Содержание

1. Docsvision 5Система управления документами и бизнес-процессамиПриложение «Управление документами»

2. Содержание • Назначение приложения • Интерфейс рабочего места • Папки приложения • Карточки документов • Поиск по документам • Основные действия с документами • Согласование документов • Работа с заданиями • Контроль исполнения • Жизненный цикл документов • «Мои папки» • Расширение возможностей

3. Назначение и место в системе Docsvision • Часть системы Docsvision • Основа для специализированных приложений • Средство повседневной работы • Любые предприятия/организации • Основные действия с любыми электронными документами: • Хранение • Классификация • Разграничение доступа • Изменение • Поиск • Согласование – утверждение • Ознакомление • Электронная подпись • Работа с заданиями • Готовое решение • Быстрое внедрение • Дальнейшее развитие

4. Интерфейс рабочего места Лента с кнопками действий Дерево папок Область просмотра содержимого папки

5. Папки приложения • Упорядоченное хранение • Поиск • Быстрый доступ

6. Структура папок в Управлении документами • Настроена типовая структура папок • по наименованиям документов • по направлениям деятельности

7. Представления – настраиваемые таблицы с информацией одокументах • Возможности пользователя при работе с представлениями • Выбор используемого представления • Отображаемые атрибуты • Ширина и порядок колонок • Сортировка • Группировка • Фильтрация • Экспорт данных в Excel

8. Карточки документов

9. Карточка – это специальный объект, где хранится файл документа и все основные сведения о нем • Информация сгруппирована по вкладкам • Набор вкладок и полей зависит от вида документа • Основные вкладки: • Регистрация • Файлы • Версии • Задания • Ссылки • Категории • История

10. Виды документов Настроены карточки основных видов документов: • Организационно–распорядительные • Инструкция • Положение • План • Приказ • Протокол • Корреспонденция • Входящая • Исходящая • Внутренняя • Договорные документы • Договор • Акт • Дополнительное соглашение • Приложение • Произвольный документ • Файл

11. Поиск по документам • Поиск по представлению • Полнотекстовый поиск • Поиск по атрибутам карточек

12. Поиск по представлению - поиск по таблице с документами в области просмотра

13. Полнотекстовый поиск- поиск по всем полям карточки и тексту документов

14. Поиск по атрибутам документов - через готовые поисковые запросы

15. Основные действия с документами

16. Создание документов • Добавить файлы: • с помощью контекстного меню на закладке Файлы • перетаскивание с помощью мыши (drag-and-drop) Текст файла можно посмотреть в карточке • Создать карточку: • кнопка на ленте действий • контекстное меню Заполнить необходимые поля

17. Подписание Подписать документ История подписаний доступна в журнале подписей • 3 вида подписей • простая • усиленная • усиленная квалифицированная

18. Создание заданий Быстрая отправка сообщения Отправить документ по электронной почте По документу можно назначать разные виды заданий

19. Согласование документов

20. Отправка документа на согласование Отправить документ на согласование Отправленные задания Добавить согласующих сотрудников Интеграция с системой коммуникаций Microsoft Lync Статус сотрудника в Lync

21. Согласование Посмотреть ход согласования Задание согласующему Посмотреть документ Принять участие в согласовании Посмотреть текст документа

22. Работа с заданиями

23. Создание заданий Создать задание Отправить задание исполнителю

24. Исполнение заданий Исполнитель получает задание • Возможности исполнителя при работе с заданиями • Взять в работу • Делегировать • Выдать подчиненное задание • Завершить • Вернуть автору • Установить напоминание о задании Для завершения работы нужно ввести текст отчета на закладке Ход исполнения и нажать кнопку «Завершить»

25. Личные папки – это рабочее место пользователя Новые задания Срок исполнения истек или истекает через ≤ 3 дня Задания, взятые в работу Делегированные задания Выданные мной задания Задания, где я - контролер Папка для поиска задания Все документы, с которыми я работал Документы в соответствии с ролью пользователя Через эти папки пользователь может увидеть все свои задания и документы Папка для поиска документов

26. Контроль исполнения

27. Контроль исполнения своих заданий Контроль исполнения своих заданий в папках Я - Автор и Я - Контролер Подробная информация по заданиям в карточке документа

28. Отчеты - общая проверка исполнения заданий по всем сотрудникам организации Настроены отчеты заданиям и заданиям за период Сохранить данные в виде отчета

29. Жизненный цикл документов

30. Жизненный цикл Переход по этапам обработки = изменение состояний • Изменение вида карточек • Изменение доступных действий • Изменение прав доступа

31. Изменение вида карточки Инструкция в состоянии «На утверждении» • Открывается на закладке «Файл» • Область для утверждения • Вид ленты действий Инструкция в состоянии «Действует» • Открывается на закладке «Регистрация» • Вид ленты действий и доступные команды

32. «Мои папки» – панель быстрого доступа к папкам Папка «Последние» • Документы, с которыми недавно работали «Папка Избранное» • Для быстрого доступа к часто используемым документам Можно добавить ссылки на другие папки

33. Расширение возможностейприложенияв различных редакциях Docsvision • Базовая редакция • Структура папок • Представления • Поисковые запросы • Ролевая модель • Настройки Навигатора • Расширенная редакция • Новые виды карточек • Внешний вид карточек • Жизненный цикл карточек • Бизнес-процессы • Расширенные отчеты

34. Спасибо за внимание! +7 (812) 335-35-15 +7 (812) 335-35-32 «ДоксВижн» 199155, Санкт-Петербург, наб. р. Смоленки, д. 33  info@docsvision.com www.docsvision.com