學校公文書製作處理實務

1. 學校公文書製作處理實務 講授者：黃癸楠

2. 講授大綱 壹、概說 貳、公文的種類和常用的公文 參、公文處理的三面向 肆、公文的結構、專用語和注意事項 伍、公文撰作的要領 陸、公文印信章戳的認識與用法 柒、擬辦公文常犯的毛病 捌、結語 玖、範例

3. 壹、概說 • Max Webber 的組織理論(層級化、部門化…… 法規主義、文書主義) 公務行政機關行事特性--組織團隊作業、依法行事、需要存證、 --多涉及公共事務、 行使公權力。 (會影響人民的權利義務) 因此需要特別講究格式、程序必需很嚴謹(程序正義) 學校特性雖和行政機關有別，但沿用其公文體制 • 當一日和尚撞一天鐘，既為行政人員就要處理好公文。 • 溝通連繫，辦好公事，完成任務藉良好的公文寫作與處理來完成。 • 工欲善其事，必先利其器。

4. 貳、公文的種類和常用的公文 • 外部公文：令、呈、咨、函、公告 其他 (書函、公示送達、簡便行文表[簡復表]、通知、會議文書…) • 內部公文：簽、報告

5. 處 理 撰 擬 公文書 檔案 管理 參、公文處理的三面向 • 撰擬文稿 • 陳判、會商(處理) • 檔案管理 (程序正義)

6. 肆、公文的結構、專用語和注意事項 • 整體的結構：九個部分 • 機關名稱、文別 • 聯絡方式 • 受文者欄 • 期號 • 速別、密等、解密、保密期限 • 附件欄 • 本文 • 正副本 • 署名、章戳

7. 肆、公文的結構、專用語和注意事項 • 本文結構 • 公告結構-主旨、依據、公告事項(三段活用式) • 公函結構-主旨、說明、辦法(三段活用式) • 條列結構-一、二、三…… • 簡便結構 (單段 )

8. 肆、公文的結構、專用語和注意事項 • 專用語 • 起敘語 • 引敘語 • 稱謂語 • 期望及目的語 • 准駁語

9. 伍、公文撰作的要領 一、基本要求 • 格式正確 • 文字通順 • 簡要易懂 • 條理分明 • 用語適切 • 訴求清楚 二、外觀恪遵固定格式

10. 伍、公文撰作的要領 三、擬稿方式 • 以稿代簽 • 簽稿並陳 • 先簽後稿 四、各種公文 (令、呈、咨、函、公告、書函、公示送達、簽、報告)、公務信、會議文書的寫法。 新聞稿、電子信件

11. 伍、公文撰作的要領 五、下筆前先弄清 1.基本認識-行文立場、行文原因、行文依據、行文目的 2.基本要求-簡、淺、明、確-以達「正確、清晰、簡明、迅 速、整潔、一致、完整、周詳」之要求。 3.基本原則-依據要明確、處理時限要把握、段落要條理分明、 儘量使用語體文 六、用通俗易懂的文字。 七、正確使用「標點符號」。

12. 伍、公文撰作的要領 八、態度要禮貌、得體，用語顧及倫理。 九、精通各種公文的類別、格式、功能、使用時機。 十、主旨要交代全文大要並清楚要求對方做什麼。 十一、辦法具體、明確、直接。

13. 伍、公文撰作的要領 十三、幕僚作業表達在簽稿中： 依據 法令規定 會議決定 上級指示 來文 事實 沿革(經過和背景) 法令適用分析 找出可能的方案並作優缺點分析、比較利弊。 提出具體擬辦事項或可擇方案。

14. 伍、公文撰作的要領 十三、幕僚作業表達在簽稿中： • 完整周全的企劃（參謀作業）。 • 囊括所有可能的狀況和對策。 • 讓首長只說yes或no，或迅速據分析作決定。 • 陳判、會稿、會商、整合、清稿、判行。 • 把握時效，作必要的追踪。 十四、主旨的作法： 1. 精簡扼要敘明全文大要。 2. 50個 字以內。 3. 期望與目的語置本段末句。 4. 是完整句。 5. 以直接對受文者講話的語氣行文。 主旨=是什麼+請您(受文者)做(知道)什麼+期望與目的語 十五、遵守法律統一用字表、法律統一用語表、標點符號用法表

15. 國璽 印 (大印) 機關的章 關防 圖記 戳 便章 職章(小官章) -首長 人的章 簽名(字)章-----首長 職名章-每一位公教人員 陸、公文印信、章戳的認識與用法

16. 簽署及用印 ※用印和簽署準則： 發布令、公告、人事令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀。褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額等蓋機關印信及首長職銜簽字章 。 呈：是上行文，署機關首長全銜、姓名，蓋職章。 上行函：署機關首長全銜、姓名，蓋職章。 平行函：署機關首長簡銜、蓋簽字章。 下行函：署機關首長簡銜、蓋簽字章。 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辨等公文蓋「戳」。 機關首長較長期缺位時由代理首長簽署。 16

17. 簽署及用印 ※用印和簽署準則： 機關首長短期因故不能視事由代理人代行首長職務時，除署首長姓名註明不能視事事由外，加署代行人職銜、姓名於下一行(退半格)並加註「代行」二字。 機關次一級首長基於分層負責授權代上一級首長決行公文時，署首長簡銜、姓名並於次一行退半格附署決行人職務全銜、姓名，加註「決行」二字。 機關一級主管基於分層負責授權代首長決行公文時，署首長簡銜、姓名並於次一行加註「本案依分層負責授權一級主管決行」字樣並加框。 會銜公文併署會銜機關印信及首長簽名章。 機關印信蓋在公文首頁偏右上方空白處，用紅色；首長簽名章、章戳蓋於全文最後一行，左邊和文字排齊，用藍色。 17

18. 柒、擬辦公文常犯的毛病 一、未做好幕僚作業，逕簽請示，令首長不知如何批示，這是典型的懶惰公務員。 • 相關法令未收集、統計資料不蒐集未分析、前案不探究、相關事情不查明、相關單位意見未彙整、未考量相關需辦事宜、未提出擬案。 • 不會相關單位或或會槁後未將不同的意見加以整合就逕陳核判。 二、簽請開會但未附上待討論議題，也不做好準備工作。出席外部會議未研擬本單位意見；會後未將決議簽陳或待辦事項未分交相關單位研辦。 三、錯別字太多、文句不通、數字前後不合，附件欄未填、塗改金額數字或附件未隨附。

19. 柒、擬辦公文常犯的毛病 四、同一單位，承辦人和主管意見不一致，呈現不同的擬議 （按同一單位應只有一個意見；簽是單位簽給首長，不是承辦人簽給首長的。） 五、來文訂有復文交辦期限，卻拖延而不先簡復再續辦。 六、單位收文後推給其他單位，簽來簽去拖延時日，也不直接洽定或立即找上一級主管裁定。 七、開會議程和通知太晚發出，未考慮到傳遞、對方簽辦時間以及對方準備工作致會而難議。也有會議紀錄拖延甚久才簽辦，影響執行或已遺忘。另會議紀錄往往未依格式記載，闕漏不少必要記事。

20. 柒、擬辦公文常犯的毛病 八、會簽未預留各單位蓋章的空間。 （且有承辦人蓋到主管的位置) 九、簽字蓋章即表示同意，不能推說只是知道而已。簽陳如事實陳述不清，引用法條、數字不對而違法令或所簽和事實有間，不要以為首長簽過字，自己就沒事，承辦人仍須負責。 十、附件欄寫為「如文」，是懶惰的寫法。

21. 柒、擬辦公文常犯的毛病 十一、受文者未和正副本欄相對應。 十二、在來文空白處未簡述案情及有無本機關應知、應 辦事項或擬處意見，僅簽「文擬存查」是懶惰不 負責任的作法。 十三、公文中敘及金額數字、數量及人名拆成兩行書 寫或塗改。

22. 捌、結語 • 不是寫漂亮的「公文」，而是辦漂亮的「公事」。 • 必需對『事』作全部的瞭解。 對『法』作完全的掃瞄。 對『理』作邏輯的思考。 對『情』作合理的觀照。 • 四通：事理通；法理通；文理通；情理通。

23. 玖、範 例

24. 印信 公告的標準格式 (完整三段式) ○○○公告 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○○字第○○○○號 主 旨：公告……(扼要簡述公告的緣由、目的和期望) 依 據：…………(引用法令、規章或機關函令) 公告事項： 一、…… (內容要點用簡淺語體文扼要分項條列，務求層次分明， 容易瞭解全貌) 二、……………………………………………………………………… 三、……………………………………………………………………… ○ 長 ○ ○ ○

25. 公告的範例 (完整三段式) 範 例：請擬某縣政府公告要求民眾於規定時間、地點前往注射○○預防針。(五十二年普考) 解題說明：本題是縣政府對民眾的公告，全縣幅員遼闊，縣政府除在縣府門前布告欄張貼公告外，亦可在報上刊登廣告 (若刊登報紙可以不署首長職銜、姓名，不蓋大印。) 又注射預防針用意在杜絕傳染病源，必須全民注射，才符原意。

26. 印信 公告的範例 (完整三段式) ○ ○ 縣政府公告 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○字第○○○○號 主 旨：公告預防流感注射時間、地點，請全體縣民按時前往注射。 公告事項： 一、注射時間：民國○○年○○月○○日起至○○月○○日止。每日上午8時至12時，下午2時至6時。 二、注射地點：本縣內各地衛生所、公立醫院及公共場所臨時注射站。 三、請縣內各級學校主動和該區衛生所接洽時間由醫護人員到校注 射。 縣 長 ○ ○ ○

27. 函的標準格式 (完整三段式) ○○○函 (郵遞區號) 地址：○○市○○路○○號 聯絡方式：(承辦人，電話，傳真，E-mail) (郵遞區號) 地址： 受文者： 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○○字第○○○○號 速 別： 密等及解密條件或保密期限： 附 件：見主旨 主 旨：………… (具體扼要地簡述行文的緣由、目的和期望) 說 明： 一、………… (詳細說明案情的事實、來源、經過、理由、分析優缺點、法規之適用等) 二、……………………………………………………………………………………………… 辦 法： 一、………… (向受文者提出具體的要求和方案) 二、……………………………………………………………………………………………… 正 本： 副 本： ○ 長 ○ ○ ○ 註：公文具有證明性、法律性及作成行政處分書者，右上角應加蓋機關印信。

28. 函的範例 (完整三段式) 範 例：試擬教育部致各縣市政府(教育局)函，請指示所屬各級學校聘任教師應公開、公正辦理，不得有索賄、舞弊情事。(九十二年高考三級考) 解題說明：近年來教師培訓多元化，教師儲備超量，使得有志擔任教職之大學畢業生到處應考，仍謀不到教職，各地也傳出有循私遴用親戚或特權介入之情事，甚至有收取紅包之傳聞。因此教育部通函各縣市(教育局)應公平、公開遴用；這是上對下的提示性下行文。為求無弊最好公開考試、縣市政府人員不出題、不擔任面試主考，且出題應入闈；改卷並應嚴密無疏漏，工作人員之工作過程應有監督機制，不能有任何盲點存在。

29. 函的範例 (完整三段式) 教育部函 (郵遞區號) 地址：台北市中山南路○段○○號 聯絡方式：(承辦人，電話，傳真，E-mail) (郵遞區號) 地址：○○縣○○市○○路○○號 受文者：○○縣政府(教育局) 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○字第○○○○號 速 別： 密等及解密條件或保密期限： 附 件： 主 旨：請指示所屬各級學校遴聘教師應公開、公正辦理，不得有循私、索賄、舞弊等情事發生，以維教育界清譽，並昭公信，請切實照辦。 說 明： 一、近年來因政府培養師資已趨多元化；而且各級學校教師缺額漸少，因此有志擔任教職之年輕人進入學校服務競爭極為激烈。近年來屢傳遴用教師有循私進用親人或收賄舞弊情事發生，造成社會大眾對政府不信任，也影響學校清譽，亟須端正。 二、請轉知各校遴用教師應依公開、公正原則，以公平方式考試進用，學校均不出題、監考、改卷；如辦考試應由客觀學術機構命題並入闈，改卷、運卷、查卷過程均應嚴密不可有疏漏；因此每一過程都應有監督機制，不能有任何盲點出現，俾使考試公正客觀無瑕疪。 部 長 ○ ○ ○

30. 書函的標準格式 (甲式-三段活用式) ○○○書函 (郵遞區號) 地址：○○市○○路○○號 聯絡方式：(承辦人，電話，傳真，E-mail) (郵遞區號) 地址： ○○市○○路○○號 受文者：○○○ 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○○字第○○○○號 速 別： 密等及解密條件或保密期限： 附 件： 主 旨： 說 明： 辦 法： 正 本： 副 本： ○ 長 ○ ○ ○ (或機關條戳) (或○○○ □ [首長名、章] )

31. 書函的標準格式 (乙式-條列式) ○○○書函 (郵遞區號) 地址：○○市○○路○○號 聯絡方式：(承辦人，電話，傳真，E-mail) (郵遞區號) 地址： ○○市○○路○○號 受文者：○○○○○ 發文日期：中華民國○○年○○月○○日 發文字號：(○○)○○○字第○○○○號 速 別： 密等及解密條件或保密期限： 附 件： 一、 ………………………………………………………………………………………… 二、 ………………………………………………………………………………………… 三、 ………………………………………………………………………………………… 正 本： 副 本： ○ ○ ○ (私章) (或機關條戳)

32. 書函舉例 (用機關名義發文、蓋條戳) ○○ 市○○中學書函 (郵遞區號) 地址：台北市○○路○○號 聯絡方式：(承辦人，電話，傳真，E-mail) (郵遞區號) 地址：台北市11656新光路二段30號 受文者：台北市立動物園 發文日期：中華民國86年○○月○○日 發文字號：(86)○○字第○○○○號 速 別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附 件： 主 旨：本校為舉辦戶外生態教學，擬前往 貴園參觀，敬請惠予協助、指導，請 查照惠復。 說 明： 一、本校○年級學生計○○人，訂於○年○月○日前往 貴園參觀，屆時惠請派員導引、解說。 二、本案本校聯絡人：○○○，電話：○○○○○○○○。 ○○市○○中學 (條戳)

33. 會議提案 (報告案格式) ○○○○○○會議提案 提案單位： 編號： 案 由： 說 明： 一、 (述明經過、已辦理情形、發展趨勢或分析比較) 二、 ……………………………………………………………… 三、 ……………………………………………………………… 附 件： 決 定：

34. 報告案範例 (行政機關例行主管會議報告案) 嘉義縣政府主管會報提案 提案單位：消防局 編號：3 案 由：擬訂清明節期間防範山林墓地火災防範措施。請民政局、教育局大力配合。 說 明： 一、清明期間民眾為掃墓方便多會放火燒草以清墓地，掃墓時也都會焚燒紙錢；但部份民眾留下焚燒後紙錢，尚有餘火即行離去，往往釀成火災，不易撲滅。 二、本縣去年即發生3起墓園火災，有3人吸入濃煙窒息，有1人被火灼傷。 辦 法： 一、本局自(93)年3月27日起至4月4日止，為期9日，實施山林及墓地宣導警戒，並於執行墓地警戒勤務時，發放防火水桶供現場民眾使用，以澆熄燒冥紙及鞭炮等火源，以防範林野火災之發生。 二、請民政局督促各鄉(鎮、市)公所在節前一周先行加強清除各公墓週邊雜草，並放置垃圾桶，避免民眾燒草不慎，造成林野火災。 三、請教育局針對各學校加強學生對清明掃墓之防火注意事項及安全觀念，轉告家長小心墓地用火，以防意外災害發生。

35. 會議提案 (討論案格式) ○○○○○○會議提案 提案單位： 編號： 案 由： 說 明：(述明事實、經過、趨勢分析及本案相關各單位對本案之意見) 辦 法： 附 件： 審查意見：(較正式或重要會議，有時會有籌備單位或預備會議，本欄係在正式討論前先交由其所設之專家【幕僚】審查小組會同權責單位詳加討論審查，提出具體建議，供作正式會議採擇) 決 議：

36. 報告案範例 (行政機關例行主管會議報告案) 88年度全國勞工業務主管會報提案 提案單位：桃園縣政府 編號： 案由：建議儘速開辦外籍勞工落地健康檢查，以落實防疫工作及外勞掌握而維社會安全。 說明： 一、國內引進外勞人數已逾30萬餘人，其中本縣外勞5萬餘人。外勞引進對社會治安及公共衛生等均有潛在不利影響，目前國外對外勞引進，分屬不同雇主，於7日內由雇主安排體檢，如果雇主沒有責任感，外勞健檢工作即無法落實。另中央主管機關雖有指定多家醫院負責外勞健檢，但醫院檢驗設備、醫師經驗不齊，健檢工作疏漏時有所聞。且如外勞自知有被遣返之疾病，很可能在健檢未開始前脫逃。此種情況不僅在防疫方面發生嚴重漏洞，更會帶來社會治安問題。 二、實施外勞落地健檢，除可彌補前項缺失外，並具有下述優點： (一) 外勞入境後，集中留住健檢中心，先由健檢中心行政人員建立外勞個人資料(包括外勞姓名、年齡、國籍、引進外勞單位名稱、地址、電話、指紋等) 可作 為以後掌握之依據。 (二) 外勞在健檢中心經過體檢後，發給健檢證明，外勞必須持有健檢中心體檢證 明，雇主方得故僱用，一方面可杜絕外勞逃避健檢、雇主疏於外勞健檢 工作，另方面對全面防疫工作，有莫大功效。 (待續)

37. 報告案範例 (行政機關例行主管會議報告案) (續前頁) (三) 另可利用外勞留住中心期間施以職前教育，讓外勞了解台灣民情、風俗、文化 背景、在台工作期間必須遵守事項，如有違法立即遣返回國，使其知所戒懼， 不僅雇主今後利於管理，對社會治安亦多所助益。 (四) 外勞健檢中心，可利用電腦資料，隨時掌握各引進外勞之單位、外勞健檢屆期 之資訊，通知其至健檢中心複檢，可防止外勞不按期到檢。 辦法： 一、請中央主管機關行政院勞工委員會洽同衛生署於桃園國際機場附近籌設外勞健檢中心，辦理外勞一入境即先檢查，合格始予放行的落地健檢工作。 二、落地健檢費用可由來台工作外勞或由雇主付費。 審查意見：亟有必要，建請行政院勞工委員會參採。 決議：

38. 會議紀錄格式 ○○○○○會議第○○次會議紀錄 (依需要分「普通部分」及「秘密部份」分別記錄) 時 間： 地 點： 出 席： 請 假： 列 席： 缺 席： 主 席： 紀 錄： 報告事項： 一、宣讀上次會議紀錄。 (追認) 決定：備查。 二、………………… 決定：洽悉。 討論事項： 一、………………… 決議：通過。 二、………………… 決議：擱置。 臨時提案： 一、………………… 決定：…………。 二、………………… 決議：…………。 其他事項： (首長提示選舉結果等……) 二種紀錄法： (一) 簡載：只記決議事項。 (二) 詳載：詳載發言過程及決議事項。

39. 行政機關主管會報紀錄範例 ○○縣政府第○○次主管會報 紀錄 時間：中華民國○○年○○月○○日(星期二)上午9時 地點：本府四樓第七會議室 出席：如簽到簿 主席：○縣長 紀錄：林○○ 壹、確認上述會議紀錄、指示及列管事項辦理情形： 決定：紀錄確認。列管事項未完成者請相關處局按時程積極辦理，準時完成。 貳、各單位工作報告(各處局例行性業務之報告) 一、民政處報告 (不涉其他處局之報告事項) (一) 本月11日假本府○○○辦理「宗教團體興辦公益慈善及社會教化事業績 優寺廟表揚暨宗教團體負責人及行政人員」研習會。 (二) 11月4日辦理鄒族生命豆祭活動最後一次協調會，9日在縣府辦理生命豆祭 地方記者會，11日在台北辦理生命豆祭全國記者會。 (三) 10月28日、29日鄒族小勇士登玉山文化尋根活動圓滿完成，參加活動的41 位阿里山鄒族各國小學童中，有35人於29日清晨5點30分登頂成功。 (待續)

40. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) (四) 11月5日輔導阿里山鄉公所辦理鄒族傳統創意美食暨傳統居家服飾比賽。 決定：洽悉。 二、交通局報告 (一) 本局辦理之「○○縣地理資訊系統整體規劃與建置」案預定於8月13日召開 第2次期中報告暨「 ○○縣地理資訊系統推動小組設置要點(草案)」討論， 惠請各處局配合辦理。 (二) 高鐵○○○○站聯外道路164線新增延伸至台一線新開道路工程委託測試及 專案管理(施工監造)兩案已上網公告。 (三) 921特別預算第1期及第2期結餘款續辦工程、重建區震毀道路災修工程，除 嘉149縣3K+200災修工程外，皆已完工。 (四) 002號稿工程案已上網公告公開閱覽。 決定：洽悉。 三、社會處報告：…… (待續)

41. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 參、報告事項：(涉及其他局處之業務報告) 報告案一 提案單位：城鄉發展處 案由：提報「全國市場促銷活動」籌辦情形及內容，請各局處配合辦理。 說明：本府爭取經濟部商業司與本府共同主辦「全國市場促銷活動」，日期訂在本 (11)月28日(星期日)，地點在縣府旁之府會廣場，活動內容有「全國傳統美食 品嚐區」、「老市集老攤位回味展」、「互動遊戲區」、「商業司所輔導全國 76個示範市集特產展售」以及舞台活動區，並且設有「○○縣縣政專區」， 全部經費由經濟部負責支應，屆時經濟部長預定來○○參加開幕。亦請各局處 派員參加活動共襄盛舉，以增加熱鬧氣氛。 辦法：請計畫處負責規劃「縣政專區」展場。 決定：洽悉。請相關單位全力配合辦理，並鼓勵同仁參加。 報告案二 提案單位：計畫處 案由：提報「國慶煙火施放活動」籌辦情形，請各任務組就分得任務切實辦理。 說明：有關「2004國慶煙火在○○」活動之籌備工作已建置完成，請各任務組將各 工作細項、人力需求配置分配狀況(如【附表】)，請各單位分工訂定工作細項 及工作時程，於本年9月17日中午前送計畫處彙整。 (待續)

42. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 【附表】 (待續)

43. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) (待續)

44. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 決定：洽悉。請各任務組照辦。 (待續)

45. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 肆、討論事項： 討論案一 提案單位：副縣長 案由：中央擬配合世運會在高雄舉行，為吸引觀眾來台觀光，提高臺灣在世界的世名 度，特辦理「二○○八臺灣博覽會」，指定本縣為輔助展場，茲將本府應配合 辦理事項，提請討論。 說明： 一、行政院「二○○八臺灣博覽會」訂於2008年5月至9月舉辦，活動主題為「科 技最前線，文明新視野」，活動場地主展場為桃園縣的高鐵青埔站及台南縣的 高鐵沙崙站，輔助展場為本縣故宮南院預定地。 二、行政院將訂定專法「臺灣博覽會條例」以加速本案之執行，並依該條例成立 「博覽會法人」負責執行推動各項工作。各主輔展場所在之地方政府須配合協 助活動之推動。 三、謹檢附本活動說明資料，及本府各單位應配合事項如【附件】。 擬辦：討論定案後請各單位依表列分工，配合活動推動時程辦理。 決議： 一、請各負責局處依分工表研擬細部計畫，包括工作構想計畫、工作細項、工作 期程、各期經費需求及來源。 二、請各處局擬訂計畫時程，並配合故宮南院規劃內容及進程。 (待續)

46. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 三、因環境影響評估恐較耗時，請環保局特別注意協助各項建設之評估作業時程 及基本資料之提供。 四、請交通局把握高鐵車站至故宮南院間五十米聯絡道路建設進程。如能提前進 行徵收土地，請儘量提前辦理。 討論案二 提案單位：城鄉發展處 案由：為河川區域內建築用地未辦理使用分區調整變更為河川區，恐造成建照誤發， 擬請地政處儘速辦理分區調整，並將調整結果明載於土地登記簿，提請討論。 說明： 一、依「非都市土地使用分區調整作業要點」規定，非都市土地使用分區調整作 業應於89年8月1日完成公告作業，後因民眾陳情，本府於89年8月11日(89)府 用字第92154號函撤銷公告在案，致甚多河川區域建築用地之土地謄本未記載 河川管制事項。 二、本縣境內尚有甚多都市計畫內及非都市土地之建築用地在河川區域內，加以 2、30年前公告之河川圖籍未訂椿、未分割與仍有未經過整理之地籍資料查對 困難，如件件會水利單位、事實做不到，也會耽擱發照時間，引發民怨，因此 易造成誤發執照。 三、請重視此問題，否則造成誤發執照，水利、地政、都計單位均應負起 (待續)

47. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 責任，不可一眛歸責建管單位。 辦法：為避免建築許可爭議及誤發而造成民怨，惠請地政處擬定計畫及時程及河川區 域內之建築用地辦理用地分區調整變更為河川區，並在土地登記謄本上記載河 川管制事項。 決議：照案通過。 伍、臨時動議 提案單位：計畫處 案由：報告「2004國慶煙火在○○」規劃情形，提請討論。 決定： 一、擬成立2004國慶煙火在○○ 之籌備小組，由縣長擔任召集人，副縣長與祕書 長為副召集人，計畫處洪主任為執行祕書，觀光旅遊局副局長為副執行祕書。 因時間緊迫，各局處應全體總動員，發揮團隊精神，全力配合。 二、各組應積極辦理之重點事項如下，請儘速與相關單位討論規劃：(一) 觀賞區的規劃除原定4個平地區域外，縣治內辦公大樓頂樓應納入規劃。 (二) 停車場與交通動線之規劃，請警察局、交通局積極辦理。 (三) 週邊活動之規劃，請文化處積極辦理。 (四) 請觀光旅遊局召集鄰近觀光飯店、民宿業者組成小組共同規劃套 (待續)

48. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) 裝旅遊路線及推薦旅館及民宿。 (五) 請公車處研議規劃停車場至觀察區接駁車之路線及進出管理。 (六) 救護車動線務應規劃獨立路線並作管制，俾交通暢順，不影響醫療救護 工作及緊急進出。 (七) 請各單位思考藉活動結合商機，安排攤商進駐，增加縣庫收入。 三、籌備工作之分組與負責單位： (一) 交通管制組-交通局/警察局/公車處。負責單位：警察局。(二) 活動策劃組-文化處/社會處。負責單位：文化處。 (三) 宣傳行銷組-行政處/計畫處。負責單位：行政處。 (四) 場地協調組-地政處。 負責單位：地政處。 (五) 企業募款組-工策會/財稅局。負責單位： 財稅局。 (六) 醫療服務組-衛生處。負責單位：衛生處。 (七) 環境清潔組-環保局。負責單位：環保局。 (八) 觀光旅遊組-觀光局/農業處。負責單位：觀光局。 (九) 接待公關組-民政處/蘇祕書/人力所/文化基金會。負責單位：民政處。 (十) 後勤服務組-行政室/教育處/工務處/城鄉處/民政處。負責單位：工務處。 (十一) 財務核銷組-主計處/發包中心。負責單位：主計處。 (待續)

49. 行政機關主管會報紀錄範例 (續前頁) (十二) 危機防制組-消防局/衛生處/警察局。負責單位：消防局。 (十三) 眷屬接待組-人事處/政風處。負責單位。人事處。 (十四) 管考協調組-計畫處。負責單位：計畫處。 四、9月6日將召集第1次管考會議，請各組在本週五中午前，依工作分工將籌備事 項之規劃報告送計畫室彙整，以利會議中進行討論。 陸、縣長指示 一、本府辦理小型工程數量極多，請各局處儘量自行設計，避免委外辦理，以節 省經費並縮短時程。(辦理單位：各局處) 二、各局處安排規劃設計案之簡報時，請局處主管、科長及承辦人務必事先充份 全盤瞭解，做好完全幕僚工作，處理到可行階段才安排簡報。以利選擇優秀的 規劃設計案，創造高品質的公共建設。(辦理單位：各局處) 柒、散會。

50. 簽的標準格式 (甲式) 簽 於(機關或單位) 主 旨：……………………………………………………………………………… 說 明：……………………………………………………………………………… 一、……………………………………………………………………………… 二、……………………………………………………………………………… 擬 辦：……………………………………………………………………………… 一、……………………………………………………………………………… 二、……………………………………………………………………………… 敬陳 鑒核 職○○○(簽名或蓋職名章)敬陳 年 月 日 註：這種簽是機關內部簽辦案件時所用，簽末不敘明上某長官的字樣。 有時較簡單的事情，就省去分段，而簡化得近乎便簽了。