บทที่ 5

1. บทที่ 5 การจัดองค์การ (Organizing)

2. การจัดองค์การ • ความหมายของการจัดองค์การ • กระบวนการจัดองค์การ • เครื่องมือที่ใช้ในการจัดองค์การ • หลักและแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดองค์กร • การจัดกลุ่มงาน • กระบวนการมอบหมายงาน • การรวมอำนาจกับการกระจายอำนาจ • ขั้นตอนการจัดองค์การกับหน้าที่การจัดการอื่นๆ

3. ความหมายของการจัดองค์การความหมายของการจัดองค์การ

4. ความหมายของการจัดองค์การความหมายของการจัดองค์การ การจัดองค์การ คือ การจัดระเบียบกิจกรรมให้เป็นกลุ่มก้อนเข้ารูป และการมอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของงานที่ตั้งไว้ การจัดองค์การจะเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับการจัดระเบียบความรับผิดชอบต่างๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทุกคนต่างฝ่ายต่างทราบว่า ใครต้องทำอะไรบ้าง และใครหรือกิจกรรมใดต้องสัมพันธ์กับฝ่ายอื่นๆ อย่างไรบ้าง

5. ความหมายของการจัดองค์การความหมายของการจัดองค์การ • การจัดกลุ่มงานต่างๆ เป็นตำแหน่งงานในองค์การ • การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา • การกำหนดความสัมพันธ์ขึ้นระหว่างตำแหน่งงานต่างๆ ภายในโครงสร้างเพื่อให้สามารถประสานงานกันได้ตลอดเวลา “การจัดองค์การที่ดีจะช่วยให้ การจัดการมีประสิทธิภาพได้”

6. กระบวนการจัดองค์การ

7. ขั้นตอนของกระบวนการจัดองค์การขั้นตอนของกระบวนการจัดองค์การ • การจัดโครงสร้างงาน • การจัดโครงสร้างอำนาจหน้าที่ • การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดกลุ่มงานและ โครงสร้างตำแหน่งงาน + การมอบหมาย อำนาจหน้าที่ = การจัดความสัมพันธ์ เป็นโครงสร้างองค์การ

8. ลำดับการจัดองค์การ 1) จุดเริ่มต้น / ผู้บริหารระดับสูงในส่วนกลาง ทำการจัดงานเป็นกลุ่มๆ ผู้จัดการใหญ่ กิจกรรมทั้งหมด ผู้จัดการฝ่ายการตลาด กิจกรรมด้าน การตลาดทั้งหมด ผู้จัดการฝ่ายการเงิน กิจกรรมด้าน การเงินทั้งหมด ผู้จัดการฝ่ายการผลิต กิจกรรมด้าน การผลิตทั้งหมด

9. ลำดับการจัดองค์การ 2) ผู้บริหารระดับกลาง ทำการจัดแบ่งกิจกรรมที่รับผิดชอบให้กระจายออกไป 3) จัดแบ่งงานออกเป็นตำแหน่งและมีการมอบหมายผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ ผู้จัดการฝ่ายการตลาด กิจกรรมด้านการตลาด หัวหน้าส่วน งานโฆษณา หัวหน้าส่วน งานขาย หัวหน้าส่วน งานจัดซื้อ พนักงานขาย 1 2 3 4

10. เครื่องมือที่ใช้ในการจัดองค์การเครื่องมือที่ใช้ในการจัดองค์การ

11. เครื่องมือที่ใช้ในการจัดองค์การเครื่องมือที่ใช้ในการจัดองค์การ • ผังโครงสร้างองค์กร (Organization Charts) • คำบรรยายงาน (Job Descriptions) • คู่มือองค์การ (Organization Manuals)

12. ผังโครงสร้างองค์การ (Organization Charts) หมายถึง แผนผังที่แสดงถึงกลุ่มตำแหน่งงานที่ซึงรวมกลุ่มเป็นสายการบังคับบัญชา โดยมีการแบ่งกลุ่มแบ่งระดับ โครงสร้างองค์การที่มีการจัดขึ้นอย่างถูกต้อง โดยมีการจัดตำแหน่ง (หรือที่เรียกกันว่า “กล่อง”) ชัดเจน มีสายการบังคับบัญชาที่แน่นอน และมีชื่อตำแหน่งระบุไว้ Managing Director Marketing Mgr. Finance Mgr. Production Mgr.

13. ข้อมูลด้านการจัดการที่ได้จากผังโครงสร้างองค์การข้อมูลด้านการจัดการที่ได้จากผังโครงสร้างองค์การ • การแบ่งงาน (Division of Work) • สายการบังคับบัญชา (Chain of Command) • ชนิดของงานที่ทำ (Type of Work Performed) • การจัดกลุ่มงาน (Grouping of Work) • ระดับการจัดการ

14. คำบรรยายงาน(Job Descriptions) คือ ข้อความเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน โดยมีการระบุถึง 1) ความรับผิดชอบ 2) อำนาจหน้าที่ 3) ภารกิจ 4) ความสัมพันธ์ที่มีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บังคับบัญชา 5) มาตรฐานการปฏิบัติงาน

15. คู่มือองค์การ (Organization Manuals) คือ คู่มือที่บอกถึงข้อมูลที่สำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานต่างๆ ขององค์การนั้นแม้จะไม่มีกำหนดแน่นอน แต่ส่วนใหญ่ในทางปฏิบัติ คู่มือองค์การที่ดีจะประกอบด้วย 1) นโยบายต่างๆ ที่ใช้อยู่ในองค์การ 2) แนวความคิดกว้างๆ เกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานขององค์กร 3) ผังโครงสร้างองค์การ 4) ข้อความเกี่ยวกับจุดมุ่งหมายขององค์กร 5) ขอบเขตหน้าที่งานของหน่วยงานหลักในองค์การ

16. ประเภทของโครงสร้างองค์การประเภทของโครงสร้างองค์การ • องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization) • องค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) Managing Director Marketing Mgr. Finance Mgr. Production Mgr.

17. สร้างความพอใจทางสังคมให้สมาชิกสร้างความพอใจทางสังคมให้สมาชิก เป็นเครื่องช่วยให้การติดต่อสื่อสารดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว เป็นสื่อสำหรับการส่งข่าวสารข้อมูลที่อยู่นอกเหนือการบันทึกที่ทำเป็นทางการ ก่อให้เกิดการระแวงสงสัยและโจมตีกัน เปิดโอกาสให้เกิดการสร้างและกระจายข่าวลือและการซุปซิปนินทา สอดแทรกและบั่นทอดประสิทธิภาพของการติดต่อสื่อสารที่เป็นทางการ ข้อดี และ ข้อเสีย ขององค์การที่ไม่เป็นทางการ

18. หลักและแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดองค์กรหลักและแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดองค์กร

19. หลักและแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดองค์กรหลักและแนวคิดที่เกี่ยวกับการจัดองค์กร • หลักการแบ่งงานกันทำตามความถนัด (Specialization of Work) • หลักการมีผู้บังคับบัญชาคนเดียว (Unit of Command) • หลักขนาดของการควบคุม (Span of Control) • หลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ (Authority and Responsibility)

20. หลักการแบ่งงานกันทำตามความถนัดหลักการแบ่งงานกันทำตามความถนัด ระบุไว้ว่าการทำงานที่มีประสิทธิภาพให้ผลสำเร็จสูงขึ้น เมื่อมีการแบ่งงานให้กับบุคคลฝ่ายต่างๆ แยกกันไปทำตามความถนัด ซึ่งจะดีกว่าที่ทุกคนจะทำงานหลายๆ อย่างด้วยตนเอง

21. หลักการมีผู้บังคับบัญชาคนเดียว (Unit of Command) การประสานกิจกรรมต่างๆ ขององค์การจะทำให้สะดวกและง่าย เมื่อกำหนดให้ทุกคนในองค์การขึ้นตรงต่อหัวหน้าเพียงคนเดียว เพื่อป้องกันปัญหาการสั่งงานซ้ำซ้อน ความสับสน ความอึดอัด การไม่ประสานงานกัน ซึ่งจะก่อให้เกิดผลผลิตตกต่ำขึ้นทันที

22. หลักขนาดของการควบคุม (Span of Control) เนื่องจากหัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชาแต่ละคน ต่างก็มีขีดความสามารถจำกัด โดยจะไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาลูกน้องมากเกินไปกว่าขนาดที่เหมาะสมได้ “การกำหนดขนาดของการควบคุม มีผลทำให้โครงสร้างองค์การ โดยรวมต้องถูกกระทบด้วย”

23. ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการกำหนดขนาดการควบคุมปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการกำหนดขนาดการควบคุม • ความสามารถของผู้บริหาร • ความรู้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา • ความยุ่งยากและสลับซับซ้อนของงานที่ควบคุม • ขนาดของการเกี่ยวพันกันของกิจกรรมต่างๆ ที่ทำ • ความพร้อมของมาตรฐานการปฏิบัติงานและระเบียบวิธีปฏิบัติที่ดี • ขนาดของอำนาจหน้าที่ที่สามารถมอบหมายไปได้ • คุณภาพและจำนวนของเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุน • ชนิด และเงื่อนไขของเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่ใช้อยู่

24. การกำหนดขนาดการควบคุมที่แตกต่างกันการกำหนดขนาดการควบคุมที่แตกต่างกัน โครงสร้างแบนราบ Managing Director โครงสร้างสูงชัน Managing Director

25. หลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบหลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ (Authority)คือ สิทธิ (A right) ในการสั่งให้ปฏิบัติ ที่ซึ่งผู้บริหารจะทำการตัดสินใจต่างๆ แล้วสั่งให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำสิ่งต่างๆ ที่จำเป็น เพื่อให้งานต่างๆ สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายขององค์การที่ตั้งไว้ สิทธิ (A right) ของผู้บริหาร • มีสิทธิในการตัดสินใจเรื่องราวต่างๆ ภายในขอบเขตอำนาจหน้าที่ • มีสิทธิในการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา • มีสิทธิคาดหมายผลงานหรือผลสำเร็จ

26. หลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบหลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ อำนาจ (Power) มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับ อำนาจหน้าที่ (Authority)แต่มีความแตกต่างกันบ้าง เพราะ อำนาจหน้าที่ เป็นสิทธิ แต่ อำนาจ (Power)จะเป็นสิ่งช่วยเสริมสนับสนุนให้สิทธิที่มีอยู่ทรงคุณค่าใช้ได้ผลมากหรือน้อยต่างกัน ความรับผิดชอบ (Responsibility)คือ ความรู้สึกผูกพันของบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่ซึ่งบุคคลนั้นจะต้องถือเป็นหน้าที่ต้องทำงานให้เสร็จด้วยดี “ความรับผิดชอบเป็นสิ่งที่มอบหมายไม่ได้”

27. หลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบหลักอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบ ชนิดของอำนาจหน้าที่ • อำนาจหน้าที่ของด้านการปฏิบัติ (Line Authority) • อำนาจหน้าที่ของฝ่ายให้การปรึกษา (Staff Authority) • อำนาจตามหน้าที่ (Functional Authority)

28. การจัดกลุ่มงาน(Grouping Activities)

29. การจัดกลุ่มงาน หมายถึง การรวมกิจกรรมที่คล้ายกันและเหมาะสมที่จะนำมาปฏิบัติในกลุ่มเดียวกันเข้าไว้ด้วยกันเป็นกลุ่ม และขณะเดียวกันก็มีการแยกแยะจัดเป็นตำแหน่งต่างๆ ด้วยโดยใช้หลักการ การจัดแผนกงาน (Departmentation)

30. เกณฑ์ในการจัดแบ่งกลุ่มงานเกณฑ์ในการจัดแบ่งกลุ่มงาน โดยเพียงแต่แบ่งคนงานออกเท่าๆ กัน โดยพิจารณาถึงหน้าที่ (Departmentation by Function) โดยพิจารณาถึงผลิตภัณฑ์ (Departmentation by Product) โดยพิจารณาถึงพื้นที่ (Departmentation by Territory) ตามกระบวนการผลิต (Departmentation by Process) ตามลูกค้า (Departmentation by Customer) ตามแผนงานหรือโครงการ (Departmentation by Project) แบบผสม

31. โดยพิจารณาถึงหน้าที่ (Departmentation by Function) Manager Marketing Dept. Finance Dept. Production Dept.

32. โดยพิจารณาถึงผลิตภัณฑ์ (Departmentation by Product) Manager Snack Dept. Soap Dept. Shampoo Dept.

33. โดยพิจารณาถึงพื้นที่ (Departmentation by Territory) Sales Manager East North West South

34. แบ่งตามกระบวนการผลิต (Departmentation by Process) Manager Cutting Dept. Sewing Dept. Packing Dept.

35. แบ่งตามลูกค้า (Departmentation by Customer) Sales Manager Supermarket Convenience Store Discount Store G Store

36. แบ่งตามแผนงานหรือโครงการ (Departmentation by Project) Managing Director Project Manager Marketing Manager Finance Manager Production Manager Marketing Finance Production แบบผสม เป็นรูปแบบที่นิยมนำมาใช้มากที่สุด

37. วิธีการแก้ปัญหาการแบ่งแยกแรงงานกันทำวิธีการแก้ปัญหาการแบ่งแยกแรงงานกันทำ • การขยายขอบเขตงาน (Job Enlargement) • การเพิ่มเนื้อหาของงาน (Job Enrichment) • การเพิ่มความลึกของงาน (Job Depth) • การหมุนเวียนเปลี่ยนงาน (job Rotation)

38. กระบวนการมอบหมายงาน

39. กระบวนการมอบหมายงาน แบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน 1) การมอบหมายภาระหน้าที่และกิจกรรมที่จะให้ทำ 2) การมอบอำนาจหน้าที่ที่จะใช้ปฏิบัติภาระกิจและกิจกรรมต่างๆ เหล่านั้น 2.1 ลักษณะของกิจกรรมที่จะมอบหมาย 2.2 ความสามรถของผู้ใต้บังคับบัญชา 2.3 ผลงานที่คาดว่าจะได้รับ 2.4 ความจำเป็นของการประสานงาน

40. การรวมอำนาจกับการกระจายอำนาจการรวมอำนาจกับการกระจายอำนาจ

41. การรวมอำนาจกับการกระจายอำนาจการรวมอำนาจกับการกระจายอำนาจ การรวมอำนาจ (Centralization) และ การกระจายอำนาจ (Decentralization) หมายถึง การพิจารณาเกี่ยวกับขนาดของการมอบหมายหมายอำนาจหน้าที่ที่กระทำโดยผู้บริหารระดับสูงไปสู่ระดับต่างๆในองค์การ คณะกรรมการบริหาร ผู้จัดการใหญ่ หัวหน้าฝ่าย หัวหน้าส่วน หัวหน้าหน่วย ขนาดของ อำนาจ หน้าที่ ขนาดของ อำนาจ หน้าที่ กระจายอำนาจ รวมอำนาจ

42. ขั้นตอนการจัดองค์การกับหน้าที่การจัดการอื่นๆขั้นตอนการจัดองค์การกับหน้าที่การจัดการอื่นๆ

43. 3. จัดทำนโยบาย 4. พิจารณาหน้าที่งานต่างๆ 2. กำหนดวัตถุประสงค์ 6. จัดทำเอกสารคู่มือ และโครงสร้าง 5. การจัดแผนกงาน 1. ระบุจุดมุ่งหมาย 10. จัดคนที่เหมาะสม ลงในตำแหน่งงาน 7. พัฒนาระเบียบ วิธีปฏิบัติ 8. วิเคราะห์และ กำหนดความชำนาญ ของคนงานที่จำเป็น 9. จัดทำคำบรรยาย ลักษณะงาน

44. บทที่ 6 การจัดคนเข้างาน (Staffing)

45. การจัดคนเข้าทำงาน • หน้าที่งานด้านการจัดคนเข้าทำงาน • การจัดหาบุคลากรที่เหมาะสมกับงาน • การอบรมและพัฒนาพนักงาน • การโยกย้ายและเลื่อนขั้น • การบำรุงรักษาพนักงาน

46. การใช้ประโยชน์บุคลากรที่มีประสิทธิภาพการใช้ประโยชน์บุคลากรที่มีประสิทธิภาพ • จัดหาคนที่มีความสามารถและเต็มใจทำงาน • บรรจุให้ทำงานที่สัมพันธ์กับความสามารถและสนใจ • พัฒนาโดยการให้การศึกษาและอบรมเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ • พยายามทำให้คนงานมีความพึงพอใจในงาน

47. หน้าที่งานด้านการจัดคนเข้าทำงานหน้าที่งานด้านการจัดคนเข้าทำงาน • การจัดหาบุคลากร • การอบรมและพัฒนาพนักงาน • การบำรุงรักษาพนักงาน

48. การจัดหาบุคลากร

49. การจัดหาบุคลากร • การสรรหา • การคัดเลือก • การบรรจุ

50. การสรรหาหรือการเสาะหา (Recruitment) แหล่งที่จะเสาะหาตัวผู้บริหาร • แหล่งภายใน • แหล่งภายนอก • วิธีการพัฒนาที่จัดทำขึ้นพิเศษ กระบวนการในการเสาะหา • ค้นหา • ชักชวน • สัมภาษณ์