主题词、抄送机关、 • 印发机关和印发时间等； • 注意：文尾各要素之下均加一条反线，宽度同版心。公文文尾

（1）发文机关标识 即“红头”，一般由“发文机关名称+文件”组成，如：国务院文件中共湖南省委文件特定类型可只标识发文机关全称或规范化简称，如：湖南省人民政府（湘政函〔2009〕125号）注意： 1.发文机关名称必须使用全称或规范化简称； 2.几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列，机关名称后的“文件”二字上下居中排布。公文的格式与结构 1 公文的格式

（2）份数序号（份号） 党的公文称份号，即同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号。用法：行政公文里要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号。党的公文要求“秘密”以上公文应当标明份号。格式：份号要用阿拉伯数码标识，可编虚位，如：0000126。份号的位置在公文首页版心的左上角第一行，顶格标识。注意：份号不是每篇公文都要标识，它一般只适用于“绝密”和“机密”级公文，目的在于便于管理，以防遗失和泄密。公文的格式与结构 1 公文的格式

（3）秘密等级 用3号黑体顶格标在公文首页版心右上角第一行，两字之间空一字。具体要求：秘密等级后面需要标明保密期限，超过时限将自动解除秘密。保密期限根据实际情况而确定，一般分为一年以内、一年及一年以上、长期、期限不做标注。期限不做标注一般按保密期限20年认定。注意：如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。公文的格式与结构 1 公文的格式

（4）紧急程度 用3号黑体字顶格标注在首页右上角第一行，两字之间空一字。具体要求：如同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限位置不变，紧急程度下移一行，即顶格标识在公文版心右上角第二行，即秘密等级的下方。党的公文未具体规定标注位置。注意：不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。公文的格式与结构 1 公文的格式

（5）发文字号（发文编号、发文号） 由发文机关代字+年份（发文年度）+序号（发文顺序号或编号）三部分组成。如国发﹝2003﹞1号，代表国务院2003年第1号发文。机关代字是发文机关名称的极度简缩。机关代字后标注“发”字，是代表对外发文，并非专指向下行文。而向上行文则可用“字”字，可用“发”字，还可用“文”字；也可都不用，把“字”、“发”、“文”省掉。年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不能缩写。行政公文的年份加六角括号〔〕，不得用圆括号或别的括号。序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后2号、3号依次顺排即可。除命令（令）外，其它公文的序号前不必加“第”字，数字前面也不加“0” 。公文的格式与结构 1 公文的格式

（6）签发人 “签发人”即签发文件人的姓名,是公文发出部门的主要责任人。公文必须经党委或行政负责人审批签发。具体位置：发文机关标识下方右侧，发文字号右边，其位置必须与发文字号同处一行。格式：“签发人”三字用3号仿宋体，后加全角冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空一字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名排在主办单位签发人姓名之下的第二行或第三行，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。注意：只有上报的公文才需要标注签发人。公文的格式与结构 1 公文的格式

（7）公文标题 位于间隔横线下方空2行处，居中排列，与主送机关之间距离亦空出一行。字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时要注意做到词意完整。标题通式：发文机关名称+关于+公文主要内容（公文主题）+的+文种发文机关名称—有时可以省略；如：关于开展国家公务员培训的通知公文主要内容—作出准确简要的概括；防止不明确、不简练、不合格文种—应准确标注，不能随意省略。注意：公文标题中除法规、规章名称加书名号(或引号)外，一般不用标点符号。公文的格式与结构 1 公文的格式

(8)主送机关（内发可省略） 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方空一行处，顶格排印，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关与正文都用3号仿宋字体。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其它相关的上级机关阅知，可以抄送。注意：主送机关有若干个时要排列，须注意逻辑关系。公文的格式与结构 1 公文的格式

(9) 正文 正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文的每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，标点不单独另起一行。用3号仿宋字体，每行28字，每页22行。公文的格式与结构 1 公文的格式

（10）附件 附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料。公文如有附件，应在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称，如“附件：XXXXXX”；附件如有序号，在阿拉伯数字后面加圆点，如“附件：1.XXXXXX”。附件名称后不加标点符号。附件应置于正文之后、版尾之前，与文件装订在一起。装订时，应在附件左上角第1行用3号仿宋字体顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（例如，附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称。公文的格式与结构 1 公文的格式

（11）成文时间： 成文日期要写年、月、日，不得简写，行政公文必须用汉字书写，党的公文可用阿拉伯数字。“零”标识为“0”，不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“o”代替。成文日期标注在公文“落款”下，如无落款，可直接写在正文右下方，首字靠右空出4个字格。成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字。正文与落款之间应有二三行间距。注意：会议通过的重要公文，如决议、决定以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。公文的格式与结构 1 公文的格式

（11）印章 是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。注意：当公文排版后，最后一页所余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不能采取标识“此页无正文”的方法解决，以防弄虚作假。公文的格式与结构 1 公文的格式

（13）附注（注释） 定义：用以对文中某些内容事项进行解释说明的格式项目。公文如有附注（党的公文此项称为“印发传达范围”，即“此件发至xx级”，对文件发送范围和阅读对象的限定），加圆括号标注于成文日期下一行，居左空两字用3号仿宋字体标注。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字）按照新《办法》规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文的格式与结构 1 公文的格式

（14）主题词<1> 主题词要能反映公文的主要内容和文种，一份文件的标引，除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，即空一格，不能用标点符号。公文的格式与结构 1 公文的格式

（14）主题词<2> 编制主题词的原则与做法是： 1.一份公文的主题词一般以3至5个为宜，最多不超过7个，最后一个主题词一般都是表示文种的。 2.主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。 3.动词不可单独使用，应与相关的词结合成名词性词组。 4.主题词与公文标题关系十分密切，但“类别词”通常不在公文标题文字之中。 5.标引地名、人名时，尽量使用全称。 6.一份文件如有两个以上的主题内容，应先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 7.标引主题词要准确、全面，要注意选词的一致性。公文的格式与结构 1 公文的格式

（15）抄送机关 定义：主送机关之外的其它需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于主题词下方，印制版记上方。左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”两字，后标全角冒号，其上下各印一条隔离线；回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号，抄送机关之间用顿号或逗号隔开。公文的格式与结构 1 公文的格式

（16）印发机关和印发时间（印制版记） 印发机关和印发时间位于公文末页下端，即位于抄送之下占一行位置，用3号仿宋字体标识，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印刷份数，是文件印制的数量标记，一般写作“（共印XX份）”，其位置在结尾栏下的右侧，印发日期的下面。印发时间应晚于成文时间，一般以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。。版记和各项之间，均加一条反线，宽度同版心。注意：行政公文和党的公文还都规定了公文的用纸规格：一般采用长297毫米，宽210毫米的国际标准A4型。公文的格式与结构 1 公文的格式

公文的格式示例公文首页、末页版式示例

公文的格式示例上报公文首页版式

公文的格式示例联合行文末尾版式1

公文的格式示例联合行文末尾版式2

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。两个名称的使用有这样的规律：如果标题中有主要内容这一项，用“命令”，如果标题中没有主要内容，由发令机关加文种组成，一般用“令”。法定公文文种及其选用 1 命令（令）

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法规政策性决定、重大事项决定、机构或人事调整决定、奖惩决定、具体工作决定。在公文中，“决定”和“决议”是近似文种，一定要区分二者的不同。这些不同大致表现在四个方面：形成程序有所不同、内容有所不同、表达方式有所不同、成文日期标写有所不同。法定公文文种及其选用 2 决定

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下方正中标示“第×号” 如：《中华人民共和国国家发展和改革委员会公告》（2004年第5号）。结束语一般用“特此公告”、“现予公告”作结，这是格式化用语。法定公文文种及其选用 3 公告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通、法院等），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。法定公文文种及其选用 4 通告

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。这是一种运用最为广泛、制发比较快捷、受文对象比较多的公文文种。具有作者的广泛性、用途的多样性、使用的频繁性、写作的灵活性等特点。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。法定公文文种及其选用 5 通知

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。通报根据其内容性质和写作目的可分三类： 1.表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：×××省人民政府关于表彰全省村民自治模范县（市、区）的通报。法定公文文种及其选用 6 通报

2．批评性通报。批评事故，正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如：国务院办公厅关于××省××县“3·11”特大爆炸事故情况的通报；××大学关于对杨××等四位同志的批评通报。 3．情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求等。如：××省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报（包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等）。法定公文文种及其选用 6 通报

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