Affärskommunikation

1. Affärskommunikation Konferens och evenemang

2. Affärskommunikation • Vi måste kunna formulera oss i olika sammanhang • De texter vi skriver i arbetet ska ha ett budskap och användas av någon • Därför måste man tänka igenom vem som ska läsa texten redan innan man börjar skriva en text • Texten i ett dokument ska vara så disponerad att den underlättar för läsaren att hitta • Ett bra sätt är att följa svensk standard (SIS) för handelsdokument • Genom att följa standard underlättar du ditt eget arbete

3. Handelsdokument • Anbudsbegäran (Inquiry, Invitation for offer) • K → S • Köparen begär i förfrågningen upplysningar han är intresserad av • Man bör ange var man fått upplysningar om säljaren

4. Handelsdokument • Offert – anbud (Offer) • S → K • En offert ska innehålla allt en köpare behöver veta för att kunna göra ett bra val inför sitt köp • Det är viktigt att ange vilka villkor som gäller för affären • I offerten ska man noga ange när man senast vill ha ett svar för att villkoren ska gälla • Offerten är bindande för säljaren, men han kan tidsbegränsa den

5. Handelsdokument • Beställning – order (Order) • K → S • Köparen accepterar att köpa genom beställningen • Beställningen är i stort sett en kopia av offertens faktadel

6. Handelsdokument • Motbud – motoffert (Counter offer) • K → S • Köparen kan, om han inte är nöjd med pris, villkor etc i anbudet, genom motbud föreslå ändringar • Motbudet kan vara uppställt precis som ett anbudeller formuleras i löpande text

7. Handelsdokument • Beställningserkännande (Order acknowledgment) • S → K • Säljaren erkänner att han har fått och kommer att utföra beställningen • Beställningserkännande förekommer: • Om det är lång tid mellan beställning och leverans • Om köparen beställt utan föregående anbud • Om köparen sänt motbud • Om kutymen inom branschen föreskriver det

8. Handelsdokument • Beställningsbekräftelse (Order confirmation) • K → S • Om köparen har lämnat ett inte juridisk bindande beställningsdokument

9. Handelsdokument • Försändningsavi – leveransavi (Adviceofdispatch) • S → K • Avin är ett meddelande om att varorna sänts till köparen • Den förekommer ofta vid stora varumängder så att köparen får tid att skaffa lagerutrymme • Försändningsavin ska innehålla: • Datum när godset avsändes • Transportmedel • Vilken vara det gäller • När varan beräknas anlända

10. Handelsdokument • Faktura (Invoice) • S → K • En faktura är en anmodan att betala för något inom en viss tid • Därför är det viktigt att alla faktauppgifter som behövs för en korrekt betalning finns med • Extra viktigt är att betalningsvillkoren som är avtalade med kunden stämmer mot fakturan

11. Handelsdokument • Följesedel (Delivery note) • S → K • Följesedel bipackas varorna och är förteckning på de varor som levererats

12. Handelsdokument • Reklamation (Complaint) • K → S • Köparen meddelar att han är missnöjd med en leverans, ett villkor etc • Reklamationen kan byggas upp enligt ”trestegsmetoden”: • Erkänn att varorna anlänt • Beskriv felen • Gör förslag till uppgörelse

13. Handelsdokument • Reklamationssvar (Replytocomplaint) • S → K • Säljaren ger i reklamationssvaret sin syn på reklamationen • Alla reklamationer måste naturligtvis inte godtas • Ofta kan det emellertid vara en avvägningsfråga hur långt man ska tillmötesgå en begäran i en reklamation • Faktorer som lång affärsförbindelse och hopp om framtida affärer kan spela roll

14. Handelsdokument • Betalningspåminnelse – kravbrev (Reminder) • S → K • Om köparen inte betalar i tid, sänder säljaren en uppmaning till honom att betala • Betalningspåminnelsen bör innehålla: • Fakturanummer • Fakturadatum • Belopp