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品质改变世界

公文写作. 主讲人:梁劭夫. 品质改变世界. 公文的分类与特点 公文的格式与结构 法定公文文种及其选用 公文写作的基本要求 公文中常见问题分析 公文的规范处理. 内 容 提 要. 1 . 《 中国共产党机关公文处理条例 》 ( 1996 年 5 月 3 日发布实施) 2 . 《 国家行政机关公文处理办法 》 ( 2001 年 1 月 1 日起施行) 3 . 《 关于实施 ﹙ 国家行政机关公文处理办法 ﹚ 涉及的几个具体问题的处理意见 》 (国办函 〔2001〕1 号) 4 . 《 中华人民共和国保守国家秘密法 》 5 . 《 国务院公文主题词表 》

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  1. 公文写作 主讲人:梁劭夫 品质改变世界

  2. 公文的分类与特点 公文的格式与结构 法定公文文种及其选用 公文写作的基本要求 公文中常见问题分析 公文的规范处理 内 容 提 要

  3. 1.《中国共产党机关公文处理条例》(1996年5月3日发布实施)1.《中国共产党机关公文处理条例》(1996年5月3日发布实施) 2.《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行) 3.《关于实施﹙国家行政机关公文处理办法﹚涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号) 4.《中华人民共和国保守国家秘密法》 5.《国务院公文主题词表》 6.《国家行政机关公文格式》 机关公文写作与处理的主要法律法规依据

  4. 公文的分类与特点 1 公文的含义 • 基本含义:办理公务的文书,为了工作的需要而产生。受命性、实用性、时限性、定向性、综合性。 • 基本性质:法定效力 • 规范体式 • 公文是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有法定效力和规范体式的文书。

  5. 公文的分类与特点 1 公文的含义 • 广义公文:种类繁多,素无定目 • 狭义公文:国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文;此两类9同9异,共18个文种;由于其在党和国家的公文管理法规中有明确规定,故学界称为法定公文。

  6. 公文的分类与特点 2 公文的分类 《国家行政机关公文处理办法》将现在实行的行政公文主要种类规定为13种: 1.命令(令);2.决定;3.公告;4.通告; 5.通知;6.通报;7.议案;8.报告;9.请示; 10.批复;11.函;12.意见;13.会议纪要。

  7. 公文的分类与特点 2 公文的分类 《中国共产党机关公文处理条例》中规定现行的党的机关公文的主要文种有14种,它们是: 1.决议;2.决定;3.指示;4.意见;5.通知; 6.通报;7.公报;8.报告;9.请示;10.批复; 11.条例;12.规定;13.函;14.会议纪要。

  8. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按性质划分: • 规定性公文:规定、规则、办法、意见 • 指导性公文:指示、批复、通知 • 公布性公文:布告、公告、通告、通报 • 商洽性公文:函 • 计划性公文:规划、计划、方案、要点 • 证明性公文:介绍信、证明信

  9. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按传递方向和行文关系划分: • 上行文:下级对上级,如请示、报告 • 平行文:同级或无隶属关系机关之间,如函、 • 通知、议案、会议纪要 • 下行文:上级对下级,如命令(令)、决定、 • 决议、布告(公告、通告)、通知、 • 通报、批复、指示、函、会议纪要

  10. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按秘密程度划分: • 绝密:涉及重要秘密,泄露会使国家或企事业 • 单位的安全和利益遭受特别严重的损害 • 机密:涉及重要秘密,泄露会使安全和利益遭受 • 严重损害 • 秘密:涉及一般秘密,泄露全使安全和利益遭受 • 损害

  11. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按紧急程度划分: • 特急:内容特别重大,情况特别紧急, • 需要迅速传递办理 • 加急:内容很重要,情况很紧急, • 需要马上传递办理 • 平急:内容比较重要,情况比较紧急, • 应该及时传递办理

  12. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按信息表达形式划分: • 文件式:公文的主要形式,如通知、请示、报告 • 表格式:更为直观,有利于简化手续,如呈报表、 • 审批表等;常作为附件 • 图形式:主要以图形为信息表达形式

  13. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按载体材料划分: • 纸质公文:以各种纸张、纸板为载体; • 磁介质公文:以磁盘、光盘等磁性材料为载体; • 感光介质:以胶片、录象带等感光材料为载体; • 电子公文:在计算机系统中形成、处理、传输和 存储的电子文件,即OA(Offce Automation),办公自动化。

  14. 公文的分类与特点 2 公文的分类 按制发机关的不同性质划分: 行政公文、党务公文、法规文书、外交文书、 司法文书、计划文书、军事文书 按来源划分: 收进公文、外发公文、内部公文

  15. 公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 政治性: • 公文是党政机关进行政治及其他公务活动的工具和载体,是公文制作者意志、意图的体现;公文往往是一种公权力、公信力的象征,代表发文机关的权威。 • 因此,公文是观点鲜明的文体,是严肃郑重的文体,是有着充分权威的文体,是为统治阶级服务的,具有鲜明的政治性。

  16. 公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 可靠性: • 公文涉及的事实以及所引用的材料和数据,必须真实可靠,不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据,确保材料的可靠性。内容真实、准确,这是公文写作最基本的原则。

  17. 公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 实用性: • 公文是用来处理公务的文书,必须根据现实需要,针对实际问题而制发,有着明确的写作目的。 • 国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中,对此提出的要求是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义,形式主义和文牍主义……行文要少而精,注重效用”。

  18. 公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 时效性(时间性): • 公文所针对的问题,总是存在于特定的时间范围之内,一旦时过境迁,公文的实用价值也会随之丧失。所以,公文的写作、传递和办理,都要求迅速及时。

  19. 公文的分类与特点 3 公文的主要特点 • 规范性: • 公文具有自身特有的办理程序和写作格式。 • 中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外,多数常用文种在结构、用语等方面,也有着约定俗成的程式。

  20. 三大组成部分之一:眉首 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置:公文首页红色反线(宽度同版心)以上; • 组成要素:发文机关标识、份数序号(份号)、秘密等级(密级)、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人。

  21. 三大组成部分之二:主体 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置: • 红色反线(不含)以下 • 到主题词以上(不含); • 组成要素: • 公文标题、主送机关、 • 正文、附件、成文日期、 • 印章、附注等; 公文主体

  22. 三大组成部分之三:文尾 公文的格式与结构 1 公文的格式 • 位置: • 主题词以下; • 组成要素: • 主题词、抄送机关、 • 印发机关和印发时间等; • 注意:文尾各要素之下均加一条反线,宽度同版心。 公文文尾

  23. (1)发文机关标识 即“红头”,一般由“发文机关名称+文件”组成,如: 国务院文件 中共湖南省委文件 特定类型可只标识发文机关全称或规范化简称,如: 湖南省人民政府(湘政函〔2009〕125号) 注意: 1.发文机关名称必须使用全称或规范化简称; 2.几个机关联合发文,要把参与发文的机关都排上,主办机关排列在前,其它机关依次在下方整齐对应排列,机关名称后的“文件”二字上下居中排布。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  24. (2)份数序号(份号) 党的公文称份号,即同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号。 用法: 行政公文里要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号。 党的公文要求“秘密”以上公文应当标明份号。 格式: 份号要用阿拉伯数码标识,可编虚位,如:0000126。 份号的位置在公文首页版心的左上角第一行,顶格标识。 注意:份号不是每篇公文都要标识,它一般只适用于“绝密”和“机密”级公文,目的在于便于管理,以防遗失和泄密。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  25. (3)秘密等级 用3号黑体顶格标在公文首页版心右上角第一行,两字之间空一字。 具体要求: 秘密等级后面需要标明保密期限,超过时限将自动解除秘密。 保密期限根据实际情况而确定,一般分为一年以内、一年及一年以上、长期、期限不做标注。期限不做标注一般按保密期限20年认定。 注意:如无保密内容,不得标注此项,以免给工作增添麻烦。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  26. (4)紧急程度 用3号黑体字顶格标注在首页右上角第一行,两字之间空一字。 具体要求:如同时标识秘密等级和保密期限,秘密等级和保密期限位置不变,紧急程度下移一行,即顶格标识在公文版心右上角第二行,即秘密等级的下方。党的公文未具体规定标注位置。 注意:不是事关重大、需要紧急办理的公文,不得标注此项。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  27. (5)发文字号(发文编号、发文号) 由发文机关代字+年份(发文年度)+序号(发文顺序号或编号)三部分组成。如国发﹝2003﹞1号,代表国务院2003年第1号发文。 机关代字是发文机关名称的极度简缩。机关代字后标注“发”字,是代表对外发文,并非专指向下行文。而向上行文则可用“字”字,可用“发”字,还可用“文”字;也可都不用,把“字”、“发”、“文”省掉。 年份就是发文当年的年度,用阿拉伯数字写全,不能缩写。 行政公文的年份加六角括号〔〕,不得用圆括号或别的括号。 序号是机关发文的流水号,当年所发的第一份公文是1号,以后2号、3号依次顺排即可。除命令(令)外,其它公文的序号前不必加“第”字,数字前面也不加“0” 。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  28. (6)签发人 “签发人”即签发文件人的姓名,是公文发出部门的主要责任人。 公文必须经党委或行政负责人审批签发。 具体位置:发文机关标识下方右侧,发文字号右边,其位置必须与发文字号同处一行。 格式:“签发人”三字用3号仿宋体,后加全角冒号;签发人姓名用3号楷体字,右空一字。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第一行,其他签发人姓名排在主办单位签发人姓名之下的第二行或第三行,发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 注意:只有上报的公文才需要标注签发人。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  29. (7)公文标题 位于间隔横线下方空2行处,居中排列,与主送机关之间距离亦空出一行。字号用2号小标宋体,可分一行或多行居中排布,折行时要注意做到词意完整。 标题通式:发文机关名称+关于+公文主要内容(公文主题)+的+文种 发文机关名称—有时可以省略;如:关于开展国家公务员培训的通知 公文主要内容—作出准确简要的概括;防止不明确、不简练、不合格 文种—应准确标注,不能随意省略。 注意:公文标题中除法规、规章名称加书名号(或引号)外,一般不用标点符号。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  30. (8)主送机关(内发可省略) 主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于公文标题下方空一行处,顶格排印,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关与正文都用3号仿宋字体。 下行文的主送机关可以有若干个,排列时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。 向上级机关行文,特别是上行文中的请示,一般只能写一个主送机关。如需其它相关的上级机关阅知,可以抄送。 注意:主送机关有若干个时要排列,须注意逻辑关系。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  31. (9) 正文 正文是公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。 正文的每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行,标点不单独另起一行。用3号仿宋字体,每行28字,每页22行。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  32. (10)附件 附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料。 公文如有附件,应在正文之后,机关署名或成文时间之前,注明附件顺序和名称。标注的位置在正文下一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字,后标全角冒号和名称,如“附件:XXXXXX”;附件如有序号,在阿拉伯数字后面加圆点,如“附件:1.XXXXXX”。附件名称后不加标点符号。 附件应置于正文之后、版尾之前,与文件装订在一起。装订时,应在附件左上角第1行用3号仿宋字体顶格标识“附件”两字,有序号时标识序号(例如,附件1),下空一行用2号小标宋体字标识附件名称。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  33. (11)成文时间: 成文日期要写年、月、日,不得简写,行政公文必须用汉字书写,党的公文可用阿拉伯数字。“零”标识为“0”,不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“o”代替。 成文日期标注在公文“落款”下,如无落款,可直接写在正文右下方,首字靠右空出4个字格。成文日期与落款要上下对称,年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字。正文与落款之间应有二三行间距。 注意:会议通过的重要公文,如决议、决定以及条例、规定等法规性文体,成文日期不在文后,而是加括号标注于标题下方居中位置。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  34. (11)印章 是公文制发机关对公文生效负责的凭证。公文盖印的依据是领导人的签发字样,未经领导人签发的公文不得用印。 一般的用印方法是:骑年压月,上大下小。 注意:当公文排版后,最后一页所余空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不能采取标识“此页无正文”的方法解决,以防弄虚作假。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  35. (13)附注(注释) 定义:用以对文中某些内容事项进行解释说明的格式项目。 公文如有附注(党的公文此项称为“印发传达范围”,即“此件发至xx级”,对文件发送范围和阅读对象的限定),加圆括号标注于成文日期下一行,居左空两字用3号仿宋字体标注。如:(文中所用数字均为国家统计局公布的2007年统计数字) 按照新《办法》规定,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  36. (14)主题词<1> 主题词要能反映公文的主要内容和文种,一份文件的标引,除类别词外不超过5个主题词。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空一字,即空一格,不能用标点符号。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  37. (14)主题词<2> 编制主题词的原则与做法是: 1.一份公文的主题词一般以3至5个为宜,最多不超过7个,最后一个主题词一般都是表示文种的。 2.主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。 3.动词不可单独使用,应与相关的词结合成名词性词组。 4.主题词与公文标题关系十分密切,但“类别词”通常不在公文标题文字之中。 5.标引地名、人名时,尽量使用全称。 6.一份文件如有两个以上的主题内容,应先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。 7.标引主题词要准确、全面,要注意选词的一致性。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  38. (15)抄送机关 定义:主送机关之外的其它需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。 抄送机关名称标注于主题词下方,印制版记上方。左空一字用3号仿宋字体标识“抄送”两字,后标全角冒号,其上下各印一条隔离线;回行时与冒号后抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号,抄送机关之间用顿号或逗号隔开。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  39. (16)印发机关和印发时间(印制版记) 印发机关和印发时间位于公文末页下端,即位于抄送之下占一行位置,用3号仿宋字体标识,印发机关左空一字,印发时间右空一字。印刷份数,是文件印制的数量标记,一般写作“(共印XX份)”,其位置在结尾栏下的右侧,印发日期的下面。 印发时间应晚于成文时间,一般以公文复印的日期为准,用阿拉伯数码标识。。 版记和各项之间,均加一条反线,宽度同版心。 注意:行政公文和党的公文还都规定了公文的用纸规格:一般采用长297毫米,宽210毫米的国际标准A4型。 公文的格式与结构 1 公文的格式

  40. 文 的 格 式 示 例 公文首页、末页版式示例

  41. 文 的 格 式 示 例 上报公文首页版式

  42. 文 的 格 式 示 例 联合行文末尾版式1

  43. 文 的 格 式 示 例 联合行文末尾版式2

  44. 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。类别有:公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。类别有:公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。 两个名称的使用有这样的规律:如果标题中有主要内容这一项,用“命令”,如果标题中没有主要内容,由发令机关加文种组成,一般用“令”。 法定公文文种及其选用 1 命令(令)

  45. 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为:法规政策性决定、重大事项决定、机构或人事调整决定、奖惩决定、具体工作决定。 在公文中,“决定”和“决议”是近似文种,一定要区分二者的不同。这些不同大致表现在四个方面:形成程序有所不同、内容有所不同、表达方式有所不同、成文日期标写有所不同。 法定公文文种及其选用 2 决定

  46. 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高(多为省、部级以上机关)。发布的方式一般不张贴,而是通过通讯社、电台、报刊等进行发布。公告一般不用公文的常规发文字号,而是在标题下方正中标示“第×号” 如:《中华人民共和国国家发展和改革委员会公告》(2004年第5号)。结束语一般用“特此公告”、“现予公告”作结,这是格式化用语。 法定公文文种及其选用 3 公告

  47. 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小,各种机关单位都可以发布通告,内容有时具有专门性(如银行、交通、法院等),事项可以一般化。发布方式多种多样,可张贴,也可以报刊、电台发布。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小,各种机关单位都可以发布通告,内容有时具有专门性(如银行、交通、法院等),事项可以一般化。发布方式多种多样,可张贴,也可以报刊、电台发布。 法定公文文种及其选用 4 通告

  48. 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员等。这是一种运用最为广泛、制发比较快捷、受文对象比较多的公文文种。具有作者的广泛性、用途的多样性、使用的频繁性、写作的灵活性等特点。 通知属发布、知照文告,针对的对象有特定范围,一般是限于有关单位有关人员,所以叫它“限知性”公文。它的发布方式,多是内部印发张贴,有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。 法定公文文种及其选用 5 通知

  49. 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用,属于限知性公文。 通报根据其内容性质和写作目的可分三类: 1.表彰性通报。表扬好人好事的,正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容;表扬先进典型、介绍先进经验的,正文应包括事迹、经验、决定等内容。如:×××省人民政府关于表彰全省村民自治模范县(市、区)的通报。 法定公文文种及其选用 6 通报

  50. 2.批评性通报。批评事故,正文要包括事实经过、原因、责任人的处理、吸取教训及防止办法等。批评坏典型的通报,要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般要有附件。如:国务院办公厅关于××省××县“3·11”特大爆炸事故情况的通报;××大学关于对杨××等四位同志的批评通报。 3.情况通报。传达重要情况和要求各机关知道的事项。以情况为主,可以有分析、提要求等。如:××省人民政府关于人大代表建议政协提案办理情况的通报(包括提案总体情况、已办情况、未办的怎么办等)。 法定公文文种及其选用 6 通报

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