Government Document Management System 公 文 整 合 管 理 系 統

1. 智羽科技 The Most Dedicated Information Technology Company in the World Government Document Management System公 文 整 合 管 理 系 統 學校-文書 教育訓練

2. 課前準備 • 至座位請先開啟電腦 • 輸入教育訓練網址 Http://172.21.2.64/D008 • 下載Adobe Flash Player • 畫面上出現『您希望安裝Adobe Flash Player 10.1嗎?』　請點選“是” • 請在安裝Adobe Flash Player的紅色小視窗中勾選『我已閱讀並接受授權條款』，接著請點選“安裝”按鈕 • 安裝後點選“完成”按鈕，系統即會自動導入剛您輸入的網址。 • 輸入帳號(講義右上角)密碼(為數字0)登入系統 • 錯誤訊息，講師稍後講解。

3. 注意事項 • 需請各學校配合事項，麻煩各學校系統管理者提供以下資料： • 人員基本資料 • 職章圖示(線上簽核使用) • 正式上線當天，文號皆從 1001000000開始

4. 注意事項 • 請文書人員發Email到 GDMS_Service@ipss.com.tw • 主旨註明「學校名稱_電子收發程式」 • 內文請註明 「發文字」 ex：六家國小的發文字為 竹家國教/總/人/輔 「文書分文方式」是哪一種 1.文書直接分文給承辦人 2.文書分文給主任，主任再分文給承辦人

5. 系統上線 府教督字第0990191624號函所訂時程為新公文系統上線時間，並非線上簽核實施時間。 所有公文承辦人、主管需備妥自然人憑證(各校請逕洽戶政事務所團體辦理)以及讀卡機(縣府購買預計6月發放)。 課後請評估備妥兩樣物品以及熟悉新系統介面、操作方式的時間，並回報縣府作為實施線上簽核的時間。

6. 大綱 一、工作事項(前置作業) 二、工作事項(例行性作業) 三、線上幫助與手冊下載 四、線上簽核目前實施範圍 五、各單位正式上線網址 六、其他服務

7. 一、工作事項（前置作業）

8. 工作事項(前置作業) 1.確定Adobe Flash Player的版本必需為10.1以上。 2.請先將公文系統正式上線網址加到“我的最愛“或“桌面捷徑“。 3.電子收發程式設定：需先設定好eClient和電子收文程式(綠色齒輪)。

9. 電子收發程式(綠色齒輪) eClient(藍色齒輪) 公文管理系統 匯入 電子收發程式 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑 ＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟

10. 3、電子收發程式設定步驟 A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 B、電子收發程式下載及安裝 C、電子收發程式設定 D、清空eClient的收文資料夾 (避免將舊系統的公文重覆匯到新系統)

11. A、移除基層公文系統整合程式的捷徑 1.基層公文系統整合程式 等同於 電子收發程式，作用為將資料由eclient傳到基層公文系統。 2.若沒有移除捷徑，會造成新收進來的電子公文被讀到基層公文系統。 3.請於開始功能表>>程式集>>啟動>找到基層公文整合程式後，用滑鼠直接點擊右鍵後選擇刪除。 或是 移除安裝「基層公文系統整合程式」亦可

12. B-1、電子收發程式下載 1.於文書收到的 [學校名稱_電子收發程式] 的e-mail，將附件下載下來。 更改資料夾設定，將副檔名顯示出來。 2.修改檔案名稱為LXB.zip，再將LXB.zip解壓縮後，將整個LXB目錄放在C:\ 底下。 3.更改資料夾設定的方法如下： 開啟任意資料夾>>工具>>資料夾選項>>檢視>>隱藏已知檔案類型的副檔名 [取消勾選]。

13. B-2、電子收發文安裝 1. 點選資料夾進入 2. 請將檔名為『電子收發.exe』的檔案，點選滑鼠右鍵傳送到桌面當捷徑，即複製至桌面，點擊於桌面的『電子收發.exe』即可開啟電子收發程式

14. C-1、電子收發文設定 1. 開啟eClient後，點選環境設定按鈕 2. 系統開啟環境設定視窗

15. C-2、電子收發文設定 1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』 2. 以滑鼠點選設定頁籤

16. C-3、電子收發文設定 結尾一定要加上斜線『\』 2. 以滑鼠點選確認 1. 參照eClient的收文及整合設定於 電子收發程式中的設定修改設定 此部份不得勾選 收文存檔/公文管理整合需勾選： 啟用收文存檔 啟用來文轉可攜功能 修改DI檔名(含受文者與附件檔名) 本文目錄 附件目錄 來文可攜 Di來源資料夾 附件來源資料夾 附件來源資料夾

17. C-4、電子收發文設定 2. 以滑鼠點選確認 結尾一定要加上斜線『\』 1. 參照eClient的發文設定於電子收發程式中的設定修改設定 本文 附件 發文DI資料夾 發文附件資料夾

18. D、清空eClient收文資料夾 1.由此路徑找到eClient收文資料夾 2.將此資料夾內除了資料夾(如：除了attach和pdf資料夾)以外的檔案搬移到其他地方，請記得連同attach和PDF的資料夾內的檔案也需移至其他地方

19. 注意事項 1、上線當天才可設定此程式 2、請務必到正式網站下載『電子收發程式』 3、設定需以eClient為基準做調整 4、綠色齒輪中收文和發文的設定，請務必在路徑後加上『\』 5、若eClient的設定也有調整，請記得按『套用』的按鈕 6、務必將eClient的收文資料夾清空

20. 二、工作事項(例行性作業)

21. 工作事項(每日作業) 1.收文 • 電子收文 • 紙本收文 2.發文 3.歸檔 4.傳閱功能 5.其他

22. 1、收文(電子收文)

23. 電子收發程式-電子收文操作流程 1. 以滑鼠點選『電子收發.exe』 2. 系統開啟後會顯示於收文頁籤 3. 以滑鼠點選全選再點確認 ※確認後即完成電子發文 作業，以滑鼠點選刷新 可刷新頁面

24. 電子收文-分文 • 操作流程： ①登進公文管理系統公文夾電子收文匣 ②於電子收文匣中點擊上方『查詢』按鈕，即可查詢出公文 ③查詢後，於續辦處理的欄位點『分文』點選『單位』點選『承辦人姓名』按上方『確定』按鈕即可將公文分給承辦人

25. 1、收文(紙本收文)

26. 紙本收文-分文 • 操作流程： ①登進公文管理系統公文管理一般收文登錄 ②於一般收文登入輸入相關資訊(最上方的文號欄位不需輸入)點下方『新增』按鈕，此時系統會跳出交易執行結果，上方會顯示〝公文文號〝 ＊紙本文登入最上方〝文號〝的欄位是提供查詢之用

27. 電子收發程式(綠色齒輪) eClient(藍色齒輪) 公文管理系統 匯入 電子收發程式-電子收文操作流程 操作流程： 1、需先開啟『eClient』查看是否有新收的公文 2、若有新收公文，點擊『電子收發程式』『收文』頁籤『全選』按鈕 『確認』按鈕。 3、即可至『公文管理系統』總收文電子收文作業中查詢到公文。 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑 ＊每天需將eClient和電子收發程式同步開啟

28. 1、收文（其他）

29. 收文-改分 • 改分－無論是紙本文登錄和電子分文，若總收文人員發現分錯承辦人，可依照以下流程： ①登進公文管理系統公文管理一般收文登錄 ②於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文號點『查詢』重新選擇承辦單位和人員按下方『修改』的按鈕即完成

30. 收文-修改紙本收文內文 • 總收文人員發現紙本文登錄內文需修正，可依照以下流程： • 登進公文管理系統公文管理一般收文登錄 • 於一般收文登錄最上方文號的欄位輸入文號點『查詢』進行內文修正按下方『修改』的按鈕即完成

31. 注意事項 1、電子收文進來預設不列印紙本 2、電子收文進來的公文預設為線上簽核公文 3、電子收文和紙本文登錄系統會自動給公文文號

32. 2、發文

33. 發文-校對發文作業 • 操作流程： ①登進公文管理系統發文作業校對發文作業 ②於校對發文作業中點『查詢』按鈕查出公文後，點右手邊『製作』按鈕即會跳出一視窗點『管理』頁籤發文作業於綠色視窗的右上方按『確定』按鈕點『關閉』按鈕於該公文續辦處理的欄位點選『發文』按上方『確定』按鈕，即完成發文動作。

34. 發文-發文重送作業 • 操作流程： ①登進公文管理系統發文作業發文重送作業 ②於發文重送作業中輸入創發文號點『查詢』按鈕點『公文製作』按鈕，接續的動作和校對發文作業相同 ＊發文重送作業：主要是用在，若公文曾經做了校對發文作業，但事後發現內文需更正重發時，可使用此作業

35. 電子收發程式(綠色齒輪) eClient(藍色齒輪) 公文管理系統 產生電子 DI檔 電子收發程式-電子發文操作流程 操作流程(此流程需於校對發文作業完全操作完成後才執行)： 1、需至公文管理『校對發文作業』點『製作』按鈕『管理』頁籤點選 『發文作業』點選『確認』按鈕(若有受文單位可電子交換即會產生DI 檔)。 2、開啟『電子收發程式』點選『發文』頁籤(可在此頁面看到公文管理產 生的DI檔)點選『全選』按鈕點選『確認』按鈕，即會將DI檔傳送至 eClient的發文資料夾。 3、此時需打開『eClient』，eClient程式會每隔一段時間掃瞄是否有公文需傳送至其 他機關。 ＊電子收發程式：主要是eClient和公文管理系統的介接橋樑。

36. 電子收發程式-電子發文操作流程 1. 以滑鼠點選發文頁籤 2. 以滑鼠點選全選再點確認 ※確認後即完成電子發文作業，以滑鼠點選刷新可刷新頁面

37. 3、歸檔

38. 歸檔 • 操作流程： ①登進公文管理系統檔案管理案件資料維護 ②於案件資料維護中點『查詢』按鈕查出公文後，確認檔號等相關資料是否正確若為正確，點選『»』此紅色的按鈕，系統即會自動算出目次號若目次號確定後，記得點選『目』的按鈕按下方『確定』即歸檔完成。

39. 注意事項 • 歸檔案次號： • 若為線上簽核公文，案次號為『E』 • 若為紙本文流程，案次號為『N1』

40. 4、傳閱功能

41. 傳閱功能 • 傳閱功能僅使用於線上簽核的公文。 • 承辦人此筆公文若結案後，會出現於『公文傳閱作業』，承辦人可以將公文傳閱給自己單位的其他人觀看。

42. 5、其他

43. 其他-公文資料查詢 • 登進公文管理系統公文管理公文資料查詢 • 若於校對發文作業或案件資料維護看不到公文時，可至公文資料查詢輸入文號，確認公文『現況』為何： 情況一：若現況為『承辦處理-辦理中』即代表文仍在承辦人身上。 情況二：若現況為『總發文-辦理中』即可在校對發文作業看得到。 情況三：若現況為『總歸檔-辦理中』即可在案件資料維護看得到。

44. 其他-公文處理匣 • 登進公文管理系統公文夾公文處理匣 • 若承辦人誤點『銷號』，文書人員可至此點『取消銷號』 • 若承辦人忘記將公文送發文或存查，文書人員可至此作業幫承辦人操作。

45. 注意事項 1、文書人員有權限可以查詢得到所有承辦人的公文(於公文資料查詢)。 2、文書人員有權限可以幫承辦人將公文送至下一個流程(公文處理匣)。 3、若為線上簽核，承辦人將公文送總發文或總歸檔時，不需給文書人員任何紙本公文。

46. 三、線上幫助與手冊下載

47. 線上幫助與手冊下載 • 兩個地方可連結至此： 1、公文系統首頁（即登入帳號密碼頁面）系統線上教學 2、登入公文系統點選左上角自己的姓名即可於右上方看到『幫助』的按鈕 • 點選時即會另開一新視窗： • 可選擇點選左邊作業直接觀看 • 或點選左下角的『檔案下載』，將PDF檔下載至電腦中

48. 四、線上簽核實施範圍

49. 線上簽核實施範圍 • 目前僅針對函、書函、開會通知單實施線上簽核，並符合以下條件： 1.暫時-不需會辦其他單位的公文(會辦暫不實施線上簽核) 2.公文密等為『普通件』(文書手冊有規定僅普通件才能實行線上簽核) 3.無實體附件(電子附件可實施)

50. 五、各單位正式上線網址