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Recepción • Habiéndose establecido el Que, el Cuándo, y el Cómo: como resultado de la negociación en la Compra, el Almacén deberá estar dispuesto y en condiciones de Recepcionar la mercadería de acuerdo a los parámetros establecidos, para lo cual deberá de disponer del personal adecuado e idóneo para la recepción y verificación de las mercaderías recibidas, teniendo presente:
Recepción • Contrastar con la orden de compra o similar. • Examinar registros, sellos, embalajes, etc. • Contar los paquetes, bultos y/o el equipo recepcionado. • Pesar los bulto, anotando el peso en las guías y en el bulto • Anotar: Nombre de la persona que entrega, placa del vehículo, fecha y hora de recepción.
Verificación y control de calidad • Retirar los bienes del embalaje. • Verificar cantidad y calidad conforme a la o/c. • La comprobación se realiza en presencia de quien entrega. • Si necesitara mayor tiempo, firmará la guía dejando constancia de ello. • La conformidad de la recepción será firmada en el rubro respectivo de la orden.
Observaciones • Levantar un acta de observaciones, indicando cuales son. • Otorgar al proveedor un plazo prudente para la subsanación en función a la complejidad. Dicho plazo no podrá ser menor a dos (2) días ni mayor de diez (10) días. • Si el contratista no cumple con la subsanación, la entidad podrá resolver el contrato.
SBN: ENTE RECTOR • EL REGISTRO PATRIMONIAL
Almacenaje • Esta función, poco conocida pero muy significativa en el almacén, es la que se refiere al movimiento de mercaderías para ubicarlas y darle un espacio físico que se ha dispuesto para el efecto en el recinto, lo que entenderemos como la distribución interna considerando el espacio físico disponible, rotación de la mercadería, tamaño de del embalaje o unidades, peso de los mismos, para lograr una adecuada protección, con la seguridad necesaria, para luego sea de rápida distribución y entrega al usuario en el momento oportuno.
Internamiento • Ubicar los bienes en los lugares previamente asignados. • Considerar: período de vencimiento, dimensión, peso. No dispersar bienes del mismo tipo. • De no contar con ambientes especiales requeridos, internarlos en otros organismos, bajo responsabilidad por su custodia. • El jefe del almacén efectúa la constatación del ingreso y da la conformidad.
ROTACION DE INVENTARIOSPEPS RACK CON RIEL INCLINADO
ROTACION DE INVENTARIOSUEPS RACK CON RIEL INCLINADO
Registro y control • Sin un adecuado sistema de Control que debe ser ejercido el que debe consistir en mantener un estrecho control de los procedimientos y funciones desarrolladas en el interior, implicando el ejercicio de un control efectivo de las especies que deben estar en las condiciones optimas y en la cantidad que corresponde según los registros administrativo como también desde afuera del mismo.
Registro y control • Registrar el ingreso en la tarjeta de control visible. • Sí el ingreso no es por O/C, elaborar la NEA. • Remitir copia del documento al área de Kardex.
Documentos fuentes • La orden de compra u Orden de servicio. Documento fuente, que consigna los datos detallados, en características, cantidades y valores entre otros, de los bienes o servicios que serán recepcionados por la institución; para lo cual una vez recepcionado conforme se compromete a su pago. También, sirve como guía de Internamiento, en los casos de internamiento de bienes. • Nota de Entrada a Almacén NEA Documento fuente, que se utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos de la adquisición con orden de compra. • Pedido Comprobante Salida (PECOSA) Documento fuente en el que se efectúa el pedido y autoriza la salida de bienes de almacén.
BindCard y KARDEX • Tarjeta de Control Visible de Almacén Se emplea para controlar en unidades físicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella registrado. • Tarjeta de Existencia Valorada de Almacén Se emplea para suministrar información sobre los movimientos de entrada y salida de bienes en almacén, así como determinar existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este documento debe ser permanente y estará a cargo del órgano de abastecimiento en un área distinta de la del almacén.
Custodia • Los bienes almacenados deben conservar las mismas características físicas y numéricas. • Proporcionar protección a los materiales (humedad, lluvia, luz, temperatura) • Protección del local del almacén (evitar robos, sustracciones, sabotaje, incendios) • Protección al personal de almacén (planes para evacuación, entrenamiento en manejo de equipos, otros)
PROCESO DE DISTRIBUCION • Formulación de pedidos • Autorización de despacho • Acondicionamiento de materiales • Control de salida de materiales • Entrega de materiales.
Formulación del pedido • Se emplea el formulario Pedido Comprobante Salida. • Se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en almacén. • El órgano de abastecimiento establecerá un calendario para la presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante. • Los pedidos de bienes que no son de consumo regular serán presentados de acuerdo al período consignado en el correspondiente cuadro de necesidades.
Formulación del pedido • La formulación del pedido comprobante salida corresponde a la unidad usuario, y la autorización para la atención al Jefe del órgano de Abastecimiento. • Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abastecimiento puede asumir la formulación del Pedido Comprobante Salida. • Una vez suscritos por el jefe de la dependencia solicitante, los Pedido Comprobante Salida serán remitidos al Director o jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorización de despacho.
ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES • En caso de distribución con destino a localidades fuera del perímetro de la ciudad será necesario determinar el tipo de embalaje a utilizar para lo cual se tomará en cuenta lo siguiente: • Destino de la carga • Transbordos a los que se someterá la carga • Características físicas del material a embalarse • Peso y volumen de la carga • Otras consideraciones del fabricante o de especialistas.
ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES • El acondicionamiento o embalaje debe realizarse en forma tal que se evite: • Despostillados, roturas, aplastamientos. • Daños por manchas con grasa u otro agente nocivo • Deterioro en el acabado • Daños por causas climatológicas • Pérdida parcial, total o extravío. • Efectuar el marcado, sellado, numerado u otras señales.
Control de salidas • En cada almacén se establecerá un control de salida de materiales, el que será encargado al personal de seguridad o vigilancia, o una persona que para tal función se designe. • El encargado de acarreo o transporte de los bienes, presentará la PECOSA a la persona encargada del control de salida de materiales, quien verificará que el contenido de los bultos concuerda con el documento y retendrá una copia, la que será entregada al área responsable del control de stock.
Despacho • El ciclo de almacenes se ve culminado por la Entrega o Despacho de las mercaderías depositadas en el recinto del almacén, función eminentemente practica, ya que es deber del encargado verificar que la mercadería salga en optimas condiciones de calidad y en la cantidad justa a la requerida, coincidente con la Guía de Despacho
Entrega de materiales • En el momento de realizarse la entrega de materiales, se cuidará que la persona que realiza la recepción lo haga en forma serena y conciente. • Recabar la PECOSA debidamente firmada • Los bienes a despachar fuera del perímetro de la ciudad, deben contar con cobertura de seguro.
INVENTARIO • RESULTADO DEL INFORME FINAL
Sobrantes de inventario • Determinar sus causas: • Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas: • Documentos fuentes no registrados en las tarjetas de existencias valoradas. • Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo Comprobante Salida • Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
Sobrantes de almacén • En los casos de documentos fuente no registrados o de bienes entregados en menor cantidad, estos se incorporan al almacén con la NEA respectiva. • Cuando se trata de la entrega de un bien similar en vez del sobrante, implica que se debe ajustar la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén, anulando la salida del bien sobrante sustentada con el informe de la Comisión del Inventario, previo inicio de la determinación de responsabilidades. Asimismo, se registra la salida del bien faltante.
Faltantes de Almacén • Faltante por robo o sustracción: Organizará un expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia policial correspondiente. • Faltante por merma: Aquellos que por su naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia establecida en la norma técnica. • Faltante por negligencia: El Jefe del Almacén y el servidor a cargo d la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.
Baja de bienes • Se da de baja a los bienes como resultado del inventario físico general, que estén considerados para tal proceso. • Son objeto de baja: • Bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado de inutilidad. • Merma por efecto de volatilización o por acción de animales depredadores. • Bienes perdidos por robo o sustracción; y • Bienes que por vencimiento o descomposición no son recomendables para el consumo.
Reposición de stocks • El stock mínimo o de seguridad se determina empleando la fórmula siguiente: Q Stock mínimo t2 = X t1 Donde: Q = Nivel máximo de stock t1 = Tiempo en que se estima se consumirá totalmente Q. t2 = Tiempo que se considera demora el trámite de reposición de stock.
Conciliación contable • Coincidencia de saldos de cuentas contables con el inventario en almacén SALDO=INGRESOS – SALIDAS=INVENTARIO
