Hivatalos levelek

1. Hivatalos levelek fajtái, formai és tartalmi követelmények

2. Hivatalos levelek fajtái • magánszemélyek között • magánszemély és szervezet között • címzett a magánszemély • tájékoztatás, értesítés, határozat, igazolás stb. • címzett a szervezet • kérvény, kérelem, önéletrajz, motivációs levél stb. • szervezet és szervezet között • üzleti levél: ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés, reklamáció stb, • szerződések, megállapodások • kapcsolattartási (udvariassági) levelek: meghívó, köszönő, köszöntő, sajnálatot kifejező levél stb. • szervezeten belüli kommunikáció: belső iratok • jelentés, beszámoló, feljegyzés, • jegyzőkönyv, • körlevél stb.

3. Formai tudnivalók A formázási lehetőségek használata üzenetet közvetít a szöveg alkotójáról. A hivatalos iratok elrendezése többnyire valamilyen sablonhoz igazodik: az egyes információk szabványos elhelyezkedése (pl. címzett, tárgy) segíti a gyors tájékozódást. Javasolt az egységes karaktertípus használata (Times New Roman - folyó szöveg, Arial - címek). Szövegrészek kiemelésére félkövér, dőlt stílusú karaktereket használunk. Teljes bekezdések kiemelésére javasolt eszközök: középre igazítás, felsorolás.

4. A formai követelményeket a levelezési hagyományok, szokások mellett különböző szabványok (pl. Műszaki Irányelvek 3495/2-86 sz.) is szabályozzák. A hivatalos levél fő formai részei: • Fejrész • a feladó és a címzett adatai, • postai utasítások (ajánlott, elsőbbségi stb), • keltezés, • irattárazási adatok (pl. iktatószám). • Főrész • tárgy megjelölése, • megszólítás, • a levél szövege. • Záró rész • üdvözlés, elköszönő szó, • aláírás(ok), • melléklet(ek). • Levelet A/4-es (21x29,7 cm) lapon, 1-es sortávval írunk. A helységnevek, postai utasítások, a tárgy és a melléklet szavak aláhúzandók. • Új gondolatokat új bekezdésbe írunk, a lényeges részeket kiemeljük, egységes, nem hivalkodó módon (pl. félkövér, dőlt). Kerülendő a felkiáltójel használata. • A levelet először hosszában, majd keresztbe kell hajtani, így tesszük a borítékba.

5. Levélpapír

6. Boríték 1. Postai mező bélyegek, a bélyegzőlenyomatok és a bérmentesítésre vonatkozó jelölések (pl. DÍJELŐLEGES, POSTASZOLGÁLATI) 2. Feladómező feladó neve, címe 3. Címmező címzett neve, címe

7. Hivatalos levelek fogalmazási szempontjai Az írásbeli kapcsolattartás nyelvezete, stílusa, hangneme alapján is ítéletet alkotnak a szervezet magatartásáról, értékrendjéről, megbízhatóságáról. A levél minősíti az íróját. A hivatalos levél • rövid, tömör, minden lényeges információt tartalmaz • egyértelmű, közérthető, szakszerű, • tárgyilagos, érzelemmentes • udvarias hangvételű • hibátlan helyesírással, nyelvhelyességgel készült Kerüljük • a bonyolult összetett mondatokat • a felkiáltójel használatát • az egyeztetési hibákat • a szóismétlést

8. Levél tartalma Bevezetés: célja a kapcsolatteremtés. Általában a levélírás szükségességének indokát tartalmazza, hivatkozik esetleges korábbi előzményre, kapcsolatra. Tárgyalás: a levél lényege, tárgy kifejtése. Befejezés: gondolatsor lezárása, rövid összefoglalás, kapcsolattartási igény jelzése. A bevezetés és a befejezés nagyjából azonos terjedelmű, többnyire egy pár soros bekezdés. A középrész (tárgyalás) hordozza az érdemi információt. Ezen belül a lényegesebb mondanivalót előbbre helyezzük és hosszabban tárgyaljuk.